Компьютерная программа для организации питания в общеобразовательных организациях (школах, гимназиях) ~ работает на всех версиях Windows

Сжатие и восстановление базы данных

Для эффективной и быстрой работы программы необходимо постоянно следить за файлом базы данных. Эта особенность продиктована форматом файла Microsoft Access. Формируемые запросы к базе данных, массовое добавление или удаление записей увеличивают объем файла, из–за чего программа постепенно начинает работать медленнее, а, кроме того, могут случиться серьезные сбои в работе и потеря информации (причем сразу всей, т.к. вся информация хранится в одном файле).

Эта проблема во многом решена. Каждый день при первом запуске программы автоматически проводится восстановление и сжатие базы данных. Чтобы эта операция была наиболее безопасной, сначала формируется копия файла базы данных, имя файла которой *_backup.mdb, далее эта копия сжимается в файл *_compact.mdb и перезаписывается на место исходного файла.

Сжатие и восстановление базы данных позволяет уменьшить размер базы данных, а значит, повысить скорость работы программы, ее устойчивость против сбоев.

Сжатие и восстановление текущего файла базы данных можно выполнить вручную с помощью: Сервис\Сжать базу данных.

Примечание: для выполнения команды Сервис\Сжать базу данных необходимо запускать программу в монопольном режиме.

Архивирование и рекомендации по защите информации

Не секрет, что компьютерная техника не всегда бывает надежной. Может выйти из строя жесткий диск, и тогда вся информация, наработанная за долгий период, будет потеряна, а могут возникнуть ошибки на диске, не устраненные вовремя. Тогда, поскольку размещение информации на диске будет неверным, может возникнуть потеря части файла базы данных или его порча, причем безвозвратная.

Чтобы этого не произошло, необходимо периодически создавать резервную копию файла базы данных. Для создания резервной копии текущего файла базы данных в программе предусмотрена команда «Архивировать базу данных». Для создания архива откройте программу в монопольном режиме (см. «Монопольный режим») с помощью ярлыка на рабочем столе «Школа Питание Монопольно» и выполните: Сервис\Архивировать базу данных.



При выполнении данной команды сначала производится сжатие и восстановление текущего файла базы данных, а затем его архивирование в подпапку «Архив» папки программы.

Внимание! Для более надежной защиты, рекомендуется выполнять резервное копирование файла базы данных на другой жесткий диск, дискету или флешь.

Копирование базы данных на съемный диск (флешь)

Флешь.

Для резервного копирования данных, а также для сотрудников, которые работают с программой на разных компьютерах, например, на работе и дома, есть удобная возможность копировать базу данных на съемный диск, то есть флешь, а, перейдя на другой компьютер, восстанавливать информацию с флешь и продолжать работу.

Для записи базы данных на флешь выполните: Файл\Скопировать на съемный диск\Да.



Если к Вашему компьютеру подключено несколько съемных дисков, то будет выдано окно для выбора нужного диска. Выберите диск и нажмите OК.





Примечание 1: перед записью база данных сжимается, затем копируется с жесткого диска на флешь, имя файла сохраняется тем же. Если на флешь уже был записан файл с таким именем – он будет заменен (без предупреждения).

Примечание 2: вместе с файлом базы данных, на флешь записывается файл schp.txt, внутри которого указывается имя файла базы данных. Это позволит в дальнейшем автоматизировать восстановление базы данных.

Примечание 3: при выполнении данной команды программа продолжает работать с прежним файлом базы данных, а при выполнении команды Файл\Сохранить базу данных как – программа работает с созданной копией.

Примечание 4: в Windows 95 и 98 требуются специальные драйверы, которые входят в комплект поставки флешь, а более современные Windows Me/2000/XP/Vista/7/8/8.1/10 работают с любыми флешь автоматически.

Восстановление базы данных со съемного диска (флешь)

Если база данных была предварительно записана на съемный диск (см. «Копирование базы данных на съемный диск (флешь)»), то можно удобно восстанавливать информацию путем копирования со съемного диска (флешь) на жесткий диск.

Для восстановления выполните: Файл\Восстановить со съемного диска\Да.



Программа выдаст сообщение:



Нажмите Да для восстановления базы данных со съемного диска (флешь).

Если съемный носитель вставлен в компьютер, то автоматически откроется окно с его содержимым «Восстановить». В данном окне выберите необходимую для восстановления базу данных и нажмите Открыть:



Окно «Восстановить».

Примечание: если к Вашему компьютеру подключено несколько съемных носителей, то сначала выберите нужный съемный диск (флешь), а затем выберите необходимую для восстановления базу данных.

После выбора базы данных и нажатия на кнопку Открыть в окне «Восстановить» программа выдаст следующее сообщение:



Нажмите ОК.

Примечание 1: при выполнении данной команды программа сначала копирует файл, а затем работает с его копией. При выполнении команды Файл\Открыть – программа работает с выбранным файлом базы данных без его копирования.

Примечание 2: если на жестком диске уже имеется файл с тем же именем, что и восстанавливаемый, то он будет переименован в файл
«Имя (1).mdb». Таким образом, при частом использовании данного режима на жестком диске будут накапливаться файлы с возрастающими номерами в скобках. Но при наличии современного компьютера расход места на жестком диске будет не значительным, а данная операция практически заменит резервное копирование базы данных.

Примечание 3: восстанавливаемый файл копируется в ту же папку и на тот же диск, где был предыдущий файл базы, с которым работала программа.

Переход на новую базу данных

Если база данных, с который Вы работали, содержит много информации за продолжительное время, то программа может работать значительно медленнее. В таком случае рекомендуется выполнить операцию перехода на новую базу данных.

Для перехода на новую базу данных откройте программу в монопольном режиме (см. «Монопольный режим») с помощью ярлыка на рабочем столе «Школа Питание Монопольно» и выполните: Сервис\Переход на новую базу данных.

Далее выполните команду: Сервис/Переход на новую базу данных.

Программа выдаст сообщение:



Для продолжения операции перехода на новую базу данных Вам необходимо создать копию Вашей базы данных, для этого нажмите в открывшемся окне на кнопку Да.

Далее программа сохранит Вашу текущую базу данных и выдаст сообщение:



В результате перехода на новую базу данных Ваша база данных за предыдущий период сохранится под новым именем (на рис. schp_(1).mdb), а программа продолжит работу с прежним файлом.

Выберите дату, на которую необходимо рассчитать остатки, и нажмите ОК.

Проверить базу данных

В программе предусмотрена уникальная возможность проверки базы данных на целостность. Данная функция проверяет базу данных и, если находит ошибки, то автоматически исправляет их.

Рекомендуется применять данную функцию 1 раз в 3 месяца.

Для проверки базы данных выполните команду Сервис\Проверить базу данных.



Данная функция проверяет:

• 
  продукты с нулевыми полями в расходных документах;
  
• 
  план–меню на дублирование записей;
  
• 
  выходы на дублирование записей;
  
• 
  все таблицы на заполнение обязательных полей.
  

Примечание: в статус–строке вы увидите ход выполнения проверки базы данных и устранения ошибок.

После проверки и устранения ошибок программа выдаст сообщение:



Спасибо за использование программы
«Школа: Питание»
С вопросами, за консультациями и по вопросам приобретения обращайтесь:

Отдел продаж: 8–800–707–41–80 (звонок бесплатный), 8 (8332) 62–81–41 (тел./факс), 8 (8332) 47–31–47, (8) 912–827–31–47 (МТС).	Техническая поддержка: 8–800–100–58–90 (звонок бесплатный), 8 (8332) 62–81–43 (тел./факс), 8 (8332) 62–81–40.
Автор и разработчик, правообладатель: Батищев Павел Сергеевич Адрес: Россия, 610000, Кировская обл., г. Киров, Главпочтамт, а/я 19.
http://ПрограммныйЦентр.РФ http://pbprog.ru	sales@ pbprog.ru help@pbprog.ru

1 Рекомендуется выбирать СанПиН 2.4.5.2409–08.

2 СТН – Сборник технических нормативов – основной руководящий документ в установлении размеров и порядка применения норм отходов при механической и тепловой обработке продуктов, расхода сырья, выхода полуфабрикатов и готовых изделий, кулинарного назначения мясных полуфабрикатов. СТН служит практическим пособием для специалистов всех типов, предприятий питания.

3 Расчет плановых и фактических цен см. «Расчет плановых и фактических цен», соответствующая цена обозначена соответствующими цифрами.