Глава 3. Справочники Общая характеристика
Справочники конфигурации 1С:Бухгалтерии предназначены для ведения аналитического учета на счетах, а также ввода различной информации в первичный документы.
Справочник «Валюты» используется для поддержки учета на счетах, на которых установлен признак валютного учета.
Справочник представляет собой одноуровневый или многоуровневый список. Уровень иерархии каждого справочника задан в Конфигураторе. Справочники типовой конфигурации имеют вложенность не более 3-х уровней.
Некоторые справочники содержат поля, значениями которых служат элементы других справочников. Например, справочник «Основные средства» содержит реквизит «Ответственное лицо». При вводе в справочник «Основные средства» нового элемента значение реквизита «Ответственное лицо» выбирается из справочника «Сотрудники».
Особое место занимает справочник «Договоры», который подчинен справочнику «Контрагенты». Справочник «Договоры» открывается только после выбора конкретного контрагента и содержит перечень документов (договоры, счета и т.п.), относящиеся к данному контрагенту.
Если справочник используется для ведения аналитического учета, он соответствует определенному виду субконто. Наименования большинства таких справочников совпадают с названиями соответствующих им видов субконто. В том случае, если эти названия различны, для справочника приводится название соответствующего вида субконто.
Для просмотра и редактирования справочники доступны из главного меню программы.
Периодические реквизиты справочников
Некоторые реквизиты справочников являются периодическими. Значения таких реквизитов зависят от даты ввода этих значений. Если периодические реквизиты используются при вводе документов, то, как правило, используются значения таких реквизитов, актуальные на дату документа.
Например, в справочнике «Сотрудники» одним из периодических реквизитов является реквизит «Оклад», в котором хранится должностной оклад сотрудника. При вводу нового документа по расчету заработной платы (для этого используется документ «Начисление зарплаты») оклад сотрудников будет извлекаться из справочника на дату расчета зарплаты.
В типовой конфигурации для работы с периодическими реквизитами справочников, дополнительно к стандартным средствам 1С:Предприятия (см. книгу «1С:Предприятие 7.7. Руководство пользователя» или «1С:Бухгалтерия 7.7. Руководство пользователя»), разработан специальный механизм, представляющий дополнительные возможности и делающий работу с периодическими реквизитами проще и удобнее.
Просмотр и редактирование справочников, имеющих периодические реквизиты
Значения периодических реквизитов в формах списков и в формах элементов всегда отображаются на определенную дату. В таких формах всегда присутствует информационная строка «Значения периодических реквизитов указаны на …».
Дату, на которую отображаются значения периодических реквизитов, можно менять. Для этого в формах элементов и списков справочников рядом с информационной строкой присутствует кнопка  . По нажатию этой кнопки открывается диалог выбора новой даты. После ввода новой даты будут обновлены отображаемые значения периодических реквизитов.
Внимание! Если вы изменили значение периодического реквизита в форме элемента справочника, то перед сменой даты просмотра значений периодических реквизитов необходимо записать элемент справочника.
Запись значений периодических реквизитов
Запись значений периодических реквизитов осуществляется одновременно с записью самого элемента справочника – при нажатии кнопок «Записать» или «OK» в форме элемента справочника или при завершении редактирования строки справочников, редактируемых в форме списка. При этом автоматически вызывается диалог записи значений периодических реквизитов.
В верхней части диалога можно выбрать дату, на которую будут записаны новые значения периодических реквизитов. По умолчанию это дата просмотра и редактирования значений реквизитов в форме записываемого элемента справочника. При необходимости вы можете выбрать другую дату.
Ниже выводится таблица записываемых периодических реквизитов и их значений. В таблице отображаются колонки:
«Реквизит»
|
название реквизита
|
«Новое значение»
|
значение, которое будет установлено
|
«Старое значение»
|
значение, которое раньше действовало на выбранную дату
|
«Назначено»
|
дата, с которой действует предыдущее значение
|
Для реквизитов, значения которых устанавливаются впервые, или которым еще не было назначено значений ранее выбранной даты, колонки «Старое значение» и «Назначено» будут пустыми.
В самой первой колонке галочками отмечаются реквизиты, значения которых будут записаны. По умолчанию отмечаются только те реквизиты, новые значения которых отличаются от ранее действовавших. Вы можете отметить или снять отметки у нужных реквизитов, дважды щелкнув мышью по соответствующей строке таблицы. Также можно установить и снять отметки у реквизитов при помощи кнопок, расположенных под таблицей.
«Вкл. все»
|
- по нажатию этой кнопки будут отмечены все реквизиты
|
«Выкл. все»
|
- по нажатию этой кнопки будут сняты отметки у всех реквизитов
|
«Вкл. новые»
|
- по нажатию этой кнопки будут установлены отметки только у тех реквизитов, значения которых отличаются от ранее действовавших
|
Внимание! В некоторых случаях значения периодических реквизитов взаимосвязаны, и их нельзя записывать независимо друг от друга. В этом случае отметки устанавливаются и снимаются у всех реквизитов одновременно, а кнопка «Вкл. новые» недоступна.
Запись новых значений отмеченных периодических реквизитов происходит по нажатию кнопки «OK». После этого диалог записи значений периодических реквизитов закрывается и происходит запись самого элемента справочника.
Внимание! Для ряда справочников конфигурации первые значения периодических реквизитов автоматически устанавливаются не на выбранную дату, а на заведомо более раннюю (на 01.01.1980) – для того, чтобы реквизит имел непустое значение на момент начала ведения учета в информационной базе.
Отказ от записи новых значений можно произвести нажатием кнопки «Отменить».
Внимание! При отмене записи новых значений периодических реквизитов отменяется так же и запись самого элемента справочника – будет продолжено его редактирование. Если вы хотите записать элемент справочника, не записывая новых значений периодических реквизитов, снимите отметки у всех реквизитов и нажмите кнопку «OK».
Просмотр истории значений
В конфигурации предусмотрен удобный режим просмотра истории значений периодических реквизитов элемента справочника. Для этого в формах элементов и списков справочников, имеющих периодические реквизиты, предусмотрена кнопка «История»  , по нажатию которой будет вызван диалог просмотра истории значений всех периодических реквизитов.
В формах элементов некоторых справочников предусмотрены также кнопки  , по нажатию которых будет вызван диалог просмотра истории значений группы периодических реквизитов, рядом с которыми расположена такая кнопка.
Помимо просмотра, в этом режиме можно также удалять значения периодических реквизитов.
История значений периодических реквизитов отображается в таблице, имеющей следующие колонки:
«Дата»
|
в этой колонке отображаются даты, на которые устанавливались значения периодических реквизитов
|
«Документ»
|
эта колонка появляется при просмотре истории значений периодических реквизитов, которые могут изменяться документами. В ней отображается документ, которым были установлены значения. Если периодические реквизиты справочника не могут изменяться документами, эта колонка не видна.
|
В остальных колонках таблицы выводятся значения периодических реквизитов. Название реквизита выводится в заголовке колонки. Если ячейка пустая, это означает, что на дату, указанную в первой колонке, значение соответствующего периодического реквизита не изменялось.
Важно: чтобы отличать пустые ячейки от пустых значений периодических реквизитов, последние помечаются особым образом: пустая дата отображается как «…» (без кавычек « »), остальные пустые значения отображаются как «<…>» (без кавычек « »).
Дважды щелкнув по строке справочника, можно открыть сам элемент справочника для просмотра и редактирования значений периодических реквизитов на соответствующую дату. При щелчке по колонке «Документ» открывается соответствующий документ.
Под таблицей расположен ряд кнопок:
«Открыть»
|
- по нажатию этой кнопки будет открыт элемент справочника или документ – так же, как если бы вы дважды щелкнули по текущей строке таблицы
|
«Удалить…»
|
- по нажатию этой кнопки будет открыто дополнительное меню:
«Удалить значение» - при выборе этого пункта меню будет удалено значение периодического реквизита в текущей ячейке.
«Удалить все значения на дату» - при выборе этого пункта будут удалены значения всех отображаемых периодических реквизитов в текущей строке.
«Удалить все значения реквизита» - при выборе этого пункта меню будут удалены значения периодического реквизита в текущей колонке во всем периоде просмотра значений.
«Очистить историю» - при выборе этого пункта будут удалены значения всех отображаемых периодических реквизитов во всем периоде просмотра значений.
|
Важно: Если значения реквизитов установлены документом, удалять их вручную нельзя.
Важно: В некоторых случаях значения периодических реквизитов взаимосвязаны, и их нельзя удалять независимо друг от друга. В этом случае в меню, открывающемся по кнопке «Удалить…», предлагаются для выбора только два пункта: «Удалить все значения на дату» и «Очистить историю».
«Период…»
|
- по нажатию этой кнопки можно ограничить период просмотра значений реквизитов. Это облегчает просмотр истории, содержащей большое количество значений периодических реквизитов. Если период просмотра значений реквизитов ограничен, в первой строке таблицы отображается значения периодических реквизитов на начало периода. Для очистки периода можно воспользоваться кнопкой «Х», расположенной справа.
|
«Реквизиты…»
|
- по нажатию этой кнопки открывается окно, в котором можно отобрать периодические реквизиты, отображаемые в таблице. Это облегчает просмотр истории справочников, имеющих большое количество периодических реквизитов. Для отображения всех периодических реквизитов можно воспользоваться кнопкой «Х», расположенной справа.
|
Важно: В некоторых случаях значения периодических реквизитов взаимосвязаны, и их нельзя удалять независимо друг от друга. В этом случае кнопка «Реквизиты» недоступна.
«Обновить»
|
- по нажатию этой кнопки будет обновлена история значений периодических реквизитов, отображаемая в таблице. Это позволяет увидеть изменения, внесенные в информационную базу во время просмотра истории.
|
«Закрыть»
|
- по нажатию этой кнопки окно истории значений периодических реквизитов будет закрыто.
| |
