См. также:
Консультация эксперта: Существуют ли какие-то ограничения продолжительности рабочего дня при ненормированном режиме и полагается ли доплата за переработку?
3.1. Категории работников с ненормированным рабочим днем
Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем работодатель вправе определить самостоятельно, зафиксировав его в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте (ст. 101 ТК РФ).
Примером оформления внесения сведений об установлении ненормированного рабочего дня и компенсаций за работу в таком режиме в локальный нормативный акт может служить Приказ ФСС РФ от 22.06.2009 N 146, а также Постановление Правления ПФР от 01.11.2007 N 274п.
При определении категории работников с ненормированным рабочим днем следует учитывать, что в такую категорию нельзя включать работников, которым в соответствии со ст. 94 ТК РФ установлена предельная норма ежедневной работы (смены). К таким работникам относятся, в частности:
- работники в возрасте от 14 до 18 лет (абз. 2, 3 ч. 1 ст. 94 ТК РФ);
- инвалиды, продолжительность ежедневной работы которых устанавливается в соответствии с медицинским заключением (абз 4. ч. 1 ст. 94 ТК РФ);
- работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 2 ст. 94 ТК РФ).
Также в режиме ненормированного рабочего дня не могут работать лица, которым в соответствии со ст. 92 ТК РФ установлена сокращенная продолжительность рабочего времени. К таким работникам относятся, в частности:
- работники в возрасте до 18 лет (абз. 2, 3 ч. 1 ст. 92 ТК РФ);
- работники, являющиеся инвалидами I или II группы (абз. 4 ч. 1 ст. 92 ТК РФ);
- работники, условия труда на рабочих местах которых по результатам специальной оценки условий труда отнесены к вредным условиям труда 3 или 4 степени или опасным условиям труда (абз. 5 ч. 1 ст. 92 ТК РФ).
Кроме этого, согласно ч. 5 ст. 99 ТК РФ не допускается привлечение беременных женщин к сверхурочной работе. Сверхурочная работа выполняется по инициативе работодателя за пределами установленной работнику продолжительности рабочего времени. Поскольку работа в режиме ненормированного рабочего дня также выполняется за пределами установленной продолжительности рабочего времени, привлекать беременных женщин к работе в таком режиме нельзя.
Привлечение к работе указанных работников за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени, в том числе эпизодическое, является нарушением их прав на предоставление государственных гарантий в области охраны труда.
До внесения изменений в ст. 101 ТК РФ (до 06.10.2006) ненормированный рабочий день можно было устанавливать только работникам с нормальной продолжительностью рабочего времени.
Согласно действующей редакции ст. 101 ТК РФ работодатель вправе эпизодически привлекать отдельных работников к работе за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени. Следовательно, работнику, которому установлено неполное рабочее время, работодатель вправе установить ненормированный рабочий день. Аналогичная позиция содержится в письме Роструда от 19.04.2010 N 1073-6-1.
См. образец заполнения положения о ненормированном рабочем дне.
Установление определенным категориям работников ненормированного рабочего дня, помимо коллективного договора, соглашения, локального нормативного акта работодателя, регулируется также иными нормами, например:
- п. 14 Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей (утв. Приказом Минтранса России от 20.08.2004 N 15);
- п. 37 Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха, условий труда отдельных категорий работников железнодорожного транспорта, непосредственно связанных с движением поездов (утв. Приказом МПС России от 05.03.2004 N 7).
3.1.1. Порядок оформления документов об установлении ненормированного рабочего дня при приеме на работу
Перед заключением трудового договора работника необходимо ознакомить с локальными нормативными актами, в которых установлен перечень должностей с ненормированным рабочим днем, а также вид и размер компенсации за работу в таком режиме.
После этого с работником заключается трудовой договор, в который вносится условие о работе в режиме ненормированного рабочего дня (абз. 6 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
На основании трудового договора работодатель издает приказ о приеме на работу (форма N Т-1) (ч. 1 ст. 68 ТК РФ). В графе "условия приема на работу, характер работы" приказа следует указать на особый режим работы. Формулировка записи может выглядеть следующим образом: "Работа на условиях ненормированного рабочего дня".
См. образец заполнения приказа.
Далее заполняется трудовая книжка без указания особого режима работы, а также личная карточка работника (форма N Т-2), в которой может быть отражено количество дней дополнительного отпуска.
3.1.2. Порядок оформления документов об установлении ненормированного рабочего дня в процессе работы
Необходимость установить работнику особый режим работы может возникнуть после заключения трудового договора как при его переводе на другую работу, так и в случае включения занимаемой им должности в перечень, предусматривающий ненормированный рабочий день.
Для установления такого режима работы необходимо выполнить следующие действия:
- ознакомить работника с локальными нормативными актами, устанавливающими перечень должностей с ненормированным рабочим днем, а также вид и размер компенсации за работу в таком режиме. Этот этап выполняется в том случае, если работник не был ознакомлен с указанными документами под подпись при приеме на работу или если в них вносились изменения, с которыми ознакомление не производилось (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ);
- заключить дополнительное соглашение об изменении определенных условий трудового договора. В соглашении необходимо указать на установление особого режима работы, а также отразить продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска. В случае перевода работника на другую работу также указываются и другие меняющиеся условия (новая трудовая функция, условия оплаты труда и т.д.);
См. образец заполнения дополнительного соглашения.
- издать приказ об установлении режима ненормированного рабочего дня в произвольной форме. Если работник переводится на другую работу, то также необходимо издать приказ о переводе (форма N Т-5);
См. образец заполнения приказа.
- внести сведения о продолжительности дополнительного отпуска в личную карточку работника. Они понадобятся для определения общего количества дней отпуска, предоставляемого работнику.
Если работнику устанавливается режим ненормированного рабочего дня в связи с переводом, то в трудовой книжке отражается перевод без указания на особый режим работы. Если указанный режим устанавливается без перевода, трудовая книжка работника не заполняется.
Ситуация из практики. Какие действия должен предпринять работодатель, если работнику с ненормированным рабочим днем установлена группа инвалидности и сокращенное рабочее время?
Работодатель обязан внести в трудовой договор с работником изменения, касающиеся режима рабочего времени и компенсации за работу в особом режиме.
В первую очередь необходимо уточнить, не установлены ли для данного работника дополнительные ограничения на выполнение каких-либо работ. Возможно, что по состоянию здоровья он не сможет занимать прежнюю должность. Это повлечет за собой изменение условий трудового договора, отстранение или даже увольнение.
Согласно ч. 1 ст. 73 ТК РФ работника, нуждающегося в переводе на другую работу в соответствии с медицинским заключением, работодатель обязан перевести на работу, не противопоказанную ему по состоянию здоровья.
Если медицинским заключением определено, что работник нуждается во временном переводе на другую работу на срок более четырех месяцев или постоянном переводе, а у работодателя нет подходящей работы или работник отказывается от перевода, то трудовые отношения с последним прекращаются. Основанием для этого в данном случае будет являться п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
В соответствии с медицинским заключением работник может быть признан полностью неспособным к трудовой деятельности. В таком случае трудовой договор прекращается по основанию, предусмотренному п. 5 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.
Если же ограничения касаются только времени работы, то необходимо внести изменение в трудовой договор с работником: исключить условие о ненормированном рабочем дне и включить условие о сокращенной продолжительности рабочего времени.
В данной ситуации также следует помнить о праве работника на использование ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за все время работы в особом режиме.
3.2. Оформление привлечения к работе сверх установленной продолжительности рабочего времени при ненормированном рабочем дне
Статья 101 ТК РФ, регулирующая работу на условиях ненормированного рабочего дня, не устанавливает определенной формы (устной или письменной), в которой работодатель отдает распоряжение на привлечение работника к работе за пределами рабочего времени.
Но, в связи с тем что такой режим работы изначально предполагает возможность привлечения работника к выполнению обязанностей за пределами установленной для него продолжительности рабочего времени, работодателю целесообразно письменно проинформировать работника о необходимости выполнить поставленную задачу. В этом случае необходимо оформить приказ, в котором указать фамилию, имя, отчество работника, его должность, включенную в перечень должностей с ненормированным рабочим днем, и конкретный день или период привлечения работника к такой работе.
См. образец заполнения приказа.
3.3. Учет работы при ненормированном рабочем дне
Если работнику установлен ненормированный рабочий день, то работа сверх установленной продолжительности рабочего времени в табеле учета рабочего времени не отражается.
Но, поскольку ч. 4 ст. 91 ТК РФ определяет, что работодатель обязан вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым работником, работодатель может составить (в том числе на основании формы N Т-12 или N Т-13) документ для фиксации времени привлечения работника с ненормированным рабочим днем к работе сверх установленной продолжительности рабочего времени.
3.4. Компенсация за работу в режиме ненормированного рабочего дня
Работникам с ненормированным рабочим днем предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого определяется коллективным договором или ПВТР. При этом продолжительность данного отпуска не может составлять менее трех календарных дней (ст. 119 ТК РФ).
Подробнее об этом см. "Путеводитель по кадровым вопросам. Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск".
Предоставление отпуска связано не с фактом привлечения к работе, а только с режимом работы. Для предоставления отпуска достаточно наличия условия о ненормированном рабочем дне в локальном нормативном акте и в трудовом договоре.
Важно! Режим ненормированного рабочего времени, даже с предоставлением дополнительного отпуска как компенсации за работу в особом режиме, не может устанавливаться работнику, которому по соглашению сторон установлен неполный рабочий день. В данном случае предусматривается определенная продолжительность рабочего времени, за пределами которого любая работа является сверхурочной.
Если работнику установлена неполная рабочая неделя и он работает в режиме ненормированного рабочего дня, то право на дополнительный отпуск, предусмотренное ст. 119 ТК РФ, у него сохраняется.
Предоставление дополнительного ежегодного оплачиваемого отпуска оформляется приказом по унифицированной форме N Т-6 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
См. образец заполнения приказа.
4. Режим гибкого рабочего времени
Режим гибкого рабочего времени - это форма организации рабочего времени, при которой для отдельных работников или коллективов подразделений предприятия допускается (в определенных пределах) саморегулирование начала, окончания и общей продолжительности рабочего дня (п. 1.3 Рекомендаций по применению режимов гибкого рабочего времени на предприятиях, в учреждениях и организациях отраслей народного хозяйства (утв. Постановлением Госкомтруда СССР N 162, ВЦСПС N 12-55 от 30.05.1985) (далее - Рекомендации по применению режимов)).
Установление такого режима должно быть закреплено в локальном нормативном акте (ПВТР) (ст. 100 ТК РФ) и (или) в трудовом договоре с работником.
В соответствии с ч. 1 ст. 102 ТК РФ при работе в режиме гибкого рабочего времени начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня (смены) определяются по соглашению сторон.
Основным элементом такого режима являются скользящие (гибкие) графики работ. В соответствии с п. 2.1 Рекомендаций по применению режимов такие графики включают в себя:
- фиксированное время (в течение которого работник обязан находиться на рабочем месте);
- переменное (гибкое) время в начале и конце рабочего дня (в течение которого работник самостоятельно решает, когда приступить к работе или окончить ее);
- перерыв для питания и отдыха (не включается в рабочее время);
- продолжительность учетного периода (в течение которого работник должен отработать норму рабочего времени, установленную для данной категории лиц).
При использовании режима гибкого рабочего времени применяется суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК РФ), а на работодателя возлагается обязанность по организации условий для отработки работником суммарного количества рабочих часов. При введении суммированного учета работник должен отработать в течение учетного периода (рабочего дня, недели, месяца, квартала, но не более чем одного года) установленное законом для данной категории работников суммарное количество часов. В случае когда работнику, работающему в гибком режиме, установлено неполное рабочее время, суммарная норма часов должна быть скорректирована с учетом фактически установленной недельной или месячной нормы, что отражается в соответствующем графике.
Режимы гибкого рабочего времени могут применяться как при пяти- и шестидневной рабочей неделе, так и при других режимах работы. На лиц, работающих в указанном режиме, распространяются такие же гарантии, как и на остальных работников, т.е. равная оплата за труд равной ценности, предоставление льгот в соответствии с медицинскими и другими показаниями, включение данной работы в страховой стаж и пр.
В период командировки режим гибкого рабочего времени не применяется, а учет ведется как при обычном режиме работы (п. 5.4 Рекомендаций по применению режимов).
Существует ряд особенностей применения гибкого режима для определенных категорий работников. Например, для женщин, имеющих детей, порядок применения режима гибкого рабочего времени определен Положением о порядке и условиях применения скользящего (гибкого) графика работы для женщин, имеющих детей (утв. Постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 06.06.1984 N 170/10-101), которое действует в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ, а особенности работы в таком режиме работников связи определяются Приказом Минсвязи России от 08.09.2003 N 112.
4.1. Установление режима гибкого рабочего времени
Возможность применения режима гибкого рабочего времени работодателю необходимо предусмотреть в локальном нормативном акте (ПВТР), с которым должны быть ознакомлены под роспись все работники. В случае если указанный режим отличается от общих правил, действующих у работодателя, данное условие закрепляется в трудовом договоре с соответствующим работником.
При необходимости режим гибкого рабочего времени может быть введен уже после заключения трудового договора, например после обращения работника с просьбой о его установлении. В случае согласия работодателя заключается дополнительное соглашение с указанием составных элементов режима гибкого рабочего времени. Подробнее об этом см. п. 4 настоящего материала.
См. образец заполнения дополнительного соглашения.
4.2. Оформление приказа об установлении режима гибкого рабочего времени
При приеме работника на работу и издании приказа по унифицированной форме N Т-1 в строке "Условия, характер работы" указывается: "Режим гибкого рабочего времени, учетный период - один месяц".
Если режим работы меняется уже после заключения трудового договора, то данное изменение фиксируется в дополнительном соглашении об установлении режима гибкого рабочего времени. После подписания соглашения работодатель издает приказ о введении в действие режима рабочего времени для конкретного работника или для целого подразделения. В основании приказа следует указать дополнительное соглашение с работником. Форму приказа работодатель вправе разработать самостоятельно. В нем необходимо указать должность, фамилию, имя, отчество работника (или работников подразделения, сектора, отдела), которому устанавливается такой режим, дату введения режима в действие, фиксированное и переменное время, время перерыва для отдыха и питания, продолжительность учетного периода. С приказом работник должен быть ознакомлен под роспись.
См. образец заполнения приказа.
4.3. Учет рабочего времени при гибком графике работы
Учет рабочего времени при установлении гибкого графика ведется в табеле учета рабочего времени по унифицированной форме N Т-12 или N Т-13 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
Например, форма N Т-13 заполняется по следующим правилам: в верхних строках графы 4 напротив фамилии работника проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы в таком режиме.
См. образец заполнения табеля учета рабочего времени.
5. Сменная работа
Сменная работа - это работа в две, три или четыре смены, вводимая в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг (ст. 103 ТК РФ).
При применении в организации сменной работы данное обстоятельство должно быть закреплено в локальном нормативном акте организации и в трудовом договоре с работником, если его режим работы отличается от общепринятого у данного работодателя.
Важно! Не является сменной работой такой режим, когда один работник (группа работников) выполняет свои обязанности на протяжении одного дня, не сменяясь другими (например, сутки через трое или два дня через два). В данном случае рабочие дни и их продолжительность, как правило, также регламентируются графиками, однако порядка ознакомления с ними в отличие от сменных не установлено.
5.1. Составление, утверждение, введение в действие графика сменности
Графики сменности составляются с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ (ч. 3 ст. 103 ТК РФ).
Подробнее об этом см. "Путеводитель по кадровым вопросам. Профсоюзная деятельность. Права и обязанности сторон".
Графики составляются исходя из установленной нормы рабочего времени за учетный период для конкретной категории работников и содержат информацию о продолжительности рабочего времени в течение смены, перерывах на отдых между сменами и порядке их чередования.
Проставление в графике работы в две смены подряд для одного работника, даже при его согласии, недопустимо.
Как правило, в графике устанавливается прямой порядок чередования работников по сменам (отработав первую смену, работник после отдыха включается во вторую, в третью и т.д.) или обратный (отработав первую смену, работник после отдыха включается в третью, затем во вторую и т.д.). В организациях с непрерывным производственным процессом может применяться график сменности для четырех смен (три смены работают сутки, а четвертая отдыхает).
Важно отразить в графике время отдыха работников в соответствии с требованием ст. 110 ТК РФ о предоставлении работнику непрерывного отдыха не менее 42 часов еженедельно.
Продолжительность ежедневного (междусменного) отдыха должна быть закреплена в локальном нормативном акте или определена коллективным договором. Помимо локальных нормативных актов, время перерывов между сменами может регулироваться иными нормами. Например, п. 27 Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха работников метрополитена (утв. Приказом Минтранса России от 08.06.2005 N 63) устанавливает, что ежедневный отдых должен быть не менее двойной продолжительности времени работы в предшествующий рабочий день (смену).
Если более половины времени смены выпадает на ночное время, то по общему правилу ее продолжительность сокращается на один час. Подробнее об этом см. "Работа в ночное время" настоящего материала.
Максимальная продолжительность рабочей смены законодательно не установлена. Однако продолжительность работы для некоторых категорий работников регулируется нормативными актами, например Положением об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха работников плавающего состава судов внутреннего водного транспорта (утв. Приказом Минтранса России от 16.05.2003 N 133), Положением об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха, условий труда отдельных категорий работников железнодорожного транспорта, непосредственно связанных с движением поездов (утв. Приказом МПС России от 05.03.2004 N 7) и др.
См. образец заполнения графика.
После составления график сменности должен быть утвержден руководителем организации. По общему правилу график вводится в действие путем издания соответствующего приказа.
См. образец заполнения приказа.
Работники должны быть ознакомлены под роспись с утвержденным графиком сменности не менее чем за месяц до введения его в действие (ч. 4 ст. 103 ТК РФ). Если кто-то из работников отказывается от ознакомления, работодателю следует составить соответствующий акт.
Если работникам, работающим в обычном режиме, по инициативе работодателя необходимо изменить режим работы (например, при переходе с двухсменного на трехсменный режим), работники уведомляются об этом не менее чем за два месяца (ст. 74 ТК РФ). При их согласии работать в измененных условиях с ними заключаются дополнительные соглашения к трудовому договору.
В случае перевода работника на должность или работы, где предусматривается сменный график, изменение условий не требует уведомления за два месяца. Перевод на другую работу оформляется путем подписания дополнительного соглашения об изменении режима работы (ст. 72 ТК РФ). В данном случае работника необходимо ознакомить с локальным нормативным актом, регламентирующим работу по графику сменности, и непосредственно с графиком.
5.2. Особенности составления графика сменности
Графики сменности могут составляться на различные периоды времени. При применении суммированного учета рабочего времени график может составляться на учетный период. Трудовой кодекс РФ содержит норму, регулирующую срок доведения графика до сведения работников, но не период, на который он должен составляться.
График сменности должен быть составлен так, чтобы рабочее время работника не превышало установленной продолжительности рабочего времени для данной категории лиц за учетный период. Таким образом, сверхурочная работа и переработка не могут включаться заранее в график сменности.
При составлении графика сменности необходимо учитывать наличие категорий работников, для которых установлена особая продолжительность рабочего дня (смены) (ст. 94 ТК РФ), а также работников с сокращенной продолжительностью рабочего времени.
5.3. Учет рабочего времени при сменной работе
Учет рабочего времени при сменной работе ведется по унифицированной форме N Т-12 или N Т-13 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
Например, форма N Т-13 заполняется по следующим правилам: в верхних строках графы 4 напротив фамилии работника проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность рабочего времени в часах, минутах.
См. образец заполнения табеля учета рабочего времени.
См. образец заполнения табеля учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. 0504421) (для бюджетного учреждения).
6. Разделение рабочего дня на части
Разделение рабочего дня на части возможно в следующих случаях (ст. 105 ТК РФ):
- если в организации предусмотрен особый характер труда (например, в организациях, обслуживающих население, - предприятия связи, коммунального хозяйства, гражданской авиации);
- если интенсивность производимых работ в течение рабочего дня различна (например, городской пассажирский транспорт, животноводческие хозяйства).
Главное условие разделения рабочего дня на части заключается в том, что общая продолжительность рабочего времени не должна превышать предусмотренную продолжительность ежедневной работы (например, восьмичасовой рабочий день почтальона может делиться на 2 части по 4 часа в соответствии со временем, установленным для доставки корреспонденции).
Количество частей, на которое может делиться рабочий день, а также время перерывов между этими частями Трудовым кодексом РФ не установлены. Поэтому работодатель самостоятельно определяет условия труда для работников, рабочий день которых делится на части. Как правило, это две части с перерывом более двух часов.
Время, предоставляемое для отдыха и питания, может быть использовано в любой части рабочего дня, главное, чтобы оно составляло не менее 30 минут. Такой перерыв не включается в рабочее время и не оплачивается.
См. также:
Консультация эксперта: Как правильно установить работнику перерыв в работе продолжительностью 6 часов и не оплачивать его?
6.1. Установление разделения рабочего дня на части
Порядок и условия разделения рабочего дня на части устанавливаются локальным нормативным актом работодателя (ПВТР).
Если в организации создан выборный орган первичной профсоюзной организации, то локальный нормативный акт принимается с учетом его мнения (ст. 372 ТК РФ).
В данном акте указываются следующие сведения:
- категории работников, для которых вводится разделение рабочего дня;
- количество частей рабочего дня;
- продолжительность частей рабочего дня;
- количество и продолжительность перерывов в течение рабочего дня;
- дата, с которой вводится разделение рабочего дня на части;
- период, в течение которого действует данный режим (при установлении определенного срока);
- размер доплат работнику за разделение рабочего дня на части (например, п. 1.7 Постановления ВС РСФСР от 01.11.1990 N 298/3-1 предусмотрена повышенная оплата труда женщин) и иные условия.
Локальный нормативный акт, в котором предусмотрено разделение рабочего дня на части, должен быть утвержден руководителем организации. Утвердить его руководитель может путем проставления подписи в правом верхнем углу документа или путем издания приказа (п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст). Однако более целесообразно издать приказ, так как в нем можно указать особенности установления режима, распределить ответственность между исполнителями и предусмотреть другие условия.
В приказе также необходимо указать дату введения в действие, категории работников, на которых он распространяется и которых следует с ним ознакомить под роспись, фамилии и должности лиц, ответственных за соблюдение его положений, и пр.
Для некоторых категорий работников разделение рабочего дня на части регламентируется нормативными правовыми актами, например:
- Положением об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей (утв. Приказом Минтранса России от 20.08.2004 N 15);
- Положением об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей трамвая и троллейбуса (утв. Приказом Минтранса России от 18.10.2005 N 127);
- Положением об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха работников связи, имеющих особый характер работы (утв. Приказом Минсвязи России от 08.09.2003 N 112);
- Положением об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха членов экипажей воздушных судов гражданской авиации Российской Федерации (утв. Приказом Минтранса России от 21.11.2005 N 139) и др.
Условие о делении рабочего дня на части, количество частей рабочего дня, их продолжительность и иные особенности режима рабочего времени и времени отдыха указываются в трудовых договорах с работниками (абз. 6 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Если работнику установлен суммированный учет рабочего времени, то данное условие, а также продолжительность учетного периода также вносится в трудовой договор.
После заключения трудового договора издается приказ о приеме на работу (форма N Т-1). Условия об особом режиме работы отражаются в строке "условия приема на работу, характер работы".
См. образец заполнения приказа.
6.2. Учет рабочего времени при разделении рабочего дня на части
Учет рабочего времени при разделении рабочего дня на части ведется по унифицированной форме N Т-12 или N Т-13 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). В табеле проставляется общее количество фактически отработанных часов, которое должно соответствовать установленной продолжительности ежедневной работы, т.е. если рабочий день (смена) составляет восемь часов, то независимо от деления на части рабочее время должно также составлять восемь часов.
Например, форма N Т-13 заполняется по следующим правилам: в верхних строках графы 4 напротив фамилии работника проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы в таком режиме.
См. образец заполнения табеля учета рабочего времени.
УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
1. Поденный и недельный учет рабочего времени >>>
2. Суммированный учет рабочего времени >>>
2.1. Введение суммированного учета рабочего времени >>>
2.2. График работ при суммированном учете рабочего времени >>>
3. Форма учета рабочего времени >>>
Учет фактически отработанного времени работниками - это обязанность работодателя, установленная ч. 4 ст. 91 ТК РФ.
В организациях применяются следующие виды учета:
- поденный (учетный период составляет день);
- недельный (учетный период составляет неделю, на протяжении которой соблюдается установленная законом максимальная продолжительность рабочего времени, но может меняться время работы в разные дни (смены));
- суммированный (учетный период составляет месяц, квартал, но не более года). Может вводиться в связи с особым характером работы. Допускается увеличение ежедневной работы (смены) или продолжительности рабочего времени за неделю, но соблюдается предельно допустимая норма рабочего времени за учетный период.
При любом виде учета необходимо соблюдать предельную продолжительность рабочего времени и правильно отражать фактически отработанное работником время в табеле учета. Например, если работнику-инвалиду, работающему посменно, установлена сокращенная продолжительность рабочего времени 35 часов в неделю, то график сменности должен быть составлен таким образом, чтобы не возникало переработок. При этом в табеле нужно вести учет отработанных часов, количество которых должно соответствовать норме рабочего времени, установленной для такого работника.
См. образец составления Положения об учете рабочего времени.
1. Поденный и недельный учет рабочего времени
При поденном учете рабочего времени ежедневная продолжительность работы одинакова, т.е. установленная норма не может меняться в разные дни недели и время, отработанное сверх этой нормы, признается сверхурочным и подлежит компенсации. Такой учет в первую очередь применяется к той категории работников, которым законом установлена предельная продолжительность ежедневной работы (смены).
Недельный учет рабочего времени применяется, если в зависимости от специфики работы может быть соблюдена только ее еженедельная продолжительность, а время ежедневной работы или смены регулируется графиком. При этом также ведется учет продолжительности ежедневной работы, но подсчет возможных сверхурочных работ производится только после окончания учетного периода - недели.
2. Суммированный учет рабочего времени
 С 1 июля 2015 г. вступает в силу Федеральный закон от 08.06.2015 N 152-ФЗ, который вносит изменения в ст. 104 ТК РФ. Они касаются возможности увеличить учетный период для учета рабочего времени отдельных категорий работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Изменения будут отражены в Путеводителе при его актуализации.
Если специфика работы организации не позволяет соблюсти установленную продолжительность рабочего времени, при которой работники могли отработать 40, 36, 35 часов либо 24 часа (т.е. нормальное для них рабочее время), то допустимо введение суммированного учета рабочего времени с учетным периодом не более одного года (ст. 104 ТК РФ).
Обычно суммированный учет применяется при сменной работе или режиме гибкого рабочего времени. Он может вводиться как для организации в целом, так и для отдельных работников или подразделения. Однако при вахтовом методе работы суммированный учет устанавливается обязательно (ч. 1 ст. 300 ТК РФ).
При введении суммированного учета работодатель организует рабочий процесс таким образом, чтобы норма рабочего времени была отработана работником за учетный период, например за месяц. При этом в каждом из дней учетного периода длительность рабочего времени может меняться и таким образом увеличение времени работы в какой-либо день или неделю компенсируется уменьшением рабочего времени в другие дни или недели.
Например, при установлении учетного периода, равного месяцу, в марте 2014 г. работник должен отработать 159 часов. В этом случае неважно, отработал он 40 часов в неделю или нет.
Исключение составляет категория работников, для которых установлена сокращенная продолжительность рабочего времени. Длительность их рабочего дня (смены) или рабочей недели не может превышать предусмотренной в законе.
Для работников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю, нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается (ч. 2 ст. 104 ТК РФ).
Например, беременной женщине по ее просьбе установлено неполное рабочее время - пять часов ежедневно. Учетный период составляет месяц. Нормальная продолжительность рабочего времени в апреле 2014 г. - 175 часов (22 рабочих дня). Согласно ч. 1 ст. 95 ТК РФ продолжительность рабочего дня 30.04.2014 уменьшается на один час, поскольку этот день непосредственно предшествует нерабочему праздничному дню 01.05.2014. Следовательно, норма рабочего времени беременной женщины в апреле 2014 г. составит 22 х 5 - 1 = 109 часов.
Для находящихся в отпуске или временно нетрудоспособных работников норма рабочего времени уменьшается на время отсутствия работника, поскольку отпуск и период временной нетрудоспособности не относятся к рабочему времени. Данный вывод следует из определения рабочего времени, приведенного в ч. 1 ст. 91 ТК РФ. Такой же позиции придерживается Минтруд России в письме от 25.12.2013 N 14-2-337.
Для работников, находящихся в командировке, норма рабочего времени уменьшается на время нахождения в командировке, поскольку ее период в силу функционального назначения хотя и приравнивается к рабочему времени, но не является таковым. Этот вывод содержится в указанном письме Минтруда России.
Например, инкассатору установлен суммированный учет рабочего времени с учетным периодом один квартал. Норма рабочего времени за I квартал 2014 г. составляет 454 часа. С 01.02.2014 по 14.02.2014 инкассатор находился в ежегодном оплачиваемом отпуске, а с 03.03.2014 по 06.03.2014 - в командировке. С 01.02.2014 по 14.02.2014 в соответствии с графиком сменности он должен был отработать 66 часов, а с 03.03.2014 по 06.03.2014 - 22 часа. Таким образом, норма рабочего времени для инкассатора за I квартал 2014 г. уменьшится на 88 часов и составит 366 часов.
2.1. Введение суммированного учета рабочего времени
Порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка (далее - ПВТР) (ч. 3 ст. 104 ТК РФ), принимаемыми с учетом мнения представительного органа работников.
Если суммированный учет рабочего времени не был предусмотрен ПВТР изначально, то изменения в данный акт вносятся в порядке, установленном для принятия ПВТР.
Для отдельных категорий работников суммированный учет рабочего времени устанавливается на основании нормативных правовых актов органов исполнительной власти. Например, п. 4 Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха работников организаций, осуществляющих добычу драгоценных металлов и драгоценных камней из россыпных и рудных месторождений (утв. Приказом Минфина России от 02.04.2003 N 29н), предусматривает, что для таких работников устанавливается суммированный учет рабочего времени с учетным периодом, равным одному году. Для членов экипажей судов устанавливается суммированный учет рабочего времени в соответствии с Положением об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха членов экипажей (гражданского персонала) судов обеспечения Вооруженных Сил Российской Федерации (утв. Приказом Министра обороны РФ от 16.05.2003 N 170). Водителям при невозможности соблюдения нормы ежедневной (еженедельной) продолжительности рабочего времени устанавливается суммированный учет с учетным периодом, равным одному месяцу (п. 8 Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей (утв. Приказом Минтранса России от 20.08.2004 N 15)).
Важно! Работодатель обязан отразить порядок введения суммированного учета рабочего времени в ПВТР даже при наличии нормативного акта об установлении суммированного учета рабочего времени для отдельных категорий работников.
2.2. График работ при суммированном учете рабочего времени
При суммированном учете рабочего времени наличие графика работ обязательно, поскольку работник должен знать заранее, каким будет режим его работы (например, скользящий график в условиях гибкого рабочего времени). Следует различать график сменности при соответствующей работе от иных графиков работ, применение которых связано с введением суммированного учета рабочего времени (например, при работе в одну смену). Подробнее о составлении графика сменности см. п. 5 настоящего материала.
Вводиться в действие график работ может приказом руководителя организации. Трудовой кодекс РФ не содержит норм, определяющих срок и форму ознакомления с графиками работ, при которых также вводится суммированный учет рабочего времени, в отличие от графика сменности (ч. 4 ст. 103 ТК РФ). Поэтому в ПВТР при определении порядка введения суммированного учета рабочего времени целесообразно установить порядок ознакомления с указанным графиком.
При отказе работника от подписи в подтверждение ознакомления с графиком работ работодателю следует составить соответствующий акт.
См. образец заполнения акта.
3. Форма учета рабочего времени
Частью 4 ст. 91 ТК РФ установлена обязанность работодателя по ведению учета отработанного работниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени (N Т-12 и N Т-13) (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
При любой продолжительности рабочего времени независимо от установленных режимов рабочее время может отражаться в табеле учета рабочего времени двумя способами:
- методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
- путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т.п.).
Выбор способа учета зависит от применяемого режима рабочего времени. Так, при постоянной (неизменной) продолжительности рабочего дня (смены) можно регистрировать только отклонения, поскольку условиями трудового договора или ПВТР определено количество рабочих часов на каждый день работы.
При суммированном учете рабочего времени, когда количество отработанных часов в различные дни (смены) может отклоняться от нормы, следует применять метод сплошной регистрации. Это позволит после окончания учетного периода выявить возможные сверхурочные работы, а также скорректировать дальнейшее привлечение работника к работе в пределах установленной для данной категории нормы продолжительности рабочего времени.
Табель учета рабочего времени заполняет уполномоченное на это лицо. Если указанный табель по каждому подразделению организации ведется отдельно, то целесообразно при назначении ответственного лица издать приказ, в котором указать должность, фамилию, имя, отчество работника, ответственного за составление табеля по каждому структурному подразделению, и лица, его замещающего во время его отсутствия.
При составлении табеля необходимо руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) (далее - Указания по применению)).
Согласно абз. 9 п. 2 Указаний по применению при отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях, в верхних строках (графах) табеля проставляются только коды условных обозначений, а нижние строки (графы) остаются пустыми.
Например, форма N Т-13 заполняется по следующим правилам: в верхних строках графы 4 напротив фамилии работника проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность рабочего времени. Если работа согласно графику выпадает на ночное время, то возможно дополнить форму графами для указания необходимых реквизитов.
См. образец заполнения табеля учета рабочего времени при суммированном учете.
См. образец заполнения табеля учета рабочего времени методом сплошного заполнения.
См. образец заполнения табеля учета рабочего времени методом учета отклонений.
Составленный табель подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию. Заполненный и подписанный табель является основанием для расчетов с работниками и начисления им заработной платы.
Табель составляется в единственном экземпляре и должен храниться в организации в течение пяти лет, а если условия труда работников являются вредными и опасными - 75 лет (ст. 586 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558)). |
