Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы I. Общие положения
Скачать 2 Mb.
|
Об утверждении состава коллегииУФСИН России по Сахалинской областиВ заголовки приказов по личному составу включаются наименование действия, фамилия, инициалы работника, в отношении которых это действие осуществляется, например: «О поощрении Фамилия И.О. и Фамилия И.О.», «О снятии взыскания с Фамилия И.О.». Фамилии и инициалы более трех работников указываются в заголовке обобщенно, например: «О поощрении работников уголовно-исполнительной системы». д) Текст. Текст приказа (распоряжения) учреждения и органа УИС отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами, печатается через 1-1,5 межстрочных интервала и выравнивается по левой и правой границам. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 12,5 мм от левой границы текстового поля. Текст, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной, юридически связанной с приложениями. В констатирующей части текста излагаются цели, задачи, факты и события, проблемы, поручения и иные обстоятельства, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения). Констатирующая часть начинается устойчивыми формулировками «В связи», «В соответствии», «Во исполнение», «На основании», «В целях». В констатирующей части приказа (распоряжения), подготовленного на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер и заголовок документа, заключенный в кавычки. Констатирующая часть приказов (распоряжений) завершается распорядительными словами: «п р и к а з ы в а ю:» – в приказах или «п р е д л а г а ю:» и «о б я з ы в а ю:» – в распоряжениях, которые печатаются вразрядку строчными буквами. После этих слов ставится двоеточие. Предписания в пунктах приказа (распоряжения) должны согласовываться в падеже с распорядительным словом: «п р и к а з ы в а ю:» и «п р е д л а г а ю:» – кому? (дат. пад.); «о б я з ы в а ю:» – кого? (род. пад.). В совместном с другими организациями приказе (распоряжении) распорядительное слово излагается от первого лица множественного числа: «п р и к а з ы в а е м:»; «п р е д л а г а е м:» и «о б я з ы в а е м:» В приказах по личному составу и в отдельных приказах (распоряжениях) по основной деятельности констатирующая часть может отсутствовать, если предписанные действия не нуждаются в обосновании и разъяснении. В этом случае распорядительные слова исключаются. Распорядительная часть текста имеет повелительную форму изложения. В ней излагаются предписанные действия с указанием исполнителя и сроков исполнения. В распорядительной части текста обязательно указываются адресаты предписаний (структурные подразделения, учреждения, подведомственные территориальным органам ФСИН России) и/или их руководители (фамилия, инициалы указываются в скобках в именительном падеже или без скобок – в дательном или родительном падеже, когда предписание адресовано конкретному руководителю), затем предписываемое действие (глагол повелительного наклонения). Если исполнение приказа (распоряжения) предполагает выполнение различных по характеру действий, распорядительная часть по количеству предписаний (их адресатов) делится на пункты, нумеруемые только арабскими цифрами с точкой. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Каждый пункт может быть подразделен на абзацы, выполняемые со строчной буквы, без дефиса, через точку с запятой. Наименования структурных подразделений печатаются со строчной буквы. В последнем пункте приказа (распоряжения) по основной деятельности, как правило, указываются должность, специальное звание (классный чин), фамилия и инициалы лица, на которое возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения). Должностное лицо, которому поручается такой контроль, должно обладать достаточными полномочиями в отношении адресатов предписаний приказа (распоряжения) в соответствующей сфере деятельности УИС и не может быть одним из этих адресатов. В конкретных случаях контроль за исполнением приказа (распоряжения) может возлагаться на руководителя учреждения и органа УИС, в этом случае приказ (распоряжение) заканчивается следующей формулировкой последнего пункта: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.». В текст приказа по основной деятельности не следует включать пункт «Приказ довести до сведения ...». Структурные подразделения, учреждения, подведомственные территориальному органу ФСИН России (должностные лица) получают копию приказа в соответствии с указателем рассылки, который исполнитель представляет вместе с проектом приказа. Для полноты изложения вопроса в тексте могут воспроизводиться отдельные положения действующих законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации. Такие положения обязательно сопровождаются ссылкой на соответствующий нормативный правовой акт: «В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации …». Допускаются ссылки на другие пункты того же приказа (распоряжения), а также на ранее изданные приказы (распоряжения), если требуется показать взаимную связь норм и избежать их повторения. При упоминании нормативного правового акта Российской Федерации указываются его вид, орган, издавший акт, дата, номер и наименование. В приказе (распоряжении), изданном с целью изменения или отмены действующих приказов (распоряжений), в том числе и их приложений, должны быть указаны вид, дата, номер, наименование изменяемого или отменяемого приказа (распоряжения) и/или номера отдельных пунктов (абзацев) распорядительной части текста или приложения к приказу (распоряжению). Отмена приказа (распоряжения) или отдельных пунктов распорядительной части текста или приложения к приказу (распоряжению) обозначается формулировкой «Признать утратившим силу...». Если изменяемые пункты нет необходимости излагать в новой редакции, их текст достаточно дополнить или сократить, указав: «В пункте 1 приказа … слова «…» исключить, «Абзац второй пункта 1 приказа … дополнить словами «…». В случае внесения изменений в действующие приказы (распоряжения) в текст не включается пункт об осуществлении контроля. В заголовках к тексту приказов (распоряжений) учреждений и органов УИС допускается цифровой (словесно-цифровой) способ оформления даты, который затем должен использоваться в тексте, например: 03.07.2006 или 3 июля 2006 г. В тексте не допускается разрыв даты при переносе ее на другую строку. е) Приложения. Приложения в приказе (распоряжении) учреждения и органа УИС допускаются только связанные предписаниями распорядительной части текста. Наименование приложения должно совпадать с изложением в распорядительной части. Например: «Утвердить прилагаемое Положение об отделе кадров УФСИН России по г. Москве»; «Внести в приказ Управления Федеральной службы исполнения наказаний по г. Москве от 19 мая 2005 г. № 368 «Об утверждении Положения об отделе кадров УФСИН России по г. Москве» изменения согласно приложению». Несколько приложений нумеруются с указанием знака «№». Например: «1. Утвердить: Порядок работы (дается полное наименование) (приложение № 1); Состав (дается полное наименование) (приложение № 2).». К приказу прилагаются утверждаемые им документы (инструкции, положения, правила), а также материалы в виде таблиц, образцов, графиков, схем, бланков документов. В этих случаях текст распорядительной части формулируется следующим образом: «Внести изменения в… согласно Перечню (приложение № 1)», «Признать утратившими силу … согласно прилагаемому Перечню». Значительные по объему приложения к приказу (правила, инструкции, положения) могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки (при этом должна использоваться сквозная нумерация). Нумерация более трех пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами (пункты –1, 2, 3 и т.д., подпункты – 1.1, 1.1.1, 2.1, 2.2.1). Допускается буквенное обозначение подпунктов – а), б), в). Нумерация страниц каждого приложения к приказу (распоряжению) ведется раздельно. При значительном числе приказов (распоряжений), подлежащих признанию утратившими силу или изменению, их перечни даются в приложении к приказу (распоряжению). При утверждении приказом (распоряжением) состава комиссии, рабочей группы или перечня работников, количественный состав которых превышает четыре человека, состав комиссии или перечень работников выносится в приложение, о чем в тексте приказа (распоряжения) делается ссылка. Фамилии членов комиссии, за исключением председателя, заместителя председателя и секретаря, располагаются по алфавиту (приложение № 5). На лицевой части первого листа приложения в правом верхнем углу помещаются: написанное прописными буквами слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» со знаком «№» (при наличии нескольких приложений), затем вид распорядительного документа, его дата и регистрационный номер. Указанный текст центруется относительно самой длинной строки, например:
При утверждении приказом (распоряжением) только одного приложения слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» может быть заменено на слово «УТВЕРЖДЕНО» (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН в зависимости от рода и числа утверждаемого приложения), например: УТВЕРЖДЕНО приказом УФСИН России по Республике Карелия от 12.06.2010 № 78 Приложения к приказу (распоряжению) учреждения и органа УИС подписывает (визирует) руководитель структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится внизу на обороте последнего листа приложения. ж) Согласование. Обязательное внутреннее визирование приказов (распоряжений) и внешнее согласование приказов (распоряжений) осуществляется до представления их на подпись. Согласование проекта приказа (распоряжения) осуществляется структурным подразделением, подготовившим соответствующий проект. Виза внутреннего согласования приказа (распоряжения) помещается на оборотной стороне последней страницы первого экземпляра в верхней части листа и включает фамилию и инициалы, личную подпись согласующего, дату визирования. Фамилии визирующих лиц располагаются одна под другой по иерархии должностей (начиная с вышестоящей) в следующем порядке: заместители руководителя учреждения и органа УИС (по алфавиту), руководители структурных подразделений (по алфавиту), руководитель службы делопроизводства. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту приказа (распоряжения) учреждения и органа УИС оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом: Замечания прилагаются Начальник отдела кадров специальное звание Подпись И.О. Фамилия Дата На обороте последнего листа приказа (распоряжения) учреждения или органа УИС ниже фамилий визирующих лиц располагается разнарядка с указанием количества отпечатанных экземпляров, их направления адресатам, фамилии, инициалов, телефона исполнителя, ставится его подпись. В случае если должностное лицо, визирующее приказ (распоряжение), является его исполнителем, подпись ставится один раз. Фамилия исполнителя с инициалами и его телефон, включая внутренний, на приказах (распоряжениях) учреждения или органа УИС указываются и на лицевой стороне этих документов, и на оборотной в разнарядке. На лицевой стороне слово «Исп.» печатается с прописной буквы. Внешнее согласование приказа (распоряжения) с другими организациями осуществляется на отдельном для каждой организации листе согласования (приложение № 6). Допускается согласование приказа грифом СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами) с указанием должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), специального звания, классного чина (при наличии), расшифровки подписи и даты согласования. Например:
Согласование, оформляемое письмом, протоколом и другим документом, осуществляется следующим образом:
В этом случае гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись» в левом нижнем поле документа. з) Подпись. Приказы (распоряжения) подписывает руководитель учреждения или органа УИС. В состав реквизита «Подпись» входят: сокращенное наименование должности руководителя учреждения и органа УИС, специальное звание (классный чин), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Наименование должности и специальное звание (классный чин) печатаются от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне специального звания (классного чина) с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. В случае отсутствия руководителя учреждения или органа УИС приказ (распоряжение) подписывает должностное лицо, исполняющее его обязанности на основании соответствующего приказа. При этом к должности руководителя учреждения или органа добавляется сокращение «И.о.», а в расшифровке подписи указываются инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего приказ (распоряжение). Не допускается подпись с предлогом «За» или косой чертой перед наименованием должности. Не допускается внесение изменений в приказ (распоряжение) после его подписания, без оформления соответствующего акта о внесении изменений. 4.4. Особенности оформления приказов по личному составу
а) в случае поощрения не более трех человек в заголовке приказа указываются их фамилии с инициалами; б) в тексте фамилии располагаются по алфавиту независимо от занимаемых должностей и печатаются прописными буквами, специальное звание (классный чин) указывается перед фамилией, должность через запятую. Например: майору внутренней службы ФАМИЛИЯ И.О., заместителю начальника УФСИН России по Амурской области. Классный чин федеральному государственному гражданскому служащему указывается после Ф.И.О, затем должность. Например: ФАМИЛИЯ И.О., государственному советнику Российской Федерации 2 класса, главному специалисту-эксперту управления кадров ФСИН России; в) учреждения и органы УИС должны именоваться следующим образом: УФСИН России по Сахалинской области или ФКУ СИЗО-1 ГУФСИН России по Свердловской области. Текст приказа формулируется следующим образом: 1. Наградить: наручными часами ………… (слова «ценным подарком» не пишутся) 2. Выдать денежную премию: в размере оклада денежного содержания в размере должностного оклада в сумме 10 000 рублей В приказе о поощрении следует указывать статьи экономической классификации, по которым выплачиваются премии. Выплату премий произвести по подстатье экономической классификации 211 "Заработная плата".
4.5. Положения, правила, инструкции
Документы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм). Констатирующей частью положения, правил, инструкции служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение документа и сфера его распространения. В положении, как правило, систематизированно определяются порядок образования, структура, функции, компетенция, объем прав и обязанностей, организация работы структурных подразделений. Например: «Положение о секретариате Управления Федеральной службы исполнения наказаний по Ивановской области». Правила, инструкции регулируют основные виды (формы) оперативно-служебной деятельности и работу конкретных категорий работников. Инструкции содержат нормы, устанавливающие, кем, в каком порядке и какими способами и методами осуществляется тот или иной вид деятельности. 4.6. Гриф утверждения
УТВЕРЖДАЮ Начальник ГУФСИН России по Пермскому краю генерал-майор внутренней службы Подпись И.О. Фамилия Дата
а) планам, графикам работы, повесткам заседаний комиссий, рабочих групп, совещаний, семинаров, советов; б) должностным инструкциям сотрудников и должностным регламентам федеральных государственных гражданских служащих УИС; в) финансово-хозяйственным документам: сметам, счетам, ведомостям, балансам, отчетам, альбомам учетной документации, актам передачи денежных средств, зданий, помещений, транспортных средств, оргтехники и иного имущества, актам списания имущества, актам ревизий, проверок и инвентаризации; г) архивным документам: описям дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, актам передачи архивных дел на постоянное хранение, приема-передачи дел, актам уничтожения документов с истекшими сроками хранения и др.; д) планам работы структурных подразделений; е) иным документам по согласованию с руководителем учреждения и органа УИС. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении № 8. Личная подпись должностного лица учреждения и органа УИС в грифе утверждения при необходимости может заверяться в службе делопроизводства печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. |
Похожие:
 | ... |  | «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»... |
| Утвердить и ввести в действие с 1 января 2006 года прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской... | | Ства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»... |
| В целях совершенствования работы с документами в Правительстве области, министерствах и иных органах исполнительной власти области... | | В целях совершенствования работы с документами в Правительстве области, министерствах и иных органах исполнительной власти области... |
| В целях совершенствования работы с документами в Правительстве области, министерствах и иных органах исполнительной власти области... | | Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации... |
| Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством | | Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 16. 10. 2015 г. №19-27 |