Раздел 3. Сведения об организациях-источниках комплектования государственных, районных, городских архивов научно-технической документации
В третьем разделе приводятся сведения об организациях - источниках комплектования, хранящих научно-техническую документацию, и объеме этих документов.
Данный раздел заполняется работниками ОКУ «Госархив Курской области».
При заполнении строки 301 следует учитывать, что в показатель всех граф включаются, в том числе сведения по показателям строки 302 о количестве негосударственных организаций-источников комплектования ОКУ «Госархив курской области», хранящих НТД, а также об объеме таких документов.
Нумерация
#G0 граф
|
Правила заполнения
|
1
|
2
|
|
Строка 301
|
Графа 1
|
Указывается общее количество организаций - источников комплектования госархива, в том числе негосударственных, хранящих научно-техническую документацию (далее – НТД).
|
Графа 2
|
Указывается общее количество организаций - источников комплектования госархива, в том числе негосударственных, хранящих НТД, имеющих выделенные помещения для хранения НТД.
При подсчете указывается количество организаций, а не количество помещений!
|
Графа 3
|
Указывается общее количество организаций - источников комплектования госархива, в том числе негосударственных, хранящих НТД, имеющих штатных работников архивов НТД.
При подсчете указывается количество организаций, а не количество штатных работников (человек)!
|
Графа 4
|
Указывается общее количество единиц хранения НТД, отложившихся на постоянное хранение во всех организациях - источниках комплектования госархива, в том числе негосударственных организаций.
При заполнении данных о количестве учетных единиц следует учесть, что объем листов чертежей, не помещенных в папки, дается в условных папках из расчета: 50 листов формата А4 = 1 папке.
Например:
Организация указала в своем паспорте наличие в архиве НТД – 72200 листов + 6600 комплектов + 260 проектов + 2280 томов. В этом случае в графе 4 строки 301 следует указать итоговую цифру 10584, которая сложится из суммы, полученной от деления 72200 листов на 50 = 1444 условные папки + 6600 комплектов + 260 проектов + 2280 томов.
|
графа 5
|
Указывается год создания самого раннего документа НТД из числа единиц хранения, включенных в графу 4 , с учетом показателей графы 5 строки 302.
|
графа 6
|
Указывается год создания самого позднего документа НТД из числа единиц хранения, включенных в графу 4, с учетом показателей графы 6 строки 302.
В 2013 году учетные сведения по НТД должны даваться по 2013 год включительно.
|
графа 7
|
Указывается количество единиц постоянного хранения НТД, из числа отложившихся во всех организациях - источниках комплектования госархива, в том числе негосударственных организациях, внесенных в описи и утвержденные ЭПК архивного управления Курской области.
|
графа 8
|
Указывается год создания самого раннего документа НТД из числа единиц хранения, включенных в графу 7, с учетом показателей графы 8 строки 302.
|
графа 9
|
Указывается год создания самого позднего документа НТД из числа единиц хранения, включенных в графу 7, с учетом показателей графы 9 строки 302.
|
графа 10
|
Указывается количество единиц хранения, из числа внесенных в описи, утвержденные ЭПК архивного управления Курской области, хранящиеся в организации сверх установленного срока, с учетом показателей графы 10 строки 302.
При заполнении этой графы следует учитывать, что предельные сроки хранения НТД в организациях - источниках комплектования установлены законодательством: для проектной документации - 20 лет после завершения разработки; для научной документации - 15 лет, для конструкторской, технологической документации, патентов на изобретение - 10 лет.
Например:
Если организация представляет паспорт по состоянию на 1 декабря 2013 года, то проектная документация, разработанная до 1988 года, хранится сверх установленного срока.
|
|
Строка 302
|
графа 1
|
Указывается количество негосударственных организаций - источников комплектования госархива, хранящих НТД.
|
графа 2
|
Указывается количество негосударственных организаций - источников комплектования госархива, имеющих выделенные помещения для хранения документов НТД.
При подсчете указывается количество негосударственных организаций, а не количество помещений.
|
графа 3
|
Указывается количество негосударственных организаций - источников комплектования госархива, имеющих штатных работников архивов НТД.
При подсчете указывается количество организаций, а не количество штатных работников (человек)!
|
графа 4
|
Указывается общее количество единиц хранения НТД, отложившихся на постоянное хранение в негосударственных организациях - источниках комплектования госархива.
При заполнении данных о количестве учетных единиц следует учесть, что объем листов чертежей, не помещенных в папки, дается в условных папках из расчета: 50 листов формата А4 = 1 папке.
Например:
Организация указала в своем паспорте наличие в архиве НТД - 72200 листов + 6600 комплектов + 260 проектов + 2280 томов. В этом случае в графе 4 строки 302 следует указать итоговую цифру 10584, которая сложится из суммы, полученной от деления 72200 листов на 50 = 1444 условные папки + 6600 комплектов + 260 проектов + 2280 томов.
|
графа 5
|
Указывается год создания самого раннего документа из числа единиц хранения, включенных в графу 4.
|
графа 6
|
Указывается год создания самого позднего документа НТД из числа единиц хранения, включенных в графу 4.
В 2013 году учетные сведения по НТД должны даваться по 2013 год включительно.
|
графа 7
|
Указывается количество единиц постоянного хранения НТД, из числа отложившихся в негосударственных организациях - источниках комплектования госархива, внесенных в описи и утвержденные ЭПК архивного управления Курской области.
|
графа 8
|
Указывается год создания самого раннего документа НТД из числа единиц хранения, включенных в графу 7.
Год создания самого раннего документа НТД в негосударственных организациях не должен (и не может) быть ранее 1992 года.
|
графа 9
|
Указывается год создания самого позднего документа НТД из числа единиц хранения, включенных в графу 7.
В 2013 году учетные сведения по НТД должны даваться по 2013 год включительно.
|
графа 10
|
Указывается количество единиц хранения НТД из числа внесенных в описи и утвержденные ЭПК архивного управления Курской области, хранящиеся в негосударственных организациях сверх установленного срока.
При заполнении этой графы следует учитывать, что предельные сроки хранения научно-технической документации негосударственными организациями - источниками комплектования устанавливаются договором (соглашением).
|
Раздел 4. Сведения о кинофотофонодокументах
В четвертом разделе приводятся сведения об организациях, хранящих кино-, фото-, фоно-, видеодокументы, и объеме этих документов.
Данный раздел заполняется работниками ОКУ «Госархив Курской области».
В строках 401, 403, 405, 407 приводятся общие данные об организациях - источниках комплектования ОКУ «Госархив Курской области», в том числе негосударственных, хранящих кино-, фото-, фоно-, видеодокументы, и объеме этих документов.
При заполнении данного раздела следует учитывать, что:
в учетные сведения строки 401 включаются сведения строки 402;
в учетные сведения строки 403 включаются сведения строки 404;
в учетные сведения строки 405 включаются сведения строки 406;
в учетные сведения строки 407 включаются сведения строки 408.
Нумерация граф
|
Правила заполнения
|
|
Строки 401, 403, 405, 407
|
графа 1
|
Указывается общее количество организаций - источников комплектования госархива, в том числе негосударственных, из графы 1 соответствующих строк 402, 404, 406, 408, хранящих кино-, фото-, фоно-, видео- документы.
|
графа 2
|
Указывается общее количество организаций - источников комплектования госархив, в том числе негосударственных, из графы 2 соответствующих строк 402, 404, 406, 408, имеющих выделенные помещения для хранения кино-, фото-, фоно-, видео- документов.
При заполнении данного показателя следует считать количество организаций, а не количество помещений!
|
графа 3
|
Указывается общее количество организаций - источников комплектования госархива, в том числе негосударственных, из графы 3 соответствующих строк 402, 404, 406, 408, имеющих штатных работников архивов кино-, фото-, фоно-, видеодокументов.
При заполнении данного показателя следует считать количество организаций, а не штатных работников (человек)!
|
графа 4
|
Указывается общее количество единиц хранения кино-, фото-, фоно-, видеодокументов, отложившихся на постоянное хранение во всех организациях - источниках комплектования госархива, в том числе в негосударственных, из графы 4 соответствующих строк 402, 404, 406, 408.
|
графа 5
|
Указывается год создания самого раннего кино-, фото-, фоно-, видеодокумента из числа единиц хранения, включенных в графу 4, с учетом показателей графы 5 соответствующих строк 402, 404, 406, 408.
|
графа 6
|
Указывается год создания самого позднего кино-, фото-, фоно-, видеодокумента из числа единиц хранения, включенных в графу 4, с учетом показателей графы 6 соответствующих строк 402, 404, 406, 408.
В сведениях за 2013 год о состоянии хранения кино-, фото-, фоно-, видеодокументов в организациях - источниках комплектования госархива учетные сведения должны даваться по 2013 год включительно.
|
графа 7
|
Указывается количество единиц кино-, фото-, фоно-, видеодокументов постоянного хранения из числа отложившихся во всех организациях - источниках комплектования госархива, в том числе в негосударственных, из графы 7 соответствующих строк 402, 404, 406, 408), внесенных в описи, утвержденные на ЭПК архивного управления Курской области.
|
графа 8
|
Указывается год создания самого раннего кино-, фото-, фоно-, видеодокумента из числа единиц хранения, включенных в графу 7, с учетом показателей графы 8 соответствующих строк 402, 404, 406, 408
|
графа 9
|
Указывается год создания самого позднего кино-, фото-, фоно-, видеодокумента из числа единиц хранения, включенных в графу 7, с учетом показателей графы 9 соответствующих строк 402, 404, 406, 408.
В сведениях за 2013 год о состоянии хранения кино-, фото-, фоно-, видеодокументов в организациях-источниках комплектования госархива учетные сведения должны даваться по 2013 год включительно.
|
графа 10
|
Указывается количество единиц хранения кино-, фото-, фоно-, видеодокументов из числа внесенных в описи, утвержденные ЭПК архивного управления Курской области, хранится в организации сверх установленного срока, с учетом показателей графы 10 соответствующих строк 402, 404, 406, 408.
При заполнении этой графы следует учитывать, что предельные сроки хранения кино-, фото-, фоно-, видеодокументов в организациях - источниках комплектования госархивов установлен законодательством не более 3 лет.
|
|
Строки 402, 404, 406, 408
|
графа 1
|
Указывается общее количество негосударственных организаций - источников комплектования госархива кино-, фото-, фоно-, видеодокументами.
|
графа 2
|
Указывается количество негосударственных организации - источников комплектования госархива, имеющих выделенные помещения для хранения кино-, фото-, фоно-, видеодокументов.
При заполнении данного показателя следует считать количество негосударственных организаций, а не количество помещений!
|
графа 3
|
Указывается количество негосударственных организаций - источников комплектования госархива, имеющих штатных работников архивов кино-, фото-, фоно-, видеодокументов.
При заполнении данного показателя следует считать количество негосударственных организаций, а не штатных работников (человек)!
|
графа 4
|
Указывается общее количество единиц хранения кино-, фото-, фоно-, видеодокументов, отложившихся на постоянное хранение в негосударственных организациях - источниках комплектования госархива.
|
графа 5
|
Указывается год создания самого раннего кино-, фото-, фоно-, видеодокумента из числа единиц хранения, включенных в графу 4
|
графа 6
|
Указывается год создания самого позднего кино-, фото-, фоно-, видеодокумента из числа единиц хранения, включенных в графу 4.
В сведениях за 2013 год о состоянии хранения кино-, фото-, фоно-, видеодокументов в организациях-источниках комплектования госархива учетные сведения должны даваться по 2013 год включительно.
|
графа 7
|
Указывается количество единиц постоянного хранения кино-, фото-, фоно-, видеодокументов из числа отложившихся в негосударственных организациях - источниках комплектования данного архива, внесенных в описи, утвержденные ЭПК архивного управления Курской области.
|
графа 8
|
Указывается год создания самого раннего кино-, фото-, фоно-, видеодокумента из числа единиц хранения, включенных в графу 7.
Год создания самого раннего кино-, фото-, фоно-, видеодокумента в негосударственных организациях не должен (и не может) быть ранее 1992 года.
|
графа 9
|
Указывается год создания самого позднего кино-, фото-, фоно-, видеодокумента из числа единиц хранения, включенных в графу 7.
В сведениях за 2013 год о состоянии хранения кино-, фото-, фоно-, видеодокументов в организациях-источниках комплектования архивов учетные сведения должны даваться по 2013 год включительно.
|
графа 10
|
Указывается количество единиц хранения кино-, фото-, фоно-, видеодокументов из числа внесенных в описи, утвержденные ЭПК архивного управления Курской области, хранящиеся в организации сверх установленного срока.
При заполнении этой графы следует учитывать, что предельные сроки хранения кино-, фото-, фоно-, видеодокументов негосударственными организациями - источниками комплектования устанавливается договором (соглашением).
|
Порядок составления пояснительной записки
(образец)
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к Сведениям о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования ____________________________________________________________
(наименование архивного учреждения Курской области)
на 1 декабря 2013 г.
Раздел 1. Сведения об организациях, передающих в государственные, районные, городские архивы управленческую документацию
строка 103 (105), графа 1 – на 1 декабря 2012 г. числилось 28 организаций-источников комплектования, на 1 декабря 2013 г. числится 26 организаций. Количество организаций уменьшилось на 4 организации, в связи с реорганизацией и исключением из списка источников комплектования управления Федеральной регистрационной службы по Курской области, ФГБУ «Курский центр по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды с региональными функциями», …… и увеличилось на 2 организации, в связи с включением 2-х организаций (управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Курской области, Курской таможни) в список организаций-источников комплектования архива.
строка 107, графа 1 – на 1 декабря 2012 г. числилось 4 объединенных ведомственных архива, на 1 декабря 2013 г. числится 4 данных архива. Количество объединенных ведомственных архивов осталось без изменений.
строка 103 (105), графа 1 – на 1 декабря 2012 г. числилось 28 организаций-источников комплектования, согласовавших номенклатуры дел с архивным управлением и ОКУ «Госархив Курской области», на 1 декабря 2013 г. числится 22 организации, имеющие согласованные номенклатуры дел. Количество организаций уменьшилось на 6 организаций, в связи с реорганизацией и исключением из списка источников 4 организаций и отсутствием 2 номенклатур дел в управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Курской области и Курской таможни, в связи с их включением в список источников в 2013 г.
и так далее по каждому разделу отдельно с указанием по уменьшению (увеличению) количества организаций и количества документов и причинами их уменьшения (увеличения). |
