Путеводитель по кадровым вопросам делопроизводства перечень документов. Сроки хранения
Скачать 396.24 Kb.
|
1 2
2. Рекомендуемые документы К документам, которые работодатель вправе, но не обязан издавать (утверждать) можно отнести следующие. 1. Личное дело. Обязательность ведения личных дел работников установлена только для отдельных категорий работодателей, например для государственных гражданских служащих (ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации"). 2. Коллективный договор. Данный документ предусмотрен Трудовым кодексом РФ (ст. ст. 5, 8, 15). Как правило, документ разрабатывается в организациях при наличии первичного профсоюзного органа. Согласно ст. 50 ТК РФ коллективный договор подлежит уведомительной регистрации. Такой договор хранится в организации постоянно (ст. 576 Перечня типовых управленческих архивных документов). 3. Должностная инструкция. В ней конкретизируется трудовая функция работника. Оформлять должностную инструкцию необходимо в виде приложения к трудовому договору, т.е. как его неотъемлемую часть. Трудовой кодекс РФ не содержит нормы, предписывающей обязательное наличие должностной инструкции, поэтому если трудовой договор содержит сведения о трудовой функции, то должностная инструкция необязательна. Индивидуальная должностная инструкция работника хранится в организации 75 лет (ст. 77 Перечня типовых управленческих архивных документов). 4. Положение о порядке прохождения испытания. Такой документ позволит установить, например, порядок составления документов, подтверждающих успешное (неуспешное) прохождение работником испытания при приеме на работу, или определить условия, при выполнении которых работник считается справившимся с испытанием. Положения организации по месту их разработки и утверждения хранятся постоянно (ст. 50 Перечня типовых управленческих архивных документов). 5. Положение о структурном подразделении. Этот документ не является обязательным, но его наличие в организации позволяет разграничить полномочия между подразделениями одного работодателя и определить задачи и функции, возложенные на работников данных подразделений. На основании ст. 55 Перечня типовых управленческих архивных документов положения о структурных подразделениях организации имеют постоянный срок хранения. 3. Основания для издания документов Как правило, перед утверждением, принятием в организации локального нормативного акта, соглашения, приказа (распоряжения) между подразделениями организации ведется переписка или направляются проекты документов для согласования тех или иных положений, которые являются основанием для принятия окончательного решения работодателем. В качестве оснований можно привести следующие: а) для положения - проекты, докладные записки, предложения, отзывы; б) для приказа о приеме на работу - трудовой договор; в) для приказа о применении дисциплинарного взыскания - докладная, акт о нарушении, требование предоставить объяснение причин, объяснения работника; г) для приказа об отпуске - график отпусков или заявление работника; д) для приказа о премировании - положение о премировании, трудовой договор, служебные записки, документы, отражающие производственные показатели, и др.; е) для приказа о расторжении трудового договора - заявление работника или соглашение сторон, приказ о сокращении штата (должности), уведомление работника, приказ о применении дисциплинарного взыскания в виде увольнения, медицинское заключение или иные документы; ж) для приказа о выплате материальной помощи - заявление работника, локальный нормативный акт, устанавливающий правила, условия, размер выплаты; з) для приказа о привлечении к сверхурочной работе - уведомление о привлечении к такой работе с подписью работника о согласии или, например, докладная записка руководителя подразделения о необходимости выполнения сверхурочной работы без согласия работника; и) для приказа о переводе работника - дополнительное соглашение к трудовому договору, справка, например, медицинской организации, решение суда и др.; к) для приказа о направлении работника в командировку - служебное задание и др. Сроки хранения документов, которые являются основанием для издания приказов, различны. Например, служебные задания о командировании работников хранятся 5 лет, а если работник командируется в долгосрочную зарубежную командировку - 10 лет. График предоставления отпусков, на основании которого издается соответствующий приказ, хранится один год. 4. Журналы и книги учета Форма ведения некоторых журналов (письменная или электронная) законодательством не регламентирована. Если же законодательством установлены четкие требования к оформлению журнала (например, необходимо прошить, поставить печать, подпись должностных лиц, работников), то такой документ обязательно ведется на бумажных носителях. При отсутствии норм, закрепляющих порядок ведения книг и журналов учета документов, работодатель вправе вести их в удобной для него форме (например, в виде таблицы в Excel). 1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек"). Данные книги являются обязательными для ведения каждым работодателем, за исключением работодателя - физического лица, не являющего индивидуальным предпринимателем (п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Подробнее об этом см. п. 1 настоящего материала. 2. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Обязательность наличия данного журнала установлена Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н "Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы". Срок хранения журнала составляет 5 лет (ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558) (далее - Перечень типовых управленческих архивных документов), п. 6 Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н). 3. Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы. Обязательность наличия данного журнала установлена Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н "Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы". Срок хранения журнала составляет пять лет (ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, п. 6 Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы). 4. Журнал учета проверок. Обязательный документ. Подробнее об этом см. п. 4 настоящего материала. 5. Журнал регистрации несчастных случаев на производстве. Обязательный документ. Согласно ст. 230.1 ТК РФ каждый оформленный в установленном порядке несчастный случай на производстве регистрируется работодателем в журнале регистрации несчастных случаев на производстве. Форма журнала утверждена Постановлением Минтруда России от 24.10.2002 N 73 "Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях". В примечании к указанной форме журнала установлено, что он подлежит хранению в организации в течение 45 лет. Однако согласно ст. 630 Перечня типовых управленческих архивных документов журнал регистрации несчастных случаев имеет постоянный срок хранения. 6. Журнал ознакомления с локальными нормативными актами (далее - ЛНА). Законодательством прямо не предусмотрена обязанность ведения такого журнала. Однако в соответствии со ст. 68 ТК РФ работник должен быть ознакомлен с ЛНА до подписания трудового договора и работодатель в целях подтверждения такого ознакомления вправе выбрать любой из способов, например: - в листе ознакомления с ЛНА, являющемся приложением к документу; - в журнале ознакомления; - в листе ознакомления, являющемся приложением к трудовому договору. Рекомендуется вести журнал ознакомления, а не увеличивать количество листов ознакомления в ЛНА. Это связано с тем, что численность работников организации может быть большая и в таком журнале будет содержаться полная информация о всех работниках, ознакомленных с ЛНА. 7. Журнал учета прохождения работниками медицинских осмотров. Необходимость такого журнала законодательством прямо не предусмотрена, но исходя из смысла ст. ст. 69, 213 ТК РФ рекомендуется его вести для отслеживания и учета прохождения работниками медицинских осмотров как при приеме на работу, так и периодических. В этом журнале, как правило, фиксируются основание для направления работника на медицинский осмотр, фамилия, имя, отчество работника, структурное подразделение, в котором он работает, должность, а также дата прохождения осмотра. Следует отметить, что перечни профессий работников, которые должны проходить обязательный медицинский осмотр, имеют постоянный срок хранения по месту разработки и утверждения (ст. 645 Перечня типовых управленческих архивных документов). 8. Журнал учета трудовых договоров. Необязательный документ. Такой журнал необходим, когда работодатель заключает с работниками срочные трудовые договоры и возникает необходимость отслеживать истечение срока их действия. В противном случае срочный трудовой договор может стать договором, заключенным на неопределенный срок. Как правило, в таком журнале отражаются дата и номер заключенного трудового договора, фамилия, имя, отчество работника, структурное подразделение, в котором он работает, если оно указано в трудовом договоре, занимаемая должность, вид и характер работы, а также срок действия трудового договора с указанием даты его прекращения (для срочных трудовых договоров). Перечнем типовых управленческих архивных документов для журналов учета трудовых договоров установлен срок хранения 75 лет (ст. 695). 9. Журнал учета приказов по личному составу. Необязательный документ. Однако его ведение в организации позволит систематизировать приказы, отследить дату их издания, сохранить непрерывность текущих номеров в случае, если необходимо по каким-либо причинам изъять приказ из места их общего хранения, а также если приказы могут одновременно издаваться разными структурными подразделениями. Статьей 695 Перечня типовых управленческих архивных документов установлены следующие сроки хранения книг, журналов учета: - приема, перевода, увольнения работников - 75 лет; - отпусков - три года. 10. Журнал учета личных дел. Наличие данного журнала необязательно для большинства работодателей. В основном его используют государственные и муниципальные органы. Так, для учета личных дел работников органов Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору предусмотрена примерная форма журнала (утв. Приказом Ростехнадзора от 30.05.2008 N 372). Если в организации принято решение о ведении такого журнала, то для разработки его формы можно воспользоваться утвержденной формой. Статьей 695 Перечня типовых управленческих архивных документов установлено, что книги, журналы учета личных дел подлежат хранению 75 лет. 11. Журнал выдачи работникам страховых полисов обязательного медицинского страхования. Необязательный документ. Однако работодатель в целях учета обеспечения работников такими полисами может самостоятельно разработать форму журнала и вести его в организации. Журналы, книги учета выданных полисов медицинского страхования хранятся в организации 3 года (ст. 908 Перечня типовых управленческих архивных документов). 12. Журнал учета листков временной нетрудоспособности. Необязательный документ. Однако работодателю рекомендуется вести такой журнал. Он позволит работнику кадровой службы, например, при подписании табеля учета рабочего времени сверить указанные в нем данные без обращения в бухгалтерию, в которую передаются листки нетрудоспособности для оплаты. При совпадении периода нетрудоспособности с отпуском на основании журнала можно подсчитать количество дней, на которое отпуск работника должен быть продлен. Журналы, книги регистрации листков нетрудоспособности хранятся в организации пять лет (ст. 897 Перечня типовых управленческих архивных документов). 13. Журнал учета выдачи справок. Необязательный документ. Работодателю рекомендуется вести данный журнал для учета и нумерации справок, выдаваемых работникам для представления в различные органы и организации. Журналы, книги регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов, справок о заработной плате, стаже, месте работы должны храниться пять лет (ст. ст. 252, 695 Перечня типовых управленческих архивных документов). 14. Журнал учета работников. В данном журнале при условии его систематического ведения отражается вся информация о действующем составе работников, должностях, которые они занимают. С его помощью можно учитывать табельные номера, которые присваиваются работникам. Журнал может содержать следующие графы: Ф.И.О. работника, его табельный номер, дата приема на работу, должность, реквизиты приказа о приеме и трудового договора, дата перевода на другую должность (работу), дата увольнения, реквизиты приказа об увольнении, содержание приказов. 5. Документы, устанавливающие сроки хранения Организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации). С этой целью организации вправе создавать архивы (ч. 2 ст. 13 указанного Закона). В случае создания такого архива его работа организуется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Ранее для определения сроков хранения документов организации руководствовались Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000). Приказом Росархива от 26.08.2010 N 63 указанный Перечень утратил силу. В настоящее время действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558). Кадровой документации в нем отведены разделы 7 "Трудовые отношения" и 8 "Кадровое обеспечение". При этом рекомендуется ознакомиться со всеми разделами указанного Перечня, поскольку в функции подразделения может входить подготовка таких документов, которые не упомянуты в данных разделах, а указаны в иных, а отслеживать сроки их хранения необходимо (например, штатное расписание, штатная расстановка, должностные инструкции указаны в п. 1.2 "Организационные основы управления" раздела 1 "Организация системы управления"). Помимо упомянутого Перечня в настоящее время продолжают действовать: - Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182); - Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утв. Главархивом СССР 15.08.1988). |
1 2
Похожие:
 | Тк рф, п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных... | | Тк рф, п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных... |
 | Путеводитель по кадровым вопросам. Образцы заполнения форм документов {КонсультантПлюс} | | Путеводитель по кадровым вопросам. Образцы заполнения форм документов {КонсультантПлюс} |
| Категории лиц, подлежащих обязательному медицинскому осмотру при заключении трудового договора | | Категории лиц, подлежащих обязательному медицинскому осмотру при заключении трудового договора |
| В соответствии с п. 1 ст. 30 Конституции РФ каждый имеет право на объединение, включая создание профессиональных союзов для защиты... | | В соответствии с п. 1 ст. 30 Конституции РФ каждый имеет право на объединение, включая создание профессиональных союзов для защиты... |
| Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим... | | Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим... |