Положение о служебных командировках Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики» общие положения
Скачать 329.3 Kb.
|
6. ОСОБЕННОСТИ НАПРАВЛЕНИЯ В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ ИНОСТРАННЫХ РАБОТНИКОВ И ВЫСОКОКВАЛИФИЦИРОВАННЫХ СПЕЦИАЛИСТОВ 6.1. Иностранный работник (визовый и безвизовый), направленный в служебную командировку должен осуществлять трудовую деятельность по определенной профессии (должности)6, за исключением высококвалифицированных специалистов, которые могут быть командированы или направлены в служебные поездки независимо от их профессии или должности. 6.2. На иностранных работников (визовых и безвизовых), включая высококвалифицированных специалистов, направляемых в служебные командировки, действуют ограничения: территориальные и по сроку нахождения в служебной командировке. 6.3. При оформлении служебной командировки иностранному работнику (визовому и безвизовому), включая высококвалифицированного специалиста, следует учитывать тот факт, что в ряд организаций, на некоторые территории и объекты въезд иностранцам ограничен. Список таких мест определен Постановлением Правительства РФ от 11.10.2002 N 754 "Об утверждении Перечня территорий, организаций и объектов, для въезда на которые иностранным гражданам требуется специальное разрешение". Оформление специальных разрешений для посещения работниками - иностранными гражданами территорий, организаций и объектов, согласно утвержденного Перечня, осуществляется Работодателям в территориальных органах Федеральной службы безопасности РФ. 6.4. Количество служебных командировок иностранного работника (визового и безвизового), включая высококвалифицированного специалиста, как в течение года, так и в течение всего срока действия разрешения на работу не ограничивается. Ограничения устанавливаются только по срокам пребывания вне пределов субъекта Российской Федерации, на территории которого иностранному работнику выдано разрешение на работу (Приложение №5 к настоящему Положению). 6.5. В случаях, когда продолжительность служебной командировки иностранного работника (визового и безвизового), включая высококвалифицированного специалиста, превысит установленный срок7, Работодатель обязан поставить его на миграционный учет по месту пребывания (п. 2 ч. 2 и ч. 4.1 ст. 20 Федерального закона от 18.07.2006 N 109-ФЗ "О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации"). Осуществить постановку на миграционный учет необходимо в течение семи рабочих дней по истечении установленного срока пребывания в новом месте. 7. РАЗМЕРЫ И ПОРЯДОК ВОЗМЕЩЕНИЯ РАБОТНИКУ РАСХОДОВ, СВЯЗАННЫХ СО СЛУЖЕБНЫМИ КОМАНДИРОВКАМИ 7.1. По возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней с даты прибытия сдать в УБУ авансовый отчет по унифицированной форме, утвержденной в НИУ ВШЭ (Приложение № 3 к настоящему Положению) об израсходованных суммах и оригиналы всех документов, подтверждающих понесенные расходы в связи со служебной командировкой. Документы, составленные на иностранном языке должны иметь построчный перевод на русский язык (построчный перевод необходим для частей документа, содержащих сведения, необходимые для определения произведенных расходов). Работник несет ответственность8 за сроки предоставления авансового отчета по командировке (при получении аванса на командировку на банковскую карту работнику также необходимо предоставить документы от кредитной организации, в которой у работника открыт банковский счет, подтверждающие поступление денежных средств, в том числе сформированные на сайте банка, в личном кабинете работника). В случае, если все расходы, связанные со служебной командировкой, возмещает принимающая сторона, авансовый отчет не составляется и документы в УБУ не предоставляются. 7.1.1. Работник, прибывший из служебной командировки,9 может сдать авансовый отчет по командировке работнику отдела учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами УБУ двумя способами: - без предварительного электронного согласования и подтверждения работником УБУ правильности заполнения авансового отчета, представив должным образом оформленный и подписанный авансовый отчет с приложенными к нему оригиналами всех документов, подтверждающих понесенные расходы, лично, либо оставив в запечатанном пакете-конверте в специальном ящике-боксе (в отделе учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами УБУ или в Единой приемной); - с предварительным электронным согласованием и подтверждением работником УБУ правильности заполнения авансового отчета и представления оригиналов всех документов, подтверждающих понесенные расходы в связи со служебной командировкой, лично, либо в запечатанном пакете-конверте через специальный ящик-бокс (в отделе учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами УБУ или в Единой приемной). В первом случае в течение трех рабочих дней после получения документов работник УБУ связывается с работником для подтверждения правильности заполнения авансового отчета и подтверждающих документов либо для прояснения возникших вопросов. В течение трех рабочих дней после проверки документов и снятия возможных разногласий по ним работник УБУ направляет работнику, предоставившему отчет по командировке, сообщение по электронной почте, в котором указывает сумму денежных средств, подлежащих возмещению, в том числе с учетом ранее выданных авансов, а в случае, если суммы раннее выданных авансов превышают сумму подтвержденных расходов, указывает сумму денежных средств, подлежащих удержанию (путем внесения наличных денежных средств в кассу Университета). УБУ осуществляет перевод суммы возмещения на зарплатную банковскую карту работника в течение трех рабочих дней после получения оригинала авансового отчета с подтверждающими документами и заявления от работника на перечисление денежных средств с указанием реквизитов его банковской карты. 7.1.2. Работник, прибывший из служебной командировки,10 предоставляет содержательный отчет по выполненному заданию в служебной командировке (Приложение № 4 к настоящему Положению) своему непосредственному руководителю. Содержательный отчет с резолюцией непосредственного руководителя подлежит утверждению координирующим руководителем. Представление содержательного отчета обязательно в тех случаях, когда координирующий и (или) непосредственный руководитель сделал (сделали) отдельную отметку об этом в служебной записке о командировании. В остальных случаях представление содержательного отчета не обязательно. 7.2. При направлении в командировку (в том числе при ее продлении) работнику возмещаются следующие расходы: - расходы на проезд (общественным транспортом); - расходы на наем жилого помещения (кроме случаев направления работника в однодневную служебную командировку, предоставления бесплатного жилого помещения); -расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов; - обязательные консульские и аэродромные сборы; -сборы за право въезда или транзита общественного автомобильного транспорта (или транспорта, принадлежащего НИУ ВШЭ); - расходы на оформление обязательной медицинской страховки; - иные обязательные платежи и сборы; -дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (суточные) (кроме случаев, когда работник направлен в однодневную служебную командировку или имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства); -иные расходы, произведенные работником по согласованию с координирующим руководителем, в том числе организационные, и членские взносы11 при направлении работника на научную конференцию, другие научные, образовательные и прочие мероприятия. 7.3. Возмещение расходов, перечисленных в пункте 7.2 настоящего Положения, производится на основании представленных работником в УБУ следующих документов: - оригинала авансового отчета, подписанного подотчетным лицом (бланк формы и образец его заполнения размещены на корпоративном портале (сайте) НИУ ВШЭ на интернет-странице Управления персонала НИУ ВШЭ www.hr.hse.ru в разделе «Командировка» и в разделе «Справочник сотрудника» во вкладке «Командировка»); - ксерокопий страниц загранпаспорта (первая страница с фотографией, страница с визовыми отметками и страница с отметками о пересечении границы Российской Федерации) в случае направления работника в командировку за пределы территории Российской Федерации; - служебной записки и документа (документов), содержащих подтверждение принимающей стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки), в тех случаях, когда проездные документы, документы по найму жилого помещения, иные документы, подтверждающие заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, отсутствуют – для случаев направления работника в командировку по территории Российской Федерации; - оригиналов документов, подтверждающих расходы, связанные со служебной командировкой, перечисленных в пунктах 7.9, 7.14, 7.17.4 Положения. 7.3.1. В случае, если документы, подтверждающие расходы, представлены, но содержат неточности или фактические ошибки, они могут быть приняты к рассмотрению с представлением объяснительной записки работника, имеющей положительную резолюцию координирующего руководителя. 7.4. Расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также на проезд из одного населенного пункта в другой при направлении работника в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, возмещаются в размере фактических расходов командированного работника (включая страховые платежи по обязательному страхованию пассажиров на транспорте, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями, сервисные и аэродромные сборы), подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда (если иное не установлено приказом ректора или трудовым договором работника): - железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне (категории «3Э», «3П», «3У»), в купейном вагоне эконом-класса (категории «2Э», «2Т», «2К», «2И» «2Л»), в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагонам экономического класса (купейный вагон категории «2У»,) или в вагоне с местами для сидения (категории «2Е», «2Р», «2С», «2В», «3С», «3О»); - водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения; - воздушным транспортом - в салоне экономического класса; - автомобильным транспортом - в транспорте общего пользования (автобус, маршрутное такси). Разница между стоимостью билетов разрешенного стандарта и билетов более высокого класса оплачивается за счет работника, если иное не предусмотрено решением координирующего руководителя или трудовым договором работника. 7.5. При направлении в командировку работнику оплачиваются расходы на проезд транспортом общего пользования (общественным транспортом) к станции (вокзалу), пристани, аэропорту и от станции (вокзала), пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта (но не в другом городе). В случае отсутствия возможности воспользоваться транспортом общего пользования (общественным транспортом) для проезда к станции (вокзалу), пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта (но не в другом городе) (позднее время, отсутствие маршрутов транспорта общего пользования (общественного транспорта)) работнику оплачиваются расходы на такси. Возмещение производится в сумме фактических расходов на основании подтверждающих документов. В иных случаях возмещение расходов на такси производится только с разрешения координирующего руководителя. 7.6. Работнику, работающему дистанционно, возмещаются расходы по проезду от места его нахождения (основное место работы) к месту командировки и обратно на основании представленных документов, указанных в пункте 7.3 Положения и выписки из трудового договора, подтверждающей его дистанционный режим работы. Заверенная выписка представляется работником УП, по запросу работника, работающего дистанционно, и направляется работнику УБУ в электронном виде по СДОУ или с использованием каналов электронной почты. 7.7. Расходы на проезд, проживание, оплату организационных, членских12 взносов и других расходов, связанных с командировкой, не возмещаются работнику, если они были оформлены в рамках договоров, заключенных НИУ ВШЭ с юридическими лицами, оказывающими услуги, связанные с закупкой билетов, организацией различных деловых поездок, научных и образовательных мероприятий в пользу НИУ ВШЭ, и оплачены в безналичной форме, либо в случаях, когда такие расходы относятся на счет принимающей стороны или иного спонсора. 7.8. В исключительных случаях, при необходимости срочного выезда в командировку или возвращения из нее и при отсутствии в этот момент билетов установленной категории, могут быть приобретены проездные билеты более высокой категории, чем это установлено пунктом 7.4 Положения с разрешения координирующего руководителя. 7.8.1. В случае возвращения работника к месту основной работы в срок, превышающий дату окончания командировки, или выезда из места основной работы в срок ранее даты начала командировки, установленных приказами о командировке, при условии нахождения работника в указанные периоды в отпуске, оформленном в установленном порядке, расходы на проезд в обе стороны могут быть ему возмещены на основании служебной записки, имеющей положительную резолюцию координирующего руководителя за счет внебюджетных средств подразделения. 7.9. Основанием для возмещения расходов на проезд являются проездные документы и документы, подтверждающие факт их оплаты работником. Под проездными документами понимаются: при использовании воздушного транспорта - электронный авиабилет (или маршрут/квитанция электронного авиабилета) и посадочные талоны; при использовании ж/д транспорта – ж/д билеты (или электронные ж/д билеты с контрольным купоном). При отсутствии электронного билета (или маршрут/квитанции) представляются посадочные талоны, контрольные купоны, электронное подтверждение бронирования, с указанием № рейса, даты и времени вылета, Ф.И.О. пассажира, стоимости билета и документы, подтверждающие факт оплаты. Под документами, подтверждающими факт оплаты, понимаются: - при покупке билетов за наличные денежные средства - квитанции (бланк строгой отчетности, далее - БСО) или кассовые чеки (оригиналы); - при покупке билетов через Интернет с использованием банковской карты - документы от кредитной организации, в которой работнику открыт банковский счет, подтверждающие осуществление расходных операций с этого счета по оплате билета, в том числе сформированные на сайте банка, в личном кабинете работника без дополнительного заверения печатью и подписью работника кредитной организации. В случае утери работником посадочных талонов (при наличии остальных документов, указанных в настоящем пункте), документом, заменяющим проездные документы, является справка, выданная перевозчиком и подтверждающая факт проезда работника в место командировки и обратно, с указанием даты, времени и стоимости совершенного проезда. Получить у перевозчика такую справку работник должен самостоятельно. 7.10. Проездные документы, выписанные на иностранном языке, принимаются к возмещению вместе с построчным переводом на русский язык следующих реквизитов: Ф.И.О. пассажира, направление, номер рейса, дата и время вылета, стоимость билета. Перевод не требуется, если агентство по продаже авиаперевозок выдало справку на русском языке, в которой содержатся эти сведения. 7.11. Расходы, связанные с бронированием и наймом жилого помещения, включая оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (кроме расходов на обслуживание в барах и ресторанах, обслуживание в номере, пользование рекреационно-оздоровительными объектами), при условии, что они не выделены отдельно, возмещаются по факту представленного счета: |
Похожие:
 | Положение о служебных командировках Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики» | | Положение о служебных командировках Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики» |
| Правилам приёма в аспирантуру Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики» в 2013 году | | Удентов образовательных программ высшего образования – программ бакалавриата, специалитета и магистратуры Национального исследовательского... |
| Правила приема в аспирантуру национального исследовательского университета «высшая школа экономики» в 2014 году | | Правила приема в аспирантуру национального исследовательского университета «высшая школа экономики» в 2013 году |
 | Положение об организации промежуточной аттестации и текущего контроля успеваемости студентов Национального исследовательского университета... | | Настоящий Регламент регулирует порядок заселения иностранных граждан в общежитие и Профессорскую гостиницу Национального исследовательского... |
| Об утверждении Регламента транспортного обеспечения руководящего состава, работников структурных подразделений Национального исследовательского... | | Ректору Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики» Кузьминову Я. И |