Памятка для заполнения финансового и информационного отчетов
СО НКО - получателями субсидий
Финансовый отчет (далее - Отчет) должен содержать полную и исчерпывающую информацию о расходовании средств (реестр расходов) за отчетный период с приложением заверенных копий документов, подтверждающих произведенные расходы. Листы отчета и приложения к нему прошиваются, количество листов подтверждается подписью руководителя СО НКО – получателя субсидии и заверяется печатью указанной организации на обороте последнего листа на месте прошивки. Отчет и документы к нему формировать в порядке очередности статей, указанных в утвержденных соглашением направлениях расходования средств.
Если к расходам по проекту вы относите только часть произведенных расходов (например, из закупленных в офис канцелярских товаров на проект отнесена только часть приобретенных товаров), на копии платежного документа необходимо указать, какая сумма оплачена за счет субсидии.
По окончании каждого отчетного периода до сдачи Отчета на бумажных носителях желательно высылать заполненный финансовый и информационный отчет (в виде файла Word) на один из указанных электронных адресов: Ayslu.Gafurova@tatar.ru, Marina.Lukashina@tatar.ru. В теме письма следует указывать только номер своего соглашения на субсидию.
В финансовом отчете статьи расходов указываются в соответствии с утвержденными соглашением направлениями расходования средств.
Перечень документов, которые необходимо представить в копиях для подтверждения фактически произведенных расходов по статьям затрат:
1. Расходы на проведение мероприятий (организация и проведение семинаров, рабочих встреч, конференций и т.п.):
Во всех вариантах необходим лист регистрации участников семинара, встречи и т.п. с подписями участников мероприятия (желательно с контактной информацией). В данный лист регистрации также рекомендуется включить столбцы, подтверждающие выдачу комплекта рабочих документов и канцелярских товаров (если это предусмотрено сметой договора). К данной статье также следует представить программу семинара, подтверждающие материалы (фото, видео, статьи в СМИ и т.д.).
1.1. Аренда помещений
- договор;
- акт оказанных услуг по аренде помещения;
- счет;
- платежное поручение с отметкой банка
1.2. Аренда оргтехники и демонстрационного оборудования
- договор;
- акт оказанных услуг;
- счет;
- платежное поручение (при безналичном расчете).
1.3. Возмещение расходов на проезд участников семинара к месту проведения семинара и обратно
- билеты или маршрутные квитанции электронных билетов (распечатка электронного билета). При отчете за авиаперелет необходимо приложить посадочный талон;
- письмо-приглашение с указанием финансовых условий проведения мероприятия;
- приказ о командировании;
- авансовый отчет (для сотрудников Исполнителя);
- реестр билетов с указанием ФИО участника, пункта назначения и отправки, суммы билета.
Возмещение расходов на авиабилеты осуществляется в размерах, не превышающих стоимость билета экономического класса, возмещение расходов на железнодорожные билеты осуществляется в соответствии с тарифами, кроме СВ. Возмещение расходов на такси не производится.
1.4. Проживание
- договор или счет гостиницы с указанием фамилий и сроков проживания;
- при наличии договора – акт сдачи-приемки работ, счет;
- платежное поручение
1.5. Питание
- счет, договор с организацией, обеспечивающей питание, с указанием сроков и количества человек, для которых организовано питание;
- при наличии договора – акт сдачи-приемки работ, счет-меню, товарную накладную и счет-фактуру с перечнем и числом (выходом) блюд;
- платежное поручение.
1.6. Гонорары лекторов, экспертов, научных редакторов, технического персонала (включая социальные начисления), если они не отражены в разделе Бюджета «Оплата труда, вознаграждение, гонорары»
- договоры возмездного оказания услуг;
- акт (ы) выполненных работ по договору;
- расходные кассовые ордера / ведомости выплаты вознаграждения с подписью получателей или платежные поручения на перечисление суммы гонорара на счета в банке с приложением списка;
- расчетные ведомости, расчет начислений страховых взносов, подписанных бухгалтерией Исполнителя, и копии платежных поручений на перечисление страховых взносов и НДФЛ.
1.7. Канцелярские и расходные материалы
- счета, платежные поручения и накладные;
- акт списания данных товаров на расходы по проведению семинара;
- ведомость выдачи канцелярских товаров участникам семинара (можно совместить с Листом регистрации).
2. Тиражирование материалов, типографское издание брошюр, сборников документов, книг; почтовая рассылка
При выполнении работ своими силами представляются:
- копии договоров возмездного оказания услуг или приказы об установлении доплаты сотруднику (-ам) за выполнение работ по тиражированию;
- акты по договорам возмездного оказания услуг;
- платежные поручения на перечисление суммы гонорара на счета в банке с приложением списка;
- расчетные ведомости, расчет начислений страховых взносов, заверенный бухгалтерией Исполнителя, и копии платежных поручений на перечисление страховых взносов и НДФЛ;
- счета, платежные поручения и накладные;
- акт списания данных товаров на расходы по проведению семинара.
При выполнении работ сторонней организацией представляются:
- договор (неотъемлемой частью договора является протокол согласования цены (либо - тех.задание), который должен отражать процесс формирования окончательной цены договора последовательно по всем базисным показателям, а также приложение с изображением макета продукции;
- акт сдачи-приемки работ;
- счет;
- копия платежного поручения;
- копия накладной, приходный ордер, акты списания, акты оказанных услуг со сторонними организациями, списки почтовой рассылки.
Ведомость выдачи печатных материалов участникам семинара (можно совместить с Листом регистрации) или реестр рассылки с отметкой почты и квитанции о рассылке.
При издании брошюр и книг за счет средств субсидии необходимо указать на брошюре (книге), что они изданы за счет средств субсидии МЭ РТ, также указать, что распространение бесплатное, с обязательным указанием тиража.
Образцы печатной продукции, а также список рассылки изданий предоставлять обязательно!
3. Транспортные расходы в месте проведения семинара,
конференции и т.п.
- договор на оказание транспортного обслуживания;
- акт оказанных услуг, счет;
- платежные поручения или корешок к приходному кассовому ордеру;
- путевые листы (при использовании собственного автотранспорта).
4. Письменный перевод учебно-методических материалов, синхронный устный перевод
- договор с юридическим или физическим лицом;
- акт сдачи-приемки услуг;
- счета (если договор с юридическим лицом);
- платежное поручение;
- ведомость по зарплате, платежное поручение по перечислению гонорара на банковский счет с приложением списка или расходный кассовый ордер при расчетах с физическим лицом;
- платежные поручения по перечислению налога на доходы физических лиц и страховых взносов (при заключении контракта с физическим лицом).
5. Гонорары основного, вспомогательного персонала – организаторов семинара, привлеченных лекторов, экспертов, консультантов
- договоры возмездного оказания услуг / приказы об установлении доплат штатным сотрудникам с подробным описанием дополнительных обязанностей;
- акт (ы) по договору возмездного оказания услуг;
- платежные поручения на перечисление суммы гонорара на счета в банке с приложением списка;
- расчетные ведомости, расчет начислений страховых взносов, заверенный бухгалтерией. Исполнителя, платежные поручения по перечислению НДФЛ и страховых взносов.
6. Расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ)
- документы, подтверждающие право собственности (пользования) транспортным средством (ТС) (договор аренды, купли-продажи);
- паспорт ТС;
- приказ об установлении норм расходования ГСМ;
- путевые листы, в которых следует отражать маршрут движения, пункт назначения, километраж, расход бензина и пр.;
- чеки на приобретение ГСМ и авансовые отчеты.
Если Вы арендуете транспортное средство у физического лица, то в этом случае при перечислении арендной платы за автотранспортное средство необходимо удерживать НДФЛ. Если Вы арендуете транспортное средство у физического лица с экипажем, то тогда необходимо помимо НДФЛ также начислять страховые взносы.
Если вы арендуете транспортное средство у юридического лица (или ИП), то необходимо предоставить договор с фирмой-арендодателем, акт о выполнении услуг и ваш подробный отчет о поездках.
7. Расходы на командировки:
7.1. Суточные (командировки)
- приказ о командировании (форма N Т-9, или Т-9А "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку");
- авансовый отчет с приложенными оправдательными документами (проездные билеты, счета за проживание). Авансовые отчеты должны быть представлены в бухгалтерию в течение 3 дней после окончания командировки);
- расходные кассовые ордера или ведомости на выдачу командировочных расходов;
- фотографии с мероприятий, поездок.
7.2. Расходы на проезд (командировки)
- билеты;
- счета авиакомпании (ж/д агентства);
- платежные поручения за билеты.
Возмещение расходов на авиабилеты осуществляется в размерах, не превышающих стоимость билета экономического класса, возмещение расходов на железнодорожные билеты осуществляется в соответствии с тарифами, кроме СВ, вагонов класса «Люкс». Возмещение расходов на такси не производится. Документами для отчёта за командировку, согласно письму Министерства финансов РФ от 17.07.2007 №03-03-06/4/99, (в случае покупки электронного билета) служат: маршрутная квитанция электронного билета (распечатка электронного билета) и копии оригиналов посадочных талонов.
7.3. Проживание (командировки)
- счета гостиницы с указанием фамилий проживающих и сроков проживания;
- платежное поручение (при безналичных расчетах) или (при наличных расчетах) кассовый чек и квитанция проживания в гостинице или квитанция на оплату проживания в гостинице (бланк строгой отчетности);
- размеры норм возмещения расходов по найму жилого помещения - по стоимости стандартного номера эконом класса /кроме номеров класса "Бизнес", "Люкс"/.
8. Организационные расходы (покупка научной и учебной литературы, ксерокопирование материалов)
- счета, платежные поручения и накладные;
- договор на ксерокопирование материалов (при его наличии), акт, накладная, счет, платежное поручение или квитанция к приходному кассовому ордеру;
- приходный ордер (М-4) оприходования в библиотеку закупленной литературы.
9. Оплата консультационных и юридических услуг
- договор с юридическим или физическим лицом-консультантом;
- акт сдачи-приемки консультационных услуг и счета;
- платежное поручение;
- платежное поручение по перечислению налога на доходы физических лиц и страховых взносов (при заключении контракта с физическим лицом);
- копия журнала-регистрации граждан, обращавшихся за бесплатной консультацией. Документ должен содержать следующую информацию: дата, место проведения консультаций, кем и кому оказана (контактная информация - номер телефона, адрес), краткое описание проблемы и вашей помощи в ее решении. Журнал должен быть утвержден, прошит и пронумерован. При обработке персональных данных не забудьте получить согласие их владельцев.
Специалисты, оказывающие те или иные консультации должны предоставить копии документов (дипломов), подтверждающих специальность (квалификацию).
10. Расходы на содержание рабочего аппарата:
10.1. Аренда помещения
- договор аренды (субаренды) со всеми приложениями, указанными в договоре. Не допускается найм жилых помещений, т.к. невозможно их использование в иных целях, кроме проживания граждан (ст. 17 ЖК, ст. 671 ГК РФ);
- акт об оказании услуги;
- счет;
- платежное поручение;
- документ арендодателя, подтверждающий его право собственности;
- акт приема-передачи нежилого помещения к договору аренды.
10.2. Услуги связи, интернет, коммунальные услуги
- договор с поставщиками услуг;
- платежные поручения;
- акты оказанных услуг, счет;
- распечатка телефонных звонков (для услуг связи)
10.3. Заработная плата сотрудников
- если они являются постоянными сотрудниками вашей организации, то вместе с трудовыми договорами необходимо представить Дополнительные соглашения к ним на период реализации проекта. Перечисление выполняемых обязанностей обязательно. Выполняемые обязанности должны коррелировать с выполняемым проектом;
-для специалистов предоставить копии документов (диплома), подтверждающих специальность (квалификацию);
- платежные поручения на перечисление заработной платы и НДФЛ с отметкой банка;
- табель учета рабочего времени на сотрудников получателя субсидии;
- расчетно-платежная ведомость (либо и расчетной, и платежной с регистром учета начисления страховых взносов, включаемых в состав расходов). Ведомости составляются отдельно на штатных сотрудников, принимавших участие в реализации проекта;
- приказы о приеме на работу.
10.4. Страховые взносы на ФОТ
- платежные поручения на перечисление страховых взносов на ФОТ;
- регистр начисления взносов (страховые взносы в ПФР, ФФОМС, ФСС и обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве).
10.5. Канцелярские и расходные материалы
- счета, платежные поручения и товарные накладные; приходные ордера (М-4) на оприходование товара;
- требования-накладные (М-11) на выдачу товаров сотрудникам получателя субсидии или акт списания данных товаров на расходы.
10.6. Приобретение оргтехники
- счета, платежные поручения и накладные.
При покупке оргтехники, офисной мебели и др. ОС дополнительно к финансовым документам предоставлять копии Актов о приеме-передачи объекта основных средств (ОС-1), если стоимость приобретенного оборудования больше
40 000 руб. Если стоимость приобретенного оборудования меньше 40 000 руб., следует предоставить копии приходных ордеров (М-4) и требования-накладные (М-11) на выдачу ТМЦ сотрудникам получателя субсидии.
10.7. Оплата по договорам гражданско-правового характера (ГПХ)
- договоры ГПХ; срок договора не должен превышать период реализации проекта;
- акты оказанных услуг (акт должен быть составлен таким образом, чтобы из его содержания были видны состав и характер оказанных услуг);
- платежные поручения на перечисление заработной платы, НДФЛ и страховых взносов;
- расчетно-платежная ведомость (либо и расчетной, и платежной с регистром учета начисления страховых взносов, включаемых в состав расходов).
Отчет подписывается руководителем организации и бухгалтером, ставится печать организации-получателя субсидии.
Все первичные документы предоставляются в виде заверенных копий. Учитывая, что Отчет предоставляется прошитым со всеми прикладываемыми документами, каждую копию документа можно не заверять, а на сшивке один раз написать «Копия верна» с проставлением печати организации, подписи руководителя с расшифровкой ФИО и должности.
ОБРАЩАЕМ ВАШЕ ВНИМАНИЕ!!!
что для подтверждения фактического выполнения проекта необходимо предоставить следующие документы:
1. При издании бесплатных брошюр и книг
При издании брошюр и книг за счет средств субсидии необходимо указать на брошюре (книге), что они изданы за счет средств субсидии МЭ РТ. Каждое выпускаемое издание должно содержать следующие выходные сведения: наименование издателя и изготовителя, место и год выхода в свет, тираж, пометку «распространяется бесплатно».
2. При проведении конференций, семинаров, встреч
Во всех вариантах необходим лист регистрации (список) участников семинара, встречи с подписями участников мероприятия (желательно с телефонами). В данный лист регистрации также рекомендуется включить столбцы, подтверждающие выдачу комплекта рабочих документов и канцелярских товаров (если это предусмотрено Бюджетом проекта).
3. При оказании рекламных услуг в средствах массовой информации
Экземпляры печатных изданий с публикацией (реклама в печатных изданиях), копии эфирных справок (реклама на телевидении), фотографии рекламных счетов, баннеров, растяжек (реклама на улицах).
4. При создании сайта
Обязательно предоставлять копию Брифа (пожелания клиента, примерное технического задания) и Регламента (порядок выполнения работ) на его создание с детальным перечнем работ и услуг, их продолжительностью и ценой.
В назначении платежа всех платежных поручений по расходам за счет средств субсидии необходимо указывать: «Наименование расхода за счет средств субсидии (номер соглашения)». Пример: «Заработная плата Иванова И.И. за январь 2015 года за счет средств субсидии (15/3)».
Информационный отчет должен отображать деятельность, мероприятия, проведенные организацией в рамках реализации проекта с указанием конкретных дат, мест проведения и т.д., а также достигнутые значения показателей результативности, установленных соглашением. |
