2.2 Документальное оформление расчётов с подотчётными лицами по хозяйственным операциям
На исследуемом предприятии ТОО «Тантал-Б» выдача под отчет наличных денег на операционные и хозяйственные расходы, в том числе на приобретение товарно-материальные запасы производится в пределах двухдневной потребности на срок не более трех дней. Расходовать при этом выданные подотчет можно лишь на те цели, на которые они были выданы.
Суммы на хозяйственные нужды выдаются материально-ответственным лицам по распоряжению руководителя. Выдача оформляется расходным кассовым ордером, где указанную сумму утверждает руководитель и главный бухгалтер. В указанном расходном кассовом ордере указывается назначение (цель использования) выданных денег.
Авансовые отчеты имеют стандартную форму, применимую в любых ситуациях: и при составлении отчета по командировочным расходам, и при хозяйственных расходах.
Все хозяйственные операции по расходованию подотчетных сумм в обязательном порядке подтверждаются соответствующей документацией, выписываемой на юридическое лицо, т.е. на организацию, от лица которой сотрудник производит покупки или оплату счетов.
Эти документы являются первичными учетными документами, которые фиксируют факт совершения операции или события.
При оплате работ, услуг, приобретении товаров у юридических лиц необходимо составить авансовый отчет с приложением следующих первичных документов:
счета-фактуры;
накладной;
товарного чека;
квитанции к приходному кассовому ордеру;
фискального чека.
Отсутствие или неправильное оформление вышеперечисленных документов даже при подтверждении факта постановки на бухгалтерский учет материальных ценностей приведет к признанию дохода подотчетного лица, который облагается подоходным, социальным налогом и отчислением в пенсионный фонд.
В случае, если вся сумма расходов подтверждена документально, руководитель подписывает проверенный бухгалтером авансовый отчет. Остаток неиспользованных средств вносится сотрудником в кассу, а в случае перерасхода из кассы предприятия подотчетному лицу выдаются излишне потраченные суммы.
Согласно авансовому отчету приобретенные материальные ценности числятся за отчитавшимся лицом. Материально-ответственное лицо должно не только отчитаться об использовании денежных средств на приобретение тех или иных ценностей, но и передать их на склад организации. Передача на склад происходит по внутренней накладной или приходному ордеру. После того, как все документы проверены бухгалтером и в авансовых отчетах на оборотной стороне проставлены счета, корреспондирующие со счетом 1251 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников: расчеты по подотчетным суммам», обобщенные обороты по счетам операции, отраженные в авансовом отчете, подлежат отражению на соответствующих счетах бухгалтерского учета.
Регулярно бухгалтер компании должен производить анализ дебиторской задолженности компании (инвентаризацию счетов) (Таблица 1).
Таблица 1 – Типовая таблица для инвентаризации счета 1251 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников: расчеты по подотчетным суммам» на 1 апреля 2008 г.
Фамилия, имя, отчество
|
Дата возникновения задолженности
|
Дебет
|
Кредит
|
Дата закрытия задолженности
|
Захаров Н.П.
|
29.03.08
|
7210
|
1251
|
01.04.08
|
Иванов Н.П.
|
31.03.08
|
1251
|
1010
|
|
Инвентаризация расчетов (подтверждение, сверка задолженности) в обязательном порядке производится к составлению финансовой отчетности. Несвоевременно погашенная задолженность влечет к ухудшению финансового состояния компании.
При приобретении каких-либо материальных ценностей их необходимо сначала оприходовать, т.е. показать в учете, что они поступили на склад предприятия, а затем составить акт об их использовании и списать со склада на расходы компании. Поэтому приобретаемые подотчетным лицом канцтовары в случае их сдачи на склад следует отразить на счете 1350 «Прочие запасы». Однако в том случае, когда канцтовары на склад не сдаются, а используются сразу после приобретения, например, в ходе командировки, то их можно списать на расходы на счет 7210 «Административные расходы».
Все суммы выделенного НДС по полученным от поставщиков счетам-фактурам, билетам, квитанциям отражают на счете 1420 «Налог на добавленную стоимость». Бухгалтер проставляет корреспондирующие счета, проверяя все приложенные первичные документы.
В таблице 2 приведена корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами.
Таблица 2 – Фрагмент журнала хозяйственных операций ТОО «Тантал-Б» - за январь-февраль 2008 года
№ п/п
|
дата
|
Документ
|
Дебет
|
Кредит
|
Сумма
|
Содержание
хозяйственной
операции
|
Аналитика
|
Дебет
|
Кредит
|
1
|
05.01
|
РКО № 1
|
1251
|
1030
|
7 000,00
|
Выдано на хоз. расходы
|
Исаев С.А.
|
|
2
|
08.01
|
Авансовый отчет № 1
|
1350
|
1251
|
6 585,00
|
Приобретены запчасти
|
Запчасти
|
Исаев С.А.
|
3
|
08.01
|
ПКО № 2
|
1030
|
1251
|
415,00
|
Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету № 1
|
|
Исаев С.А.
|
4
|
17.01
|
РКО № 2
|
1251
|
1030
|
15 000,00
|
Выдано на хоз. расходы
|
Исаев С.А.
|
|
5
|
20.01
|
Авансовый отчет № 2
|
1311
|
1251
|
13 043,00
|
Приобретены материалы
|
Электроматериалы
|
Исаев С.А.
|
6
|
20.01
|
Авансовый отчет № 2
|
1420
|
1251
|
1 957,00
|
НДС в зачет
|
|
Исаев С.А.
|
7
|
21.01
|
РКО № 3
|
1251
|
1030
|
130 000
|
Выдано в подотчет для оплаты счетов
|
Исаев С.А.
|
|
Таким образом, рассмотрели документальное оформление и учет расчётов с подотчётными лицами по хозяйственным операциям в ТОО «Тантал-Б».
|
