Курс для высшего управленческого персонала. М.: Экономика 1970г. 807с
Скачать 16.08 Mb.
|
Электромеханическая обработка данных Для крупной компании все, вплоть до крупнейшей вычислительной машины и ее принадлежностей, может быть использовано самым экономичным способом для обработки данных. Однако компания меньшего размера может прийти к выводу, что для удовлетворения своих потребностей она может обойтись и без обременения своих финансов покупкой оборудования по обработке данных на перфокартах. В обследовании, охватившем тысячи контролеров и руководителей обработки данных, проведенном журналом «Business Automation», 94,5% ответивших руководителей, сообщили, что их компании используют перфокарты, 33,7% компаний применяют перфорированную ленту и 19,2%—магнитную ленту. Применение перфокарт. Компания «О'Бойл Тэнк Лайнс» представляет собой автотранспортную компанию, занимающуюся перевозкой насыпных и наливных грузов. Главная контора компании находится в Арлингтоне, штат Виргиния, а конечные пункты — в 8 восточных штатах. Большая часть грузов доставляется в штаты Мэриленд, Виргиния, Пенсильвания, Западная Виргиния, Северная Каролина и в округ Колумбия. Однако машины и цистерны компании могут доставлять грузы и на север, например в Мэн, на юг — во Флориду и в дальние западные штаты, например в Техас. В компании работает 70 человек, 19 из которых — в центральной конторе, В 1956 г. компания установила перфорационное оборудование УНИВАК. На рис. 27 показана планировка установки, с указанием расположения машин и другого оборудования, а также направления истоков работы. Все функции по учету осуществляются перфорационным оборудованием. Одной из первых работ, переведенных на машинную обработку, была подготовка ведомостей заработной платы водителей автомашин, работающих по контракту.  Рис. 27. Планировка установки табуляторов «УНИВАК» в компании «О' Бойл Тзнк Лайнс» в г. Арлингтоне, штат Виргиния Среди 70 сотрудников компании «О'Бойл» имеется немного водителей, работающих на автомашинах, принадлежащих компании. Для перевозки основной массы грузов компания арендует вместе с услугами свыше 200 грузовых автомашин у их владельцев, являющихся одновременно и водителями. Оплата услуг и аренды машин этих владельцев — водителей — производится дважды в месяц в определенных процентах от стоимости перевозимых ими грузов. На рис. 28 представлена схема последовательности операций по обработке отчетов водителей, расчета ведомости заработной платы и подготовки чеков.  Рис. 28. Схема последовательности операций по обработке отчетов водителей в компании «О'Бойл Танк Лайнс» в г. Арлингтоне, штат Виргиния До установки перфорационного оборудования компания «О'Бойл» имела 9 канцелярских работников в Арлингтонской конторе. С 1956 г. операционные доходы более чем удвоились, а вместе с ними и канцелярская работа. Для обработки растущего числа документов к численности конторского персонала был добавлен только один дополнительный сотрудник. Перфорационное оборудование осталось тем же. Из 10 сотрудников 4 необходимы для обслуживания установки и каждый из них знает я может работать на любой ее составной части. Оборудование УНИВАК выполняет работу быстрее и более точно — «хорошая, ясная, чистая работа», говорит Дональд Ч. Гибо, вице-президент компании по административным и финансовым вопросам. Правила для аффективных методов машинной обработки данных. Небольшие установки, используемые лишь в течение нескольких часов, вполне могут обойтись без официально утвержденных правил, если персонал, обслуживающий эту установку, постоянный. Большая же часть отделений по машинной обработке данных сталкивается с растущим спросом на подготовку более сложных отчетов и применением данных, составленных в различных комбинациях. Однако в последние годы квалификация среднего оператора машины снизилась, поскольку механическая обработка данных росла настолько быстро, что просто не хватало хороших операторов для удовлетворения текущих потребностей. В результате установки, не имеющие разработанных методов работы на них, чаще выходили из строя. Тщательно разработанные методы работы на машинах имеют ряд преимуществ. Они облегчают обучение операторов, позволяют гибче их использовать, поскольку их работу можно чередовать, и снижают до минимума ошибки машинной обработки. Любой человек, имеющий прочные знания принципов перфорации, может написать отличные правила для работы на машинах, следуя нескольким простым правилам. Ниже даются некоторые из них, предложенные Робертом А. Нельсоном, который в течение 16 лет занимается обработкой данных и консультациями и связан с лос-анжелосской конторой «Корпорации статистического табулирования»: 1. Выберите простую стандартную форму, которая будет использоваться при всех методах обработки данных (рис. 29).  Рис. 29. Образец последовательности операций и наглядной схемы процесса составления ведомости заработной платы 2. При применении схем последовательности выполнения операций решите вопрос о стандартных условных обозначениях. Применяйте их постоянно. Общепринятая группа условных обозначений показана на рис. 30.  Рис. 30. Стандартные условные обозначения для схем последовательности выполнения операции 3. Будьте последовательны в терминологии. Это убыстряет обучение операторов машин и облегчает связь. 4. Обозначьте все документы. Объясните в тексте или на рисунке, откуда они поступили, как они выглядят и куда они направляются. 5. Тщательно опишите каждую операцию. Будьте максимально краткими, но не в ущерб полной ясности. 6. Обеспечьте исчерпывающую информацию о машинах. Это довольно большой вопрос, который можно конкретизировать следующим образом: а) укажите тип применяемой машины; б) определите положение устройств по управлению машиной, например, изменение положения переключателей, клавишей, устройств для подсчета карт и т. п.; в) уточните системы ввода карт, которые будут применяться, если их имеется несколько; г) укажите вид, размер и сорт бумаги, который будет применяться. Если необходимо, определите, какая лента будет использоваться; д) если будет применяться постоянная монтажная панель, дайте ей номер и всегда указывайте ее по названию и номеру. Если монтаж панели должен быть произведен для выполнения определенной операции, то укажите либо схему монтажа, либо специальную таблицу для помощи оператору и сокращения до минимума времени монтажа; е) поместите в тексте правил образец каждого отчета, получаемого в результате процесса обработки, а также контрольный материал, необходимый для составления такого отчета. Перед выполнением фактической работы всегда пропустите контрольный материал и полностью сверьте результаты с образцом для правильной подготовки операции и проверки работы машин. При подготовке контрольных материалов обязательно создавайте все возможные условия, например, отбор икса, отбор однозначных чисел и т. п. 7. Определить все обычные методы контроля и гармонию элементов процесса и его режима. Если процесс обработки надо приостановить из-за нарушения режима, несоответствия карт и т. п., обязательно укажите на это. Обработка данных в вычислительная машина Рис. 31 включает четыре схемы блоков, срисованных с диапозитивов, применяющихся одним фабрикантом при подготовке программистов и операторов для вычислительных машин. Подобные схемы часто называются схемами последовательности выполнения операций, но, строго говоря, последние (являющиеся средством системы, дающей графическое изображение процесса) показывают схемы блоков, схемы обычной последовательности операций, систему операционного потока и т. п.   Рис. 31. Схема рисунков, срисованных с диапозитивов, применяемых в отделе обучения и подготовки кадров «Радиокорпорации Америки» Применение вычислительной машины включает обработку данных от ввода соответствующих данных до получения информации. Сортировка представляет собой процесс установки данных в желаемый порядок согласно правилам, зависящим от ключа или поля, находящегося в каждом показателе. Ведение картотек позволяет вносить изменения в содержащиеся в них материалы, которые не связаны с арифметическими операциями, например, включение, исключение, перенос и поправки. Обработка данных с помощью электронно-вычислительных машин за 1500 долл. в месяц. Как уже указывалось в гл. V, компания «Анчор Серум» в Сент-Джозефе, штат Миссури, представляет собою компанию средних размеров. Она имеет 400 сотрудников. Объем продаж составляет приблизительно 10 млн. долл. в год. У нее имеется небольшая вычислительная машина (ЛГП-30), обслуживаемая канцелярским персоналом самой компании. Имея многочисленные преимущества, связанные с небольшими размерами, высокой скоростью, большой памятью, небольшими затратами и простотой операций, эта вычислительная машина оказалась подходящей для коммерческих целей компании. Компания «Анчор» производит и сбывает как непосредственно, так и через дочерние компании 500 различных продуктов в упаковке трех различных размеров. Компания использует свою вычислительную машину для удовлетворения повседневных и возникающих при эпидемиях потребностей в ветеринарном обслуживании, для решения проблем определения сроков действия биологических средств и доскональной проверки поступающих заказов для выявления тенденций, которые сигнализируют о росте потребности в данном специальном медикаменте в определенном районе. Новая система проста в применении и использует те же методы, что и применявшиеся ранее при обработке получаемых отчетов. Переход на обработку данных с помощью электронно-вычислительной машины был постепенным, и после его завершения компания использовала следующие программы при обработке данных: Программа проверки ленты, содержащей данные счетов-фактур. Анализ продаж торговцами и журнала продаж. Печатание журнала продаж. Печатание анализа продаж торговцами. Анализ продаж клиентами. Печатание анализа продаж клиентами. Настройка машины и печатание информации об отгрузках биологических средств. Программа проверки ленты, имеющей данные о заработной плате. Программа заработной платы. Печатание данных, о заработках служащих и о распределении рабочей силы. Распределение рабочей силы между отделами. Распределение рабочей силы по производству различных видов продукции. Заработки служащих для определения налогообложения и страхования. Шестидесятичное перфорирование. Печатание десятичной памяти. Программа обычного ввода данных. Увязка с банковскими выписками. Следующие отчеты подготавливаются периодически. Ежедневно: подготовка счетов-фактур. Еженедельно: подготовка ведомостей заработной платы; распределение рабочей силы по производству различных видов продукции. Два раза в месяц: подготовка ведомостей заработной платы. Распределение рабочей силы по производству различных видов продукции. Ежемесячно: распределение рабочей силы в соответствии с заработной платой. Распределение рабочей силы между отделами. Заработки служащих для определения налогообложения и страхования. Журнал продаж. Продажи филиалами (всего и в районах нахождения филиалов). Анализ продаж торговцами. Анализ продаж по штатам. Анализ продаж клиентами. Отгрузка биологических средств по видам и размерам упаковки. Количество чеков, подлежащих оплате с банковского счета. Ежеквартально: отчеты о федеральных и штатных налогах на заработную плату. Ежегодно: сведения о количестве работающих. Анализ продаж. Возможно, самая большая выгода от вычислительной машины в компании «Анчор» заключается в быстром анализе данных о продажах. Анализ продаж очень расширился, потому что вычислительная машина может дать большую разбивку данных, чем это было при обработке вручную. Каждый день счета-фактуры табулируются на вычислительной машине или на одной, из двух обычных суммирующих машин, оснащенных устройством для перфорирования ленты, вводимой в вычислительную машину. Эти машины регистрируют номер счета, номер клиента, номер продавца, код продукта по каждому заказанному виду продукции, отгруженное количество и стоимость продажи в долларах. Код продукта состоит из группы трехзначных чисел: один номер обозначает группу продуктов, например, «биологические средства для небольших животных», фармацевтические средства для комнатных животных» и т. п. Второй номер указывает вид продукта, например, «вакцина против свиной холеры» или «сыворотка от свиной холеры», а третий указывает размеры упаковки. Эта ежедневная табуляция используется для подготовки пяти докладов, из которых три подготавливаются ежемесячно: один анализирует продажи по клиентуре, по видам продуктов и по стоимости в долларах; второй анализирует продажи торговцами по 72 различным группам продукции и по стоимости в долларах, а данные третьего переносятся в журнал продаж. Данные об отгрузке соответствующей продукции также находятся в запоминающем устройстве машины и печатаются ежемесячно в качестве вспомогательного материала для анализа производственных затрат. Подготовка ведомостей заработной платы. Компания имеет две ведомости заработной платы — 300 сотрудников получают заработную плату еженедельно и 100 — 2 раза в месяц. Первоначально продукцией программы по заработной плате являлись текущая ведомость заработной платы и ежедневный учет заработков сотрудников. В настоящее время затраты на оплату труда распределяются не только по счетам, ведущимся в главной книге соответствующей производящей компании, но и по косвенным отчислениям на любой из нескольких общих видов деятельности, таких, например, как научно-исследовательская работа. Информация на картах учета времени работы, кодовый номер сотрудника, отработанные часы, тариф заработной платы, количество вычетов для целей налогообложения, любые специальные ставки за сверхурочную работу, обозначение специальных вычетов, таких, например, как на приобретение сберегательных облигаций или страховые взносы, а также размер вычетов — все эти сведения перфорируются на ленту для ввода в вычислительную машину. Кроме того, перфорируются кодовые обозначения, показывающие распределение затрат труда по любой из 64 различных статей затрат. Вычислительная машина затем подсчитывает и печатает текущие еженедельные или полумесячные заработки, обновляет сведения о заработках сотрудников в запоминающем устройстве для квартальных отчетов правительству и вносит затраты на оплату труда на соответствующий счет. Подготовка ведомости заработной платы требует еженедельно 2—3 час. работы по перфорированию ленты для ввода в машину, 45 мин. для обработки на вычислительной машине и перфорирования выдаваемой ленты и дополнительно 30 мин. для печатания отчета в форме ведомости. Этот отчет подготавливается находящейся вне линии машиной «Флексорайтер», которая установлена таким образом, чтобы отчеты могли быть напечатаны с выдаваемой вычислительной машиной ленты и не занимали печатающее устройство вычислительной машины. Работа вычислительной машины экономит 2 человеко-дня каждую неделю, которые до этого тратились на составление ведомости для оплаты труда, поскольку теперь это делается автоматически. Это также дает экономию от 6 до 10 дней ежеквартально, которые раньше тратились на подведение итогов по заработной плате ко дню составления отчетов, поскольку отчеты, представляемые властям штатов и федеральным властям, в настоящее время печатаются отдельно вычислительной машиной одновременно с ведомостью заработной платы. Контроль затрат. Контроль затрат можно очень просто вести с помощью вычислительной машины. Распределение рабочей силы рассчитывается вместе с заработной платой на основе информации, содержащейся в картах учета рабочего времени. Накладные расходы можно затем распределить пропорционально прямым затратам труда. Общие суммы накладных расходов вводятся в вычислительную машину, и она распределяет их по статьям затрат. Материальные затраты известны из отчетов об использованном сырье, и они могут быть суммированы по видам продукции. Поскольку вычислительная машина также знает общее количество продукции, произведенное за определенный период, она легко делит на него сумму затрат по данному виду продукции (которые получаются путем суммирования затрат по отдельным статьям) и затем сравнивает получающиеся затраты на единицу продукции со стоимостью продаж и сообщает разницу руководству. Несмотря на кажущуюся простоту этих методов контроля, следует помнить, что при производстве большей части продукции в компании «Анчор» применяются биологические методы. Контроль в этих случаях должен быть внешним по отношению к существующему процессу производства. Часть процесса производства биологических продуктов, например вакцин и сывороток, происходит в живых тканях. Следовательно, значительную часть «производственного аппарата» компании «Анчор» составляет скот. Для экономичности ведения производства необходимо тщательно изучать конъюнктуру рынка, чтобы не производить сыворотки слишком много или слишком мало. Излишнее количество пришлось бы просто уничтожить через определенный срок, несмотря на то, что в торговой системе все скоропортящиеся продукты хранятся в холодильниках. К сожалению, при подобных методах производства невозможно увеличить выпуск продукции только путем введения второй смены или сверхурочной работы. Увеличение производства должно планироваться в размерах, превышающих потребности. Компания «Анчор», как типичная компания, пользующаяся вычислительной машиной, с ростом ее опыта развила дополнительные сферы применения машины (программы). Первоначально компания планировала использовать вычислительную машину только 2 раза в неделю и сдавать в аренду свободное время машины другим компаниям в Сент-Джозефе. За полгода применение вычислительной машины увеличилось настолько, что она стала использоваться 30 час. в неделю, а позднее 5 1/2 дней в неделю. Когда подготавливаются отчеты для штатных и федеральных властей и для целей страхования, машина используется круглосуточно. Компания «Анчор Серум» использовала свою вычислительную машину для экономии времени, улучшения использования персонала, увеличения прибылей и повышения конкурентоспособности. Другие компании небольших размеров, скажем компания, имеющая менее 250 сотрудников, как предполагает журнал «Small Business Administration», могут думать, что им не по силам покупка или аренда вычислительной машины. Эти небольшие коммерческие предприятия, однако, могут прибегнуть к услугам имеющихся организаций по обработке данных, обеспечив тем самым для себя экономию времени, рабочей силы и затрат в результате обработки данных с помощью электронно-вычислительной техники. Информация для принятия решения руководством. Вычислительная машина может выполнять огромное количество канцелярской работы с фантастической скоростью — обрабатывать подлежащие оплате и инкассации счета, накладные, счета потребителей, делать анализ продаж и т. п.; давать руководству краткую и своевременную информацию, необходимую для принятия решений. В первые несколько лет применения вычислительных машин они были заняты обработкой огромного количества документов, подходящих для обработки с большой скоростью. Например, в 1958 г. в исследовании по вопросам применения электронно-вычислительной техники в коммерческом деле «Фонд по контролю»1 обнаружил, что для выполнения лишь одной финансовой операции (обработки ведомостей заработной платы) требуется в 12 раз больше машинного времени, чем для выполнения всех других видов операций, связанных с анализом, моделированием и линейным программированием, вместе взятых. Большинство компаний, установивших вычислительные машины, сделали это в силу предполагаемой экономии канцелярских затрат. Вычислительные машины в определенной мере возникли из потока растущего объема канцелярской работы. Однако многие компании считают, что их канцелярские расходы остались без изменений. Руководители высшего ранга начинают переносить упор с функции вычислительных машин как «фабрики бумаг», т. е. с ориентации на них как на источник сокращения затрат на более широкое использование вычислительной машины для увеличения прибылей. Они начинают осознавать, что вычислительная машина намного ценнее для них как источник качественной информации для руководства, необходимый для принятия решения и контроля, чем как средство снижения расходов на заработную плату канцелярского персонала. Действительно комплексная система информации. Высшие руководители не имеют недостатка в информации и отчетах. Отделы и подотделы их компаний — производственные, учетные, сбытовые, технические — все нуждаются в отчетах и составляют их, собирая свои собственные данные, представляемые для различных целей. Столкнувшись с необходимостью принятия важных решений на основе коммерческой информации, «бесконечной и беспредельной в отношении дублирования», высшее руководство часто чувствует себя крайне неуверенно, сказал один из высших руководителей. Высшее руководство нуждается в отчетах, отражающих деятельность предприятия в целом, а не с точки зрения интересов его отдельных подразделений. Им нужны отчеты, отражающие все аспекты продукции, рынка и предприятия. «Отчеты для руководства, — отмечает Джеймс Д. Галлахер, — должны соответствовать уровню руководителей, которые их получают: чем выше положение руководителя, тем насыщеннее и лаконичнее должен быть отчет». Региональный руководитель сбыта, например, нуждается в большом числе подробных статистических данных о продажах, составляемых периодически по всем подчиненным ему торговым предприятиям. Такие статистические таблицы будут длинными. С другой стороны, вице-президент компании, занимающийся вопросами сбыта, нуждается лишь в итоговых статистических данных и в общем итоге по всем географическим районам. Президенту может потребоваться лишь текущий итог (один показатель) по всей стране. «Эффективная система информации руководства, — отмечает Галлахер, — облегчает процесс принятия решения, обеспечивая руководителей как бы одним средством для достижения оптимальных целей компании в целом, а не более узких целей того или иного из ее отделов». Прогноз коммерческой деятельности — наука. Прорыв в информации руководства никоим образом не ограничивается влиянием на систему более быстрой и увязанной обработки данных. Огромное значение также имеет превращение коммерческого прогноза в науку, позволяющую «заглянуть» в будущее. Планирование коммерческой деятельности всегда связано со взглядом в будущее — прогнозом, и коммерсанты всегда разрабатывают свой курс действий на основе своих прогнозов. В течение поколений они делали это главным образом на основе интуиции. В последнее время они стали основывать свои решения на прогнозах, составленных на базе данных за прошедшее время и на тенденциях развития. Джордж В. Чейн, вице-президент по финансовым и административным вопросам «Радиокорпорации Америки» говорит: «Для того, чтобы снабжать товарами и услугами растущую экономику... иметь эффективную структуру и эффективно действовать... управлять внутренними и внешними взаимосвязями... принимать своевременные и разумные решения, бизнес сейчас не может больше полагаться на традиционные методы и сбор информации». При современном состоянии бизнеса во времена быстрых падений и изменений, говорит Чейн, «...рамки успеха становятся слишком узкими, затраты слишком высокими, риск слишком большим, время слишком недостаточным, а конкуренция слишком сильной для того, чтобы действовать на основе предчувствия, интуиции или прошлой истории». Менее чем за 10-летие коммерческий прогноз превратился в науку. Это превращение было достигнуто путем объединения возможностей вычислительной машины обрабатывать данные и математической точности исследования операций. При применении техники исследования операций обычно получается математическая модель (в действительности сложное математическое уравнение), дающая альтернативные методы подхода к указанным целям и показывающая возможные последствия решений, которые может принять руководство. Когда модель применяется для помощи руководству в принятии решений при определенной коммерческой конъюнктуре, необходимы как быстрота, так и мощность вычислительной машины. Модель в одном из проектов «Радиокорпорации Америки» насчитывала «смесь» 49 переменных величин. Максимально человеческий мозг может охватить отношения только 3—4 переменных. Ряд крупных компаний применяет математические модели и вычислительные машины для перспективного планирования деятельности всей корпорации в целом — планирования, которое затрагивает более широкий круг вопросов, чем финансы, учет, программы, контроль запасов и другие текущие коммерческие операции. «Радиокорпорация Америки», применявшая такую модель для подсчета результата выборов в ноябре 1960 г., использовала модели и вычислительные машины для того, чтобы дать возможность руководству «видеть сразу, каковы должны быть вероятные результаты определенных решений». Один из случаев применения моделей Чойн описывает следующим образом: «Мы применили ее в одном из наших небольших подразделений. Цель состояла в том, чтобы максимально увеличить прибыли выше 10%, получение которых требовалось при продажах. Модель дала рекомендацию о полном преобразовании операций по сбыту, о переходе от прямых продаж к продажам через торговцев. Более того, математическая модель, примененная на вычислительной машине, проанализировала и дала прогноз того, что произойдет, если структура торговли будет изменена. Это было неожиданно, поскольку самая крупная конкурирующая компания получала отличные результаты при прямом сбыте. Однако, когда мы применили эту модель для изучения стратегии сбыта конкурента, мы обнаружили, что в данном случае прямые продажи являлись наиболее подходящими для его конкурентоспособности. Таким образом, модель дала нам ясную картину отношений между конкурентоспособностью и оптимальной стратегией сбыта. В январе 1959 г. мы решили следовать этой рекомендации. В течение года продажи увеличились на 50%, в то время как расходы по торговле сократились на 40%. Кроме того, модель показала районы наибольших возможностей для сбыта. И вновь, к нашему удивлению, они оказались не там, где мы и конкуренты сосредоточивали свои наибольшие усилия. Они были в местах, где был фактический рыночный вакуум. Мы двинулись в эти районы и заполнили вакуум». Центры, оказывающие услуги по обработке данных (вычислительные центры) Такой вычислительный центр по обработке данных имеет оборудование для оказания услуг компаниям, которые желают «арендовать» эти услуги. Он обрабатывает данные в своих конторах. Компания, нуждающаяся в услугах, может воспользоваться центром, имеющим перфорационное оборудование или вычислительную машину (или машины), или то и другое. Некоторые центры специализируются на оказании определенных видов услуг, таких, например, как услуги по использованию электронно-вычислительных машин, предоставляемых банкам, страховым компаниям и т. д. . Развитый центр оснащен для того, чтобы выполнять все общие коммерческие операции, включая обработку счетов, подлежащих оплате, поступлений по счетам, контроль товарных запасов, определение затрат труда и материалов, заработную плату, контроль производства, заказы на закупки, прогнозы и анализ продаж. Он также может осуществлять операции, связанные с исследовательской, конструкторской и научной работой, например, линейное программирование, теплоснабжение, термическое напряжение, вариационный анализ и т. д. Многие центры созданы и содержатся крупными фабрикантами оборудования, такими, как «Интернешэнл Бизнес машина», «Национальная компания кассовых аппаратов», «Радиокорпорация Америки», отдел УНИВАК корпорации «Сперри рэнд». Другие не имеют прямой связи с изготовителями оборудования и принадлежат и содержатся либо отдельными лицами, либо корпорациями, предлагающими свои услуги. Ярким примером такого рода корпоративного центра по оказанию услуг является компания, имеющая отделения в 7 городах Соединенных Штатов, а также в Париже, Лондоне и Мехико. После открытия в 1956 г. первых центров, применяющих электронно-вычислительное оборудование, увеличение количества таких центров было феноменальным. В. X. Эванс, вице-президент по административным вопросам «Ассоциации организаций, оказывающих услуги по обработке данных», образованной в 1960 г., считает, что в конце 1961 г. насчитывалось 500 центров (один фабрикант имел 80 центров). Их число быстро растет. При такой широкой распространенности центров большинство небольших коммерческих предприятий могут легко найти один из них, и отдаленные небольшие коммерческие предприятия могут связаться с центром с помощью арендуемого телеграфа, точно так же, как разбросанные отделения компании связываются с главной конторой и передают ей данные. Огромные достижения имеют место в сети связи и в использовании этих сетей для передачи коммерческих данных. К 1970 г. связь по передаче коммерческих данных, как ожидается, будет равна или превысит всю остальную связь. Кто пользуется центрами? Центры по обработке данных предоставляют в полном объеме услуги по обработке данных небольшим компаниям, а также оказывают помощь в обработке данных более крупным компаниям. Их услугами пользуются 4 типа компаний. 1. Компании, которые недостаточно велики для того, чтобы оправдать содержание своих собственных установок. Один специалист считает, что имеется по меньшей мере 10 тыс. компаний, размеры и операции которых не оправдывают покупку или аренду вычислительной системы, но которые, однако, получают значительные выгоды от быстроты и точности обработки данных с помощью электронно-вычислительных машин. 2. Компании, имеющие полные установки, но прибегающие к услугам центров в целях получения «поддержки». В эту группу входят компании, имеющие постоянное превышение объема работы, которая при этом недостаточно велика или недостаточно продолжительна, чтобы оправдать приобретение дополнительного оборудования и содержание высококвалифицированных и высокооплачиваемых операторов, которые будут простаивать часть времени. Для подобных компаний центры могут поглощать пики в колебаниях рабочей нагрузки и тем самым помочь стабилизировать затраты. Центры также помогают объединять взаимосвязанные, но разделенные виды деятельности в рамках той же самой корпорации, и они предоставляют средства для обработки данных децентрализованным отделам или подразделениям крупных корпораций, которые не желают организовывать у себя операции по обработке данных. 3. Компании, которые нуждаются в детальном программировании вычислительной машины только один раз или редко, для выполнения очень специализированных коммерческих или инженерных расчетов. 4. Компании, планирующие установить перфорационное или вычислительное оборудование, используют вычислительные центры для ознакомления с этим делом перед переходом на механизированные или электронные методы обработки данных. Такого рода услуги центров могут быть полезными для компаний всех размеров. Вез центра обслуживания компания, устанавливающая вычислительную машину средних размеров, могла бы потратить по меньшей мере 200 тыс. долл., для того чтобы «подготовиться» к обработке данных. Одна крупная организация по обслуживанию имеет вычислительную систему даже в автомашине, которая подвозит электронное оборудование прямо к дверям потребителя для предварительного обучения и практики перед установкой машины. Как работают центры? Компания, пользующаяся услугами центра, может послать ему сырые данные в форме первичной отчетности, например, карточки о времени работы, сведения о продажах или счета-фактуры, или данные, нанесенные на перфокарты, бумажную или магнитную ленту. Вычислительные центры принимают как те, так и другие виды данных. Они будут обрабатывать данные: а) для выполнения повседневных или периодических учетных или коммерческих конторских операций, б) для снабжения информацией, необходимой для принятия решений или более лучшего и быстрого контроля со стороны руководства. Ниже приводится несколько примеров. — Каждый месяц один мелкий фабрикант посылает отчетность центру обслуживания, получает написанную на машинке ведомость для книги, счетов, отчет о доходах и баланс за каждый месяц. Эта работа стоит 35 долл. в месяц. — Одна компания средних размеров посылает в центр составленные вручную ведомости об отработанном времени и выходе на работу, получает еженедельно 375 напечатанных на машинке чеков на выплату заработной платы, еженедельный реестр вычетов, квартальный отчет и 941 форму, а также ежегодные формы W-2. Эта работа стоит 350 долл. в месяц. — Один универмаг с 5 филиалами ежедневно передает чеки о продажах в центр обслуживания, получает ежедневные, еженедельные и ежемесячные анализы продаж по отделам, полумесячные отчеты о комиссионном вознаграждении клерков, ежемесячные и полугодовые сведения о продажах отдельных видов товара. Эта работа стоит 1000 долл. в месяц. — Одна крупная транспортная компания, имеющая комплексную вычислительную установку, переносит данные о заработной плате с перфокарт на магнитную ленту и направляет ее на стороннюю вычислительную машину для получения данных об общей сумме заработной платы, налогах, вычетах и чистой заработной плате. — Одна городская автобусная компания использует центр обслуживания для корректировки графика движения автобусов на основе загрузки их пассажирами. Работа, которая обычно занимала несколько недель, производится на электронно-вычислительной машине за 20 мин. Зная, сколько автобусов требуется на разных маршрутах в различное время, компания может эффективнее руководить работой автобусного парка. — Одна строительная компания хотела получить анализ нагрузки для планирования на фабрике трех систем трубопроводов. Обычно для расчета такого анализа требуется 2 человеко-месяца. В данном же случае инженер потратил 2 часа для внесения спецификаций на специальные формуляры и послал их в центр для расчета на электронно-вычислительной машине. В пределах 24 час. центр возвратил расчет, в котором компании указывалось, какой должен быть диаметр трубы и толщина ее стенок. Эта услуга стоила 333 долл. Компания сэкономила 7 тыс. долл. Многие центры обслуживания по заказам потребителей производят аналогичные операции на перфорационном или электронно-вычислительном оборудовании. Они разработали серию основных методов для выполнения подобных работ. Для компаний, пользующихся этими методами обработки данных, работа выполняется быстрее, при меньших затратах, поскольку ликвидируются затраты на однократное программирование. Такие комплекты методов имеются для обработки данных розничных магазинов, финансовых учреждений, промышленных компаний, коммунальных предприятий, отдельных специалистов и учебных заведений. Для удовлетворения потребностей клиентов центры оказывают услуги в соответствии с регулярно составляемым расписанием, а также по мере возникновения специальных потребностей. А поскольку клиенты обычно хотят; чтобы обработка данных производилась быстро (часто во внеурочное время), центры могут работать круглосуточно, 7 дней в неделю. Самым напряженным временем работы для некоторых центров являются суббота, воскресенье и ночные часы. Не является необычным, когда центр получает данные, например, в 5 час. вечера в среду и выдает обработанную информацию в окончательной форме в 8 час. утра в четверг. Центры, оказывающие услуги по обработке данных, устанавливают цены за свои услуги различным образом. Оплата часто представляет собой стандартные расценки за единицу выполненной работы — практика, которая имеет преимущество для клиента, поскольку заранее установленный прейскурант ставок позволяет ему точно подсчитывать и контролировать затраты. Стоимость выполняемых работ очень различна и зависит наряду с другими элементами от объема выполненной работы, объема информации, которую желает получить клиент, оборудования, использованного для выполнения работы, и места нахождения. На основании обследования оплаты выполняемых работ, проведенного в 1961 г., журнал «Modern Office Procedures» приводит следующие сведения о среднечасовой плате за пользование услугами перфорационного оборудования: перфорирование и верификация — 3,75 долл., перенос данных с ленты на карту или сортировка — 5,5 долл.; раскодирование — 5,25 долл.; подсчет — 8 долл. и табулирование —10,5 долл. Почасовые ставки за обработку данных на электронно-вычислительных машинах колеблются от 25 долл. в час для небольшой вычислительной машины до 550 долл. и выше для крупных и сложных систем. Плата за услуги специалистов отражает их квалификацию: для специалистов по анализу, которые сводят сложные проблемы к форме, которую можно запрограммировать, и старших программистов — 15 долл. в час, а для младших программистов — 10 долл. в час. Некоторые центры были созданы для оказания услуг по обработке данных определенным клиентам или членам данной корпорации, например «Корпорации по обслуживанию бирж Среднего Запада», созданной «Биржей Среднего Запада». Вводные данные подготавливаются фирмами, являющимися членами корпорации, и передаются по телетайпу. За 1 мин. эта система может рассчитывать 540 сделок, печатать 50 таблиц и анализировать и переделывать 200 счетов или переносить и печатать 500 биржевых сделок. Фирмы, являющиеся членами корпорации, получают ежедневно сообщения о покупках и продажах, карточки о движении наличности, сведения о сальдо на счетах клиентов и брокеров, а также информацию о дивидендах и доверенностях. Раз в неделю передаются подробные записи акций, включая пробные балансы клиентов и брокеров и комиссионные продавцов. Ежемесячные отчеты содержат отчеты для клиентов, расчеты и данные о комиссионном вознаграждении брокеров. Первоначально членами корпорации были 42 брокерские конторы в 7 городах Среднего Запада. Примечания 1. Имеется в виду одна из общественных организаций, финансирующих научно-исследовательскую работу в области организации финансового контроля, бухгалтерии и т. д. — Прим. ред. |
Похожие:
 | В гбоу впо первый мгму им. И. М. Сеченова Минздравсоцразвития России для (административно-управленческого персонала) |  | «Основы управленческого консультирования» являются формирование у студентов теоретических знаний о сущности и задачах управленческого... |
| Оплата труда административно-управленческого, учебно-вспомогательного и обслуживающего персонала | | Оплата труда административно-управленческого, учебно-вспомогательного и обслуживающего персонала |
| Санкт-Петербургский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего образования | | Инструкция предназначена для студентов, профессорско-преподавательского состава, административно-управленческого персонала хгу и... |
| Книга предназначена для управленческого персонала предприятия, специалистов бухгалтерского и налогового учета, разработчиков программных... | | Негосударственное образовательное учреждение высшего профессионального образования |
| Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования | | Негосударственное образовательное учреждение высшего профессионального образования |