Обновление сведений о контрагенте
Обновление сведений о контрагенте производится раз в 12 (Двенадцать) месяцев с момента заключения договора.
Отдел корпоративной и налоговой практики, используя Реестр контрагентов, формирует перечень контрагентов, по которым необходимо обновить сведения в досье контрагента и в электронном виде сообщает Инициатору/Сотруднику ОЦЗиТ о необходимости обновления сведений о контрагенте.
Инициатор договора/Сотрудник ОЦЗиТ направляет запрос (Приложение № 5) о необходимости заполнения Анкеты установленной формы и предоставления документов.
Сбор информации из внешних источников осуществляется только в необходимых пределах, предусмотренных пунктом 2.3.1.
Порядок и срок хранения документов
Для досье контрагентов и документов, находящихся в нём, устанавливается статус «коммерческая тайна».
Досье контрагента представляет собой систематизированный набор документов. Досье имеет титульный лист, содержащий наименование контрагента и номер и включает в себя:
анкету;
предоставленные контрагентом документы;
- документы, полученные ДЗБ (если по соображениям безопасности они не хранятся в ином месте);
- иные документы.
2.5.3. Досье формируется на бумажном носителе. Вновь полученные документы подшиваются к Досье в порядке хронологии их получения.
2.5.4. Досье контрагента хранится в Отделе корпоративной и налоговой практики с соблюдением условий, исключающих несанкционированный доступ.
2.5.5. Передача досье или документов из досье в другие структурные подразделения Общества осуществляется в соответствии с порядком, установленным в локальном нормативном акте, регулирующем вопросы установления режима коммерческой тайны Общества.
2.5.6. Документы, входящие в досье контрагентов, подлежат хранению в течение 3-х лет с момента прекращения действия последнего заключенного с контрагентом договора, если для отдельных документов не установлен иной, более длительный срок хранения. По истечении сроков хранения, досье может быть уничтожено согласно порядку, установленному в Компании, если нет оснований для более продолжительного срока его хранения.
Права и обязанности сотрудников Общества, осуществляющих сбор и проверку информации и документации в рамках Регламента
Каждый сотрудник Общества, осуществляющий сбор и проверку информации и документации обязан:
строго соблюдать положения настоящего Регламента;
если исполнение положений настоящего Регламента не возможно, незамедлительно сообщить об этом своему непосредственному руководителю;
незамедлительно докладывать своему непосредственному руководителю о любых обстоятельствах, которые могут привести к негативным последствиям для Общества, в том числе о тех, которые приведут к невозможности или нецелесообразности исполнения действий, предписанных настоящим Регламентом.
Сотрудникам Общества, ответственным за закупку товаров (работ, услуг) запрещается:
предоставлять кому бы то ни было (кроме лиц, имеющих официальное право на получение информации) любые сведения о рассмотрении, оценке и сопоставлении полученной информации и документов;
иметь с контрагентами отношения иные, нежели те, которые возникают в процессе обычной хозяйственной деятельности. На сотрудников Общества, осуществляющих сбор информации и документов возлагается персональная ответственность за неисполнение действий, связанных с проведением процедур в рамках настоящего Регламента.
СХЕМА СБОРА ДОСЬЕ
Приложение 1 к Регламенту сбора данных о контрагенте и формирования досье .
Контрагенты, в отношении которых не применяется настоящий Регламент
Настоящий Регламент не применяется в отношении:
- прямых поставщиков товаров, производителей (вендоры);
- поставщиков товаров, объем денежного оборота с которыми за период двенадцати календарных месяцев (по всем, в том числе, ранее заключенным договорам) составляет (составит) менее 30 000 000 рублей (без НДС);
- поставщиков товарно-материальных ценностей для внутренних нужд Общества, объем денежного оборота с которыми за период двенадцати календарных месяцев (по всем, в том числе, ранее заключенным договорам) составляет (составит) менее 30 000 000 рублей (без НДС);
- поставщиков услуг (работ) для внутренних нужд Общества, объем денежного оборота с которыми за период двенадцати календарных месяцев (по всем, в том числе, ранее заключенным сделкам) составляет (составит) менее 5 000 000 рублей (без НДС);
- контрагентов по договорам, связанным с приобретением Обществом иностранной валюты, по сделкам купли – продажи ценных бумаг, осуществляемым в установленном законодательством Российской Федерации порядке;
- кредитных организаций;
- страховых организаций;
- контрагентов, по договорам с которыми и в результате совершения (исполнения), которых Общество является получателем денежных средств (вознаграждения, премии и т.п.) и с данным контрагентами нет иных сделок, которые бы подпадали под действие настоящего Регламента.
Приложение № 2 к Регламенту сбора данных о контрагенте и формирования досье
Перечень документов, запрашиваемых от контрагентов
От российского юридического лица:
копия Свидетельства о государственной регистрации юридического лица;
копия Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту нахождения на территории Российской Федерации;
копия Устава (в последней редакции) со всеми изменениями;
копия выписки из ЕГРЮЛ (срок давности не более 30 дней);
копия Информационного письма об учете в Статрегистре Росстата;
копия Свидетельства о регистрации в территориальном фонде обязательного медицинского страхования при обязательном медицинском страховании;
копия Извещения о регистрации в качестве страхователя в Фонде социального страхования РФ;
копия Уведомления о регистрации юридического лица в территориальном органе Пенсионного фонда РФ по месту нахождения на территории РФ;
копия документа, подтверждающего полномочия руководителя юридического лица, членов Совета директоров (при наличии в Уставе) - Решение/Протокол, Приказ о вступлении в должность;
копия Приказа о назначении на должность главного бухгалтера;
выписка из реестра акционеров для Акционерных Обществ либо выписка из списка участников – для Обществ с ограниченной ответственностью (срок давности не более 10-ти дней);
копия лицензии на осуществление соответствующего вида деятельности (если деятельность подлежит лицензированию),
копии иных свидетельств и разрешений, при их наличии;
справка о наличии банковских счетов;
копия приказа или доверенности на право подписи от имени руководителя и главного бухгалтера на первичных документах, счетах-фактурах.
документы, подтверждающие адрес регистрации, адрес фактического местонахождения (свидетельство на право собственности, договор аренды/субаренды);
документы, подтверждающие право обладания ТС (копия ПТС, договор аренды, договор лизинга и т.п.) (для контрагентов, оказывающих услуги (выполняющих работы) в области перевозок (экспедирования).
копия свидетельства о праве собственности на объекты недвижимости, землю (при наличии);
копия документа, подтверждающего статус официального дистрибьютора (при наличии такого статуса);
копия/оригинал письма правообладателя о предоставлении права пользования товарным знаком (если применимо);
копия штатного расписания;
копия первой страницы бухгалтерского баланса, а также формы № 2 за последний отчетный период с отметкой налогового органа о принятии (в случае предоставления баланса непосредственно налоговому органу), или копия протокола входного контроля, подтверждающего факт сдачи бухгалтерской отчетности (в случае электронной формы сдачи отчетности), или копия описи вложения в почтовое отправление (в случае отправления отчетности почтой);
копия первого листа налоговых деклараций по НДС за 4 последних налоговых периода с отметкой налогового органа о принятии (в случае предоставления непосредственно налоговому органу) или копия протокола входного контроля, подтверждающего факт сдачи налоговой отчетности (в случае электронной формы сдачи отчетности) или копия описи вложения в почтовое отправление (в случае отправления отчетности налоговой отчетности почтой);
копия первого листа налоговых деклараций по налогу на прибыль за 2 последних налоговых периода с отметкой налогового органа о принятии (в случае предоставления непосредственно налоговому органу) или копия протокола входного контроля, подтверждающего факт сдачи налоговой отчетности (в случае электронной формы сдачи отчетности) или копия описи вложения в почтовое отправление (в случае отправления отчетности налоговой отчетности почтой);
В случае если контрагент применяет иной режим налогообложения и освобожден от обязанности уплаты НДС, налога на прибыль и предоставления налоговых деклараций по НДС, налога на прибыль, предоставляются следующие документы:
а) информационное письмо (в произвольной форме) о применении контрагентом на момент заключения договора специального налогового режима;
б) копия первого листа налоговой декларации по УСН за 2 последних налоговых периода с отметкой налогового органа о принятии (в случае предоставления непосредственно налоговому органу) или копия протокола входного контроля, подтверждающего факт сдачи налоговой отчетности (в случае электронной формы сдачи отчетности) или копия описи вложения в почтовое отправление (в случае отправления отчетности налоговой отчетности почтой);
в) копия первого листа налоговой декларации по ЕНВД за 2 последних налоговых периода с отметкой налогового органа о принятии (в случае предоставления непосредственно налоговому органу) или копия протокола входного контроля, подтверждающего факт сдачи налоговой отчетности (в случае электронной формы сдачи отчетности) или копия описи вложения в почтовое отправление (в случае отправления отчетности налоговой отчетности почтой).
Копии документов должны быть заверены в установленном порядке (копии удостоверяются нотариально или заверяются подписью уполномоченного лица организации и печатью организации).
От иностранного юридического лица:
Анкета;
копия документа, подтверждающего факт регистрации на территории иностранного государства (Certificate of Incorporation);
выписка из реестра иностранных юридических лиц соответствующей страны происхождения или иной равный по юридической силе документ, подтверждающий юридический статус иностранного юридического лица на момент выдачи документа (Certificate of good standing / Certificate Of Existence / Extract from the Trade Register);
оригинал документа, подтверждающего статус налогоплательщика (в смысле Конвенции об избежание двойного налогообложения) (Tax Residence certificate);
копия документа, подтверждающего полномочия единоличного исполнительного органа иностранного юридического лица или доверенного лица (Сertificate of incumbency);
копии Устава, Учредительного договора (Articles of association, Memorandum);
копия документа, содержащий сведения о зарегистрированном офисе (Certificate of registered office);
оригинал письма (в произвольной форме) о том, что иностранная организация не ведет деятельности на территории РФ через представительство, агента, офис, контору, иную форму, приводящую к образованию постоянного представительства на территории Российчско Федерации и возникновения обязанности по постановке на налоговый учет;
оригинал документа, подтверждающего фактическое права на доход (Beneficial ownership confirmation) (если применимо в целях налогообложения избежания двойного налогообложения);
а также при необходимости дополнительно иные документы, определяющие юридический статус нерезидента в соответствии с законодательством соответствующей юрисдикции.
Документы в обязательном порядке должны иметь консульскую легализацию / апостиль, а также иметь перевод на русский язык (в применимых случаях).
От представительства иностранного юридического лица:
Анкета;
копия свидетельства о внесении записи в государственный реестр аккредитованных филиалов ипредставительств иностранных юридических лиц;
выписка из государственного реестра аккредитованных филиалов, представительств иностранных юридических лиц – оригинал или нотариально заверенная копия (срок давности не более 30 дней)
копия положения о филиале (представительстве) иностранного юридического лица;
копия документа о наделении руководителя иностранного филиала/представительства на территории РФ необходимыми полномочиями;
копия Приказа о назначении на должность главного бухгалтера;
копия приказа и доверенности на право подписи от имени руководителя и главного бухгалтера на первичных документах, счетах-фактура;
копия документа, подтверждающего статус официального дистрибьютора (при наличии такого статуса);
копия первой страницы бухгалтерского баланса, а также формы № 2 за последний отчетный период с отметкой налогового органа о принятии (в случае предоставления баланса непосредственно налоговому органу), или копия протокола входного контроля, подтверждающего факт сдачи бухгалтерской отчетности (в случае электронной формы сдачи отчетности), или копия описи вложения в почтовое отправление (в случае отправления отчетности почтой);
копия первого листа налоговых деклараций по НДС за 4 последних налоговых периода с отметкой налогового органа о принятии (в случае предоставления непосредственно налоговому органу) или копия протокола входного контроля, подтверждающего факт сдачи налоговой отчетности (в случае электронной формы сдачи отчетности) или копия описи вложения в почтовое отправление (в случае отправления отчетности налоговой отчетности почтой);
Копии документов должны быть заверены в установленном порядке (копии удостоверяются нотариально или заверяются подписью уполномоченного лица организации и скрепляются печатью организации).
От Индивидуального предпринимателя:
Анкета;
копия Свидетельства о регистрации в качестве индивидуально предпринимателя (если такая регистрация имеется);
копия Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
копия выписки из ЕГРИП (срок давности не более 30 дней);
копия Информационного письма об учете в Статрегистре Росстата;
копия Приказа о назначении на должность главного бухгалтера;
справка о наличии банковских счетов, подписанная индивидуальным предпринимателем;
копия свидетельства о регистрации в территориальном органе Пенсионного фонда Российской Федерации;
копия лицензии на осуществление соответствующего вида деятельности (если деятельность подлежит лицензированию);
документы, подтверждающие адрес регистрации, адрес фактического местонахождения (свидетельство на право собственности, договор аренды/субаренды, копия свидетельства о праве собственности на объекты недвижимости, землю);
копия первой страницы бухгалтерского баланса, а также формы № 2 за последний отчетный период с отметкой налогового органа о принятии (в случае предоставления баланса непосредственно налоговому органу), или копия протокола входного контроля, подтверждающего факт сдачи бухгалтерской отчетности (в случае электронной формы сдачи отчетности), или копия описи вложения в почтовое отправление (в случае отправления отчетности почтой);
копия первого листа налоговых деклараций по НДС за 4 последних налоговых периодов с отметкой налогового органа о принятии (в случае предоставления непосредственно налоговому органу) или копия протокола входного контроля, подтверждающего факт сдачи налоговой отчетности (в случае электронной формы сдачи отчетности), или копия описи вложения в почтовое отправление (в случае отправления отчетности налоговой отчетности почтой) (если контрагент является плательщиком НДС);
копия первого листа налоговых деклараций по НДФЛ за 2 последних налоговых периода с отметкой налогового органа о принятии (в случае предоставления непосредственно налоговому органу), или копия протокола входного контроля, подтверждающего факт сдачи налоговой отчетности (в случае электронной формы сдачи отчетности), или копия описи вложения в почтовое отправление (в случае отправления отчетности налоговой отчетности почтой).
В случае если контрагент применяет специальный режим налогообложения, предоставляются следующие документы:
а) информационное письмо (в произвольной форме) о применении контрагентом специального налогового режима;
б) копия первого листа налоговой декларации по УСН за 2 последних налоговых периода с отметкой налогового органа о принятии (в случае предоставления непосредственно налоговому органу) или копия протокола входного контроля, подтверждающего факт сдачи налоговой отчетности (в случае электронной формы сдачи отчетности) или копия описи вложения в почтовое отправление (в случае отправления отчетности налоговой отчетности почтой);
в) копия первого листа налоговой декларации по ЕНВД за 2 последних налоговых периода с отметкой налогового органа о принятии (в случае предоставления непосредственно налоговому органу) или копия протокола входного контроля, подтверждающего факт сдачи налоговой отчетности (в случае электронной формы сдачи отчетности) или копия описи вложения в почтовое отправление (в случае отправления отчетности налоговой отчетности почтой);
Копии документов должны быть заверены в установленном порядке (копии удостоверяются нотариально или заверяются подписью уполномоченного лица).
|
