Администрация Ключевского района
Скачать 398.7 Kb.
|
Администрация Ключевского района Алтайского края Архивный отдел администрации Ключевского района Алтайского края Порядок и схема учета архивных документов в архивном отделе администрации Ключевского района УТВЕРЖДЕНЫ Распоряжением администрации Ключевского района Алтайского края от «19» июля 2013 г. № 240 Составитель: Начальник архивного отдела Сенина Светлана Витальевна с. Ключи 2013 г. 1. Общие положения 1.1. Порядок и схема учета архивных документов (далее – «Порядок») в муниципальном архиве разработаны в соответствии с пунктом 3.2.1 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденных приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 (зарегистрирован в Минюсте России 06.03.2007, регистрационный № 9059) («Бюллетень нормативных актов федеральных государственных органов исполнительной власти», № 20, 14.05.2007), приказом Минкультуры России от 16.02.2009 № 68 «О внесении изменений в Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Минюсте России 05.05.2009, регистрационный № 13893) («Российская газета», № 89, 20.05.2009) (далее – «Правила»). 1.2. Порядок учета документов в архивном отделе (далее – «архив»): - определяет состав учетных документов и учетных баз данных, ведущихся в архиве, их целевое назначение и требования к ведению; - закрепляет последовательность работ по учету документов, подлежащих особому учету: страхового фонда и фонда пользования; - определяет и закрепляет ответственность руководителей архивов за создание, ведение и хранение учетных документов. 1.3. Учету подлежат хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для архива, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел и документов. Документы учитываются по архивным фондам, коллекциям, единицам хранения (далее – «ед.хр.»). Полнота и достоверность учета достигается проведением комплекса мероприятий, обеспечивающих строгое соблюдение порядка ведения учетных документов, отражение в них фактического количества, состава и состояния хранящихся в архиве документов. 1.4. Учет архивных документов ведется как в традиционном, так и автоматизированном режимах. 1.5. Основой учета архивных документов является единая система регистрации архивных фондов, коллекций, единиц хранения, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов. 1.6. Схема учета документов в архиве в графической форме фиксирует порядок учета, закрепляя последовательность действий по учету архивных документов при выполнении определенных видов работ. 1.7. Порядок и схема учета документов в архиве, является внутренним нормативным актом и утверждается распоряжением главы администрации Ключевского района Алтайского края.
2.1.1. Документы централизованного государственного учета, которые составляются на основании основных (обязательных) и вспомогательных учетных документов архива и архивохранилищ: - к документам централизованного государственного учета относятся: паспорт архива на 1 января 2013 г., карточка фонда, сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января 2013 г. 2.1.2. Основные (обязательные), вспомогательные учетные документы: - к основным учетным документам архива относятся: книга учета поступлений документов, список фондов, лист фонда, лист учета аудиовизуальных документов, опись дел, документов, реестр описей дел, документов, паспорт архивохранилища, книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования, опись страхового фонда, дело фонда, лист-заверитель дела, внутренняя опись документов дела, в состав которого входят уникальные документы; - к вспомогательным учетным документам архива относятся: журнал учета текущих изменений в составе и объеме фондов, журнал учета переработки и усовершенствования описей дел, описания управленческой документации, документов личного происхождения и фотодокументов, журнал учета описей, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об экспертной комиссии (ЭК) и архиве организаций, утвержденных экспертно-проверочно-методической комиссией (ЭПМК) управления Алтайского края по культуре и архивному делу, согласованных руководителем архива, журнал учета восстановления угасающих текстов, подшивки, картонирования и ремонта дел, журнал учета инициативных информаций, выставок документов, радиотелепередач, публикаций и лекций, сведения о расхождениях в объеме фондов, выявленных в ходе проверки наличия дел архива, и ее итогах, журнал регистрации посещений архива пользователями, книга выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища пользователям, книга выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища работникам архива, журнал учета дел, выданных во временное пользование, журнал учета изъятых подлинных единиц хранения, архивных документов, журнал учета выходов в организации - источники комплектования, проведенных семинаров, индивидуальных консультаций по вопросам ведения делопроизводства и архива организаций, журнал регистрации тематических запросов, журнал регистрации запросов организаций и заявлений граждан по вопросам наведения справок социально-правового характера, журнал регистрации консульских запросов, журнал учета консультирования граждан по телефону, журнал учета личного приема граждан, журнал регистрации личных дел пользователей, инвентарная книга для записи фонда научно-справочной библиотеки, журнал учета сканирования описей дел, журнал учета внесения информации на уровне единицы хранения в БД, журнал учета заказов на ксерокопирование документов и выдачи ксерокопий документов пользователям, журнал учета выдачи описей дел; - к основным учетным документам архивохранилищ относятся: план (схема) размещения архивных фондов по архивохранилищу, карточка постеллажного топографического указателя, карточка пофондового топографического указателя, карточка учета необнаруженных архивных документов, карточки учета физического и технического состояния архивных документов. 2.1.3. Документы по учету работы с организациями - источниками комплектования архива: - к документам по учету работы с организациями относятся: наблюдательное дело организации, гражданина – источника комплектования, описи дел, находящихся на временном хранении, карточка учета работы с организацией. 2.1.4. Программным обеспечением учетных баз данных (далее - «БД») и сводных учетных БД для ведения государственного учета документов АФ РФ в автоматизированном режиме является программный комплекс «Архивный фонд». 2.2. Порядок ведения централизованного государственного учета, формы документов централизованного государственного учета архивных документов архива и порядок их представления устанавливаются Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утвержден приказом Государственной архивной службы России от 11.03.1997 № 11, зарегистрирован в Минюсте России 08.07.1997, регистрационный № 1344) (далее – «Регламент»). Состав и формы основных учетных документов архива и архивохранилищ определены Правилами (см. п. 1.1. настоящего Порядка), а также приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Минюсте России 09.10.2007, регистрационный № 10291, далее – «Приказ от 10.09.2007 № 1273»). Состав и формы вспомогательных учетных документов муниципального архива определены письмами управления архивного дела Алтайского края: - от 20.02.2001 № 202 «О ведении основных и вспомогательных учетных документов» (далее – «письмо управления от 20.02.2001 № 202»); - от 06.06.2007 № 534 «О внедрении памятки» (далее – «письмо управления от 06.06.2007 № 534»); управления Алтайского края по культуре и архивному делу: - от 18.10.2010 № 01-14/3359 «О планировании развития архивного дела на 2011 год и отчетности о работе за 2010 год» (далее – «письмо управления от 18.10.2010 № 01-14/3359»); - от 14.12.2012 № 27-06/09/5599 «Об учете личного приема граждан и консультаций по телефону» (далее – «письмо управления от 14.12.2012 № 27-06/09/5599»). 2.3. Изменения в основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы архива, основные (обязательные) учетные документы архивохранилища вносит начальник архивного отдела. 2.4. Изменения в учетные документы архива и архивохранилища вносятся только на основании актов (см. раздел 3 настоящего Порядка). 2.1. Порядок ведения и назначение документов централизованного государственного учета документов АФ РФ 2.1.1. Паспорт архива на 1 января 20__г.- для фиксации в масштабе архива видового состава и количества единиц хранения/единиц учета документов АФ РФ, состава научно-справочного аппарата архива, условий хранения документов. 2.1.1.1. Форма паспорта установлена приложением № 1 к Регламенту. Паспорт составляется ежегодно и предоставляется в управление Алтайского края по культуре и архивному делу в установленные сроки. Паспорт заполняется в соответствии с Инструкцией о порядке заполнения паспорта архива, утвержденной приказом Росархива от 17.11.1997 № 61. Второй экземпляр паспорта поступает на хранение в фонд архива. 2.1.2. Карточка фонда – для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов, их нумерации, крайних дат, фиксации изменений в объеме и изменений в названии архивного фонда. 2.1.2.1. Форма карточки установлена приложением № 2 к Регламенту. Сведения в карточки вносятся сразу после приема архивных дел, документов, фондов. Карточки фондов на впервые поступившие в течение года фонды составляются в двух экземплярах, один экземпляр предоставляется в управление Алтайского края по культуре и архивному делу в установленные сроки. 2.1.3. Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января 20____ г. – для фиксации в масштабе архива изменений в составе и объеме фондов, с указанием оснований. 2.1.3.1. Форма сведений об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января 20___ г. установлена приложением № 3 к Регламенту. Сведения составляются по порядку номеров фондов. Название фонда указывается по последней дате поступивших и выбывших документов. Сведения составляются ежегодно в 2-х экземплярах, один экземпляр которых предоставляется в управление Алтайского края по культуре и архивному делу в установленные сроки.
2.2.1.1. Форма документа установлена приложением № 5 к Правилам. В архиве ведутся следующие книги учета поступлений документов:
2.2.1.2. В книги учета поступлений документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления архивных документов. Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности. Сведения о поступлении документов вносятся сразу после поступления документов. Ежегодно в книгах учета на 1 января подводится итог количества поступивших за год архивных документов. 2.2.2. Список фондов - для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших. 2.2.2.1. Форма документа установлена приложением № 6 к Правилам. Списки фондов в архиве ведутся отдельно на фонды с индексами «Р», «Л», дореволюционные фонды. В список фондов архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в архив. Не допускается внесение архивного фонда в список фондов до поступления его архивных документов на хранение. Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах. Для учета архивных фондов используются номера в валовой последовательности, а также «свободные номера» - номера архивных фондов, архивные документы которых ранее были выделены к уничтожению в установленном порядке или включены в состав объединенных архивных фондов, и которые ранее не использовались. Номера утраченных, переданных в другие архивы архивных фондов, а также номера архивных фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, архивные документы которых ранее использовались, не могут быть присвоены вновь поступившим архивным фондам. Объединенные архивные фонды и архивные коллекции учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав. Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве. Перепечатка списка фондов осуществляется только с разрешения управления Алтайского края по культуре и архивному делу. В список фондов обязательно вносятся номера, названия и основания выбытия всех архивных фондов, номера которых занимать запрещается. 2.2.3. Лист фонда - для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда. 2.2.3.1. Форма документа установлена приложением № 28 к приказу от 10.09.2007 № 1273. Лист фонда составляется на каждый архивный фонд. В нем учитываются все архивные документы архивного фонда, включая неописанные и секретные. Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда, после переработки архивного фонда или создания объединенного архивного фонда, уточнения истории фондообразователя. В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делаются отметки: «Лист пересоставлен» с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет. На впервые поступающие фонды по личному составу листы фондов ведутся отдельно. Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов в папке. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке. 2.2.4. Лист учета аудиовизуальных документов - для учета количества аудиовизуальных документов определенного вида при их нефондовой организации; учета и нумерации описей аудиовизуальных документов, динамики их изменений. 2.2.4.1. Форма документа установлена приложением № 29 к приказу от 10.09.2007 № 1273. Листы учета аудиовизуальных документов составляются раздельно на различные виды кинофотофоно- и видеодокументов. Листы учета фотодокументов ведутся отдельно на позитивы, фотоальбомы, фотодокументы в электронном виде. Отдельно ведутся листы учета видеодокументов. 2.2.5. Опись дел, документов - для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись. 2.2.5.1. Формы документов установлены приложениями № 32-38, 42 к приказу от 10.09.2007 № 1273, приложениями № 7, 8 к Правилам. При составлении в архиве описи фотодокументов использовать графы формы описи, установленной приложением № 37 к приказу от 10.09.2007 № 1273, оформлять опись следует согласно форме описи дел постоянного хранения, составленной в архиве (приложение № 7 к Правилам) (при оформлении описи в верхнем правом углу первого листа описи вместо грифа утверждения организацией необходимо оставлять место для проставления грифа утверждения ЭПМК управления, к описи составляется титульный лист и др.). При составлении в архиве описи электронных документов постоянного хранения, в частности при описании цифровых фотографий, использовать графы формы описи, установленной приложением № 42 к приказу от 10.09.2007 № 1273, оформлять опись следует согласно форме описи дел постоянного хранения, составленной в архиве (приложение № 7 к Правилам). В 3-ей графе описи после названия заголовка через запятую указываются место и автор съемки. Каждая впервые поступившая опись дел, документов учитывается в реестре описей дел, документов. Каждой новой описи дел, документов присваивается очередной порядковый номер по реестру, который проставляется на обложке описи дел, документов в верхнем левом углу. На всех экземплярах описи дел, документов поступающих в архив, делаются отметки о приеме архивных документов в архив. Описям дел, документов присваиваются учетные номера по листу фонда; при нефондовой организации архивных документов - по листу учета аудиовизуальных документов определенного вида. Не допускается присвоение описям дел, документов одинаковых учетных номеров, за исключением случаев, связанных с рассекречиванием документов. В конце описи дел, документов во всех ее экземплярах делается итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранении единиц хранения/единиц учета, первый и последний номера единиц хранения/единиц учета по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы и основание их выбытия. После каждого поступления или выбытия архивных документов составляется новая итоговая запись к описи дел, документов, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления. В итоговой записи к описи дел архивного фонда личного происхождения, включающей единицы хранения/единицы учета на различных носителях, дополнительно указывается количество таких единиц хранения/единиц учета. Каждая опись дел, документов, том описи дел, документов должны иметь лист-заверитель. Законченная опись дел, документов должна включать, как правило, не более 9999 единиц хранения, единиц учета. Архив должен иметь 3 экземпляра описей дел, документов, первый из которых является страховым. В случае выбытия всех архивных документов описи дел, документов номер этой описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным; в листе фонда и реестре описей делается соответствующая отметка. 2.2.6. Реестр описей дел, документов - для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава. 2.2.6.1. Форма документа установлена приложением № 44 к приказу от 10.09.2007 № 1273. В архиве ведутся реестры описей, документов с индексом «Р», а также дореволюционных фондов, кроме того отдельно ведется реестр описей, документов на впервые поступающие описи дел по личному составу (по фондам с литерой «Л»). Сведения в реестр вносятся при поступлении и выбытии описей дел, документов. Ежегодно на 1 января в реестрах описей составляется итоговая запись о количестве описей дел, документов, поступивших и выбывших в течение года в архив, и их общем количестве. 2.2.7. Паспорт архивохранилища - для суммарного учета архивных фондов, описей и единиц хранения, состояния их хранения в масштабе конкретного архивохранилища. 2.2.7.1. Форма паспорта установлена приложением № 1 к настоящему Порядку. С учетом состава и состояния, хранящихся в конкретном архивохранилище архивных документов, показатели видового состава документов в форме паспорта для каждого архивохранилища меняются. Паспорт архивохранилища составляется ежегодно на 01 января 20_____ г. 2.2.8. Книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования – для учета изменения объема страхового фонда и фонда пользования в единицах учета (отснятых делах) и единицах хранения (микрофишах) за год. 2.2.8.1. Форма документа установлена приложениями № 25, 26 к приказу от 10.09.2007 № 1273. 2.2.9. Опись страхового фонда - для учета общего объема страхового фонда: отснятых дел, количества кадров и микрофиш. 2.2.9.1. Форма документа установлена приложениями № 40, 41 к приказу от 10.09.2007 № 1273. 2.2.10. Дело фонда – комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, а также характеризующий его количественное и качественное состояние. 2.2.10.1. Дело фонда ведется на каждый фонд, ему присваивается номер архивного фонда, на который оно заведено. В дело фонда включаются: историческая справка по истории фондообразователя и истории архивного фонда; акты, фиксирующие изменения в составе и объеме архивного фонда, в том числе акты о рассекречивании документов; копия характеристики архивного фонда, составленной для путеводителя (справочника); инструкции по работе с архивными документами архивного фонда, в том числе по усовершенствованию и переработке описей дел, документов, схемы систематизации архивных документов архивного фонда и др. В дело фонда личного происхождения включаются также сдаточная опись архивных документов, решение ЭПМК управления Алтайского края по культуре и архивному делу о приеме этих документов в архив, договор дарения. Если архивные документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся в составе единиц хранения, то в дело фонда включается справка с перечислением этих единиц хранения и их архивных шифров. Дела фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, включаются в его дело фонда. Состав документов дела организации-источника комплектования документов при нефондовой организации архивных документов аналогичен составу документов дела фонда. Документы дела фонда должны быть подшиты (прошнурованы), пронумерованы с составлением листа-заверителя, заключены в твердую обложку. К делу фонда составляется внутренняя опись, которая по мере включения в дело фонда новых документов дополняется. 2.2.11. Лист-заверитель дела – для учета количества листов в деле. 2.2.11.1. Форма документа установлена приложением № 3 к Правилам. 2.2.12. Внутренняя опись документов дела - для дел, в состав которых входят уникальные документы. 2.2.12.1. Форма документа установлена приложением № 11 к приказу от 10.09.2007 № 1273. 2.2.13. Основной учет в архиве ведется также в автоматизированном режиме путем заполнения учетной БД «Архивный фонд». 2.2.13.1. Учетная БД «Архивный фонд» – для обеспечения информационной поддержки учета; ведения централизованного государственного учета документов в автоматизированном режиме; оперативного представления сведений о наличии в архиве документов того или иного фондообразователя. Перечень реквизитов учетных БД формируется в соответствии с показателями основных (обязательных) учетных документов архива и определяется при заполнении в соответствии Временным порядком автоматизированного учета документов АФ РФ, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, утвержденным приказом Росархива от 23.10.2000 № 64. БД «Архивный фонд» устанавливается на компьютер, технические характеристики которого позволяют обеспечивать качественную работу программного комплекса. 2.2.14. Основные учетные документы архива (см. п.2.2.1, 2.2.2, 2.2.6, 2.2.9, 2.2.11, 2.2.12 настоящего Порядка) должны быть заключены в твердую обложку, листы пронумерованы, составлены листы-заверители. |
Похожие:
 | Новосибирской области на территории Каргатского района, в целях повышения эффективности деятельности органов местного самоуправления... | | Фз «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», руководствуясь статьей 86 Бюджетного кодекса... |
| С целью приведения муниципальных правовых актов в соответствие с Уставом Кондинского района, решением думы Кондинского района от... |  | Администрации муниципального района от 16. 02. 2012 №271 «Об утверждении Правил разработки и утверждения административных регламентов... |
| Собрания Большесолдатского района от 12. 12. 2011г. №91, постановлением Администрации Большесолдатского района Курской области от... | | Постановлением Администрации Прионежского муниципального района от 02 апреля 2012 №696 «Об утверждении Перечня услуг, предоставляемых... |
| Администрации Зерноградского района и в связи с включением фондов муниципального архива документов по личному составу в состав фондов... | | Администрации муниципального района от 16. 11. 2010 №600 "о порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения... |
| Регламентом администрации Джанкойского района Республики Крым, утвержденном постановлением администрации Джанкойского района Республики... | | О служебном удостоверении муниципального служащего муниципального учреждения «Администрация Шегарского района» |