Отчет об обследовании требований по автоматизации бизнес-процесса «Заявки на закупку товаро-материальных ценностей»

Перечень настроек конфигурации 1С:УПП

1. 
   Разработать справочник «Номенклатурные группы закупок» - содержит код, наименование, основание для применения (Приказ №___ от ___).
   

2. 
   Разработать справочник «ОКВЭД» - содержит код и наименование.
   

3. 
   Разработать справочник «ОКДП» - содержит код и наименование.
   

4. 
   Разработать справочник «Категории SAP SRM» - содержит код и наименование.
   

5. 
   Разработать справочник «Материалы ЕОС НСИ» - содержит код и наименование.
   

6. 
   Разработать справочник «Потребности» со структурой:
   

• 
  Системные поля: код, наименование;
  
• 
  Полное наименование;
  
• 
  ОКВЭД (тип: Справочник «ОКВЭД»);
  
• 
  ОКДП (тип: Справочник «ОКДП»);
  
• 
  ЕОС НСИ (тип: Справочник «Материалы ЕОС НСИ»);
  
• 
  Категория SAP SRM (тип: Справочник «Категории SAP SRM);
  
• 
  Номенклатурная группа закупок (тип: Справочник «Номенклатурные группы закупок»);
  
• 
  Единица измерения (тип: справочник «Единицы измерения»);
  
• 
  Табличная часть «Номенклатура» - содержит перечень элементов типового справочника 1С:УПП «Номенклатура», соответствующих данной потребности. Используется для определения складских остатков в заявках подразделений (складские остатки учитываются в разрезе элементов справочника «Номенклатура», а заявки подразделений будут оформлены в разрезе элементов справочника «Потребности»). Внимание: пользователям потребуется вручную устанавливать соответствие при добавлении новых элементов как в справочник «Номенклатура», так и в справочник «Потребности».
  
• 
  Табличная часть «Характеристики» - содержит набор характеристик (функциональных и качественных требований, гарантии качества) потребности:
  
  • 
    Вид характеристики;
    
  • 
    Значение характеристики.
    

• 
  Статус – реквизит необходим для контроля потребностей, которые созданы специалистами подразделений и еще не согласованы специалистами ОМТС, а также для контроля устаревших потребностей. Тип данных: перечисление «Состояния соглашений ЭД» со значениями:
  
  • 
    Ожидается согласование;
    
  • 
    Действует;
    
  • 
    Закрыто.
    
• 
  При вводе нового элемента в справочник «Потребности» необходимо осуществлять контроль на создание дублей по полному соответствию наименования.
  

Для обеспечения корректности информации в справочнике «Потребности» требуется ограничить к нему доступ специалистов подразделений на изменение. Новые элементы справочника могут создавать специалисты на местах, но созданные потребности будут иметь статус «На согласовании» и изменить значение статуса специалисты на местах не могут. Элементы справочника «Потребности» со статусом «На согласовании» могут быть выбраны не более, чем в одном документе «Заявка подразделения», и не могут быть выбраны в документе «Консолидированная заявка». Значение реквизита «Статус» могут изменить только специалисты ОМТС. Элементы справочника «Потребности» со статусом «Закрыто» не могут быть выбраны в заявках подразделений и консолидированных.

7. 
   Разработать перечисление «Статусы позиций заявок» со значениями:
   

• 
  На согласовании;
  
• 
  На складе;
  
• 
  К закупке;
  
• 
  Отклонена.
  

8. 
   Разработать справочник «Детализация подразделений» - подчиненный справочнику «Подразделения организаций». Элементы справочника могут быть использованы в документах «Заявка подразделения» для выбора службы, оформившей заявку.
   

9. 
   Разработать регистр сведений «Согласование потребностей» - хранить информацию об изменении количества потребности в заявке в результате согласования. Структура:
   

• 
  Измерения:
  
  • 
    Заявка – ссылка на документ «Заявка подразделения»;
    
  • 
    Пользователь – ссылка на справочник «Пользователи» (пользователь, участвующий в процедуре согласования);
    
  • 
    Потребность – ссылка на справочник «Потребности».
    
• 
  Ресурсы:
  
  • 
    Количество – количество потребности до изменения;
    
  • 
    Изменение – разница между запрашиваемым количеством и согласованным.
    

10. 
    Разработать новый документ «Заявка подразделения» с функциональными возможностями:
    

• 
  Выбор номенклатурной группы закупок (тип: Справочник «Номенклатурные группы закупок»).
  
• 
  Установка статуса:
  
  • 
    На согласовании;
    
  • 
    На складе;
    
  • 
    К закупке;
    
  • 
    Отклонена.
    
• 
  Выбор подразделения и службы, оформившей заявку – подразделение заполнять автоматически по данным о текущем подразделении сотрудника, соответствующего текущему пользователю (определять по данным реквизита «Физическое лицо» справочника «Пользователи»), без возможности изменения.
  
• 
  Заполнение потребностей – выбор из справочника «Потребности», по каждой потребности во вспомогательной табличной части пользователь должен будет вручную заполнить виды и значения характеристик. П
  
• 
  Расчет количества ТМЦ на складах предприятия на дату (заявке / текущую) на основании табличной части «Номенклатура» справочника «Потребности»;
  
• 
  Ввод количества по каждой строке с потребностями:
  
  • 
    Количество – первоначальное количество, запрашиваемое подразделением;
    
  • 
    Текущее количество – текущее количество потребности, в результате согласования заявки;
    
  • 
    Изменение количества – вводится лицами, ответственными за согласование;
    
  • 
    Согласованное количество – разница между значением колонки «Текущее количество» и «Изменение количества».
    
• 
  Информация по статусу в каждой строке заявки (на согласовании / согласование):
  
  • 
    На согласовании;
    
  • 
    К закупке;
    
  • 
    Отклонена;
    
  • 
    На складе.
    

• 
  Табличная часть «Согласование» со списком сотрудников, ответственных за согласование с датами согласования.
  

• 
  Формирование печатной формы заявки подразделения в соответствие с Приложением 1 к данному Отчету.
  
• 
  Проведение по регистру сведений «Согласование потребностей».
  

11. 
    Разработать справочник «Требования к закупкам». Структура справочника:
    

• 
  Код;
  
• 
  Наименование;
  
• 
  Документы – ввод строкой данных о необходимых документах, которые должен предоставить поставщик. Используется в печатной форме «Заявка на проведение процедуры закупки» в таблице «Обоснованные дополнительные требования к участникам».
  

• 
  Требования к комплектации товара;
  
• 
  Порядок формирования цены;
  
• 
  Форма, сроки и порядок оплаты;
  
• 
  Требования к упаковке;
  
• 
  Требования к безопасности;
  
• 
  Прочие условия;
  
• 
  Требования по сертификатам.
  

12. 
    Разработать документ «Консолидированная заявка» с функциональными возможностями:
    

• 
  Выбор номенклатурной группы закупок.
  
• 
  Автоматическое заполнение табличной части консолидированной заявки данными заявок подразделений (служб подразделений) по выбранной номенклатурной группе закупок.
  
• 
  Информация о заявке подразделения, согласно которой включены потребности в консолидированную заявку
  
• 
  По каждой потребности должен автоматически определяться складской остаток ТМЦ (складские остатки учитываются в разрезе элементов справочника «Номенклатура», а заявки подразделений будут оформлены в разрезе элементов справочника «Потребности»).
  

  Внимание: пользователям потребуется вручную устанавливать соответствие при добавлении новых элементов как в справочник «Номенклатура», так и в справочник «Потребности» для определения фактических складских остатков.

• 
  Возможность указать вручную аналог потребности (например, вместо ТМЦ «Молоко 2,5 %» принято решение закупать «Молоко 3 %»).
  
• 
  Возможность ввести вручную строку (без заявки подразделения). В табличной части должен быть признак «Ввод вручную», при помощи которого пользователь наглядно получит информацию о способе ввода позиции в консолидированную заявку.
  
• 
  Пользователи должны вводить статусы по каждой потребности каждого подразделения:
  
  • 
    На согласовании;
    
  • 
    Из складских остатков;
    
  • 
    Отклонена;
    
  • 
    В закупку.
    

• 
  Ввод цены за единицу по каждой строке, расчет стоимости по каждой строке, расчет суммы по заявке в целом. Суммы НДС рассчитывать не требуется.
  
• 
  После заключения договора с поставщиком, пользователь должен выбрать соответствующий элемент справочника «Договоры контрагентов» в шапке документа «Консолидированная заявка».
  
• 
  Ввод информации, используемой для формирования печатной формы Технического задания:
  
  • 
    Реквизит «Сведения о новизне» – выбор из справочника «Требования к закупкам»;
    
  • 
    Реквизит «Этапы разработки/ изготовления» – ввод вручную (по умолчанию «Не требуется)»;
    
  • 
    Реквизит «Документы разработки/ изготовления» – ввод вручную (по умолчанию «Не требуется)»;
    
  • 
    Реквизит «Код ОКП» – ввод вручную (по умолчанию «Не требуется)»;
    
  • 
    Реквизит «Область применения» – выбор из справочника «Требования к закупкам»;
    
  • 
    Реквизит «Условия эксплуатации» – выбор из справочника «Требования к закупкам» (по умолчанию «Не требуется»);
    
  • 
    Реквизит «Требования к надежности» – выбор из справочника «Требования к закупкам» (по умолчанию «Не требуется»);
    
  • 
    Реквизит «Требования к составным частям» – выбор из справочника «Требования к закупкам» (по умолчанию «Не требуется»);
    
  • 
    Реквизит «Требования к маркировке» - выбор из справочника «Требования к закупкам» (по умолчанию «Не требуется»);
    
  • 
    Реквизит «Требования к упаковке» - выбор из справочника «Требования к закупкам» (по умолчанию «Не требуется»);
    
  • 
    Реквизит «Порядок сдачи и приемки» - выбор из справочника «Требования к закупкам»;
    
  • 
    Реквизит «Требования по передаче документов» - выбор из справочника «Требования к закупкам»;
    
  • 
    Реквизит «Требования к транспортированию» - выбор из справочника «Требования к закупкам»;
    
  • 
    Реквизит «Требования к хранению» – выбор из справочника «Требования к закупкам» (по умолчанию «Не требуется»);
    
  • 
    Реквизит «Требования к гарантиям» – выбор из справочника «Требования к закупкам» (по умолчанию «Не требуется»);
    
  • 
    Реквизит «Требования к обслуживанию» – выбор из справочника «Требования к закупкам» (по умолчанию «Не требуется»);
    
  • 
    Реквизит «Требования к обслуживанию» – выбор из справочника «Требования к закупкам» (по умолчанию «Не требуется»);
    
  • 
    Реквизит «Требования экологические» – выбор из справочника «Требования к закупкам» (по умолчанию «Не требуется»);
    
  • 
    Реквизит «Требования к безопасности» - выбор из справочника «Требования к закупкам»;
    
  • 
    Табличная часть «Требования к качеству» - выбор из справочника «Требования к закупкам» или ввод строкового значения вручную.
    
  • 
    Реквизит «Порядок формирования цены» - выбор из справочника «Требования к закупкам»;
    
  • 
    Реквизит «Форма, сроки и порядок оплаты» - выбор из справочника «Требования к закупкам»;
    
  • 
    Табличная часть «Иные требования» - выбор из справочника «Требования к закупкам» или ввод строкового значения вручную;
    
  • 
    Реквизит «Место поставки» - по умолчанию заполняется значением фактического адреса и сокращенным наименования организации («183017, г.Мурманск-17, ФГУП «Атомфлот»);
    
  • 
    Срок поставки – дата начала, дата окончания;
    
  • 
    Реквизит «Требования к форме информации» – выбор из справочника «Требования к закупкам»;
    
  • 
    Табличная часть «Перечень сокращений» - выбор из справочника «Требования к закупкам» или ввод строкового значения вручную;
    
  • 
    Табличная часть «Перечень приложений» - выбор из справочника «Требования к закупкам» или ввод строкового значения вручную;
    

• 
  Ввод информации, используемой для формирования печатной формы «Заявка на проведение процедуры закупки»:
  
  • 
    Позиция в годовой программе закупок – строка, ввод вручную;
    
  • 
    Регистрационный номер – строка, ввод вручную;
    
  • 
    Номер проекта ЗП – строка, ввод вручную;
    
  • 
    Позиция в годовой программе закупок – строка, ввод вручную;
    
  • 
    Заказчик – выбор из справочника «Подразделения организаций»;
    
  • 
    Ответственное лицо – выбор из справочника «Пользователи» (используется при заполнении данных в п. 1.7 печатной формы);
    
  • 
    Способ закупки – ввод вручную;
    
  • 
    Форма закупки – ввод вручную;
    
  • 
    Вид закупки – ввод вручную;
    
  • 
    Перечень участников, приглашаемых к процедуре – ввод вручную (по умолчанию «Отсутствует)»;
    
  • 
    Наличие предварительного квалификационного этапа - ввод вручную;
    
  • 
    Количество этапов - ввод вручную (по умолчанию – 1);
    
  • 
    НМЦ - ввод вручную;
    
  • 
    Источник финансирования - ввод вручную (по умолчанию «Собственные средства»);
    
  • 
    Наличие преференций - ввод вручную (по умолчанию «нет»);
    
  • 
    Возможность субподряда- ввод вручную (по умолчанию «нет»);
    
  • 
    Порядок формирования цены – выбор из справочника «Требования к закупке»;
    
  • 
    Требования к обеспечению заявки участника (по умолчанию «не требуется»), ввод вручную;
    
  • 
    Требования к обеспечению исполнения договора (по умолчанию «не требуется»), ввод вручную;
    
  • 
    Требования к обеспечению возврата аванса (по умолчанию «не требуется»), ввод вручную;
    
  • 
    Табличная часть «Требования к участникам» - выбор из справочника «Требования к закупкам» или ввод строкового значения вручную. Строки можно отметить как «Обоснованные дополнительные требования», в этом случае в печатную форму будет выведена информация в п.3.11 «Обоснованные дополнительные данные»;
    
  • 
    Табличная часть «Требования к продукции» - выбор из справочника «Требования к закупкам» или ввод строкового значения вручную;
    
  • 
    Табличная часть «Сертификаты» - выбор из справочника «Требования к закупкам» или ввод строкового значения вручную.
    
• 
  Табличная часть «Согласование» со списком сотрудников, ответственных за согласование с датами согласования.
  

• 
  Формирование печатной формы Консолидированной заявки в соответствие с Приложением 2 к данному Отчету.
  
• 
  Формирование печатной формы «Техническое задание» по образцу, приведенному в Приложении 3 к данному Отчету.
  
• 
  Формирование печатной формы «Заявка на проведение процедуры закупки» по образцу, приведенному в Приложении 4 к данному Отчету.
  

13. 
    Внести изменения в существующие объекты, относящиеся к подсистеме «Учет договоров», для проведения процедуры согласования заявок:
    

• 
  Справочник «УД_Согласования договоров»:
  
  • 
    новый тип владельца - документы «Заявка подразделения», «Консолидированная заявка»;
    
  • 
    внесение изменений в формы справочника;
    
• 
  Регистр сведений «УД_Оповещения пользователей»:
  
  • 
    Расширен тип значений реквизита «Объект оповещения».
    

14. 
    Разработать отчет «Отчет по отработке заявок подразделений» (Форма отчета произвольная), формирующий следующую информацию на основании проведенных за период документов «Заявка подразделения»:
    

• 
  Ссылка на документ-заявку;
  
• 
  Потребность;
  
• 
  Единица измерения;
  
• 
  Количество потребности в заявке;
  
• 
  Не обработана;
  
• 
  Из остатков на складе;
  
• 
  Отклонено;
  
• 
  Включено в консолидированную заявку.
  

15. 
    Разработать отчет «Отчет по консолидированным заявкам» (Форма отчета произвольная), формирующий следующую информацию на основании проведенных за период документов «Заявка подразделения»:
    

• 
  Ссылка на документ-заявку;
  
• 
  Потребность;
  
• 
  Единица измерения;
  
• 
  Количество потребности в заявке;
  
• 
  Закуплено – фактически закупленное количество ТМЦ. Определять по данным регистра накопления «Закупки» (движения формируются при проведении документов «Поступление товаров и услуг»). Внимание: контроль выполнения заявок будет выполняться при условии соответствия значения выбранного элемента справочника «Договоры контрагентов» в документе «Консолидированная заявка» и в документе «Поступление товаров и услуг». Один документ «Поступление товаров и услуг» должен соответствовать одной консолидированной заявке, один элемент справочника «Договоры контрагентов» должен соответствовать одной консолидированной заявке. В рамках одной консолидированной заявки может быть оформлено несколько документов «Поступление товаров и услуг».
  

16. 
    Разработка средств интеграции баз данных 1С:УПП, расположенных в подразделениях (судах флота) и Центральной информационной базы 1С:УПП, расположенной в Управлении ФГУП «Атомфлот».
    

• 
  Разработка плана обмена «Заявки подразделений» - предназначен для учета изменений объектов информационной базы, которые входят в перечень данных для обмена.
  
• 
  Разработка правил конвертации данных – в части объектов (справочников, документов), входящих в данную задачу.
  

• 
  Единоразовое обновление всех информационных баз 1С:УПП на судах флота;
  
• 
  Назначение ответственных пользователей за ежедневную отправку и прием файла с данными из центральной информационной базы на суда флота по электронной почте;
  
• 
  Ответственные лица на судах флота также должны ежедневно загружать в свои информационные базы файлы, полученные по электронной почте из основной базы 1С:УПП.
  

17. 
    Разработка специализированного интерфейса для работы с заявками подразделений на закупку ТМЦ или внесение изменений в типовой интерфейс «Управление закупками».
    

18. 
    Разработка специализированных ролей для организации доступа к данным следующих категорий пользователей:
    

• 
  Специалисты в подразделениях – ограниченный доступ на изменение справочной информации;
  
• 
  Специалисты ОМТС – полный доступ к объектам в рамках данной задачи.