- служба управления персоналом ПГУПС обеспечивает формирование и ведение личных дел сотрудников ОС, хранение документов (копий документов) требуемых законодательством Российской Федерации для устройства на работу и подтверждающих квалификацию сотрудников (дипломы об образовании, о наличии ученой степени, ученого звания), трудовые договора;
- управление бухгалтерского учета и финансового контроля ПГУПС обеспечивает финансовую отчетность ОС перед налоговыми службами, ведение субсчета ОС;
- отдел сертификации, стандартизации и метрологии ПГУПС обеспечивает периодическую проверку актуальности и обновление нормативной документации в рамках области аккредитации ОС АТ и ИЦ ЖАТ, осуществляет помощь ИЦ ЖАТ при периодической поверке средств измерений и аттестации испытательного оборудования;
- административно технические службы ПГУПС обеспечивают поддержание исправности коммунальных сетей (вода, свет, тепло), пожарно-охранной сигнализации, осуществляют ремонт помещений ОС.
3.2. Управление системой менеджмента качества в ОС АТ ПГУПС.
Ответственным лицом за проведение политики в области качества в целом по органу сертификации является Руководитель ОС АТ ПГУПС, а в его отсутствие - заместитель Руководителя ОС АТ ПГУПС. Он имеет полномочия решать все вопросы по всем видам выполняемых работ.
Руководитель ОС АТ ПГУПС отвечает за разработку, применение, актуализацию, пересмотр и распространение Руководства по качеству, а также - за процесс выполнения этой работы.
Помимо Руководителя ОС АТ ПГУПС, за внедрение и контроль выполнения требований Руководства по качеству (системы менеджмента качества) несет ответственность специально назначенный сотрудник ОС АТ ПГУПС – менеджер по качеству.
По распоряжению №847/ОС -04.15 от 03.06.2015 менеджером по качеству ОС АТ назначена Белишкина Татьяна Алексеевна.
Сотрудник, ответственный за управление качеством ОС АТ ПГУПС (менеджер по качеству), обладает полномочиями по принятию предупредительных и корректирующих мер по обеспечению качества выполняемых ОС АТ ПГУПС работ.
Ответственными лицами за обеспечение качества отдельных видов работ по проверке соответствия назначаются специалисты (эксперты) из состава ОС АТ ПГУПС. Они имеют полномочия самостоятельно решать вопросы по закрепленным за ними отдельным видам выполняемых работ и несут за них персональную ответственность.
3.3. Права и обязанности органа по сертификации, при взаимодействии со структурными подразделениями ФГОУ ВПО ПГУПС в целях исключения конфликта интересов.
ОС АТ ПГУПС в своей деятельности взаимодействует со следующими подразделениями ПГУПС:
- ректоратом;
- службой управления персоналом;
- отделом сертификации, стандартизации и метрологии;
- управлением бухгалтерского учета и финансового контроля;
- административно-хозяйственными службами;
- испытательным центром (ИЦ ЖАТ ПГУПС).
3.4. Права, обязанности и ответственность работников органа по сертификации.
Права, обязанности и ответственность работников органа по сертификации закреплены в должностных инструкциях.
Должностная инструкция является документом, устанавливающим требования к образованию, квалификации, стажу работы по специальности. В должностной инструкции также устанавливаются задачи в области обеспечения качества, мера ответственности и полномочия каждой категории сотрудников органа.
Должностные инструкции персонала, указывающие его служебные обязанности и ответственность, разрабатываются и утверждаются руководителем ОС для всех основных должностей.
Должностные инструкции пересматриваются в случае изменения квалификационных требований к персоналу или функциональных обязанностей должностного лица.
Все работники при вступлении в должность должны быть ознакомлены с должностными инструкциями. После ознакомления все сотрудники расписываются в ведомости ознакомления с должностными инструкциями, которая хранится в архиве.
Персонал, нарушающий требования должностных инструкций, отстраняется от производства работ по сертификации продукции непосредственным начальником. Для проверки компетентности и соответствия требованиям должностных инструкций и разбора брака в работе создается компетентная комиссия из состава сотрудников ОС под председательством руководителя ОС.
3.5. Распределение ответственности работников органа по сертификации за внедрением системы менеджмента качества и ее постоянным функционированием.
Политику в области управления качеством сертификации продукции, соответствующей области аккредитации, формирует руководитель ОС АТ ПГУПС.
Руководитель ОС отвечает за ее реализацию, несет личную ответственность за правильность выдачи сертификатов и знаков соответствия.
Ответственным лицом за внедрение системы менеджмента качества и ее постоянным функционированием в целом по ОС является руководитель ОС АТ ПГУПС, а в его отсутствие - заместитель руководителя ОС. Он имеет полномочия решать все вопросы по всем видам выполняемых работ.
Ответственными лицами за обеспечение качества отдельных процедур сертификации назначаются специалисты из числа экспертов ОС. Они имеют полномочия самостоятельно решать вопросы по закрепленным за ними отдельным видам выполняемых работ и несут за них персональную ответственность.
4. Обеспечение независимости и беспристрастности органа по сертификации при осуществлении деятельности.
Разработку и реализацию мер по предотвращению и разрешению конфликта интересов осуществляет руководитель ОС АТ ПГУПС.
Руководитель ОС АТ ПГУПС при взаимодействии с ректоратом (исполнительным органом ПГУПС), с изготовителями и продавцами устройств железнодорожной автоматики должен обеспечивать гарантии независимости органа по сертификации от коммерческого, финансового, административного или иного давления, способного оказать влияние на качество осуществляемой органом по сертификации деятельности.
ОС АТ ПГУПС обеспечивает беспристрастность принятия решений по сертификации при проведении работ по подтверждению соответствия, а также механизмы обеспечения беспристрастности.
ОС АТ ПГУПС обязан раскрывать и пресекать какие либо действия сотрудников органа, аффилированных с юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями, в отношении продукции которых проводятся работы по подтверждению соответствия продукции.
Орган управления ОС АТ проводит идентификацию рисков, касающихся соблюдения беспристрастности при осуществлении работ по подтверждению соответствия, устранение и минимизацию указанных рисков.
Обеспечение независимости органа по сертификации от изготовителей, продавцов, исполнителей и приобретателей, в том числе потребителей достигается отсутствием производственной и коммерческой деятельности в области железнодорожной автоматики, финансовой независимости от изготовителей, продавцов, исполнителей и приобретателей устройств железнодорожной автоматики.
В должностных инструкциях работников ОС АТ ПГУПС закреплено требование к работникам органа по сертификации о необходимости уведомления органа по сертификации о прежних и существующих связях с проектировщиками, разработчиками, изготовителями, продавцами устройств железнодорожной автоматики, подлежащих сертификации, иных обстоятельствах, которые могут привести к возникновению конфликта интересов.
5. Правила, обеспечивающие соблюдение требований беспристрастности в отношении органа по сертификации и ФГОУ ВПО ПГУПС
5.1. Правила, обеспечивающие соблюдение требований беспристрастности в отношении ОС.
В должностных инструкциях работников органа по сертификации в обязательном порядке прописываются правила поведения сотрудников для исключения действий, нарушающих требования беспристрастности. В том числе, сотрудники не должны:
а) быть проектировщиком, изготовителем, установщиком, продавцом, оператором или приобретателем, в том числе потребителем аппаратуры железнодорожной автоматики, подлежащей сертификации в соответствии с областью аккредитации органа по сертификации;
б) предлагать или предоставлять консультационные услуги заявителям на проведение работ по сертификации;
в) предлагать или предоставлять консультационные услуги по системам менеджмента или услуги по проведению внутренних проверок заявителям на проведение работ по сертификации в случаях, когда схема сертификации требует оценки системы менеджмента.
5.2. Правила, обеспечивающие соблюдение требований беспристрастности в отношении ФГОУ ВПО ПГУПС.
Для обеспечения независимости и беспристрастности в работах по подтверждению соответствия объектов ЖАТ от подразделений ФГОУ ВПО ПГУПС, в состав которого входит ОС, применяются следующие правила.
1) При поступлении Заявки на сертификацию любого объекта проводится анализ технической документации на данный объект. Если в ходе анализа документации обнаруживается, что подразделение ФГОУ ВПО ПГУПС является либо проектировщиком, либо изготовителем, либо установщиком, либо продавцом, либо оператором, либо приобретателем, в том числе потребителем объекта, на который подана Заявка, то в соответствии с п. 14.5 Критериев орган отклоняет Заявку.
2) Сотрудники ОС АТ предупреждены о недопустимости предложения или предоставления консультационных услуг подразделениям ФГОУ ВПО ПГУПС, которые могут являться потенциальными заявителями на проведение работ по сертификации, либо быть связанными с заявителями участием в проектировании, изготовлении, монтаже, продаже объектов подтверждения соответствия в области аккредитации ОС.
Это требование отражено в подписываемой каждым сотрудником ОС Декларации и в должностных инструкциях сотрудников ОС.
3) Сотрудники ОС АТ предупреждены о недопустимости предложения или предоставления консультационных услуг по системам менеджмента качества подразделениям ФГОУВПО ПГУПС, которые могут являться потенциальными заявителям на проведение работ по сертификации, либо быть связанными с заявителями участием в проектировании, изготовлении, монтаже, продаже объектов подтверждения соответствия в области аккредитации ОС.
Это требование отражено в подписываемой каждым сотрудником ОС Декларации и в должностных инструкциях сотрудников ОС.
6. Политика и правила, обеспечивающие недискриминационный доступ к услугам по подтверждению соответствия, оказываемым органом по сертификации в соответствии с его областью аккредитации.
ОС АТ ПГУПС в своей деятельности по подтверждению соответствия продукции железнодорожной автоматики руководствуется политикой, обеспечивающей недискриминационный доступ к услугам по подтверждению соответствия, оказываемым органом по сертификации в соответствии с его областью аккредитации. Для этих целей определены правила работы с заказчими работ по подтверждению соответствия, которые включают в себя:
а) одинаковые требования для всех заявителей, данные требования должны находиться в открытом доступе через сайт органа;
б) установленные временные нормы на процесс работы по подтверждению соответствия продукции конкретного заявителя (рассмотрение заявки, экспертиза представленных документов, анализ производства, принятие решения о выдаче сертификата соответствия;
в) процесс прохождения работ по подтверждению соответствия продукции должен быть прозрачен для заявителя и может быть прослежен по информации на сайте органа;
г) в случае отрицательного решения о выдаче сертификата, ОС АТ ПГУПС должен обосновать причины отрицательного решения;
д) заявитель имеет право подать апелляцию на выданное отрицательное решение о выдаче сертификата, а орган должен в установленный срок рассмотреть аппеляцию;
е) сотрудники в случае противозаконного давления обязаны сообщить об этом Руководителю ОС АТ ПГУПС;
ж) в случае преднамеренного изменения фактических результатов работ по подтверждению соответствия продукции, ответственный за проведение и оформление результатов работ по подтверждению соответствия продукции, сотрудник ОС АТ подвергается наказанию (административному, экономическому, юридическому) в соответствии с принятыми внутренними правилами.
7. Правила обеспечения конфиденциальности информации, в том числе поступающей от третьих лиц.
7.1. Образцы продукции и комплект документов, представленных на экспертизу (испытания), являются собственностью заказчика. После проведения работ по подтверждению соответствия продукции комплект документов и образцы, в зависимости от условий договора на проведение работ по подтверждению соответствия продукции, возвращаются заказчику.
7.2. Заключения по экспертизе или другая документация, содержащая информацию о результатах проведение работ по подтверждению соответствия продукции, проведенных на основе хозяйственного договора с заказчиком и в соответствии с условиями в нем изложенными, передается заказчику после оплаты проведения работ по подтверждению соответствия продукции.
Документация с результатами проведения работ по подтверждению соответствия продукции, в случае отказа заказчика от оплаты проведенных работ по подтверждению соответствия продукции, становится собственностью ОС АТ.
7.3. О сохранении конфиденциальности информации о проведении работ по подтверждению соответствия продукции (условия оговариваются при заключении договора на экспертизу) весь персонал ОС АТ ПГУПС проинструктирован руководителями подразделений о запрете разглашения соответствующей информации и об ответственности за ее разглашение. В случае нарушения сотрудником ОС АТ ПГУПС правил передачи информации он подвергается наказанию в соответствии с принятыми внутренними правилами.
7.4. Для ограничения информации о результатах проведения работ по подтверждению соответствия продукции к ним допускаются только сотрудники, непосредственно проводящие проведение работ по подтверждению соответствия продукции и занимающиеся подготовкой и оформлением документов по проведению работ по подтверждению соответствия продукции.
Разрешение на доступ к результатам проведения работ по подтверждению соответствия продукции других сотрудников может быть дано только руководителем ОС АТ ПГУПС или его заместителем.
7.5. Все сотрудники, привлекаемые ОС для работы по подтверждению соответствия продукции, подписывают Декларацию о неразглашении конфиденциальной информации по установленной форме. Кроме того, в должностных инструкциях всех сотрудников ОС, прописано требование обеспечения конфиденциальности информации, связанной с работами по подтверждению соответствия. Все сотрудники после ознакомления со своими должностными инструкциями подписывают лист ознакомления по установленной форме.
8. Система управления документацией.
8.1. Правила утверждения и регистрации документов, в том числе поступающих жалоб.
Обязательной регистрации подлежат следующие документы:
1. Переписка с заказчиками, испытательными лабораториями (центрами) и другими внешними организациями, с которыми взаимодействует ОС. Входящая документация регистрируется в “Журнале регистрации входящих писем ОС АТ”, исходящие документы регистрируются в “Журнале регистрации исходящих писем ОС АТ”. При этом входящему/исходящему документу присваивается номер, соответствующий порядковому номеру записи в соответствующем журнале регистрации писем ОС АТ. Ответственным за ведение журналов регистрации входящей/исходящей документации ОС АТ назначается сотрудник группы формирования и ведения документации ОС АТ по распоряжению руководителя ОС.
2. Заявки на проведение работ по подтверждению соответствия продукции. Заявка регистрируется в журнале регистрации решений по заявкам ОС АТ.
3. Комплект документов заказчика на продукцию, подлежащую подтверждению соответствия, в том числе:
- нормативные документы, на соответствие которым проводятся работы по подтверждению соответствия продукции;
- протоколы испытаний продукции (квалификационные, периодические, типовые и т.п.);
- документы, подтверждающие качество производства продукции (сертификаты СМК, предыдущие сертификаты на данную продукцию).
4. При положительном решении по заявке на проведение работ по проверке соответствия продукции, проводятся следующие действия:
4.1. Распоряжением Руководителя ОС АТ назначается главный эксперт – ответственный за проведение работ по проверке соответствия продукции по данной заявке. По данной заявке заводится отдельная папка, в которой по мере производства работ накапливаются все документы, связанные с проверкой соответствия продукции заказчика, в том числе: заявка, решение по заявке, распоряжение о назначении главного эксперта, копия договора с заказчиком о проведении работ по проверке соответствия продукции, комплект документов заказчика на продукцию (см. предыдущий пункт), акт отбора образцов, акты идентификации образцов, протоколы сертификационных испытаний, заключения по экспертизе представленных протоколов, документов по СМК производства заказчика и документов по безопасности продукции, решение о выдаче/отказе в выдаче сертификата соответствия, жалобы заказчика по процедуре проверки соответствия.
4.2. Между заказчиком и ОС АТ заключается Договор на проведение работ по подтверждению соответствия продукции. Оригинал Договора находится в отделе бухгалтерского учета и финансового контроля ПГУПС, копия Договора сохраняется в архиве.
4.3. Эксперты ОС отбирают образцы продукции (правила отбора образцов описаны в п. 11.3 настоящего руководства), подлежащей проверке на соответствие, данные о которых вносятся в акт отбора образцов (Форма акта отбора образцов приведена в приложении 5). Акт отбора подписывается представителем заказчика и экспертом ОС АТ, проводившим отбор образцов. Акты отбора регистрируются в журнале регистрации актов отбора образцов ОС АТ.
4.4. Заказчику с сопроводительным письмом направляется Решение по заявке, подписанное главным экспертом и утвержденное руководителем ОС АТ. Решение по заявке регистрируется в журнале регистрации решений по заявкам ОС АТ.
4.5. При необходимости проведения сертификационных испытаний продукции, заявленной заказчиком на проведение работ по проверке соответствия, заказчику предлагается перечень ИЦ (ИЛ), в которых возможно проведение необходимых сертификационных испытаний.
4.6. После предоставления заказчиком протоколов сертификационных испытаний продукции, документов по безопасности продукции, документов, подтверждающих качество производства, проводится экспертиза представленных документов. Назначение экспертов на проведение указанных работ проводится по распоряжению руководителя ОС АТ. После выполнения работ каждый из назначенных экспертов составляет и подписывает документ “Заключение по экспертизе”, который утверждается руководителем ОС АТ.
4.7. По результатам всех заключений по экспертизе, главный эксперт принимает решение о выдаче/отказе в выдаче сертификата соответствия, которое оформляется в виде документа “Решение о выдаче/отказе в выдаче сертификата соответствия”, который утверждается руководителем ОС АТ.
6. При положительном решении о выдаче сертификата соответствия, оформляется Сертификат соответствия. Заказчику направляется Решение о выдаче сертификата соответствия и сопроводительное письмо, в котором указывается способ передачи сертификата заказчику.
7. При получении сертификата, заказчик ставит подпись о получении сертификата в журнале регистрации выданных сертификатов соответствия.
8. Образцы продукции, прошедшей сертификационные испытания в зависимости от договора с заказчиком возвращаются заказчику, о чем составляется Акт возврата образцов (Форма акта возврата приведена в приложении 6), либо утилизируются, о чем составляется Акт списания образцов (Форма акта списания приведена в приложении 7).
9. Жалобы заказчиков на проведение работ по подтверждению соответствия продукции регистрируются в журнале регистрации жалоб и апелляций. В том же журнале отмечаются действия по устранению жалоб и номера входящих/исходящих писем с ответами ОС АТ по существу устранения возникших несоответствий.
10. Обязательной регистрации и утверждению руководителем ОС АТ ПГУПС подлежат следующие документы:
1. Решение по заявке.
2. Заключения по экспертизе представленных документов.
3. Решение о выдаче сертификата соответствия.
4. Сертификат соответствия.
5. Официальные ответы ОС АТ ПГУПС по жалобам заявителей.
8.2. Правила учета и документирования результатов работ по подтверждению соответствия.
Все результаты работ по подтверждению соответствия документируются и подлежат учету. В зависимости от вида работы формируются следующие документы.
На этапе приема и регистрации заявки на сертификацию подлежат учету в журнале регистрации решений по заявкам ОС АТ: заявка и решение по заявке.
На этапе предварительной оценки возможности проведения сертификации учету и регистрации подлежат документы, представленные заявителем: НД, на соответствие которым предполагаются работы по подтверждению соответствия, технические условия на продукцию, ранее выданные сертификаты на продукцию и СМК производства, протоколы испытаний продукции, документ “Доказательство безопасности”, методики проверки показателей.
На этапе принятия решения по заявке регистрируется решение по заявке, либо обоснованный отказ.
При положительном решении по заявке заключаются договора с заказчиком по проведению работ по сертификации.
Заказчику предлагается перечень ИЦ (ИЛ), в которых можно провести сертификационные испытания по требуемым видам испытаний продукции.
На этапе экспертизы технических условий (ТУ) и других документов формируются документы «Заключение по экспертизе», которые подписываются экспертами ОС АТ ПГУПС и утверждаются Руководителем ОС АТ.
На этапе отбора образцов по результатам отбора составляется документ «Акт отбора образцов», который подлежит регистрации.
По результатам анализа состояния производства сертифицируемой продукции (при необходимости) составляется «Акт состояния производства сертифицируемой продукции», который подлежит регистрации.
По результатам экспертизы полученных протоколов сертификационных испытаний составляется заключение по экспертизе протоколов сертификационных испытаний, которое подлежит регистрации. Если протоколы сертификационных испытаний представлены сторонней испытательной лабораторией, то дополнительно к протоколу регистрируются: аттестат аккредитации лаборатории, область аккредитации лаборатории, свидетельства о поверке средств измерений и аттестаты испытательного оборудования, приведенных в протоколах сертификационных испытаний.
При положительном решении о возможности выдачи сертификата соответствия, составляется решение о выдаче сертификата соответствия, которое регистрируется.
При выдаче заявителю сертификата соответствия, происходит регистрация выданного сертификата соответствия: в журнале учета выданных сертификатов делается пометка о выдаче сертификата с подписью получившего сертификат заявителя.
При необходимости, на протяжении действия сертификата соответствия продукции, осуществляется инспекционный контроль за стабильностью показателей сертифицированной продукции (в зависимости от схемы сертификации), по результатам которого составляется акт инспекционного контроля (где отмечаются виды проведенных сертификационных испытаний в рамках инспекционного контроля и виды проверок производства). Акт инспекционного контроля и протоколы испытаний подлежат регистрации.
При возникновении разногласий с заказчиком при проведении работ по подтверждению соответствия заказчик может подать жалобу, которая регистрируется в журнале регистрации жалоб и апелляций. После рассмотрения жалобы в Комиссии по апелляциям и жалобам составляется ответ на апелляцию (жалобу), который регистрируется в журнале регистрации жалоб и апелляций, также делается пометка о дате рассмотрения апелляции и исходящий номер ответа на апелляцию.
8.3. Правила ознакомления работников органа по сертификации с документами.
Каждый сотрудник ОС АТ ПГУПС может ознакомиться с документами, имеющимися в ОС АТ ПГУПС и не относящимися к конфиденциальной информации (руководство по качеству, область аккредитации, должностные инструкции). Документы находятся в распоряжении сотрудника ОС АТ ПГУПС, ответственного за делопроизводство, а также – на сервере ОС АТ ПГУПС.
Если сотруднику необходимо ознакомиться с документами, касающимися конфиденциальной информацией (результаты работ по подтверждению соответствия продукции конкретных заказчиков), он должен получить разрешение у Руководителя ОС АТ ПГУПС. Документы выдаются ответственным за ведение архива, при этом делается запись в журнале о выдаче документов из архива, где отражается ФИО сотрудника выдавшего документ, ФИО сотрудника получившего документ, наименование документа (документов), дата выдачи, подпись сотрудника получившего документ. При возвращении документов в архив в журнале делается пометка о дате возврата, ставится подпись сотрудника, ответственного за ведение архива о возврате документа (документов).
8.4. Правила резервного копирования и восстановления документов.
Все документы, находящиеся в деле по сертификации продукции конкретного заказчика, помимо бумажного варианта имеют сканированную электронную копию. Электронная копия документов хранится на сервере ОС АТ ПГУПС в защищенной паролем архивной папке. Доступ к архиву имеют только сотрудники ОС АТ ПГУПС, допущенные руководителем ОС АТ ПГУПС.
Резервное копирование архивной папки с сервера осуществляется раз в полгода на носитель с флэш-памятью, который хранится в помещении архива.
При необходимости восстановления архивной папки на сервере ОС АТ ПГУПС используется последняя резервная копия архива на носителе с флеш-памятью. Процедуру восстановления осуществляет специалист ОС АТ ПГУПС, ответственный на ведение архива.
8.5. Правила обеспечения актуальности используемых версий.
Актуализация используемых нормативных документов проводится 1 раз в 3 месяца через отдел стандартизации, метрологии и сертификации ПГУПС по служебным запискам.
Помимо актуализации нормативных документов, используемых ОС АТ ПГУПС (внесенных в область аккредитации), раз год проводится проверка вновь вышедших нормативных документов, относящихся к области аккредитации органа. Поиск (по ключевым словам) проводит отдел стандартизации, метрологии и сертификации ПГУПС, представляя список вновь опубликованных нормативных документов, относящихся к области аккредитации органа. Новые нормативные документы могут быть внесены в область аккредитации ОС АТ ПГУПС по отдельной заявке в Росаккредитацию на расширение области аккредитации ОС согласно установленной процедуре.
8.6. Правила, обеспечивающие наличие в бумажном и/или электронном виде нормативной документации, связанной с деятельностью органа по сертификации в соответствии с областью аккредитации.
Все нормативные документы, внесенные в область аккредитации ОС АТ ПГУПС должны присутствовать в архиве в бумажном и/или электронном виде. Пополнение нормативной документации, связанной с деятельностью органа по сертификации в соответствии с областью аккредитации, проводит сотрудник группы формирования и ведения документации и информации по заявкам сотрудников группы сертификации продукции и инспекционного контроля. При отсутствии какого либо нормативного документа формируется заявка в отдел стандартизации, метрологии и сертификации ПГУПС, который представляет рабочую копию требуемого нормативного документа в бумажном и (или) в электронном виде.
Один раз в 3 месяца проводится периодическая актуализация нормативных документов ОС АТ в отделе стандартизации, метрологии и сертификации ПГУПС по служебной записке.
8.7. Правила внесения изменений в документы.
8.7.1. В случаях необходимости пересмотра и внесения изменений в документы, подтверждающие требования к сотрудникам, ОС АТ ПГУПС руководствуется правилами, разработанными службой управления персоналом ПГУПС.
8.7.2. При необходимости пересмотра и внесения изменений в документы, подтверждающие соответствие ОС АТ ПГУПС критериям аккредитации (кроме области аккредитации), создается новая (исправленная/измененная) редакция документа, который затем утверждается руководителем ОС АТ ПГУПС и проректором по научной работе ФГБОУ ВО ПГУПС.
Старые версии исправленного документа передаются в архив.
Все сотрудники ОС АТ ПГУПС должны ознакомиться с новым документом. Это регистрируется в листе ознакомления, где расписываются все ознакомленные с новым документом сотрудники.
8.7.3. При необходимости внесения изменений в документ “Область аккредитации ОС АТ ПГУПС” формируется новый документ “Дополнение в область аккредитации ОС АТ ПГУПС” по правилам Федеральной службы по аккредитации.
8.8. Правила, предусматривающие фиксацию в системе управления документацией даты внесения в документы соответствующих изменений и фамилию конкретного работника, внесшего соответствующие изменения.
Все документы, требующие изменений, дополняются листом регистрации, в котором фиксируется дата внесения изменения, номера измененных пунктов, данные о сотруднике, внесшем изменения.
Старые версии исправленного документа передаются в архив.
Электронная версия документа, в который вносятся изменения, так же дополняется листом регистрации, в котором фиксируется дата внесения изменения, номера измененных пунктов, данные о сотруднике, внесшем изменения. В название файла вносится пометка о номере версии документа. Старые версии документа уничтожаются, за исключением архивной папки.
8.9. Система хранения и архивирования документов.
8.9.1. На каждый вид продукции, проходящей процедуру сертификации в ОС АТ ПГУПС, заводится отдельная папка, в которой хранится следующая документация:
Заявка на проведение оценки соответствия
Решение по заявке на проведение оценки соответствия
НД на объект экспертизы (Технические условия и т.д.);
протоколы испытаний;
программы и методики испытаний продукции;
договор (копия договора) на проведение сертификации продукции;
договор (копия договора) на проведение испытаний с испытательной лабораторией (центром);
заключения по экспертизам представленной документации
сведения о системе менеджмента качества на производстве
решение о выдаче сертификата соответствия (либо обоснование об отказе в выдаче сертификата соответствия)
копия сертификата на прошедшую процедуру сертификации продукцию.
8.9.2. На каждую испытательную лабораторию (центр), взаимодействующую с ОС АТ ПГУПС по проведению сертификационных испытаний, заводится отдельная папка, в которой хранится информация об области аккредитации ИЛ.
8.9.3. ОС АТ ПГУПС в лице ответственных исполнителей ведет реестр сертифицированной продукции и постоянно обновляет Сведения о повышении квалификации и аттестации персонала.
8.9.4. Продолжительность срока хранения документов 6 лет.
8.9.5. За правильность хранения, регистрации, выдачи, изъятия, списания и уничтожение дел в архиве несет ответственность заместитель руководителя ОС АТ ПГУПС.
8.9.6. Секретность и безопасность архивной документации обеспечивается ее хранением в закрытых помещениях и разрешением доступа к ним определенного числа сотрудников из персонала ОС АТ ПГУПС.
8.9.7. Выдача документов из архива осуществляется ответственным лицом по распоряжению руководителя ОС АТ ПГУПС (или его заместителя). Факт выдачи документов фиксируется в Журнале выдачи документов из архива, где указывается дата выдачи, вид документа, фамилия сотрудника ОС АТ ПГУПС, которому выдается документ с его подписью о получении. При возвращении данного документа в архив делается пометка о возврате с указанием даты и подписью сотрудника, который принял документ в архив.
8.9.8. На сервере ОС АТ ПГУПС в архивном каталоге, защищенным паролем, формируется электронная копия всей документации.
8.10. Правила систематизации и ведения архива документов.
8.10.1. Архив ОС АТ ПГУПС систематизируется по следующим группам документации:
нормативные документы, определяемые областью аккредитации органа, используемые при проведении работ по подтверждению соответствия;
комплект дел (папок) на каждый вид продукции, проходившей процедуру сертификации в ОС АТ ПГУПС;
комплект дел (папок) на каждую испытательную лабораторию (центр), взаимодействующую с ОС АТ ПГУПС по проведению сертификационных испытаний
реестр сертифицированной продукции.
8.10.2. Постоянно обновляемый и актуализируемый список нормативных документов, используемых при проведении работ по подтверждению соответствия, помещен на сервере органа и доступен любому сотруднику органа.
Оригинал конкретного нормативного документа может быть доступен сотруднику либо в электронной версии на сервере (при наличии пароля доступа, который выдается по распоряжению руководителя органа), либо в бумажной версии из архива (правила выдачи документов из архива представлены в п. 8.3).
8.10.3. Личные дела сотрудников ОС ведутся и хранятся отделом кадров ФГБОУ ВО ПГУПС.
8.10.4. Комплект дел (папок) на каждый вид продукции, проходившей процедуру сертификации в ОС АТ ПГУПС, хранится в архиве. В целях систематизации на каждой папке имеется информация о заказчике и годе проведения работ по сертификации.
8.10.5. Комплект дел (папок) на каждую испытательную лабораторию (центр), взаимодействующую с ОС АТ ПГУПС по проведению сертификационных испытаний хранится в архиве. На каждой папке присутствует название ИЛ (ИЦ).
8.10.6. Реестр сертифицированной продукции постоянно обновляется. Реестр доступен в открытом доступе на сервере органа, и на сайте. В реестре представлена информация о выданном сертификате соответствия (номер, срок действия, вид сертифицированной продукции, информация о производителе).
8.11. Правила ведения сведений о работниках органа по сертификации, участвующих в работах по подтверждению соответствия.
8.11.1. Одним из условий качественного выполнения функций ОС является подбор и расстановка кадров, ответственность за которые возложена на руководителя ОС.
ОС располагает необходимым персоналом, компетентным в вопросах организации, проведения процедур сертификации и оформления результатов сертификации.
Компетентность экспертов и их квалификация оценивается и подтверждается периодической аттестацией.
Фамилии, квалификация, практический опыт работы и полномочия персонала органа по сертификации (как штатного, так и нештатного), в том числе наличие аттестованных экспертов и регистрационные номера подтверждающих документов приведены в Приложении 1.
8.11.2. Личные дела сотрудников ОС ведутся и хранятся службой управления персоналом ФГБОУ ВО ПГУПС. В личные дела вносятся сведения о полученном образовании, квалификации и техническом опыте специалистов.
8.11.3. Повышение квалификации сотрудников ОС, занятых в области сертификации, осуществляется:
- обучением на курсах повышения квалификации в системе ГОСТ Р;
- стажировкой и обменом опытом в других ОС, ИЛ (центрах), проводящих сертификацию продукции и сертификационные испытания в данной области;
- путем технической учебы, организованной ОС АТ ПГУПС. |
