Регламент

1.1.1.Цель документа 3

Область применения 3

Для кого предназначен документ 3

Сокращения 3

Термины и определения 3

Перечень участников процесса, их ответственность и функции 4

1.2.Общие положения. 5

1.1.1.Настоящий Регламент применяется в отношении каждого контрагента, с которым Общество планирует заключать, либо уже заключило одну или несколько сделок по поставке товаров (оказанию услуг, выполнению работ), за исключением контрагентов, указанных в Приложении № 1 к настоящему Регламенту. Согласование/подписание договоров в Обществе осуществляется согласно Политике по согласованию и заключению договоров, при наличии предоставленных по запросу контрагентом документов. 5

1.1.2.Итогом сбора данных о контрагенте является формирование досье контрагента. 5

1.1.1.В отношении контрагентов, с которыми заключены договоры до утверждения настоящего Регламента, сбор документов и информации, формирование досье осуществляется по правилам, установленным в настоящем Регламенте. 5

1.1.2.Сбор документации и информации от поставщика товаров (работ, услуг), в порядке, предусмотренном настоящим Регламентом, а также передача их в Отдел корпоративной и налоговой практики осуществляется Инициатором договора (в случае если заключение договора осуществляется без проведения тендера (конкурса) или сотрудником ОЦЗиТ (в случае заключения договора по итогам проведения тендера (конкурса). Условия и порядок проведения тендеров предусмотрены Политикой выбора поставщика и проведения тендеров/конкурсов. 5

1.1.3.Учитывая общий принцип презумпции добросовестности субъектов хозяйственной деятельности, основной источник информации и документации для формирования досье контрагента является сам контрагент. 5

1.1.4.Предоставляемые контрагентом копии документов должны быть заверены нотариально либо подписью должностного лица с расшифровкой и печатью контрагента. Предпочтение отдается нотариальным копиям. Документы, содержащие более одного листа, должны быть прошиты с использованием нитки или скреплены. Документы, предоставляемые контрагентом – иностранной организацией, в обязательном порядке должны быть легализованы в установленном законодательством порядке и иметь заверенный нотариусом перевод на русский язык. 5

1.1.5.Общий контроль исполнения настоящего Регламента возлагается на Вице-президента по финансам. 5

1.1.6.Ответственность за исполнение требований настоящего Регламента возлагается на Вице-президентов Общества. 5

2.2. Порядок сбора информации и документации 5

2.2.1. Если к заключению планируется несколько договоров, истребование информации и документов у контрагента осуществляется единожды только в том случае, если промежуток между заключением соответствующих договоров не превышает 12 (Двенадцать) месяцев. Инициатор/Руководитель подразделения Иницатора направляет запрос (Приложение № 3) контрагенту о предоставлении информации и документов (Приложение № 2 или Приложение № 2.1.) и заполнении Анкеты (Приложение № 4). 5

2.2.2. В случае если договор с контрагентом был заключен до введения в силу настоящего Регламента или по каким-либо иным причинам в отношении данного контрагента не было сформировано досье, Инициатор/Руководитель подразделения Инициатора на основании уведомления Отдел корпоративной и налоговой практики направляет запрос (Приложение № 3) контрагенту о предоставлении информации и документов (Приложение № 2 или Приложение № 2.1) и заполнении Анкеты (Приложение № 4). Запрос должен быть направлен Инициатором/ Руководителем подразделения Инициатора в течение 2 (Двух) рабочих дней со дня получения уведомления Отдел корпоративной и налоговой практики о необходимости направлении запроса. 6

О факте направления такого запроса Инициатор/Руководитель подразделения Инициатора в день направления запроса в электронной форме уведомляет Отдел корпоративной и налоговой практики. 6

Если договор был заключен по итогам проведения тендера (конкурса) Сотрудник ОЦЗиТ уведомляет Отдел корпоративной и налоговой практики о факте направлении запроса в адрес контрагента. 6

2.2.3. Если договор заключается без проведения тендера (конкурса): 6

а) До момента заключения договора Инициатор договора направляет контрагенту запрос (Приложение № 3) с просьбой о предоставлении документов и информации (Приложением № 2или Приложением № 2.1), а также заполнения Анкеты (Приложение № 4). 6

2.2.4. Ели договор может быть заключен только по итогам проведения тендера (конкурса): 6

а) при заключении договора по всем направлениям, за исключением заключения договоров с компаниями, оказывающими услуги (выполняющими работы) в области перевозок (экспедирования): 6

Сотрудник ОЦЗиТ направляет до начала процедуры согласования договора победителю тендера (конкурса) запрос (Приложение № 3) о предоставлении документов и информации (Приложение № 2 или Приложение № 2.1) и заполнения Анкеты (Приложение № 4). 6

б) при заключении договора с контрагентами, оказывающими услуги (выполняющими работы) в области перевозок (экспедирования): 6

Сотрудник ОЦЗиТ до момента прохождения такими контрагентами испытательного срока (до момента прохождения тендера/конкурса) направляет в их адрес запрос (Приложение № 3) о предоставлении информации и документов (Приложения № 2 или Приложение № 2.1), заполнения Анкет (Приложение № 4 и № 6). После предоставления запрошенной информации и документов такие контрагенты допускаются к тендерам/конкурсам на постоянной основе. 6

2.2.5. Заполнению подлежат все графы Анкеты, если какая-либо графа не подлежит заполнению, указывается причина ее не заполнения. Анкета должна быть удостоверена подписью руководителя контрагента и печатью. Если Анкета подписывается иным лицом, к ней должна быть приложена доверенность, оформленная в общеустановленном порядке (заверенная должным образом копия или оригинал). 6

2.2.6.После получения документов и информации в полном объеме от такого контрагента Инициатор договора/Сотрудник ОЦЗиТ передает все полученное в Отдел корпоративной и налоговой практики. 6

2.2.7. Отдел корпоративной и налоговой практики исключительно после получения от Инициатора договора/Сотрудника ОЦЗиТ документов и информации в полном объеме осуществляет сравнительный анализ информации, содержащейся в документах и Анкете. 6

2.2.8.При обнаружении разночтений между данными, содержащимися в представленной документации и данными Анкеты, либо отсутствия документов, у контрагента через Инициатора договора/Сотрудника ОЦЗиТ Отделом корпоративной и налоговой практики запрашиваются разъяснения по данному вопросу. По результатам разъяснений контрагент вносит изменения в Анкету, путем подписания новой Анкеты, передает ранее не предоставленные документы. Если разъяснения не получены и /или исправление в Анкету не внесены, документы не предоставлены, то информация о выявленных разночтениях вносится в досье. 7

2.2.9. Отдел корпоративной и налоговой практики передает документы, информацию и Анкету (Анкеты) контрагента в ДЗБ для дальнейшей проверки: 7

- адреса государственной регистрации, 7

- фактического местонахождения контрагента, 7

- встречи с генеральным директором и главным бухгалтером, 7

а также в целях сбора и проверки информации о контрагенте из внешних источников. 7

2.2.10.ДЗБ проводит проверку информации о контрагенте- победителе тендера (конкурса) в течение 10 (Десяти) рабочих дней с момента предоставления полного пакета документов, информации и Анкеты контрагента. Проверка потенциальных участников тендера (конкурса) осуществляется в порядке, предусмотренном иными внутренне-распорядительными документами Компании. 7

2.2.11.ДЗБ служебной запиской сообщает в Отдел корпоративной и налоговой практики о результатах проверки фактического местонахождения контрагента, встречи с его генеральным директором и главным бухгалтером и о результатах проверки информации из внешних источников. К записке прилагаются, полученные материалы и ранее полученные от Отдела корпоративной и налоговой практики документы. 7

2.2.12. Отдел корпоративной и налоговой практики в электронном виде и свободной форме ведет реестр запросов, направленных в адрес контрагента с указанием даты направления запроса и отметкой о дате поступления документов. 7

2.3. Порядок формирования досье контрагента 7

2.3.1. Отдел корпоративной и налоговой практики осуществляет формирование досье на основании: 7

документов, указанных в Приложении № 2 или Приложении № 2.1 к настоящему Регламенту, а также Анкеты, форма которой установлена в Приложении № 4 и Приложении № 6 к настоящему Регламенту. 7

информации из внешних источников, дополнительной информации (при необходимости): 7

2.3.2. Отдел корпоративной и налоговой практики в электронном виде ведет Реестр контрагентов, по которым сформировано досье контрагента. 8

2.4.4.Сбор информации из внешних источников осуществляется только в необходимых пределах, предусмотренных пунктом 2.3.1. 8

2.5.Порядок и срок хранения документов 8

2.5.1.Для досье контрагентов и документов, находящихся в нём, устанавливается статус «коммерческая тайна». 8

2.5.2.Досье контрагента представляет собой систематизированный набор документов. Досье имеет титульный лист, содержащий наименование контрагента и номер и включает в себя: 8

2.6.Права и обязанности сотрудников Общества, осуществляющих сбор и проверку информации и документации в рамках Регламента 9

2.6.1.Каждый сотрудник Общества, осуществляющий сбор и проверку информации и документации обязан: 9

2.6.2.Сотрудникам Общества, ответственным за закупку товаров (работ, услуг) запрещается: 9

- контрагентов по договорам, связанным с приобретением Обществом иностранной валюты, по сделкам купли – продажи ценных бумаг, осуществляемым в установленном законодательством Российской Федерации порядке; 11

- кредитных организаций; 11

- страховых организаций; 11

- контрагентов, по договорам с которыми и в результате совершения (исполнения), которых Общество является получателем денежных средств (вознаграждения, премии и т.п.) и с данным контрагентами нет иных сделок, которые бы подпадали под действие настоящего Регламента. 11

От российского юридического лица: 12

Анкета; 12

От Индивидуального предпринимателя: 14

От индивидуального предпринимателя: 19