|
|
|
Программный комплекс «web – Торги-кс»
Руководство пользователя
Формирование и работа
с документами «Заявка на закупку»
Листов 21
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2014
|
СОДЕРЖАНИЕ
1.Формирование заявок на размещения заказа 31.1. Формирование предварительной заявки на закупку 3 1.2. Формирование заявок на закупку 5 2. . Состояния документа Заявка на закупку 62.1.Формирование заявок на закупку в случае невозможности определения стоимости работ (услуг) 12 2.2.Внесение изменений в предварительную заявку на закупку. 14 2.3.Разорвать связь между лотом «Плана-Графика» и «Заявкой на закупку» 15 2.4.Согласование заявок на закупку. 15 2.5.Внесение изменений в «Заявку на закупку» - «Принятые к исполнению». 18 2.6.Работа с прикрепленными файлами 19
1.Формирование заявок на размещения заказа
1.1. Формирование предварительной заявки на закупку
Документ предназначен для планирования закупок и резервирования средств под конкурсные процедуры.
|
Документ «Предварительная заявка на закупку» формируется программном комплексе «Бюджет-СМАРТ».
|
Для входа в комплекс необходимо ввести логин и пароль (Рисунок ).
Рисунок . Авторизация в ПК «Бюджет-Смарт»
После авторизации выбрать комплексы Бюджет-КС и Государственный (муниципальный заказ), нажав кнопку [OK] (Рисунок ).
Рисунок . Выбор комплекса при авторизации
В случае успешного ввода данных идентификации пользователя, предоставляется доступ к автоматизированному рабочему месту АРМ Государственного (муниципального) заказа.
В ветке Навигатора перейти к документу «Госзаказ» - «Предварительная заявка на закупку» (Рисунок ).
Рисунок . Переход к списку предварительных заявок
В открывшемся списке документов отображаются все введенные предварительные заявки на закупку (Рисунок ).
Рисунок . Список предварительных заявок на закупку
Для формирования новой предварительной заявки нажать кнопку [Создать] (Рисунок ).
Рисунок . Предварительная Заявка на закупку
Верхняя часть окна редактирования заполняется реквизитами (Рисунок 5):
«ИНН» - заполняется из справочника «Корреспонденты (все)»
«Заказчик» - заполняется выбором значения из справочника «Корреспонденты (все)» при выборе ИНН заказчика.
«КПП» - заполняется из справочника «Корреспонденты (все)» при выборе ИНН заказчика.
«Дата» - заполняется датой документа.
«Номер» - заполняется автоматически номером документа, имеющим 9 знаков, из которых первые 3 знака означают код ведомства, оставшиеся значения определяют порядковый номер документа в разрезе ведомства.
«Предмет закупки» - указывается наименование предмета закупки.
В табличной части документа (Рисунок 5):
«Счет получателя» - заполняется из справочника «Счета корреспондентов. Если ГРБС размещает заказ за подведомственное учреждение, необходимо выбрать счет подведомственного учреждения.
«КОСГУ» - заполняется из справочника «Бюджетная классификация».
|
С 2015 года указывается значение программы и не программной деятельности (если этот код присутствует в бюджетной росписи) при выборе кода бюджетной классификации.
|
«Сумма 1 года» - вводится сумма закупки текущего года. Если закупка планируется на несколько лет, то суммы разбиваются по годам: «Сумма 1-го года», «Сумма2-го года», «Сумма 3-го года» и т.д.
Суммы, введенные в документе «Предварительная заявка на закупку» в разрезе счетов получателей и кодов бюджетной классификации, обрабатываются Единым центром контролей ПК «Бюджет-СМАРТ» в целях контроля наличия средств на проведение закупки перед её объявлением, так и в целях резервирования этих средств с момента начала процедуры.
При сохранении документа, введённые данные автоматически контролируются с бюджетной росписью.
|
После импорта предварительной заявки в ПК «WEB – Торги-КС» (и формирования документа «Заявка на закупку») редактирование и удаление “Предварительной заявки” в ПК «Бюджет-Смарт» запрещено.
Редактирование становится возможным в случае возврата документа «Заявка на закупку» для уточнения сумм (см.п.1.4. данной инструкции).
|
1.2. Формирование заявок на закупку
|
Документ «Заявка на закупку» формируется в программном комплексе «WEB–Торги» через импорт предварительных заявок из «Бюджет-Смарт».
|
Для формирования заявок на размещение заказа, предусмотрен документ «Заявка на закупку», который доступен в ПК «WEB–Торги» в следующих фильтрах (Рисунок ):
На уточнении суммы;
Создание новой;
Возвращены на доработку;
На уточнении суммы;
На согласовании у ГРБС;
Принятые к исполнению;
Общее состояние в этом фильтре отражены ВСЕ заявки на закупку введённые пользователем.
2. . Состояния документа Заявка на закупку
Для формирования заявки перейти к списку документов «Заявка на закупку» - «Создание новой».
Заявка создается путем импорта предварительных заявок (созданных в комплексе «Бюджет-Смарт») при нажатии на кнопку  [Импорт необработанных Предварительных заявок] (Рисунок ).
Если в базе данных Системы исполнения бюджета существуют предварительные заявки, в которых указан текущий заказчик, и они готовы к импорту, то произойдет автоматическое создание соответствующих документов «Заявка на закупку» с НМЦК, совпадающей с суммой «Предварительной заявки» - источника.
Рисунок . Импорт предварительных заявок
Открыть документ можно двойным кликом мышки по документу или нажать кнопку  [Редактировать]. (Рисунок ).
«Заявку на закупку» необходимо связать с согласованным документом «Лот плана-графика: из справочника «Номер лота» (по кнопке  ) выбрать лот плана-графика (Рисунок ).
Рисунок . Выбор лота из плана-графика размещения заказа
Данные, по выбранному лоту, автоматически попадут в сформированный документ заявки, заполнив реквизиты (Рисунок ):
«Наименование объекта закупки»;
«Способ определения поставщика»;
«Н(М)ЦК»;
«Размещение у субъектов малого предпринимательства»;
вкладку «Товары/работы/услуги».
Рисунок . Документ «Заявка на закупку»
В сформированном документе, необходимо заполнить все реквизиты и вкладки, содержащие данные, требуемые для выбранного способа размещения заказа.
|
Все поля, выделенные красным цветом, являются обязательными для заполнения.
|
На вкладке «Условия контракта» заполняются:
«Банковские реквизиты» для внесения обеспечения контракта, через вызов справочника Лицевых счетов;
«Порядок предоставления обеспечения контракта».
Также предоставлена возможность описания места доставки, сроков, условий поставки и прочей информации (Рисунок )
Рисунок . Ввод данных на вкладке Условия контракта
На вкладке «Финансирование» поля заполняются выбором значения из справочников (нажать кнопку ) (Рисунок ):
«Источник финансирования»;
«Вид бюджетных средств», либо «Вид внебюджетных средств»;
столбец «Вид средств».
Рисунок . Вкладка Финансирование
На вкладке «Дополнительны сведения» заполняются (Рисунок ):
«Банковские реквизиты» для внесения обеспечения заявки, через вызов справочника Лицевых счетов;
«Порядок предоставления обеспечения заявки»;
«Участие в совместных торгах» выбрать – ”Нет”.
в группе «Особенности размещения» устанавливаются преимущества, предоставляемые при осуществлении закупки.
При необходимости, устанавливаются условия, запреты и ограничения допусков товаров из иностранных государств и определяется возможность заказчика изменять условия контракта.
Рисунок . Вкладка Дополнительные сведения
На вкладке «Требования к участникам» устанавливаются требования к участникам закупки, согласно Федерального закона N 44-ФЗ. Установив ”флаг” в Требованиях, поле становится активным и требует заполнения (Рисунок ).
Рисунок . Вкладка Требования к участникам
На вкладке «Исполнители» вносятся данные о заказчике. Данные подтягиваются из справочника при нажатии кнопки  (Рисунок ).
Рисунок . Вкладка Исполнители
На вкладке «Комиссии», выбором из справочника (по кнопке ), устанавливается комиссия. После выбора комиссии, члены комиссии подтягиваются автоматически (Рисунок ).
Рисунок . Вкладка Комиссии
При способе определения поставщика – «Открытый Конкурс» активна вкладка «Информация по конкурсу», где заполняется «Порядковый номер лота в извещении» (Рисунок ). Если извещение планируется много лотовым, т.е. извещение будет сформировано из двух и более заявок, то в этом поле в каждой заявке на закупку указать порядковый номер, который будет присвоен лоту в далее сформированном извещении. Если извещение сформировано по одной заявке на закупку, то «Порядковый номер лота в извещении» рекомендуется ставить “1”.
Рисунок . Порядковый номер лота в извещении
|
При сохранении документа «Заявка на закупку» производится контроль начальной суммы контракта на соответствие сумме соответствующей предварительной заявки.
|
При сохранении документа выйдет протокол с сообщениями информационного (синим цветом) и блокирующего (красным цветом) характера. Если выдан протокол с информационными сообщениями, для успешного сохранения документа следует нажать кнопку  [Продолжить сохранение] (Рисунок )
Рисунок . Протокол сохранения
После ввода и сохранения введенных данных, можно сформировать печатную форму заявки на закупку кнопка  [Формирование печатной формы]. Сформированный файл можно увидеть в окне режима просмотра прикрепленных файлов. Для открытия этого окна, необходимо нажать на кнопку  [Прикрепленные файлы]. Здесь можно прикрепить пакет документов в соответствии с Федеральным законом N 44-ФЗ.
Документы, которые необходимо отображать на Официальном сайте, проставляется отметка «Для размещения на сайте». О более подробной работе с прикрепленными файлами смотри п.1.7. данной инструкции.
Далее, «Заявка на закупку» отправляется по маршруту согласования (см. п.1.5. данной инструкции)
2.1.Формирование заявок на закупку в случае невозможности определения стоимости работ (услуг)
При осуществлении закупок, возможна ситуация, при которой невозможно определить количество необходимого товара, проведения работ или оказания услуг (см. п.1.1.1 инструкции “Формирование и работа с документом ”План-график””).
После импорта такой заявки, ее необходимо связать с согласованным документом «Лот плана-графика: из справочника «Номер лота» (по кнопке ) выбрать лот плана-графика и проставить “флаг” в пункте «Невозможно определить количество товара, объем подлежащих выполнению работ, оказанию услуг (в соответствии с п. 2 ст. 42 ФЗ 44)» (Рисунок ).
Рисунок . Вкладка «Товары, работы, услуги» в заявке на закупку
На вкладке «Финансирование» сумма значений по всем БК в полях «Сумма 2015 года» должна быть равна значению поля «Н(М)ЦК».
Строк на вкладке «Товары\работы\услуги» будет более одной, в случае использования различных КБК при формировании перечня Товаров\Услуг\Работ в «Лоте Плана-графика» (Рисунок ).
Если в перечне указаны товары\работы\услуги с одинаковым КБК, то их значения суммируются в поле «Сумма 2015 года». Если сумма значений в этих полях отличается от значения поля «Н(М)ЦК», то их следует исправить вручную.
Рисунок . Изменение значений суммы по БК в соответствии со значением поля «Н(М)ЦК»
Остальные вкладки и поля заполняются по аналогии с обычной заявкой на закупку. После заполнения всех необходимых полей, документ следует сохранить и отправить по маршруту для согласования (см.п. 1.5. данной инструкции).
2.2.Внесение изменений в предварительную заявку на закупку.
Если в документ «Предварительная заявка на закупку», созданный в ПК «Бюджет-Смарт» и импортированный в ПК «Web-Торги», требуется внести изменения, то в ПК «Web-торги» документ «Заявка на закупку» должен быть переведен в фильтр «На уточнении суммы».
Отправка документа «Заявка на закупку» на уточнение производится из списка документов в состояниях «В работе» и «На доработке» нажатием кнопки [Отправить на уточнение суммы] (Рисунок ).
Рисунок . Отправка на уточнение суммы
Документа «Заявка на закупку» перейдет в фильтр: «На уточнении суммы» (Рисунок ), редактирование и удаление документа «Заявка на закупку» будет запрещено.
Рисунок . Состояние документов «На уточнении суммы»
В ПК «Бюджет-Смарт» - «Предварительная заявка на закупку» автоматически изменит свой аналитический признак «На уточнении суммы закупки», что позволит внести необходимые изменения.
После корректировки данных, «Предварительная заявка на закупку» из ПК «Бюджет-Смарт» должна быть повторно импортирована в ПК «Web-торги».
Для этого перейти в ПК «Web-Торги» - «Заявка на закупку» - «На уточнение суммы», выбрать из списка документы и нажать кнопку [Импорт уточненных Предварительных заявок]. Документ «Заявка на закупку» перейдет в состояние «Создание нового».
2.3.Разорвать связь между лотом «Плана-Графика» и «Заявкой на закупку»
После того, как документ «Заявка на закупку» связывается с лотом «Плана-графика» по полю «Номер лота» (Рисунок 18), то внесение изменений в «План-график» по таким лотам становится невозможным. В «Плане-графике» такие лоты подсвечены синим цветом (Рисунок ).
Рисунок . Лоты
Для того, чтобы внести изменения в связанные с «Заявкой на закупку» лоты «Плана-графика», необходимо разорвать связь между двумя документами: «Заявкой на закупку» и «Планом-графиком». Для этого требуется выделить запись в документе «Заявка на закупку» - «Создание нового» и нажать кнопку  [Разорвать связь с лотом плана-графика] (Рисунок ). После этого лот плана-графика будет доступен для корректировок.
Рисунок . Разорвать связь
2.4.Согласование заявок на закупку.
После успешного формирования документа «Заявка на закупку», он должен быть переведен в статус «Принято к исполнению».
В списке «Заявка на закупку» - «Создание нового» следует выбрать требуемые документы, и нажать кнопку [Отправить по Маршруту] (Рисунок ).
Рисунок . Отправка документа «Заявка на закупку» на согласование в УО
Документы перейдут в фильтр «Принятые к исполнению».
ГРБС (главный распорядитель бюджетных средств) или УО (уполномоченный орган), может являться промежуточным проверяющим и согласующим звеном в движении заявок по маршруту. Кроме своих заявок на закупку, к ГРБС/УО могут поступать заявки от подведомственных учреждений, при этом документы попадают в фильтр «На согласовании у УО» (Рисунок ). В этом фильтре документ блокируется. Редактирование, удаление документа и прикрепленных к нему файлов запрещено.
Рисунок . Состояние документов Заявка на закупку «На согласование у ГРБС»
ГРБС/УО имеет возможность вернуть «Заявки на закупку» на доработку (Рисунок ), которые поступили к нему на согласование от заказчиков.
Если документы не проходят проверку, то ГРБС/УО отправляет «Заявки на закупку» по кнопке [Отправить по маршруту], выбрав при этом команду «Доработка», в поле «Комментарий» указывается причина возврата. При этом документ «Заявка на закупку» в АРМе заказчика и ГРБС/УО попадает в фильтр «Возвращены на доработку».
Рисунок . Отправка «Заявки на закупку» на Доработку подведомственному учреждению
Если документы проходят проверку, то ГРБС/УО отправляет «Заявки на закупку» на согласование нажатием кнопки [Отправить по маршруту], выбрав действие «Принято». В этом случае, заявки переходят в фильтр «Принятые к исполнению».
Для просмотра причин возврата на доработку документа, следует воспользоваться кнопкой [История прохождения документа по маршруту] (Рисунок ).
Рисунок . Список документов «Заявка на закупку» в состоянии «На доработке»
История прохождения документа по маршруту содержит следующие сведения (Рисунок ):
Дата обр.\пост.;
Этап обработки;
Подпроцесс;
Статус документа;
Статус маршрута;
Исполнитель;
Реквизиты исполнителя;
Подразделение;
Комментарий перехода;
Просрочено;
Документ;
Примечание.
Рисунок . История обработки документов на маршруте
|
На основании документа «Заявка на закупку» - «Принятые к исполнению» формируется документ «Извещение» (см.инструкцию «Формирование и работа с документом Извещение»)
|
2.5.Внесение изменений в «Заявку на закупку» - «Принятые к исполнению».
Для внесения изменений в документ «Заявка на закупку» в состоянии «Принятые к исполнению» требуется выделить документ и нажать кнопку  [Формирование изменения] (Рисунок ).
Рисунок . Формирование изменения Заявки на закупку
Системой будет сформирована копия документа «Заявка на закупку» с Номером изменения = 1,2… , новая версия документа будет отражена в состоянии «Создание новой» и будет доступна для редактирования (Рисунок ).
Рисунок . Редактирование Заявки на закупку
После ввода и сохранения данных, документ должен быть отправлен по маршруту согласования (см.п.1.5. данной инструкции).
2.6.Работа с прикрепленными файлами
К документам Системы (заявка на закупку, задание на закупку) могут быть прикреплены файлы произвольного формата.
Для работы с прикрепленными файлами следует выделить заявку из списка и нажать кнопку  [Прикрепленный файл] (Рисунок ).
Рисунок . Переход к списку прикрепленных файлов
Откроется список прикрепленных файлов (Рисунок ).
Рисунок . Список прикрепленных файлов
Для скачивания или открытия файла, требуется отметить документ и нажать на кнопку [Просмотр оправдательного документа] (Рисунок ).
Рисунок . Просмотр оправдательных документов
Для того, чтобы прикрепить новый файл, нужно нажать кнопку  [Создать], при этом откроется форма создания/редактирования файла (Рисунок ).
Рисунок . Форма редактирования файла
По кнопке [Обзор] выбрать файл, указать «Тип файла», «Комментарий» (чем именно является файл). Если файл должен быть опубликован на OOC, то необходимо установить “флаг” «Размещение файла на ООС».
Для изменения файла или его комментария, следует выделить файл и кликнуть по кнопке  [Редактировать]. После завершения необходимых действий, форму следует сохранить.
Лист регистрации изменений
Номер версии
|
Примечание
|
Дата
|
ФИО исполнителя
|
00
|
Начальная версия
|
01.01.2015
|
Лихач Е.В.
|
01
|
Изменения в п.1.2
|
19.02.2015
|
Лихач Е.В.
|
02
|
Добавлен п.1.5 Разорвать связь между лотом «Плана-Графика» и «Заявкой на закупку»
|
19.02.2015
|
Лихач Е.В.
|
03
|
|
|
| |
