Оформление электронных пропусков выпускника
Электронный пропуск выпускника (ЭПВ) - двусторонняя пластиковая карта, является системным элементом СКУД.
Лицевая сторона: Обратная сторона:
На лицевой стороне ЭПВ после указания фамилии, имени, отчества пользователя пишется «Выпускник».
ЭПВ позволяет беспрепятственно проходить на все объекты НИУ ВШЭ (за исключением общежитий) в соответствии с общим режимом работы НИУ ВШЭ, установленным Правилами внутреннего распорядка НИУ ВШЭ (в т.ч. позволяет осуществлять вход и выход в компьютерные классы), кроме воскресенья.
Для оформления ЭПВ выпускник лично подает заявление в Центр по работе с выпускниками, в котором указывает информацию о себе: фамилию, имя, отчество, дату рождения, год выпуска, факультет, место работы, должность, телефон, E-mail. Цветное портретное фото в формате JPEG размером не менее 400х500 пикс. высылается на электронный адрес Центра по работе с выпускниками alumni@hse.ru. В случае если выпускник заинтересован в продлении срока действия ЭПВ более одного года, он может обновить свои данные на сайте Ассоциации выпускников. В противном случае действие ЭПВ приостанавливается до обновления выпускником данных о себе.
Центр по работе с выпускниками по мере получения информации от выпускников формирует заявку на оформление ЭПВ и направляет сведения о выпускниках в Управление в электронном виде по адресу ubr@hse.ru. За получение изготовленных Управлением ЭПВ работник Центра по работе с выпускниками расписывается в ведомости Управления. Выдачу и учет ЭПВ выпускникам осуществляет работник Центра по работе с выпускниками.
Управление на основании служебной записки от директора по работе с партнерами, направленной на имя директора по безопасности НИУ ВШЭ, предоставляет в Центр по работе с выпускниками сведения о посещении выпускниками объектов Университета за период не более одного календарного года. Сведения предоставляются в электронном виде в формате Excel на электронный адрес alumni@hse.ru.
4.2. В случае отсутствия ЭПВ или иного пропуска установленного образца выпускник НИУ ВШЭ может проходить на объекты НИУ ВШЭ, предъявив охране документ об окончании обучения либо банковскую карту «ВТБ24-ВШЭ» и документ, удостоверяющий личность или по разовому пропуску, оформленному в СУРП.
Оформление электронных пропусков
«Слушатель курсов»
Электронный пропуск «Слушатель курсов» (далее - ЭПСК) – двусторонняя пластиковая карта розового цвета, является элементом СКУД, имеет порядковый номер, надпись «Слушатель курсов». Оформляется Управлением, выдается слушателям на период проведения курсов, прохождения обучения.
Лицевая сторона: Обратная сторона:
Для осуществления доступа слушателей курсов на объекты НИУ ВШЭ руководитель структурного подразделения НИУ ВШЭ, обеспечивающий проведение курсов, направляет в Управление заявку (Приложение 1) с указанием категории пропуска «Слушатель курсов» и количества пропусков.
С целью осуществления учета выдачи ЭПСК руководителем структурного подразделения назначается ответственное лицо, заводится Журнал выдачи пропусков в структурном подразделении.
Ответственное лицо, назначенное руководителем структурного подразделения НИУ ВШЭ, получает ЭПСК в Управлении на основании заявки, подписанной руководителем структурного подразделения. За получение ЭПСК ответственное лицо расписывается в Журнале выдачи пропусков НИУ ВШЭ, где помимо этого указываются дата получения, количество, номера ЭПСК, наименование структурного подразделения, ФИО руководителя структурного подразделения, заказавшего пропуска, ФИО ответственного лица, получившего ЭПСК.
Выдача ЭПСК слушателю, а также последующий возврат слушателем пропуска осуществляются под роспись в Журнале выдачи пропусков, находящемся в структурном подразделении, с обязательным указанием даты получения, ФИО слушателя, номера ЭПСК, срока действия пропуска, названия программы курсов, даты возврата пропуска, заверенной подписью слушателя.
После окончания периода действия курсов возвращенные ЭПСК используются для слушателей последующих курсов.
В случае утери или невозврата ЭПСК слушателем по окончании программы курсов, руководитель структурного подразделения направляет в Управление служебную записку о необходимости восполнения нужного количества пропусков, с обязательным указанием индивидуальных номеров ЭПСК, причины невозврата.
Управление на основании служебной записки, подписанной руководителем структурного подразделения, выдает нужное количество новых ЭПСК, удаляет из базы СКУД индивидуальные системные номера электронных чипов невозвращенных (утерянных) ЭПСК. Вход по таким пропускам в случае их нахождения становится невозможным.
Восполнение утерянных ЭПСК производится путем закупки новых электронных карт, введения индивидуальных номеров электронных чипов в СКУД.
В случае несрабатывания ЭПСК при проходе на объекты НИУ ВШЭ сотрудник охраны обязан изъять неработающий ЭПСК и передать в Управление для определения причины несрабатывания пропуска. В этой ситуации вход разрешается только по разовому пропуску, оформленному в СУРП. Слушатель для разъяснения ситуации должен обратиться в Управление.
Оформление электронных пропусков
«Посетитель»
Электронный пропуск «Посетитель» (далее - ЭПП) – двусторонняя пластиковая карта желтого цвета, является элементом СКУД, имеет порядковый и идентификационный номер, надпись «Посетитель». Оформляется дежурным бюро пропусков Управления (далее – бюро пропусков). Выдается посетителям на период от 10 мин. до 10 час., в течение одного рабочего дня. Действует на объектах, где размещены бюро пропусков.
Лицевая сторона: Обратная сторона:
Работник НИУ ВШЭ, имеющий адрес электронной корпоративной почты и оформивший доступ к СУРП, направляет в бюро пропусков заявку на посетителя, которому необходим вход в НИУ ВШЭ.
Выдача ЭПП осуществляется в бюро пропусков на основании заявки, оформленной в СУРП, при предъявлении посетителем документа, удостоверяющего личность.
Посетитель проходит на территорию НИУ ВШЭ, приложив ЭПП к считывателю турникета. При выходе с объекта посетитель опускает ЭПП в картоприемник турникета.
По окончании рабочего дня дежурный бюро пропусков забирает ЭПП из картоприемника и осуществляет учет сданных ЭП в системе СУРП.
В случае выявления несдачи ЭПП дежурный бюро пропусков ставит об этом в известность работника НИУ ВШЭ, заказавшего пропуск на посетителя, по возможности связывается с посетителем, сообщая о необходимости возврата ЭПП. Если в течение недели ЭПП не возвращен, дежурный бюро пропусков в карточке посетителя СУРП отмечает нарушение.
Заведующий бюро пропусков ежемесячно, до 5 числа каждого месяца, составляет акт списания невозвращенных ЭПП с обязательным указанием порядкового номера каждого ЭПП. Из базы данных СКУД удаляются идентификационные номера указанных ЭПП, карточки блокируются, вход по ним становится невозможным.
В случае несрабатывания ЭПП при проходе на объект НИУ ВШЭ сотрудник охраны обязан изъять неработающий ЭПП и передать в Управление для определения причины несрабатывания пропуска. Посетитель для разъяснения ситуации может обратиться в Управление.
При нарушении посетителем пропускного режима работник охраны составляет акт, ставит в известность об инциденте Управление.
Оформление разовых пропусков
Разовый пропуск сетевой оформляется в СУРП, представляет собой заявку с порядковым номером, ФИО посетителя, даты и времени посещения, контактной информации приглашающей стороны (адрес объекта, ФИО работника НИУ ВШЭ, оформившего пропуск, телефон). СУРП позволяет заказать сетевой разовый пропуск со всех объектов НИУ ВШЭ на любой объект, где система установлена. Оформляется посетителям на период от 10 мин. до 10 час., в течение одного рабочего дня. Допуск посетителя на объект осуществляется на основании документа, удостоверяющего личность. Действует на территории того объекта, куда осуществляется допуск посетителя.
Работник НИУ ВШЭ, имеющий адрес электронной корпоративной почты НИУ ВШЭ и оформивший доступ, направляет заявку в СУРП, указывая адрес объекта НИУ ВШЭ, куда идет посетитель.
Работник охраны на объекте НИУ ВШЭ, получив электронную заявку, осуществляет пропускной режим: отмечает в заявке соответствующие поля входа и выхода посетителей. При нарушении посетителем пропускного режима работник охраны связывается с работником НИУ ВШЭ, оформившим разовый пропуск, по указанному в заявке телефону.
В случае возникновения нештатной ситуации (например, при отсутствии сетевого подключения, невозможности работать в СУРП и др.) посетителям выдается бумажный разовый пропуск.
Бумажный разовый пропуск - карта белого цвета, с порядковым номером, указанием названия объекта НИУ ВШЭ, где этот пропуск действует, ФИО посетителя, временем и даты пребывания. Заверяется подписью руководителя администрации объекта и печатью объекта либо подписью дежурного бюро пропусков и печатью «Бюро пропусков» (на объектах, где размещены бюро пропусков). Выдается посетителям на период от 10 мин. до 10 час., в течение одного рабочего дня. Действует на территории того объекта, куда осуществляется допуск посетителя.
Работник НИУ ВШЭ по телефону связывается с руководителем администрации объекта, куда идет посетитель, либо с дежурным бюро пропусков (на объектах, где размещены бюро пропусков), сообщает ФИО посетителя, время посещения, контактную информацию принимающей стороны.
На основании полученной телефонной заявки и документа, удостоверяющего личность, посетителю выписывается разовый бумажный пропуск, заверенный личной подписью лица, выдавшего пропуск и печатью руководителя объекта (либо печатью бюро пропусков).
По завершении визита посетителя работник НИУ ВШЭ, принимавший посетителя, ставит в нем личную подпись и отметку об окончании времени пребывания.
При выходе с объекта посетитель сдает разовый бумажный пропуск на пост охраны.
В случае нарушения посетителем пропускного режима работник охраны составляет акт, ставит в известность об инциденте руководителя администрации объекта, Управление.
В случае если необходимо обеспечить допуск посетителей на объект единовременно больше 15 человек (например, при проведении мероприятия с массовым пребыванием людей), проход может осуществляться по списку.
Руководитель структурного подразделения НИУ ВШЭ направляет в Управление и руководителю администрации объекта, на который осуществляется допуск посетителей, служебную записку, в которой указывается дата и время проведения мероприятия, количество и ФИО посетителей. Служебная записка с визами начальника Управления и руководителя администрации объекта передается на пост охраны.
Допуск посетителя, указанного в списке, осуществляется на объект НИУ ВШЭ при предъявлении документа, удостоверяющего личность.
Материальные пропуска
Материальный пропуск (далее - МП) – документ, дающий разрешение на перемещение (внос (вынос), ввоз (вывоз)) материальных ценностей на объектах НИУ ВШЭ; бумажная карта, заверенная подписью и печатью руководителя администрации объекта, подписью материально-ответственного лица объекта. Выдается работникам НИУ ВШЭ при перемещении между объектами НИУ ВШЭ материальных ценностей, работникам сторонних организаций, осуществляющим строительные, ремонтные работы, поставку, перемещение материальных ценностей на основании гражданско-правовых договоров, заключенных с НИУ ВШЭ. Оформление, выдача и учет МП осуществляется руководителем администрации объекта. С целью осуществления учета выдачи МП руководителем администрации объекта назначается ответственное лицо, заводится Журнал учета материальных пропусков. Использованные МП хранятся у руководителя администрации объекта в течение трех месяцев, после чего уничтожаются методом измельчения в присутствии комиссии из трех человек (один из которых – руководитель администрации объекта или лицо, его замещающее).
Пропуска на въезд и парковку автотранспорта
Пропуск на въезд и парковку автотранспорта (далее - АП) – двухсторонняя бумажная карта 15х10 см, лицевая сторона – триколор (полосы белого, голубого, красного цвета), с печатью Управления транспортного обеспечения НИУ ВШЭ, указанием года действия, порядкового номера пропуска, модели и государственного регистрационного знака автомобиля, территорий объектов НИУ ВШЭ, на которые разрешен въезд и парковка, ФИО владельца или название организации, подпись проректора, координирующего работу Управления транспортного обеспечения НИУ ВШЭ. АП позволяет осуществлять въезд и парковку автотранспорта НИУ ВШЭ и личного автотранспорта работников НИУ ВШЭ на определенные охраняемые территории объектов НИУ ВШЭ. Оформление, выдача и учет АП осуществляется ответственным лицом, назначенным руководителем Управления транспортного обеспечения НИУ ВШЭ. Разрешение на выдачу АП выдается проректором, координирующим работу Управления транспортного обеспечения НИУ ВШЭ или лицом, его заменяющим, на основании служебной записки руководителя структурного подразделения НИУ ВШЭ. Пропуска выдаются сроком на один календарный год. За получение АП пользователь обязан расписаться в Журнале учета пропусков, находящемся у ответственного лица Управления транспортного обеспечения НИУ ВШЭ. По окончании срока действия, указанного на пропуске, АП сдается по месту получения. В случае необходимости пользователь повторяет процедуру оформления АП на следующий календарный год. АП, срок которых истек, уничтожаются методом измельчения в присутствии комиссии из трех человек (один из которых – начальник Управления транспортного обеспечения НИУ ВШЭ или лицо, его замещающее).
Лицевая сторона: Оборотная сторона:
Заключительные положения
Ответственность за соблюдение настоящего Регламента возлагается:
по п. п. 2-3, 5-6 – на начальника Управления по безопасности и режиму;
по п. 4 – на Директора по работе со студентами и выпускниками;
по п. п. 7-8 – на проректора, координирующего работу Управления транспортного обеспечения НИУ ВШЭ, вопросы административно-хозяйственного управления, обслуживания и эксплуатации объектов НИУ ВШЭ.
Приложение 1
к Регламенту о
пропускной системе НИУ ВШЭ
«_____ »______________ 20___г.
Заявка
на получение пропуска
Структурное подразделение НИУ ВШЭ ____________________________________________________________
|
