1.5. ПРАКТИЧЕСКИЙ ПРИМЕР ВЫДЕЛЕНИЯ ПРОЦЕССОВ ТОРГОВО-ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
В данном разделе рассмотрен пример практического выделения процессов в торгово-производственной компании среднего размера.
1.5.1. Исходные данные по компании
Некая торгово-производственная компания пригласила консультантов для того, чтобы «описать и оптимизировать бизнес-процессы компании» – формулировка одного из акционеров компании. Акционеры компании имеют несколько таких компаний, разделенных по видам бизнеса и регионам. Консультанты были приглашены в одну из них.
По ходу изложения событий комментарии консультантов будут даваться в тексте курсивом, а чтобы не повторять аргументацию, в тексте будет приведена система ссылок на предыдущий текст главы 1.
Численность компании.
Общая численность сотрудников компании составляет около 550 человек.
Руководство компанией.
Компанией управляет наемный генеральный директор и четыре исполнительных директора по направлениям. Эти пять человек и представитель акционеров составляют высший орган руководства компании – Совет директоров. Собрания Совета директоров проводятся не реже одного раза в месяц, но регулярность собраний не установлена. Над Советом директоров существует орган управления под названием Совет акционеров. Совет акционеров собирается еженедельно. На Совете акционеров генеральные директора компаний отчитываются перед акционерами об итогах работы за прошедшую неделю.
Характер деятельности компании.
Компания ведет торгово-закупочную и производственную деятельность на рынке товаров FMCG]. Примерно половину Дохода компания получает от производственной деятельности. Произведенные товары компания продает оптом в торговые сети. Своих розничных магазинов компания не имеет. Вторая половина дохода поступает от торгово-закупочной деятельности в том же сегменте рынка. Компания закупает и продает как товары сектора FMCG, так и сырье и полуфабрикаты для их производства.
1 FMCG – Fast Moving Consumer Good – группа товаров повседневного спроса.
Компания существует на рынке более семи лет. Имеет устойчивый спрос на свою продукцию и услуги.
Предварительная информация о компании.
После первой встречи консультантов и руководства компании выяснилось следующее:
Представитель акционеров проводит в компании около 70% своего времени. Имеет на территории головного офиса компании свой кабинет. Является одним из основателей данного бизнеса и практически постоянно вмешивается в оперативное управление компанией «через голову» генерального директора. Часть руководителей подразделений за решением вопросов обращаются непосредственно к представителю акционеров.
В компании высокая текучесть кадров. Точная цифра неизвестна, но по оценке начальника отдела кадров, за год меняется до 10–12% персонала. За последние два года в компании поменялось три генеральных директора и пять исполнительных директоров.
Организационная структура компании была составлена два года назад, после этого не пересматривалась и давно устарела.
Положения о подразделениях и должностные инструкции составляли сотрудники отдела кадров на основе типовых положений и инструкций. Эти документы носят формальный характер, хранятся в отделе кадров и в практической работе не используются.
В компании есть система бюджетирования, но, по оценке финансового директора, она находится в стадии доработки и освоения методик бюджетирования руководителями.
Инструкциями о порядке выполнения работ и операций обеспечены все сотрудники, правда, некоторые инструкции немного устарели, но их пересматривают и перерабатывают сотрудники отдела развития, так как все остальные менеджеры «должны работать и приносить прибыль организации».
Собственный отдел безопасности в компании отсутствует, так как заключен договор с охранным агентством, которое выполняет все необходимые функции.
1.5.2. Результаты обследования компании консультантами
По результатам обследования компании консультантами были выявлены следующие основные функции, выполняемые подразделениями:
№
|
Подразделение
|
Числ.
|
Кому подчиняется
|
Основные функции
|
1
|
Аппарат генерального директора
|
1.1
|
Отдел развития
|
8
|
Начальник отдела развития
|
1 . Анализ информации о ходе работ и подготовка данных для совета директоров
2. Анализ и подготовка заключений по проектам и бизнес-планам
3. Документирование и контроль выполнения планов, мероприятий и решений совета директоров
4. Подготовка предложений о реорганизациях и поддержание структуры компании в актуальном виде
5. Выпуск корпоративной интранет-газеты
|
1.2
|
Юридический отдел
|
5
|
Главный
юристкон-
сульт
|
1. Юридическая поддержка деятельности Компании
2. Участие в претензионной и рекламационной работах с потребителями и поставщиками
3. Участие в работах по оптимизации налоговых и таможенных платежей
4. Представление интересов компании в судебных и других государственных органах
|
1.3
|
Секретариат
|
4
|
Административный директор
|
1. Секретари на рецепшен
2. Ведение внешней деловой переписки
3. Курьерская служба
4. Организационные вопросы деятельности директората
|
2
|
Коммерческий директор
|
2.1
|
Отдел маркетинга
|
15
|
Начальник отдела маркетинга
|
1. Исследование и анализ рынков сбыта продукции
2. Поиск клиентов на производимую и продаваемую продукцию
3. Проведение рекламных кампаний и выставок
4. Разработка и представление на совет директоров планов и мероприятий по новым видам продукции и материалам
5. Планирование продаж
|
2.2
|
Отдел закупок
|
25
|
Начальник отдела закупок
|
1. Закупки сырья и материалов для производства
2. Закупки сырья, материалов и продукции для перепродажи
3. Закупки вспомогательных материалов для обеспечения деятельности компании
|
2.3
|
Отдел логистики
|
4
|
Коммерческий директор
|
1. Организация перевозок закупленных товаров и готовой продукции внешними перевозчиками
|
2.4
|
Таможе нный отдел
|
3
|
Коммерческий директор
|
1. Таможенное оформление поступающих и отправляемых грузов
|
2.5
|
Отдел продаж
|
24
|
Начальник отдела продаж
|
1. Продажи производимой продукции
2. Продажи закупленных материалов и продукции
3. Поиск клиентов и заключение договоров
|
2.6
|
Складская служба
|
40
|
Начальник складской службы
|
1. Приемка, хранение и отпуск сырья и материалов (2 склада) 2. Приемка, хранение и отгрузка готовой продукции и закупленной продукции (1 склад)
|
3
|
Производственный директор
|
3.1
|
Производство
|
220
|
Начальники цехов
|
1. Планирование производства по заказам отделов продаж и маркетинга
2. Производство продукции (3 цеха)
|
3.2
|
Служба главного инженера
|
65
|
Главный инженер
|
1. Обеспечение работоспособности производственного оборудования
2. Обеспечение производства энергоресурсами
3. Обеспечение реконструкции, ремонтных и строительных работ для компании
4. Метрологическое обеспечение производства
|
3.3
|
Отдел главного технолога
|
15
|
Главный технолог
|
1 . Разработка, внедрение и контроль за исполнением технологии производства продукции, а также хранения и транспортировки материалов
2. Участие в разработке новых продуктов
3. Выпуск документации на продукцию
|
3.4
|
Служба качества
|
18
|
Начальник ОТК
|
1. Контроль качества продукции
2. Входной контроль сырья и материалов
3. Сертификация продукции
|
4
|
Финансовый директор
|
4.1
|
Бухгалтерия
|
13
|
Главный бухгалтер
|
1 Ведение бухгалтерского учета
2. Учет движения материальных средств
3. Проведение инвентаризации
4. Составление отчетности для налоговых органов
5. Инкассация наличного оборота (з/плата, командировки и т.д.)
|
4.2
|
Финансовый отдел
|
12
|
Начальник финансово го отдела
|
1. Финансовый анализ деятельности компании
2. Составление проекта бюджета и контроль исполнения бюджета 3. Финансовая оценка проектов и бизнес-планов
4. Контроль финансово-хозяйственной деятельности подразделений
|
4.3
|
Отдел обеспечения
|
8
|
Начальник отдела обеспечения
|
1 . Обеспечение функционирования средств связи
2. Обеспечение поддержки функционирования учетных программ
3. Проведение доработок в программном и аппаратном обеспечении по заявкам служб и подразделений
|
5
|
Административный директор
|
5.1
|
Транспортный отдел
|
30
|
Начальник транспортного отдела
|
1. Обеспечение локальных перевозок готовой продукции и материалов клиентам
2. Обеспечение деятельности компании автотранспортом
|
5.2
|
Административно-хозяйственный отдел
|
20
|
Начальник административно-хозяйственного отдела
|
1. Обеспечение функционирования офисного помещения в головном офисе
|
5.3
|
Отдел кадров
|
8
|
Начальник отдела кадров
|
1. Обеспечение подбора и подготовки персонала
2. Кадровый учет
|
Консультантами была составлена организационная структура компании, изображенная на рисунке 1.35.
При построении оргструктуры компании и далее при выделении процессов компании консультантами не принимались во внимание схема владения юридическими лицами, входящими в состав компании и схемы взаиморасчетов между этими юридическими лицами. В оргструктуре и схеме процессов подразделения и должностные лица названы по их фактическому функциональному назначению. То есть так, как будто бы компания состоит из одного юридического лица.
По результатам обследования установлено следующее:
секретариат в основном обеспечивает функционирование верхнего уровня управления, поэтому в таблице отнесен к аппарату генерального директора, хотя подчиняется напрямую административному директору;
отдел логистики и таможенный отдел из-за малой численности подчиняются напрямую коммерческому директору;
производственному директору подчиняются начальники трех цехов, производящих три основные группы продукции.
1.5.3 Проект сети процессов компании
При выделении процессов компании консультантами принимались в расчет:
организационная структура компании;
фактическое подчинение подразделений руководителям;
выполняемые функции;
численность сотрудников и значимость работ;
возможность создания систем учета, планирования и управления для выделяемых процессов.
На основе обработки этой информации консультанты составили проект процессов компании (рис. 1.36).
Комментарии к проекту сети процессов:
1. Объединение отделов логистики и таможенного в один процесс обусловлено тем, что численность и объем выполняемых ими работ невелики по сравнению с другими отделами. Оба отдела работают в тесной взаимосвязи, сквозная цепочка работ по организации доставки грузов многократно пересекает границы этих отделов. Их непосредственное подчинение коммерческому директору также говорит о том, что нет необходимости назначать для каждого из этих отделов специально выделенных начальников отделов.
Консультанты рекомендовали руководству компании рассмотреть возможность объединения этих двух отделов в один.
2. Объединение административно-хозяйственного отдела и секретариата в один процесс обусловлено теми же причинами.
3. Разбиение деятельности отдела закупки на два процесса обусловлено тем, что закупками материалов для нужд собственного производства и закупками материалов и продукции для перепродажи занимаются два сектора в отделе закупок с различной схемой работы. Деятельность в этих процессах идет параллельно, не дублируется и имеет две системы отчетности. Кроме того, в планах отдела закупок и финансового отдела стоит разработка двух разных бюджетов закупок.
4. В производстве рекомендовано выделить три процесса по числу производственных цехов. Каждый из начальников цехов должен вести оценку экономической эффективности производства.
Данное предложение совпало с пожеланиями акционеров разобраться с затратами на производство и ввести систему нормирования этих затрат. На этапе начального бурного роста компании такой вопрос перед акционерами не стоял, но сегодня, учитывая ужесточение конкуренции на рынке, минимизация затрат стала актуальной проблемой.
1.5.4. Уточненный список процессов и их владельцев
В следующей таблице представлен уточненный список процессов.
№
|
Процесс
|
Тип
|
Владелец
|
Входящие подразделения и должностные лица
|
1
|
Управление компанией
|
упр.
|
Генеральный директор
|
1. Генеральный директор 2. Коммерческий директор 3. Производственный директор 4. Финансовый директор 5. Административный директор 6. Отдел развития 7. Юридический отдел 8. Секретариат
|
2
|
Маркетинга
|
осн.
|
Начальник отдела маркетинга
|
Отдел маркетинга
|
3
|
Закупок 1
|
осн.
|
Начальник сектора закупок 1
|
Сектор закупок для нужд производства и компании
|
4
|
Закупок 2
|
осн.
|
Начальник отдела закупок
|
Сектор закупок для торговли
|
5
|
Логистики
|
осн.
|
Коммерческий директор (временно, до объединения и назначения начальника отдела)
|
1 . Отдел логистики 2. Таможенный отдел
|
6
|
Продаж готовой продукции
|
осн.
|
Начальник отдела продаж
|
Сектор продаж готовой продукции
|
7
|
Торговли материалами и продуктами
|
осн.
|
Начальник отдела продаж
|
Сектор торговли материалами и продуктами
|
8
|
Хранения продукции и материалов
|
осн.
|
Начальник складской службы
|
Склады материалов – 2 Склад готовой продукции – 1
|
9
|
Производство 1
|
осн.
|
Начальник цеха 1
|
Цех 1
|
10
|
Производство 2
|
осн.
|
Начальник цеха 2
|
Цех 2
|
11
|
Производство 3
|
осн.
|
Начальник цеха 3
|
Цех 3
|
12
|
Обслуживание производства
|
всп.
|
Главный инженер
|
Служба главного инженера
|
13
|
Технологического обеспечения
|
всп.
|
Главный технолог
|
Отдел главного технолога
|
14
|
Обеспечения качества
|
осн.
|
Начальник ОТК
|
Служба качества
|
15
|
Бухгалтерского учета
|
всп.
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
16
|
Управления финансами
|
всп.
|
Начальник финансового отдела
|
Финансовый отдел
|
17
|
1Т-обеспечения
|
всп.
|
Начальник отдела 1Т-обеспечения
|
Отдел 1Т-обеспечения
|
18
|
Транспортировки
|
оси.
|
Начальник транспортного отдела
|
Транспортный отдел
|
19
|
Кадрового обеспечения
|
всп.
|
Начальник отдела кадров
|
|
Итого в компании выделено 19 процессов. Из них 1 процесс управления, 12 основных и 6 вспомогательных процессов.
Комментарии:
Выделение и регламентацию процесса административно-хозяйственного отдела акционеры сочли несвоевременными действиями.
Деятельность секретариата, как достаточно ответственная часть работ в компании, была перенесена в процесс управления.
Временно исполняющим обязанности владельца процесса логистики был назначен коммерческий директор. Было принято решение об объединении отдела логистики и таможенного отдела в один отдел. Одновременно с этим коммерческому директору было поручено составить заявку в отдел кадров на подбор и прием на работу начальника отдела логистики.
Далее началась работа по регламентированию выделенных процессов и построению систем отчетности и управления. Подробно об этом будет написано в следующих главах.
|
