Стандартные ситуации и сценарии их прохождения.
1. Изменение оргструктуры вуза
Основные ситуации
переименование подразделения;
переподчинение подразделения;
создание нового подразделения;
ликвидация подразделения;
слияние подразделений;
разделение подразделений.
Формально
В соответствии с приказом № 515 от 05.06.2006 г. О внесении изменений в организационную структуру университета, любые изменения в оргструктуре НГТУ принимаются решением Ученого совета с последующим утверждением приказом ректора. Ответственным за актуализацию этих изменений в информационной системе университета (ИСУ) является Центр информатизации университета (ЦИУ).
Фактически
готовят приказ лица, заинтересованные в соответствующем изменении оргструктуры (или заинтересованные в официальном подтверждении уже фактически произошедших изменений).
основную часть сведений об изменениях оргструктуры в ИСУ вносят сотрудники отдела кадров, используя инструментальные средства, разработанные ЦИУ. Некоторую часть данных вносят сотрудники ЦИУ, а также сотрудники подразделения, о котором идет речь в приказе.
Сами приказы по оргструктуре заносятся в библиотеку нормативных документов (БНД) сотрудниками информационной службы.
Текущее состояние оргструктуры отображается на сайте НГТУ
Рекомендации
Поскольку обрабатывать приказ будет оператор, который о смысловой стороне приказа не должен задумываться, необходимо:
чтобы приказ об изменении оргструктуры содержал всю нужную информацию в явном виде, был максимально формализованным, четким, полным и однозначным.
обязательно должны быть указаны контакты исполнителя (того, кто готовил приказ), чтобы было понятно, к кому обращаться в случае каких-либо неясностей.
чтобы приказы готовились своевременно и своевременно же рассылались в ЦИУ и в отдел кадров.
Переименование подразделения
1. Готовится приказ о переименовании подразделения, где нужно указать
прежнее наименование подразделения полностью;
новое наименование подразделения полностью;
новое наименование подразделения сокращенно;
дату, начиная с которой подразделение называется по-новому.
контактную информацию исполнителя
Прежнее название должно соответствовать Структуре университета (www.nstu.ru/ Общая информация/ Структура университета).
Ни полное, ни сокращенное название (новое) не должны совпадать с названиями уже существующих подразделений. Проверить название на предмет совпадения можно:
либо на странице Структура университета (www.nstu.ru/ Общая информация/ Структура университета; нажать ссылку «Развернуть», нажать Ctrl-F, в появившемся окне поиска набрать новое название подразделения сокращенное, попробовать найти. Если не найдется, значит такого названия у существующих подразделений нет. Потом повторить эту же операцию для полного названия);
либо обратиться в ЦИУ.
Если дата переименования не указана явно, новое название актуально с момента утверждения приказа.
2. Копии приказа о переименовании предоставляются в ЦИУ и отдел кадров.
3. Сотрудником отдела кадров выполняется переименование подразделения в ИСУ.
Переподчинение подразделения
Подразделение выводится из подчинения одной структурной единицы и передается в подчинение другой или становится самостоятельной структурной единицей.
1. Готовится приказ о структурной реорганизации, где нужно указать
наименование подразделения полностью;
дату, начиная с которой изменяется подчинение подразделения;
из подчинения какой структурной единицы подразделение выводится;
в подчинение какой структурной единице передается подразделение (или указать, что подразделение становится самостоятельной структурной единицей);
контактную информацию исполнителя.
Названия подразделения и структурных единиц должны соответствовать Структуре университета (www.nstu.ru/ Общая информация/ Структура университета).
Если дата переподчинения не указана явно, переподчинение актуально с момента утверждения приказа.
2. Копии приказа о переподчинении предоставляются в ЦИУ и отдел кадров.
3. Сотрудником ЦИУ изменяется подчинение подразделения в ИСУ.
Создание нового подразделения
1. Готовится приказ о создании нового подразделения, где нужно указать:
новое наименование подразделения полностью;
новое наименование подразделения сокращенно;
подчиненность: к какому факультету относится, дочерним подразделением какого подразделения является.
дату, с которой создано подразделение (это особенно актуально, если приказ делается задним числом);
основной вид деятельности: учебная, учебно-вспомогательная, научно-исследовательская, производственная, административная, хозяйственная, хозрасчетная обучение, хозрасчетная прочее.
Контактную информацию подразделения (расположение, телефоны и т.п.) - если новое подразделение не является кафедрой.
контактную информацию исполнителя.
Ни полное, ни сокращенное название нового подразделения не должны совпадать с названиями уже существующих подразделений. Проверить название на предмет совпадения можно:
либо на странице Структура университета (www.nstu.ru/ Общая информация/ Структура университета; нажать ссылку «Развернуть», нажать Ctrl-F, в появившемся окне поиска набрать новое название подразделения сокращенное, попробовать найти. Если не найдется, значит такого названия у существующих подразделений нет. Потом повторить эту же операцию для полного названия);
либо обратиться в ЦИУ.
Если дата создания подразделения не указана явно, новое подразделение актуально с момента утверждения приказа.
2. Копии приказа о создании нового подразделения предоставляются в ЦИУ и отдел кадров.
3. Данные о новом подразделении (кроме контактной информации) вносятся в ИСУ сотрудником отдела кадров.
4. Если создается не кафедра, контактная информация подразделения вносится в ИСУ сотрудником ЦИУ.
5. Если создается кафедра
должен быть назначен ответственный за сайт кафедры и должны быть предоставлены дополнительные права ученому секретарю кафедры. Это возможно только после того, как будут приняты (или переведены с других кафедр) сотрудники. Для назначения прав ответственного за сайт кафедры и ученого секретаря, готовится служебная записка на имя директора ЦИУ за подписью заведующего кафедрой; в служебной записке должно быть указано: полное и сокращенное название кафедры, ФИО сотрудника, назначаемого ответственным за сайт кафедры, ФИО ученого секретаря кафедры;
сотрудником ЦИУ выдаются права ответственному за сайт кафедры и ученому секретарю;
ответственным за сайт, ученым секретарем или заведующим кафедрой вносится контактная информация.
Ликвидация подразделения
1. Готовится приказ о ликвидации подразделения, где нужно указать:
наименование подразделения полностью;
дату, начиная с которой подразделение ликвидируется.
контактную информацию исполнителя.
Названия подразделения должно соответствовать Структуре университета (www.nstu.ru/ Общая информация/ Структура университета).
Если дата ликвидации подразделения не указана явно, считается, что подразделение ликвидируется с момента утверждения приказа.
2. Копии приказа о ликвидации подразделения предоставляются в ЦИУ и отдел кадров.
3. Сотрудником отдела кадров в ИСУ регистрируется дата ликвидации подразделения, но пока в подразделении работает хотя бы один человек, подразделение остается актуальным. Вопрос об увольнении или переводе сотрудников ликвидируемого подразделения решается индивидуально с каждым сотрудником.
4. Сотрудником ЦИУ вносятся изменения в оргструктуру университета.
Слияние подразделений
Создается новое подразделение путем слияния двух или более подразделений
1. Готовится приказ о слиянии подразделений, где нужно указать:
какие подразделения сливаются в одно, перечислить прежние наименования подразделений полностью в соответствии со Структурой университета (www.nstu.ru/ Общая информация/ Структура университета);
наименование нового подразделения полностью;
наименование нового подразделения сокращенно;
дату, начиная с которой создается новое подразделение;
основной вид деятельности нового подразделения: учебная, учебно-вспомогательная, научно-исследовательская, производственная, административная, хозяйственная, хозрасчетная обучение, хозрасчетная прочее.
Контактную информацию нового подразделения (расположение, телефоны и т.п.) - если новое подразделение не является кафедрой.
контактную информацию исполнителя.
Ни полное, ни сокращенное название нового подразделения не должны совпадать с названиями уже существующих подразделений. Проверить название на предмет совпадения можно:
либо на странице Структура университета (www.nstu.ru/ Общая информация/ Структура университета; нажать ссылку «Развернуть», нажать Ctrl-F, в появившемся окне поиска набрать новое название подразделения сокращенное, попробовать найти. Если не найдется, значит такого названия у существующих подразделений нет. Потом повторить эту же операцию для полного названия);
либо обратиться в ЦИУ.
Если дата не указана явно, новое подразделение, актуально с момента утверждения приказа.
2. Копии приказа о слиянии подразделений предоставляются в ЦИУ и отдел кадров.
3. Сотрудником отдела кадров вносятся сведения о новом подразделении (кроме контактной информации). Для подразделений, которые сливаются, регистрируется дата, начиная с которой эти подразделения более не существуют. Однако пока в этих подразделениях работает хотя бы один человек, подразделения остаются актуальными. Вопрос об увольнении или переводе сотрудников сливающихся подразделений решается индивидуально с каждым сотрудником.
4. Если в результате слияния образуется не кафедра, контактная информация нового подразделения вносится в ИСУ сотрудником ЦИУ.
5. Если в результате слияния образуется кафедра
должен быть назначен ответственный за сайт новой кафедры и должны быть предоставлены дополнительные права ученому секретарю новой кафедры. Это возможно только после того, как будут переведены на новую кафедру сотрудники (ответственный за сайт и ученый секретарь). Для назначения прав ответственного за сайт кафедры и ученого секретаря, готовится служебная записка на имя директора ЦИУ за подписью заведующего новой кафедрой; в служебной записке должно быть указано: полное и сокращенное название новой кафедры, ФИО сотрудника, назначаемого ответственным за сайт кафедры, ФИО ученого секретаря кафедры;
сотрудником ЦИУ выдаются права ответственному за сайт кафедры и ученому секретарю;
ответственным за сайт, ученым секретарем или заведующим кафедрой вносится контактная информация новой кафедры.
Разделение подразделений.
Из одного подразделения образуется два (или более) новых подразделения.
1. Готовится приказ о разделении подразделения на два (или более) новых подразделения, где нужно указать:
полное наименование подразделения, которое разделяется, в соответствии со Структурой университета (www.nstu.ru/ Общая информация/ Структура университета);
для каждого из новых подразделений отдельно:
полное наименование;
сокращенное наименование;
подчиненность: к какому факультету относится, дочерним подразделением какого подразделения является;
основной вид деятельности подразделения: учебная, учебно-вспомогательная, научно-исследовательская, производственная, административная, хозяйственная, хозрасчетная обучение, хозрасчетная прочее;
контактную информацию подразделения (расположение, телефоны и т.п. ) - если новое подразделение не является кафедрой;
дату, начиная с которой происходит разделение;
контактную информацию исполнителя.
Ни полное, ни сокращенное название новых подразделений не должны совпадать с названиями уже существующих подразделений. Проверить название на предмет совпадения можно:
либо на странице Структура университета (www.nstu.ru/ Общая информация/ Структура университета; нажать ссылку «Развернуть», нажать Ctrl-F, в появившемся окне поиска набрать новое название подразделения сокращенное, попробовать найти. Если не найдется, значит такого названия у существующих подразделений нет. Потом повторить эту же операцию для полного названия);
либо обратиться в ЦИУ.
Если дата не указана явно, новые подразделения актуальны с момента утверждения приказа.
2. Копии приказа о разделении подразделения предоставляются в ЦИУ и отдел кадров.
3. Сотрудником отдела кадров вносятся сведения о новых подразделениях (кроме контактной информации). Для подразделения, которое делится, регистрируется дата, начиная с которой это подразделение более не существует. Однако пока в подразделении работает хотя бы один человек, подразделение остается актуальным. Вопрос об увольнении или переводе сотрудников разделяющегося подразделения решается индивидуально с каждым сотрудником.
4. Если в результате разделения образуются не кафедры, контактная информация новых подразделений вносится в ИСУ сотрудником ЦИУ.
5. Если в результате разделения образуются кафедры, для каждой отдельно
должен быть назначен ответственный за сайт новой кафедры и должны быть предоставлены дополнительные права ученому секретарю новой кафедры. Это возможно только после того, как будут переведены на новую кафедру сотрудники (ответственный за сайт и ученый секретарь). Для назначения прав ответственного за сайт кафедры и ученого секретаря, готовится служебная записка на имя директора ЦИУ за подписью заведующего новой кафедрой; в служебной записке должно быть указано: полное и сокращенное название новой кафедры, ФИО сотрудника, назначаемого ответственным за сайт кафедры, ФИО ученого секретаря кафедры;
сотрудником ЦИУ выдаются права ответственному за сайт кафедры и ученому секретарю;
ответственным за сайт, ученым секретарем или заведующим кафедрой вносится контактная информация новой кафедры.
2. Изменения контактной информации и прав доступа
Основные ситуации :
Изменение контактной информации кафедры
Изменение контактной информации подразделения
Изменение контактной информации сотрудника
Смена ответственного за сайт кафедры или ученого секретаря.
Изменение контактной информации кафедры
Ответственный за сайт, ученый секретарь или заведующий кафедрой изменяют контактную информацию в режиме редактирования сайта кафедры (www.nstu.ru/ Общая информация или Преподавателям/ Корпоративные ресурсы. Ввести логин и пароль, выбрать в меню «Ввод информации / Кафедры, преподаватели», затем в блоке «Выберите раздел» выбрать сайт кафедры / в меню выбрать «О кафедре»/ «Общая информация»).
Изменения контактной информации кафедры в поисковой системе станут видны в течение 3-х часов.
Если у кафедры есть авторский сайт и нужно, чтобы на типовом сайте кафедры ссылка на авторский сайт была активной, следует обратиться в информационную службу.
Изменение контактной информации подразделения
Готовится служебная записка на имя директора ЦИУ за подписью руководителя подразделения. В служебной записке нужно указать
новую контактную информацию подразделения;
ФИО и контактную информацию исполнителя.
Если изменяется (добавляется) авторский сайт подразделения, служебная записка визируется у директора информационной службы.
Сотрудником ЦИУ обновляется контактная информация подразделения.
Изменение контактной информации сотрудника
Если у сотрудника нет логина для доступа в корпоративную систему, нужно подойти в ЦИУ (I-301, I-306) с пропуском и получить логин и пароль.
Сотрудник изменяет свою контактную информацию в режиме редактирования личного сайта (www.nstu.ru/ Общая информация или Преподавателям/ Корпоративные ресурсы. Ввести логин и пароль, выбрать в меню «Ввод информации / Кафедры, преподаватели», затем в блоке «Выберите раздел» выбрать «Перейти на личный сайт» / в меню выбрать «Общая информация» )
Изменения контактной информации сотрудника в поисковой системе станут актуальны в течение 3-х часов.
Смена ответственного за сайт кафедры или ученого секретаря кафедры
Готовится служебная записка на имя директора ЦИУ за подписью заведующего кафедрой. В служебной записке нужно указать: название кафедры, ФИО ответственного за сайт или ученого секретаря.
3. Изменения кадрового состава и должностных обязанностей.
Сведения о том, кто, где и кем работает, в ИСУ вносят сотрудники отдела кадров на основании соответствующих документов. Для того чтобы работник отображался в списке сотрудников подразделения, нужно предоставить в отдел кадров необходимые документы. Все сотрудники должны подписывать «Согласие на обработку персональных данных».
Основные ситуации :
Штатный сотрудник (основной, внешний совместитель)
Внештатный преподаватель - внут.совместитель
основная учебная нагрузка (на кафедрах)
рядовой сотрудник
руководитель структурного подразделения
дополнительная учебная нагрузка (образовательные центры, ФПК и т.п. )
Внештатный преподаватель - внешний почасовик
Изменение фамилии
Изменение паспортных данных
Изменение адреса
Изменение ученой степени
Изменение ученого звания
Доп. обязанности: зав.кафедрой, зав.лабораторией, директор, начальник, зам.декана, мат.ответственный.
Доп. обязанности: ученый секретарь, ответственный за сайт кафедры.
Штатный сотрудник (основной или совместитель)
При поступлении на работу штатный сотрудник должен оформить трудовой договор в соответствии с Трудовым кодексом РФ и предоставить в ОК пакет документов. Более подробную информацию о составе пакета документов и порядке визирования трудового договора можно узнать в отделе кадров.
Отдел кадров готовит приказ в соответствии с документами, после чего сотрудник появляется в списке подразделения, данные передаются в бухгалтерию.
Сотрудник получает удостоверение в Службе безопасности НГТУ.
При необходимости получить логин и пароль для доступа в «Корпоративную систему», сотрудник должен обратиться в ЦИУ (I-301, I-306) с предъявлением удостоверения.
Внештатный преподаватель - внут.совместитель
Сотрудник, работающий в одном из подразделений НГТУ как штатный, может вести учебные занятия на кафедре или в образовательном центре. Нормативный документ - Положение об оформлении и оплате дополнительных работ для сотрудников НГТУ и внештатных сотрудников.
Основная учебная нагрузка - проведение занятий со студентами дневного/ заочного отделения по учебным курсам, закрепленным за кафедрами через систему Деканат.
рядовой сотрудник (не преподаватель) оформляет служебную записку по образцу Приложения 1, подписывает ее у заведующего кафедрой, за которой закреплены учебные курсы, у руководителя своего подразделения, в ПФО. После подписание служебной записки ректором (проректором), отдел кадров готовит приказ о разрешении вести преподавательскую работу. Сотрудник появляется в списке сотрудников кафедры, данные передаются в бухгалтерию.
сотрудник- руководитель структурного подразделения (не преподаватель) оформляет договор возмездного оказания образовательных услуг, который в обязательном порядке предоставляет в отдел кадров. Отдел кадров регистрирует договор возмездного оказания образовательных услуг. Сотрудник появляется в списке сотрудников кафедры, данные передаются в бухгалтерию.
В исключительных случаях штатный преподаватель одной кафедры может вести нагрузку на другой кафедре, также оформляется служебная записка по образцу Приложения 1.
Дополнительная учебная нагрузка - проведение занятий в образовательных хозрасчетных центрах, ФПК и т.п. Сотрудник оформляет служебную записку по образцу Приложения 2, подписывает ее у руководителя образовательного центра (и т.п.) , у руководителя своего подразделения, в ПФО. После подписания служебной записки ректором (проректором), отдел кадров готовит приказ о разрешении вести преподавательскую работу. Сотрудник появляется в списке сотрудников образовательного центра, данные передаются в бухгалтерию.
Внештатный преподаватель - внешний почасовик
Оформляет договор возмездного оказания образовательных услуг, который в обязательном порядке предоставляет в отдел кадров. Отдел кадров регистрирует договор возмездного оказания образовательных услуг. Сотрудник появляется в списке сотрудников кафедры или образовательного центра, данные передаются в бухгалтерию.
Изменение фамилии
сотрудник предоставляет в отдел кадров новый паспорт и заявление о смене фамилии;
отдел кадров готовит приказ о смене фамилии;
измененные данные передаются в бухгалтерию.
Изменение паспортных данных
сотрудник предоставляет в отдел кадров новый паспорт;
отдел кадров фиксируют изменение паспортных данных;
измененные данные передаются в бухгалтерию.
Изменение адреса
сотрудник предоставляет в отдел кадров паспорт с новой пропиской;
отдел кадров фиксируют изменение адреса прописки;
измененные данные передаются в бухгалтерию.
Изменение ученой степени
сотрудник предоставляет в отдел кадров диплом о присуждении ученой степени;
отдел кадров вносит сведения об ученой степени в ИСУ и готовит приказ об установлении стимулирующей выплаты за ученую степень;
данные передаются в бухгалтерию;
сотрудник заполняет раздел «Звания и послевузовское образование» на своём типовом сайте.
Изменение ученого звания
сотрудник предоставляет в отдел кадров диплом о присуждении ученого звания;
отдел кадров вносит сведения об ученом звании в ИСУ;
данные передаются в бухгалтерию;
сотрудник заполняет раздел «Звания и послевузовское образование» на своём типовом сайте.
Доп. обязанности : зав.кафедрой, зав.лабораторией, директор, начальник, зам.декана, мат.ответственный.
Сотрудник, работающий в одном из подразделений НГТУ как штатный, может быть назначен временно или постоянно исполняющим обязанности заведующего кафедрой, заведующего лабораторией, директора, начальника, заместителя декана, а также материально ответственным.
Оформляется служебная записка или распоряжение ректора.
Отдел кадров готовит приказ.
Данные передаются в бухгалтерию.
Внимание. Назначение сотрудника на должность, например, заведующего кафедрой, не означает автоматическое освобождение от этой должности прежнего заведующего кафедрой.
Приложение 1
Ректору НГТУ
проф. Пустовому Н.В.
(должность)
(отдел)
(фио)
служебная записка
Прошу разрешить мне преподавательскую работу
со студентами дневного/ заочного отделения на кафедре ________________________
по дисциплинам
наименование дисциплины
|
объем, час
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
в общем объеме ___________ часов
в период с ____________ по _____________
подпись______________
дата ______________
Руководитель отдела ___________________________________________________________
Заведующий кафедрой _________________________________________________________
ПФО ________________________________________________________________________
Отдел кадров _________________________________________________________________
Ректор _______________________________________________________________________
Приложение 2
Ректору НГТУ
проф. Пустовому Н.В.
(должность)
(кафедра/отдел)
(фио)
служебная записка
Прошу разрешить мне преподавательскую работу
по программам дополнительного образования в хозрасчетном подразделении
_____________________________________________________________________________
по дисциплинам
наименование дисциплины
|
объем, час
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
в общем объеме ___________ часов
в период с ____________ по _____________
подпись______________
дата ______________
Заведующий кафедрой _________________________________________________________
Руководитель хозрасчетного подразделения________________________________________
ПФО_________________________________________________________________________
Отдел кадров__________________________________________________________________
Ректор _______________________________________________________________________ |
