Технология подготовки внемашинного информационного обеспечения
Внемашинная информационная база служит источником внутримашинной информационной базы. Наиболее важными вопросами подготовки внемашинного информационного обеспечения предметной области являются:
определение состава документов, содержащих необходимую информацию для решения задач приложения пользователя;
определение форм документов и структуры информации (выявление структурных единиц информации и их взаимосвязей);
классификация и кодирование информации, обрабатываемой в задачах пользователя;
разработка инструктивных и методических материалов по ведению документов и подготовке информации для обработки.
Общая характеристика документов
Все документы характеризуются наименованием, отражающим содержание документа, формой, определяющей структуру документа.
По характеру возникновения документы делятся на первичные, содержащие сходные данные, и производные, содержащие результаты обработки информации других документов. По роли в общей технологии обработки данных документы разделяются на:
документы, используемые для первоначальной загрузки внутримашинной информационной базы (вся НСИ и другая условно-постоянная информация);
документы для ввода оперативной (учетной) информации;
извещения об изменении, периодически поступающие для корректировки ранее введенной информации и поддержания внутримашинной базы в актуальном состоянии;
запросные документы, содержащие условия поиска данных, и документы, инициирующие выполнение задач.
Форма документа
Документы оформляются и заполняются в установленном порядке, каждый документ имеет постоянную часть, которая определяется формой (макетом). Форма документа отображает структуру информации, содержащейся в документе, и определяет состав, название и размещение реквизитов, входящих в документ. Для выявления структуры информации важны две части - заголовочная (шапка) и содержательная.
В шапке обычно содержится код формы, указано название (вид) и номер документа, дата заполнения, общие данные для всего документа.
Содержательная часть включает название реквизитов и место, отведенное для их значений. Содержательная часть может быть простой, когда реквизиты имеют единственное значение, табличной в виде многострочной таблицы с наименованием в заголовке колонок и множеством значений реквизита в столбце. Часто документ имеет комбинированную форму.
Логическая структура экономической информации
Экономическая информация имеет дискретный характер, то есть может быть структурирована и представлена как совокупность отдельных структурных единиц информации. Важнейшими видами структурных единиц информации являются:
Реквизит - простейшая структурная единица информации, неделимая на смысловом уровне, отражающая количественную и качественную характеристику сущностей (объекта, процесса и т.п.) предметной области;
Составная единица информации (СЕИ) - логически взаимосвязанная совокупность реквизитов;
Показатель - минимальная СЕИ, сохраняющая информативность;
Документ - СЕИ, которая представлена на бумажном носителе и имеет самостоятельное значение.
Реквизит-признак содержит качественную характеристику сущности, позволяющую выделить (идентифицировать) объект из множества различных объектов.
Реквизит-основание содержит количественную характеристику объекта, определяющую его состояние.
Реквизиты-основания имеют, как правило, числовое значение, а реквизиты-признаки - символьное представление (буквенно-цифровое).
Реквизиты-признаки и основания, характеризующие объекты (процессы) одной предметной области, логически связаны между собой и образуют составные единицы информации. Экономический показатель - это СЕИ, включающая один реквизит-основание и несколько реквизитов-признаков.
Поскольку экономический показатель является минимальной по составу информационной совокупностью, сохраняющей информированность, он является достаточным для образования самостоятельного документа.
Семантический (смысловой) анализ позволяет выявить функциональную зависимость реквизитов и выполнить на этой основе структурирование экономической информации. Такое структурирование дает возможность построить информационно-логическую модель (ИЛМ) предметной области и осуществить проектирование структуры базы данных.
|
