Рекомендации по разработке номенклатуры дел органа администрации города Тамбова
Скачать 91.48 Kb.
|
РЕКОМЕНДАЦИИ по разработке номенклатуры дел органа администрации города Тамбова Рекомендации по разработке номенклатуры дел имеют своей задачей оказать специалистам органа администрации города Тамбова, ответственным за ведение делопроизводства, помощь при упорядочении документационного обеспечения управленческой деятельности в соответствии с современными нормативными требованиями. Рекомендации основываются на действующей нормативно-правовой и методической базе в области документационного обеспечения управления и архивного дела. При их разработке использовались:
№ 10445;
Основные задачи примерной номенклатуры дел Примерная номенклатура дел служит образцом для составления конкретной (индивидуальной) номенклатуры дел органа администрации города Тамбова. Примерная номенклатура дел является рекомендацией, предназначенной для формирования и оформления документального фонда органа администрации города Тамбова. Основные понятия Дело – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку и имеющих единые сроки хранения. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации в определенном году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Общие положения Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их систематизации и учета, обеспечения сохранности и передачи дел в архив. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения, а также для составления актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Номенклатура дел органа администрации города Тамбова – основа формирования документального фонда администрации города Тамбова, который формируется из документов, созданных в процессе деятельности органов администрации города, являющихся источниками комплектования архивного отдела, и полученных ими в результате взаимодействия с организациями и гражданами. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением об органе администрации, положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 (далее – Перечень), а также перечнями по основным (профильным) видам деятельности. Схема построения номенклатуры дел Номенклатуры дел могут быть построены по структурному принципу либо по основным функциональным направлениям деятельности органа администрации. Выбор схемы в значительной степени зависит от структуры органа администрации. При отсутствии в органе структурных подразделений (отделов), как правило, выбирается функциональный принцип построения номенклатуры (Приложение №1). В данной номенклатуре дел разделами служат основные направления деятельности органа, которые располагаются в порядке их значимости. Если же орган администрации состоит из структурных подразделений (отделов), выбирается структурная схема построения номенклатуры дел (Приложение № 2). Номенклатура дел, сформированная по структурному принципу, имеет разделы, соответствующие наименованиям отделов органа администрации. Последовательность расположения разделов соответствует штатному расписанию органа администрации. Оформление номенклатуры дел Форма номенклатуры дел состоит из следующих граф: Индекс дела (1), Заголовок дела (2), Количество единиц хранения (3), Сроки хранения и номера статей по Перечню (4), Примечание (5).
Индекс дела Индекс дела состоит из цифрового обозначения раздела и порядкового номера заголовка дел по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами и разделяются между собою с помощью тире: например, 01-12. Формулирование заголовка дел Порядок расположения заголовков дел определяется степенью важности документов и их взаимосвязанностью. При расположении заголовков дел следует руководствоваться схемой систематизации документов (Приложение № 3). Заголовки дел должны строго соответствовать заголовкам, приведенным в Перечне. Заголовок дела должен быть кратким, четким, в обобщенной форме, правильно раскрывать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел формулируются на основе определений документируемых участков работы и вопросов деятельности органа администрации. Дела, в состав которых входят документы разного вида, не связанные последовательностью делопроизводства, имеют в качестве определения термин «документы», а рядом в скобках указываются их разновидности: например, «Документы (справки, акты, предписания)». В случаях, когда перечислены не все документы, в скобках дается указание «и др.». В заголовках дел, отражающих переписку, следует указать, с кем она ведется: например, «Входящая корреспонденция от федеральных органов государственной власти, государственных органов власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций». Заголовки дел, имеющие сходное содержание документов, регламентируемые одной статьей Перечня, с одинаковыми сроками хранения включаются в номенклатуру дел как один заголовок: например,
Заголовки дел по вопросам, не завершенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Не подлежат включению в номенклатуру дел дела секретного делопроизводства, а также печатные издания, брошюры, справочники и др. В конце каждого раздела номенклатуры дел предусматриваются 1-3 свободных резервных номера для записи в течение года новых дел, которые не были предусмотрены действующей номенклатурой дел. Заполнение количества единиц хранения Количество единиц хранения (дел, томов, частей) заполняется по окончании календарного года. Определение сроков хранения дел и номеров статей по Перечню Номера статей указываются в строгом соответствии с данными Перечня. При возникновении трудностей с подбором статьи для заголовков дел, не имеющих аналогов в Перечне, производится подбор наиболее близкой по смыслу и составу документов статьи Перечня. Сроки хранения дел определяются исходя из исторической и практической ценности в соответствии с действующим Перечнем. Кроме постоянного и временного сроков хранения определяется также срок «до минования надобности» (ДМН). Отметка ДМН означает, что такие документы, как правило, присланы для сведения и срок их хранения определяется самим органом администрации, но не может быть менее одного года. Для некоторых категорий дел к сроку хранения добавляется отметка ЭПК, которая означает, что часть документов дела может иметь историческую и практическую ценность и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях, по истечении установленного срока, должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел. Исчисление сроков хранения дел производится с 01 января года, следующего за годом окончания их в делопроизводстве. Примечания В графе «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры приводятся дополнительные сведения об особенностях формирования дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, обозначаются документы, ведущиеся и хранящиеся на электронных носителях, делаются дополнительные пометки к срокам хранения дел: например, «После замены новыми». Заполнение итоговой записи о категориях и количестве дел По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве фактически заведенных в органе администрации дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного сроков хранения по установленной форме. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел органа администрации, являющегося источником комплектования архивного отдела администрации города Тамбова, в обязательном порядке сообщаются архивному отделу, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, передавшего сведения, и расшифровки его подписи. Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 201_ году
Итоговые сведения переданы в архивный отдел администрации города Тамбова «__» ____________ 201_ г. Наименование должности лица, передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи Порядок согласования и подписания номенклатуры дел Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется лицом, ответственным за ведение архивного делопроизводства, в последнем квартале текущего года (не позднее 01 декабря). Номенклатура дел подписывается руководителем органа администрации города, специалистом, ответственным за ведение архивного делопроизводства, согласовывается с экспертной комиссией по определению ценности документов администрации города, с экспертной проверочной комиссией (далее – ЭПК) управления культуры и архивного дела Тамбовской области и утверждается заместителем главы администрации города Тамбова, руководителем аппарата. Номенклатура дел согласовывается с ЭПК управления культуры и архивного дела Тамбовской области не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры органа администрации разрабатывается новая номенклатура дел. Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года. Одобрены экспертной комиссией администрации города Тамбова (протокол от 02.08.2011 № 6) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Тамбова от 10. 11. 2010 n 9614 "Об утверждении Порядка разработки и утверждения Административных регламентов предоставления муниципальных... | | Тамбова, включая лиц, замещающих должности муниципальной службы, лиц, не замещающих должности муниципальной службы, и лиц рабочих... |
| Примерная номенклатура дел для общеобразовательных учреждений основного общего и среднего (полного) общего образования | | Основные требования к составлению номенклатуры дел организации |
| ... | | Начальник архивного отдела администрации муниципального образования Ломоносовский муниципальный район Долинская С. Н |
 | Примерная номенклатура дел районного, городского центра занятости населения | | Канашского района просит утвердить номенклатуры дел моу канашского района, опираясь на данную примерную номенклатуру дел. Прежде... |
| Кемерово за период своего существования имеют в своем арсенале множество всякого рода документации. Существование нормального документооборота... | | Примерная номенклатура районного, городского центра занятости населения |