Н.П. Орлянская, к.т.н., доцент
А.В. Нагоев, соискатель
Адыгейский государственный университет
Автоматизация учета запасных частей и расхода горюче смазочных материалов в информационной системе
Основным документом, определяющим совместно с товарно-транспортной накладной при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов является путевой лист грузового автомобиля.
Согласно информации путевого листа производятся расчеты
валового дохода,
начисляется заработная плата водителю,
определяется пробег по показаниям спидометра и соответственно определяется расход горючего согласно нормам расхода горючего.
Согласно пробегу указанному в путевом листе и некоторым другим показателям, определяется стоимость услуг за перевозки грузов.
В настоящее время применяются унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ1 декабря 2003 г. N 105
Однако в некоторых организациях значительная часть обязательных реквизитов путевого листа грузового автомобиля не заполняется. Ссылок на товаротранспортные документы нет, часто не указываются наименование заказчика, маршруты поездок, талоны для заказчиков не отрываются, в большинстве документов отсутствует штамп заказчика и т.п. А это в свою очередь не позволит произвести сверку в целях определения производственного характера затрат и доказать правомерность отнесения указанных затрат на вычеты.
Такими затратами будут являться и горюче-смазочные материалы, и зарплата водителей, и расходы на запчасти, ремонты, амортизация автомобилей. Известно, что путевые листы обязаны хранить в организации совместно с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки. На предприятиях путевые по учету работы легкового автотранспорта листы зачастую выписываются не на каждый день, а в целом за месяц или, в лучшем случае, на неделю, что в конечном счете является также грубейшей ошибкой в организации бухгалтерского документооборота. На более длительный срок путевой лист выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). Маршруты поездок в путевых листах легковых автомобилей, как правило, не указываются.
Имеются недочеты и в учете запасных частей. Запасные части приобретаются организациями, имеющими автотранспортные средства, для ремонта и замены изношенных частей автомобилей. Запчасти могут быть изготовлены на самом предприятии, поступить от поставщиков или подотчетных лиц, закупающих материалы на базарах за наличный расчет. Все приобретенные запчасти приходуются на складе. Материально-ответственное лицо в день поступления ценностей на склад составляет в одном экземпляре карточку по форме ТМЗ-5 «Карточка учета товарно-материальных запасов». Карточка выписывается на фактически принятое количество ценностей. Поступающим на склад запчастям присваивается номенклатурный номер. Записи в карточке ведутся материально-ответственным лицом на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции. Представитель ремонтного цеха (либо водитель, механик гаража или другое назначенное лицо, если на предприятии нет ремонтной службы) получает запчасти со склада по требованию-накладной. Накладную в 2-х экземплярах составляет материально-ответственное лицо склада, сдающего материальные ценности. Ее подписывает сдатчик и получатель запасных частей. Новые запасные части выдают из кладовой только в обмен на изношенные. Изношенные запасные части, подлежащие ремонту, передают в ремонтный цех (участок), а после ремонта возвращают на склад. Негодные к дальнейшему использованию запчасти актируют и приходуют в кладовой по массе лома как прочие материалы. В установленные организацией сроки материально-ответственное лицо склада сдает в бухгалтерию материальный отчет в форме реестра приходных и расходных документов с приложенными первичными документами.
Правила документального оформления движения материалов одинаковы для всех предприятий, как крупных, так и совсем небольших с численностью работающих до 10 человек. Даже в небольшой организации должен быть кладовщик (либо сотрудник, выполняющий функции кладовщика), который ведет документальный учет материальных ценностей, приобретаемых организацией и расходуемых в процессе хозяйственной деятельности. К таким материальным ценностям относятся не только запчасти, но и топливо.
Бухгалтерский учет запасных частей ведется на балансовом счете 205 «Запасные части».
Учет запасных частей ведется отдельно по учетным позициям:
- запасные части новые;
- запасные части отремонтированные;
- запасные части, подлежащие ремонту.
Этот учет ведет материально ответственное лицо склада (заведущий складом или кладовщик) по видам запчастей и номенклатурным номерам.
В организациях, имеющих в своем составе ремонтный цех (участок), создается обменный фонд полнокомплектных двигателей, узлов, агрегатов. Движение обменного фонда отражается на отдельном субсчете второго уровня, открываемом к счету 205. В таких организациях для учета запасных частей используют счета 205.1 «Запасные части» и 205.2 «Обменный фонд».
Поступление запасных частей на предприятие отражается проводками:
Дт 205
Дт 331
Кт 687, 671 – отражено поступление запчастей от поставщика и отнесен НДС в зачет по счетам фактурам;
Дт 205
Дт 331
Кт 333 – отражено поступление запчастей и отнесен НДС в зачет, приобретенных за наличный расчет подотчетным лицом;
Дт 205
Кт 900, 910, 920 – запчасти изготовлены в цехе (на участке) предприятия.
Списание запчастей отражается по кредиту балансового счета 205 и дебету счетов учета затрат на производство (901, 911, 921) или расходов на продажу (801). При оприходовании негодных запасных частей по массе лома делают проводку:
Дт 206 «Прочие материалы»
Кт 205 «Запасные части».
Следует помнить: если запчасть не может быть оприходована как лом или утиль, то в акте необходимо указать, что запчасть уничтожена (разломана на части, разбита и т.п.) и вывезена на свалку.
Учет ремонта автотранспортных средств также производится не всегда в соответствии с установленным порядком. Затраты по поддержанию основных производственных фондов в рабочем состоянии (расходы на технический осмотр и уход включают на текущие расходы и могут не подразделяться по группам фиксированных активов). Затраты на проведение ремонта автотранспорта делятся по группам. Это необходимо сделать потому, что в последующем при подготовке годовой налоговой отчетности бухгалтеру будет проще отнести суммы, затраченные на ремонт и не делать дополнительной выборки.
При капитальном ремонте транспортных средств производится полная разборка агрегата, ремонт базовых и корпусных деталей и узлов, восстановление или замена всех изношенных деталей и узлов на новые, сборка, регулирование, испытание. В результате модернизации происходит улучшение нормативных показателей функционирования транспортного средства (срок полезного использования, мощность и др. технические характеристики). Например, расходы по замене двигателя автомобиля на более мощный носят капитальный характер и увеличивают первоначальную стоимость автомобиля.
Проведение всех видов ремонтов требует соблюдения определенных правил документального оформления:
1) до начала отчетного года на предприятии составляется план технического обслуживания и ремонта подвижного состава;
2) на каждый ремонтируемый автомобиль специальная комиссия, созданная на предприятии, составляет акт технического осмотра и дефектную ведомость. В этих документах указывают: работы, подлежащие выполнению, сроки начала и окончания ремонта, намечаемые к замене детали, нормы времени на работы и изготовление заменяемых деталей. Формы актов и дефектной ведомости предприятие разрабатывает самостоятельно. В приложении 1 приведена возможная форма дефектной ведомости, в приложениях 2 и 3 – формы актов технического состояния автомобиля и аккумулятора;
3) на основании дефектной ведомости составляется смета на проведение ремонта. Смету может составить соответствующая техническая служба предприятия или сторонняя специализированная организация;
4) дефектную ведомость и смету утверждает руководитель предприятия;
5) если ремонт выполняется хозяйственным способом, то инженерно-техническая служба предприятия (например, отдел главного механика, отдел капитальных ремонтов и т.д.) выписывает наряды-заказы по данным дефектной ведомости. Первый экземпляр наряда-заказа передается ремонтному цеху, второй – в бухгалтерию, третий – остается в инженерно-технической службе для контроля над сроками выполнения ремонтных работ;
6) бухгалтерия ведет аналитический учет по наряду-заказу;
7) по дефектной ведомости и наряду-заказу выписываются документы на получение со склада необходимых для ремонта запасных частей и материалов, а также рабочие наряды на изготовление и реставрацию отдельных узлов и деталей;
8) передача автомобиля в ремонт, как в ремонтный цех предприятия, так и сторонней организации, производится на основании акта. Акт подписывают сдающая и принимающая сторона. Если ремонт производит сторонняя организация, то акт составляют в 2-х экземплярах (по одному для каждой стороны);
9) по окончании капитального ремонта составляется акт приемки-передачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов. При производстве ремонтных работ сторонней организацией акт также составляется в 2-х экземплярах;
10) получив акт, бухгалтер делает запись в инвентарной карточке автотранспортного средства о произведенных работах.
Бухгалтерский учет ремонтных работ
зависит от следующих факторов:
1. Метода отражения затрат на проведение ремонтов в бухгалтерском учете :
- создание резерва предстоящих расходов на ремонт основных средств;
- включение расходов на ремонт непосредственно в себестоимость по мере их возникновения;
- отражение расходов на ремонт в составе расходов будущих периодов с последующим равномерным списанием их на счета учета затрат на производство.
Выбранный организацией метод закрепляется в ее учетной политике.
2. Способа осуществления ремонта: подрядный или хозяйственный.
Фактические затраты на проведение ремонтов хозяйственным способом предварительно учитываются на балансовом счете 920 «Вспомогательное производство». А затем покрываются на ремонт основных средств.
При выполнении ремонта подрядным способом:
Дт 801
Кт 687 – отражена стоимость ремонта, выполненного сторонней организацией;
Дт 331
Кт 687 – НДС, предъявленный на стоимость выполненных ремонтных работ
В соответствии с Планом счетов учет горюче-смазочных материалов осуществляется на субсчете 203 «Топливо» счета 20 «Материалы». На этом субсчете учитывается наличие и движение нефтепродуктов (нефть, дизельное топливо, керосин, бензин и др.) и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств. При использовании талонов на нефтепродукты учет их ведется также на субсчете 203 «Топливо» счета 20. Горюче-смазочные материалы приобретаются организацией либо по договору поставки со специализированными организациями, либо непосредственно на автозаправочной станции (за наличные деньги или посредством предварительного приобретения талонов). В связи с этим учет горюче-смазочных материалов может быть организован в разрезе следующих субсчетов второго порядка:
- субсчет 3-1 «Топливо на складе»;
- субсчет 3-2 «Топливо в баках автотранспорта»;
- субсчет 3-3 «Топливо по талонам».
Вариант приобретения горюче-смазочных материалов по договору поставки, как правило, используется организациями, имеющими большой парк машин и возможность хранения приобретенных нефтепродуктов в больших количествах. Приобретенные таким образом горюче-смазочные материалы принимаются к учету на основании полученных от поставщика накладной и счета-фактуры, оформленного в установленном порядке. Составление и выдача покупателю счета-фактуры является обязанностью поставщика, реализующего горюче-смазочные материалы по договору с юридическим лицом.
Приобретение горюче-смазочных материалов по договору поставки со специализированной организацией отражается в бухгалтерском  учете организации-покупателя проводками:
Дт 203, субсчет – 1 «Топливо на складе»
Кт 687 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – на сумму стоимости горюче-смазочных материалов (без НДС);
Дт 331 «Налог на добавленную стоимость к возмещению»
Кт 687 – на сумму НДС, выделенного в счете-фактуре поставщика горюче-смазочных материалов;
Дт 687
Кт 441 «Деньги на текущих счетах в национальной валюте» – на сумму денежных средств, перечисленных поставщику за приобретенные у него горюче-смазочные материалы.
В аналогичном порядке принимаются к учету приобретенные и оплаченные в безналичном порядке талоны на бензин. При выдаче водителям талонов на бензин их стоимость переводится с субсчета по учету топлива по талонам на бензин на субсчет по учету топлива в баках (в случае, если машины не закреплены за водителем) или субсчет Ф.И.О. водителя (в случае, если машины закреплена за водителем):
Дт 203, субсчет «Топливо в баках автотранспорта»
Кт 203, субсчет «Топливо по талонам» – на сумму стоимости горюче-смазочных материалов, указанную в выданных водителю талонах.
При заправке автомобиля за наличный расчет на АЗС водителю выдаются под отчет денежные средства на покупку горюче-смазочных материалов. Здесь уместно напомнить требования по организации расчетов с подотчетными лицами – выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах (авансовый отчет) и произвести окончательный расчет по ним. Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и передается после его утверждения работнику бухгалтерии. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы и суммы затрат по ним. Документом, подтверждающим приобретение горюче-смазочных материалов, является кассовый чек автозаправочной станции. В бухгалтерии проверяется целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке, перерасход – выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
Выдача наличных денег под отчет для приобретения горюче-смазочных материалов и принятие к учету утвержденного руководителем организации авансового отчета оформляется проводками:
Дт 333 «Расчеты с подотчетными лицами»
Кт 451 «Касса» – на сумму денежных средств, выданных под отчет водителю для приобретения горюче-смазочных материалов;
Дт 203 «Топливо в баках »
Кт 687 – на сумму стоимости горюче-смазочных материалов, указанную в чеке;
Дт 451
Кт 333 – на сумму остатка неиспользованного аванса, возвращенного в кассу организации;
При приобретении горюче-смазочных материалов за наличный расчет возникает вопрос о возможности вычета выделенного в кассовом чеке АЗС НДС. Каждое предприятие решает само эту проблему. Хотя Налоговым кодексом и предусмотрено отнесение в зачет НДС по чеку, оформленному надлежащим образом, но некоторые бухгалтера не рискуют отнести в зачет НДС по чеку (в основном это касается тех предприятий, которые заправляют машины от случая к случаю и НДС по приобретенному бензину не оказывает существенное влияние на результаты деятельности предприятия).
Документальное оформление расходования горюче-смазочных материалов
В соответствии с п. 4 ст. 6 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции и события, производимые организацией, «отражаются в системе бухгалтерского учета, при этом должны обеспечиваться:
1) адекватным подкреплением бухгалтерских записей оригиналами первичных документов и отражением в бухгалтерских записях всех операций и событий».
Документом, подтверждающим производственный характер расхода горюче-смазочных материалов, является путевой лист. Путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом, действителен только на 1 день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.
Такие путевые листы являются основным документом первичного учета, определяющим совместно с товарно-транспортной накладной при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.
Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером организации или лицом, на это уполномоченным. Остальные данные заполняют работники организации-владельца автотранспорта и заказчики. Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами, что дает возможность их одновременной проверки.
Для контроля за движением путевых листов, выданных водителю, и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию применяется Журнал учета движения путевых листов.
В путевых листах фиксируется пробег автотранспортного средства, марка и количество горючего, выданного по заправочному листу, остаток горючего при выезде и при возвращении, расход по норме и фактический, определяется экономия или перерасход горючего.
Использование информационных технологий в учете работы автотранспорта значительно облегчает задачу управления предприятием.
В перечень основных возможностей системы учета входят:
Выписка и обработка следующих путевых листов:
Международный путевой лист;
Легкового автомобиля (Форма №3);
Грузового автомобиля повременный (Форма №4-П);
Грузового автомобиля сдельный (Форма №4-С);
Специального автомобиля (Форма №3 спец);
Строительной машины, механизма (Форма №ЭСМ-2);
Учет экспедиторских услуг в международном сообщении, проведение мультивалютных расчетов;
Учет документов, необходимых для осуществления перевозок: страховки, визы, книжки МДП и т.д.
Анализ фактических затрат в разрезе автомобилей и путевых листов;
Расчет нормативного и фактического расхода топлива.
В программе реализована возможность учета расхода топлива для прицепов со спец. оборудованием. Счета для списания топлива настраиваются бухгалтером и позволяют выделять проводками сверхнормативный расход. Учет горючего ведется по каждому водителю, автомобилю и путевому листу;
Расчет пробега, грузооборота, времени в наряде и в простое;
Расчет начислений по заработной плате водителя.
Заработная плата водителя может начисляться по сдельным или повременным тарифам с учетом классности водителя, в зависимости от суммы доходов по путевому листу или вводится готовой суммой;
Одновременный учет горючего, приобретенного различными способами (как за рубли, так и за валюту):
купленного за наличные
полученного по талонам
приобретенного по картам безналичной оплаты
выданного со склада предприятия
полученного у стороннего поставщика
Учет технического обслуживания и ремонта транспортных средств;
Учет номерных запчастей и агрегатов;
Учет предоставленных услуг и выполненных работ по заказчикам. В типовом решении реализована возможность настройки тарифов за автоперевозки по различным алгоритмам (с учетом пробега, времени работы, веса перевезенного груза, грузоборота) в зависимости от модели транспортного средства и контрагента;
Начисление износа транспортного средства и номерных агрегатов.
Настройка на произвольный План счетов.
Работа с отдельными дебиторами-кредиторами осуществляется введением соответствующих субсчетов (до тысячи на каждом счете).
Работа с проводками аналитического учета с возможностью по ним сделать проводки синтетического учета.
Количество проводок в операции не ограничено.
Подготовка, печать и учет платежных документов.
Генерация бланков документов.
Расчет мини зарплаты (до семи статей начислений и удержаний).
Формирование типовой бухгалтерской отчетности:
Список проводок за расчетный период (по счету или все);
Остатки объектов аналитического учета (любого или всех);
Список проводок аналитического учета в хронологическом порядке;
Движение объектов аналитического учета (любого или всех);
План счетов;
Список операций;
Главная книга;
Кассовая книга;
Кассовые ордера;
Оборотный баланс;
Платежная ведомость на выдачу заработной платы;
Ведомость начислений и удержаний по расчету заработной платы;
Список подготовленных платежных поручений, реестров чеков,
Счетов и накладных.
Конструирование произвольных отчетов: Вычисляемые поля отчетов могут состоять из произвольных арифметических комбинаций остатков и оборотов по счетам и субсчетам, а также по парам счетов и субсчетов за произвольно устанавливаемый расчетный период.
Консолидация данных неограниченного числа филиалов или интегрировать в Журнале хозяйственных операций участки учета, которые ведутся на различных компьютерах.
Принцип сквозного просмотра от первичного документа к проводке и плану счетов и наоборот.
Различная выборка значений из журнала хозяйственных операций по запросу пользователя под различными углами зрения.
Ведение электронного архива данных.
Поддерживает систему проверок информации на корректность.
Предоставляет возможность защитить бухгалтерскую информацию паролем от несанкционированного доступа и разграничения для различных пользователей.
Автоматическое завершение финансового года с формированием остатков по счетам и созданием архива данных за прошедший год с возможностью восстановления.
Сервис для бухгалтера: встроенные калькулятор, календарь-дневник, набор символов для оформления отчетных форм, настраиваемый редактор.
Интерфейс, соответствующий международному стандарту CUA (Common User Access), который прост и интуитивно понятен.
Работа как с клавиатурой, так и с манипулятором "мышь".
Стандартный оконный интерфейс,
Развитая подсистема помощи, построенная по функциональному принципу.
По окончании сеанса работы производится автоматическое сохранение вновь введенной информации.
Информация в путевые листы вносится с помощью экранных форм, динамично изменяемых системой в соответствии с видом путевого листа, система ведет контроль уникальности документа в рамках предприятия. Контроль ввода информации просто не позволит выписать путевой лист без необходимых сведений об автомобиле, водителе без введенной группировочной информации. Если не указана дата заполнения документа, система не допустит его печать, причем дата и № путевого листа проставляются автоматически, дата может корректироваться пользователем, а номер нет. Контроль предусмотрен по всем реквизитам путевого листа. . Например, учитываются маршруты основных ездок и автоматически подставляется при выписке листа километраж. Ведется справочник Клиенов, который позволяет автоматически проставлять сведения о заказчиках автотранспорта, о поставщиках. Система обрабатывает ошибки пользователя, сводит до минимума описки в документах. Поэтому незаполненных или недооформленных путевых листов практически не может быть.
Путевые листы могут включать различные маршруты движения, т.е. работу на различных объектах, передвижение по разным адресам, в разных режимах работы. Поэтому в системе предусмотрен гибкий учет движения автомобиля.
В самой системе ведется контроль за характером путевых листов, имеется возможность учета многодневных путевых листов но только для грузового автотранспорта. По одному путевому листу могут быть введены данные о многих маршрутах движения, заказчиках, объектах, различных работах, выполненных данной машиной, отдельных экипажах водителей и режимах расчета данного путевого листа.
. Могут быть распечатаны отчеты типа Карточка машины ( Карточка автомобиля ). Все отчеты типа путевой лист ( рапорт для строительной техники) выполняются в виде типовых межотраслевых форм, утвержденных постановлением Государственного комитета РФ по статистике.
При наличии информационной системы вывод отчетов за любой период времени по пробегу автотранспорта, по заработной плате водителей, по расходу горючего и др. производится автоматически, согласно имеющейся нормативно-справочной информации и путевых листов. Что позволяет оперативно вести учет за расходованием всех необходимых ресурсов автотранспортного предприятия.
Могут быть распечатаны также реестры и счета по выполненным работам, форма КС-3 для строительной техники и др.
Справочник марок машин, может пополняться с использованием средств загрузки марок машин из справочника Hормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (руководящий документ, утвержденный МИHТРАHСОМ РФ) или вручную. Базовые линейные нормы расхода топлив, масел и смазок также могут подгружаться автоматически из этого справочника. Четкому контролю за расходованием горюче смазочных материалов способствует информационная система предприятия. Все расходы ГСМ, согласно справочника норм, вводятся и контролируются автоматически. Имеется возможность вывода оперативной информации по расходу горючего, по каждому автомобилю, водителю и разрезе дат.
Автоматизация учета работы автотранспорта позволит систематизировать работу автотранспортного предприятия, сократить управленческий персонал, сделать аудит автотранспортного предприятия процедурой безболезненной и прозрачной
Литература
Карпова В.В., Карпов А.В. Учет работы автотранспорта на предприятиях различных форм собственности: практ. пособие. Издательство: Книга сервис Москва, 2003. |
