Компенсация работникам оплаты
за услуги мобильной связи
Довольно часто встречаются ситуации, когда по долгу трудовых обязанностей работники вынуждены активно использовать свой мобильный телефон. Расходы на мобильную связь работник вынужден предъявлять работодателю.
Подробно рассмотрим ситуацию, когда телефонный аппарат и сим-карта принадлежат сотруднику.
Компенсация работнику за использование (износ)
личного телефона
Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. При этом размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Документальное подтверждение расхода:
- приказ руководителя о компенсации сотруднику затрат на услуги мобильной связи;
– личное заявление работника о произведенных затратах;
– отчет сотрудника о служебных звонках с указанием лица, с которым велись переговоры, и стоимости каждого разговора;
– детализированный счет оператора связи, по которому можно отследить номера, на которые делались звонки, а также стоимость каждого разговора;
– трудовой договор, предусматривающего обязанность работодателя производить возмещение стоимости служебных переговоров;
– договор о предоставлении услуг с оператором связи.
Налог на доходы физических лиц. В п. 3 ст. 217 НК РФ сказано, что не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Из норм трудового и налогового законодательства следует, что денежная компенсация за использование в служебных целях мобильного телефона, принадлежащего сотруднику, не облагается НДФЛ в размерах, установленных организацией.
При этом размер данной компенсации должен иметь экономическое обоснование, и при его определении нужно исходить из документально подтвержденных стоимости мобильного телефона и времени телефонных разговоров по служебным и личным целям. Кроме этого, организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), подтверждающими право собственности работника на используемое имущество (Разъяснения Минфина РФ от 17.06.2009 N 03-04-06-01/138, от 02.03.2006N03-05-01-04/43).
Риск: ИФНС может рассмотреть подобную компенсацию за износ телефона как арендные платежи. Следует помнить, что НДФЛ облагаются доходы, полученные физическим лицом от сдачи в аренду или иного использования имущества, находящегося в РФ (п.п.4 п.1 ст.208 НК РФ).
При выплате доходов (арендной платы) организация признается налоговым агентом и согласно п.1 ст.226 НК РФ с суммы вознаграждения по договору аренды мобильного телефона она обязана исчислить, удержать у сотрудника и уплатить в бюджет НДФЛ из арендной платы (п.4 ст.226 НК РФ).
Страховые взносы в фонды. По оплате компенсации за износ телефонного аппарата позиция не однозначная. В статье 9 п.2 ч1Федерального закона №212-ФЗ прописано, что не облагается компенсация в пределах норм, установленных законодательством РФ или субъектов РФ. Согласно ст. 188 ТК РФ размер возмещения указанных расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Если использование личного имущества (мобильного телефона) связано с выполнение работником своих трудовых обязанностей, это значит, что отчисления в фонды по компенсации за износ мобильного телефона, выплаченные наемному работнику производить не надо.
Компенсация работнику расходов
на оплату услуг мобильной связи
НДФЛ. Кроме компенсации за использование мобильного телефона сотрудника в служебных целях, учреждение также обязано компенсировать ему расходы, произведенные им по оплате услуг связи с применением сотовых телефонов в производственных целях. Суммы компенсации расходов на мобильную связь также не подлежат обложению НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ, так как данные расходы производятся в интересах учреждения, а не налогоплательщика - физического лица (Разъяснения в Письме Минфина РФ от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178).
Компенсация расходов на оплату сотовой связи не облагается НДФЛ при выполнении следующих условий:
- работодатель должен издать приказы, определяющие круг лиц, которым необходимо пользоваться сотовыми телефонами для производственных целей;
- работодатель должен самостоятельно определить экономически обоснованный размер (лимит) компенсации по оплате услуг связи;
- работодатель должен подтвердить факт оплаты телефонных переговоров и их служебный характер.
Для этого нужно иметь авансовые отчеты, кассовые чеки, подтверждающие оплату услуг мобильной связи.
Необходимость выполнения вышеуказанных условий следует из арбитражной практики.
Страховые взносы. Если сотовая связь нужна работнику в целях исполнения им возложенных на него трудовых обязанностей. В этом случае при документальном подтверждении суммы расходов и факта использования услуг мобильной связи в интересах работодателя для служебных целей компенсация затрат на оплату расходов по мобильной связи не будет являться объектом обложения страховыми взносами, так как не будет считаться выплатой в пользу работника. На основании п. 2 ч. 1 ст. 9 закона № 212-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Учет расходов по компенсации
работнику использования мобильного телефона
для работодателя
Налог на прибыль. Согласно пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, при определении налога на прибыль относятся расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернета и иных аналогичных систем). При этом согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
УСНО. Расходы на оплату за услуги связи уменьшают доход по системе налогообложения УСНО пп.18 п.2 ст.346.16 НК РФ
Расходы по аренде личного телефона (основание договор аренды личного телефона и т.п.) уменьшают налогооблагаемую базу по УСНО согласно пп.4 п.2 ст.346.16 НК РФ.
Компенсацию за пользование (износ) мобильного телефона можно отнести к расходам на услуги связи (статья 346.16 пп18) по УСНО.
ЕСХН. Расходы на оплату за услуги связи уменьшают доход по системе налогообложения ЕСХН на основании статьи 346.5 пп.18.
Расходы по аренде личного телефона (основание договор аренды личного телефона и т.п.) уменьшают налогооблагаемую базу по ЕСХН на основании ст. 346.5 п.2 пп.4 НК РФ.
Компенсацию за пользование (износ) мобильного телефона можно отнести к расходам на услуги связи (статья 346.5 пп.18) по ЕСХН.
Материал подготовлен главным экспертом по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения Теневой Т.С.
|
