2.3 Проект выставки цветов "Меркурий - 2010"
Организационный план выставочного проекта "делит" время подготовки и проведения выставки на 5 этапов:
подготовительная работа
"запуск выставки"
"финишная прямая"
проведение выставки
подведение итогов выставки.
Каждому из этапов соответствуют свои организационные мероприятия и документы рекламного и информационного обеспечения.
I. Подготовительная работа
На данном этапе проводится комплекс различных организационных мероприятий.
1.1 Разработка концепции выставочного проекта.
При разработке концепции выставочного проекта необходимо проведение маркетинговых исследований, которые дадут ответ на следующие вопросы:
готовность организации к проведению данного проекта;
наличие партнеров (по рынку/отрасли) по организации выставки;
наличие аналогичных выставочных проектов;
появление новых тенденций, отвечающих потребностям населения.
Ответ на эти вопросы можно получить путем консультаций с представителями государственных, профессиональных, общественных объединений, изучения маркетинговых исследований по отрасли, периодической литературы, "живой работы" на конкурентных выставках.
Местом проведения выставки является магазин "Меркурий" в городе Краснодаре. Исходя из специфики деятельности магазина, выставка проходит в области цветочной индустрии. Время проведения 12, 13, 14 апреля 2010 года.
Основными группами продукции, представляемой на выставке являются:
Свежесрезанные цветы, флористические композиции и букеты;
Растения для интерьеров и наружного озеленения;
Декоративные и контейнерные культуры;
Предметы архитектуры и садово-паркового дизайна, фитодизайна;
Садово-парковая мебель, садовая керамика;
Искусственные цветы и растения, сухоцветы;
Почвы, компосты, удобрения и средства защиты растений;
Садовый инвентарь, инструменты, оборудование.
Причины/цели проведения выставки (по важности):
Продажа товаров
Повышение уровня узнаваемости организации
Введение нового товара
Рыночные испытания новых товаров
Выявление новых рынков и потенциальной продукции
Найм новых посредников для распространения и закупки товаров
Проверка конкурентов
Анализируя предыдущие выставки необходимо ввести некоторые улучшения. Необходимо увеличить поток посетителей путем более интенсивного информирования, привлечь внимание посетителей путем приглашения профессионального голландского флориста и проведения мастер-класса по оформлению и дизайну, расширить количество приобретаемого товара (приветствуется эксклюзив). Можно разрядить обстановку более непринужденной музыкой (классика), оформить места для отдыха посетителей в торговом зале, организовать присутствие бесплатного фотографа, аква-дизайнеров. Рекомендуется наладить и усовершенствовать систему вручения памятных подарков, шаров с логотипом или фирменным знаком.
1.2 Разработка фирменного стиля проекта.
В качестве констант фирменного стиля проекта выставки использованы будут основная атрибутика ООО "Меркурий". На ее основе стиль пригласительных листовок (ПРИЛОЖЕНИЕ Л), плакатов, изображений на памятных призах и подарках, шарах.
1.3 Подготовка информационной статьи о выставке, разработка программы мероприятий выставки.
Информационное письмо о выставке предназначается для приглашения участника. Содержит точное название, время, место проведения, тематику выставки, программу мероприятий выставки, контактные телефоны и прочие реквизиты организаторов, а также элементы фирменного стиля выставки. (ПРИЛОЖЕНИЕ М)
1.4 Определение клиентской базы, формирование библиотеки информационных источников по проекту, базы VIP.
Источниками для формирования "фирменной" клиентской базы могут послужить электронные и печатные базы данных по отраслям, "ведомственные" базы данных (министерства, союзы, объединения и т.д.) Интернет и др.
Особую трудность составляет проверка баз данных, их структуризация и приведение в функциональный, удобный для работы, вид. Управление базами должно производиться менеджером с соответствующим профильным образованием, тем более что успех работы с базами сегодня зависит и от конфигурации компьютерной сети, и от умения правильно пользоваться ресурсами системы Интернет, и от степени "обработки" данных базы (ее детализации), подготовки адресных массивов и т.д.
1.5 Разработка рекламной кампании проекта
На данном этапе происходит формирование системы информационной поддержки проекта; разработка медиа-плана; макетирование рекламы (ее текстового и наглядного содержания); определение комплекса полиграфической продукции и наружной рекламы по проекту, других видов рекламы, рекламных акций; подготовка и сдача в печать рекламных буклетов.
К современным техникам относится выпуск к выставке рекламно информационных приложений, содержащих товарный каталог, справочная информация по структуре отрасли, экспертный анализ и статистическая информация разделов отрасли.
II. "Запуск" выставки
2.1 Начало рекламной кампании
С момента "запуска" выставки начинается размещение в СМИ рекламы и информации о выставке, направленных на привлечение посетителей; рассылка пресс-релизов (ПРИЛОЖЕНИЕ Н) и сообщений участникам выставки и компаниям - посредникам. Рекламирование происходит через торговые издания, специализированные издания о выставке, публикации пресс-релизов в торговых изданиях, размещение информации в справочнике о выставке. Формы работы прямой рассылки: факсовая, почтовая, электронная рассылка.
В ходе рекламная кампания делается акцент на привлечение максимально возможного количество посетителей (реальных или потенциальных потребителей различных видов данной продукции или услуг.
При этом следует отметить, что ежедневные газеты и журналы, информационные агентства, радио играют наиболее существенную роль в информировании рядовых посетителей.
2.2 Подготовка мероприятий деловой программы
Современная выставка - многоуровневый инструмент маркетинга, площадка, где экспонент может одновременно рекламировать, продавать свою продукцию и формировать образ своей фирмы. Вместе с тем это клуб профессионалов, своего рода индикатор состояния и перспектив развития отрасли. Эту "профессиональную" составляющую в значительной степени формирует деловая программа выставки, включающая в себя целый спектр разноплановых мероприятий.
Для компаний-организаторов деловая программа выставки - инструмент "принудительного" привлечения целевой аудитории. К официальным, "протокольным" мероприятиям относятся: церемония открытия/закрытия выставки, визиты официальных лиц и т.д. Здесь необходимо проведение детализации, формирование тематик мероприятий, уточнение плана-графика проведения.
2.3 Работа с товаром, предоставленным для проведения выставки
Необходимо составить подробный перечень вещей и предметов, которые будут использованы на выставки. Наличие данного документа резко упорядочивает хранение и учет вещей, гарантирует своевременное пополнение "стратегических запасов" фирмы, облегчает их поиск, определяет недостающие предметы. Перечень групп товара к выставке в 2010 году: аксессуары для флористов; упаковка для цветов; срезанные, горшечные, декоративные и искусственные растения; сухоцветы и душистые цветочные смеси; керамика, стекло, фарфор, изделия из металла, плетение, подарки и украшения из цветов; всё для зимних садов и фитодизайна в интерьере; удобрения и средства ухода за растениями; инструментарий для флористов; литература по флористике.
III. "Финишная прямая"
3.1 Подготовка места проведения выставки
На "финишной прямой" проходит подготовка оборудования и звука в павильоне; изготовление и размещение наружной и звуковой рекламы; изготовление полиграфической и сувенирной продукции. Необходимо и привлечение наемного персонала на период проведения выставки, а именно переводчик.
3.2 Составление плана выставки
Для оформления выставки рекомендуется воспользоваться услугами профессионального оформителя или дизайнера для создания неповторимой, единственной атмосферы на стенде выражающей дух, стиль, имидж фирмы, являющейся символом уверенности, солидности, качества, спокойствия.
Располагая товар, следует обратить внимание на следующее:
направление движения основного потока посетителей;
поясняющие надписи или плакаты следует размещать рядом или над экспонатом.
На выставке необходимо предусмотреть наличие следующих зон:
Место для одежды;
Место для отдыха;
Место для посуды, приготовления напитков;
Склад.
Место для рекламных и информационных материалов и др.
3.3 Определение методики исследований на выставке.
Рассматриваются два направления исследований, которые проводятся во время выставки: регистрация и учет посетителей (коммерческих и частных), исследование отраслевого рынка. Профессиональное проведение статистических и социологических исследований важно для выставочного мероприятия по нескольким причинам:
правильный сбор и обработка статистических данных имеют решающее значение для регионального признания выставочного проекта;
данные статистических исследований служат для организаторов выставки руководством к корректировке своих стратегий;
данные исследований используются в отчетных и рекламных документах (отчет, пресс-релиз, информационные письма, рекламные буклеты и т.д.);
динамика маркетинговой информации за ряд лет дает представление о новых тенденциях рынка, а, следовательно новых потребностях населения.
В анкету можно включить вопросы касающиеся следующих оценок:
цели посещения выставки,
оценка выставки (экспозиции, деловой программы, организации и инфраструктуры),
основные каналы информирования о выставке,
ориентация на посещение в следующей выставке.
Статистические исследования посетителей осуществляется путем заполнения анкет (регистрационных форм), а также выборочного опроса путем стандартизированного интервью. Применяются различные способы поощрения посетителей к заполнению анкет, такие как выдача информационных материалов выставки (программа, путеводитель) либо раздача сувениров: ручек с логотипом организации.
3.4 Распределение обязанностей и закрепление сотрудников
Персонал должен обладать следующими качествами: умением и желанием общаться с людьми; знанием продукции фирмы и ее истории, направлений деятельности; выносливостью; привлекательной внешностью. Помимо основного намечают запасной состав сотрудников, предусматривают возможность взаимозаменяемости.
Для подготовки сотрудников проводятся различные образовательные мероприятия, например, тренинги - краткосрочные курсы повышения квалификации, которые проводятся в рамках выставки. Также формируются консультационные пункты, где работают специалисты на выставке, оказывающие методическую и правовую помощь по специфическим вопросам отраслевого рынка.
На период выставки необходимо расписать распорядок каждого дня. Следует обратить особое внимание на одежду. До начала выставки необходимо провести инструктаж:
тематика выставки;
цели участия в выставке;
перечень продукции, представляемой на выставке (основные новинки);
задачи, стоящие перед персоналом;
план выставки;
закрепление рабочих мест на стенде за каждым сотрудником;
распорядок работы;
основные категории предполагаемых посетителей;
модели поведения с каждой категорией посетителей.
Если экспонаты достаточно сложные. Необходимо, чтобы хотя бы двое сотрудников хорошо знали данный экспонат и могли давать профессиональные пояснения для специалистов в данной области. Остальные сотрудники должны уметь рассказывать в общих чертах назначение, основные характеристики, отличия от аналогов, условия эксплуатации, поставки или продажи данной продукции, товара.
Необходимы будут следующие сотрудники для работы на выставке: консультанты - 25 человек, флористы - 3 человека, менеджеры - 3 человека, уборщицы - 2 человека, охрана - 6 человек.
IV. Проведение выставки
На этом этапе происходит полное оформление выставочного павильона (организация процесса въезда экспонентов, ввоза оборудования, контроль за состоянием стендов и оборудования, состоянием противопожарной безопасности и т.д.), раздача бэджей работникам выставки.
Рабочие дни выставки.
С этого момента начинается реализация деловой программы, например, раздача анкет для социологического исследования, отчетных и рекламных материалов мероприятия. Нельзя забывать о контроле над функционированием оборудования, звуком и светом в выставочном павильоне. В этот момент происходит формирование наборов сувенирной продукции, их распространение; передача объявлений по громкой связи в выставочном павильоне и на территории выставочного центра; организация видео - и фотосъемки; ведутся переговоры с партнерами, официальными лицами, ведущими СМИ.
4.2 Организация переговоров или заключения договоров
На выставке организуются элементы таких маркетинговых коммуникаций, как личная продажа. Также на выставке можно проводить бесплатные раздачи ручек с логотипом фирмы, листовок с расценками, контактными телефонами и перечнем предоставляемых услуг.
4.2 Организация учета посетителей, интересующихся продукцией
Во время выставки крайне целесообразно фиксировать ВСЕ возможные контакты и проявлять интерес к любому потенциальному клиенту (партнеру). Для этого лучше всего использовать специальную анкету. Она не должна быть большой по объему. В нее должны быть включены следующие пункты: ОРГАНИЗАЦИЯ - откуда он, АДРЕС - где он, ТЕЛЕФОН/ФАКС - как с ним связаться, ИМЯ/ФАМИЛИЯ - как его зовут, СФЕРА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ - чем он занимается (почему здесь), ДОП. ИНФОРМАЦИЯ - кто с ним говорил, пожелания, степень интереса, приоритет контакта.
Осуществление плана мероприятий. (ПРИЛОЖЕНИЕ П)
Каждый день выставки сопровождается выступлением музыкально-инструментального квартета Амадеус и прямой трансляцией в торговый зал с объявлением мероприятий, развлекательной информации. В помещении, где проходит выставка постоянно работают аква-гримеры, бесплатный фотограф, консультанты. Два раза в день в павильоне проходит мастер-класс и показательные выступления голландского флориста Йохана Хьюсмана. В последний день выставки объявляется распродажа товара, предназначенного для выставки.
На кассах все три дни раздаются сувениры и подарки: ручки и кружки с логотипом, фирменные пакеты и другое.
V. Подведение итогов выставки
5.1 Подготовка отчета дирекции о проведенной выставке.
Отчет включает в себя такие данные, как: экспозиционная информация; общие количественные показатели (ПРИЛОЖЕНИЕ Р); отраслевая и географическая структура участников и посетителей, др.; отчет о мероприятиях деловой и презентационной программы; отчет о рекламно-информационном сопровождении проекта; результаты статистического и социологического исследована по выставочному проекту. Данные отчета используются в кампании по продвижению следующей выставки (пресс-релизы, СМИ, рекламная полиграфическая продукция).
5.2 Анализ затрат и дохода
Коммерческие успехи анализируются, подсчитав количество заключенных на продажу или поставку договоров, а если такие цели на данной выставке не ставились, то по количеству посетителей, и их категориям. Но, так как одна из основных целей - продажа продукции, то косвенным показателем может служить количество розданных прайс-листов, информационных материалов. Однако следует помнить, что срок действия этой рекламы может растянуться на несколько месяцев.
Разбор допущенных ошибок
По окончании выставки составляется записка, отражающая вкратце все проблемы, возникшие при подготовке, каким образом они были решены и какие уроки следует извлечь в будущем. Обобщая результаты конкретной выставки можно по горячим зафиксировать все плюсы и минусы, слабые места.
Итак, в соответствии с результатами исследования было выявлено, что проведение выставки позволяет формировать и удовлетворять эстетические потребности населения. Социологические опросы показывают, что оформление интерьера позволяет повысить настроение окружающих людей.
Растения украшают интерьер, лишая его скучности и однообразия, создают атмосферу тепла и уюта, придают помещению индивидуальность, респектабельность, изысканность, достаток, а также подчеркивают гостеприимство хозяев, создают психологически комфортную обстановку, оживляя строгую офисную обстановку. Растения стимулируют работоспособность, и позитивный настрой окружающих людей, поглощают вредные компоненты в воздухе и снижают негативное воздействие электромагнитного излучения на человека. Растения особенно необходимы, т.к увлажняя воздух жарким летом и обеспечивая тепло и уют в холодный зимний период, при этом, улучшая экологическую обстановку. Все это повышает интерес к организации, а следовательно, повышает уровень продаж.
|
