Функциональные требования к разработке дополнительных функциональных возможностей 1С:УПП
Требования к организации нормативно-справочной информации
Работа специалистов подразделений с существующим справочником «Номенклатура» может быть затруднена, так как наименования элементов справочника «Номенклатура» соответствуют наименованиям позиций в накладных поставщиков. Для составления заявок подразделений и консолидированных заявок необходимо использовать более укрупненные наименования потребностей.
Необходимо обеспечить хранение следующих реквизитов потребностей:
Наименование;
Характеристики;
Единица измерения;
Номенклатурная группа закупок - на Предприятии разработан, утвержден приказом генерального директора, соответствующий классификатор групп закупок;
Код ОКВЭД - общероссийский классификатор видов экономической деятельности;
Код ОКДП - общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции и услуг;
Глобальный номер в системе ЕОС НСИ;
Категория SAP SRM;
Статус – согласовано, не согласовано. Потребности со статусом «Не согласовано» не могут быть выбраны более чем в одной заявке.
Каждая заявка подразделения относится к одной номенклатурной группе закупок. Необходимо разработать справочник - классификатор номенклатурных групп закупок.
Кроме наименований потребностей, в заявке подразделения должны быть указаны характеристики (функциональные и качественные требования) к потребностям. Необходимо разработать справочник для ввода перечня характеристик.
Требования к ограничению доступа к данным
Специалисты на местах при оформлении заявок могут создавать элементы справочника «Потребности», при создании элементов в реквизите «Статус» устанавливается значение «Не согласовано». Специалисты на местах не могут поменять значение данного реквизита. Потребности со статусом «Не согласовано» не могут быть выбраны более чем в одной заявке.
Специалисты ОМТС должны иметь возможность отбора в справочнике «Потребности» элементов со статусом «Не согласовано». Специалисты ОМТС изменяют статус на значение «Согласовано» у тех потребностей, которые введены в справочник корректно. Некорректные потребности специалисты ОМТС должны помечать на удаление и перевыбирать в созданных заявках правильные элементы.
Несогласованные потребности должно быть невозможно выбирать в консолидированных заявках.
При вводе нового элемента в справочник «Потребности» необходимо осуществлять контроль на создание дублей по полному соответствию наименования.
Требования по работе с заявками подразделений
Специалисты в подразделениях (в том числе, на судах флота) должны работать в информационных базах 1С:УПП, установленных на местах. От одного подразделения может подаваться несколько заявок, на судах флота ответственные лица составляют отдельные заявки по каждому подразделению.
В части ТМЦ, необходимых для производства судоремонтных работ, расчет потребности будет происходить в АС «ТРИМ» на основании ремонтных ведомостей и лимитно-заборных карт по специализированным алгоритмам. Ответственные лица будут вводить заявки и формировать печатные формы заявок в АС «ТРИМ». Далее, заявки подразделений должны передаваться в Центральную базу 1С:УПП в готовом виде через Конвертер. Из Центральной базы 1С:УПП в АС «ТРИМ» должна передаваться информация об обработке позиций заявок подразделений:
Не включена в консолидированную заявку (еще не произведена обработка заявки подразделений специалистами ОМТС);
Потребность будет получена из складских запасов;
Потребность отклонена. При этом, должна существовать возможность выбора причины отклонения заявки из специального справочника;
Потребность включена к консолидированную заявку.
Внимание: на первом этапе автоматизации данной задачи обмен между АС «ТРИМ» и Центральной базой 1С:УПП реализован не будет. Ввод системы в опытно-промышленную эксплуатацию будет производиться в рамках процесса закупки продуктов питания.
Необходимо разрабатывать механизмы по загрузке заявок подразделений из внешних файлов, сформированных в отдельных базах 1С:УПП, в Центральную базу 1С:УПП, расположенную на сервере в Управлении ФГУП «Атомфлот».
Необходимо разработать печатную форму заявки подразделения в соответствие с Приложением 1 к данному Отчету.
Необходимо разработать отчет по отработке заявок подразделений (судовых заявок) с информацией о статусах по каждой позиции (не обработана, отклонена, из складских запасов, в закупке). Форма отчета произвольная, должна быть согласована с Заказчиком.
Требования по работе с консолидированными заявками
Специалисты ОМТС должны работать с Консолидированными заявками на закупку товаро-материальных ценностей.
Консолидированные заявки должны заполняться автоматически по данным заявок подразделений – отдельная Консолидированная заявка составляется на каждую группу закупок по всем заявкам всех подразделениям. В консолидированной заявке данные группируются по каждой потребности и по подразделениям.
В консолидированной заявке по каждой потребности должен автоматически рассчитываться остаток материально-производственных запасов на складах предприятия.
Специалисты ОМТС по каждой потребности подразделений расставляют статусы:
На согласовании – значит, потребность еще не обработана;
Из складских запасов – значит, потребность согласована и будет реализована из существующих складских запасов;
В закупку - значит, потребность согласована и будет закуплена;
Отклонен – значит, потребность не согласована.
Количество потребности, которое будет взято со склада, закуплено или отклонено, автоматически должно распределяться между заявками подразделений (с возможностью ручной корректировки).
Некоторые позиции Консолидированных заявок могут быть добавлены вручную, без заявок подразделений. Необходимо обеспечить наглядное представление по таким позициям (с признаком добавления вручную).
В Консолидированной заявке должна быть возможность просмотреть ссылки на позиции заявок подразделений, которые образовали консолидированную позицию. В заявках подразделений должна быть возможность просмотреть ссылку на консолидированный документ, в который включена заявка, а также видеть статусы каждой позиции (в наличии, отклонен, в закупку).
При изменении статуса позиции в консолидированной заявке, эти изменения должны быть переданы в соответствующую заявку подразделения. Измененные документы «Заявка подразделения» должны быть переданы в удаленные подразделения (суда флота) вместе с очередным обменом данными.
В Консолидированной заявке должна быть возможность подбора аналогов, например, подразделение заказало продукт питания «Молоко 2,5%», а согласовали унифицированную по предприятию потребность «Молоко 3 %».
В Консолидированной заявке должна быть возможность указать цену за единицу каждой позиции (ввод пользователем вручную) с расчетом общей стоимости заявки.
Необходимо разработать печатную форму Консолидированной заявки в соответствие с Приложением 2 к данному Отчету.
Консолидированная заявка должна иметь возможность формирования печатной формы «Техническое задание» (см. Приложение 3 к данному Отчету).
Консолидированная заявка должна иметь возможность формирования печатной формы «Заявка на проведение процедуры закупки» (см. Приложение 4 к данному Отчету).
Необходимо разработать отчет по отработке консолидированных заявок с информацией о статусах по каждой позиции (потребность в закупке, закуплено).
Согласование заявок
В документах «Заявка подразделения» и «Консолидированная заявка» должен быть признак, по которому можно определить статус документа:
Подготовлен – заявка еще не согласована к исполнению;
Согласован – заявка согласована и должна быть исполнена;
Отложен – заявка согласована, но исполнение ее отложено;
Отклонен – заявка не согласована (отклонена целиком).
В момент изменения статуса документа «Заявка подразделения» пользователю, который является автором (создателем) документа, должно приходить напоминание, что у созданной им заявки изменен статус.
Необходимо хранить в системе перечень ответственных лиц и последовательность проведения согласования заявок.
В заявке (подразделения, консолидированной) должен храниться список лиц, ответственных за согласование с датами согласования.
Ответственные лица должны получать напоминания о необходимости провести согласование. Напоминания должны формироваться последовательно, как только прошло согласование одним из ответственных лиц, следующему ответственному лицу должно прийти напоминание.
После окончания согласования, заявке (подразделения, консолидированной) должен присваиваться статус «Согласован», специалисты подразделений не должны иметь возможности вносить изменения или удалять заявки со статусом «Согласован».
Необходимо формировать печатную форму «Лист согласования» из документов «Заявка подразделения» и «Консолидированная заявка» (см. Приложение1-2).
Необходимо хранить в документах «Заявка подразделения» и «Консолидированная заявка» информацию о первоначальном количестве и о согласованном количестве ТМЦ. Первоначальное количество вводят специалисты подразделений, согласованное количество вводят ответственные за согласование. Необходимо контролировать изменение количества ТМЦ при согласовании с привязкой к ответственному лицу, которое ввело изменение.
Механизмы ЭЦП могут быть разработаны в рамках развития системы, в первую очередь работ не включены.
|
