Контрольная работа по дисциплине: «документационное обеспечение управления»
Скачать 202.02 Kb.
|
| КОМИТЕТ ПО НАУКЕ И ВЫСШЕЙ ШКОЛЕ Санкт-Петербургское государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Промышленно-экономический колледж» Заочное отделение Специальность 38.02.07 Банковское дело (номер название) ДОМАШНЯЯ КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА по дисциплине: «ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ» студента группы 52504 зачетная книжка № ______ ФИО студента Бондаревой Людмилы Александровны Адрес _________________________________ E-mail: guka2005@yandex.ru телефон: 8-911-110-6826 2015 год Оглавление 2.2 Общие правила регистрации документов 10 Приложение 1 15
Организационные документы – это комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства предприятия. Организационно-правовые документы содержат положения обязательные для исполнения и являются правовой основой деятельности предприятия. Главным значением организационных документов является осуществление регламентации и документационное оформление таких вопросов, как создание организации и установление ее структуры, штатной численности и состава, порядок функционирования, взаимодействия структурных подразделений, установление правил внутреннего трудового распорядка, их действие при исполнении повседневных трудовых обязанностей. Организационные документы являются внутренними документами организации, то есть для разработки и ввода их в действие, не требуется участие сторонних организаций или представителей каких-либо других предприятий. Решение принимает руководство или другие должностные лица предприятия, деятельности которого эти документы касаются. Внутренний документ, может считаться обязательным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет юридическую силу, для этого необходимо: · положения, содержащиеся в документе, должны строго соответствовать требованиям законодательства; · документ должен быть издан должностным лицом управления, отдела предприятия, обладающим необходимыми для этого полномочиями; · реквизиты документа должны соответствовать принятым нормам. Если эти условия не соблюдены, документ может быть признан судом недействительным. Виды организационных документов: - устав, - лицензия, - правила внутреннего трудового распорядка, - должностная инструкция, - штатное расписание, - положение о структурном подразделении - инструкции и др.; Штатное расписание – это документ, в котором закрепляется должностной и численный состав предприятия; это нормативный документ предприятия, отображающий структуру компании, штатный состав, численность отделов, сотрудников с указанием размера их заработной платы. Кроме того, оно включает в себя также учёт всех возможных дополнительных выплат сотрудникам — премий, компенсаций и т. д. в зависимости от занимаемой должности. Для удобства составления штатного расписания юридическим лицом или физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, предусмотрена унифицированная форма N Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата РФ "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" от 05.01.2004 N 1). Данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер. Унифицированная форму N Т-3 (см. Приложение 1) содержит все необходимые реквизиты: наименование организации (8), наименование вида документов (10), дата создания документа (11), регистрационный номер (12), место составления документа (14), граф утверждения (16), заголовок к тексту (18), текст (20), подпись (22), виза согласования (24), оттиск печати (25), отметка об исполнении и направлении в дело (28). Заголовочные реквизиты оформляются в таблице из трех частей, угловым расположением реквизитов, т.к. в Штатном расписании присутствует гриф утверждения. Текст имеет вид таблицы. Штатное расписание может составляться любым работником, на которого возложена такая функция (руководитель организации, кадровик, бухгалтер). Перед его составлением необходимо определить общую структуру организации для дальнейшего распределения людских и материальных ресурсов в зависимости от направления деятельности и тех целей, для которых создана организация. Штатное расписание может утверждаться как самим руководителем организации, так и на основании изданного от его имени приказа по основной деятельности. Разрабатывается ежегодно в конце календарного года и вводится с января следующего года. Изменения в штатное расписания вносятся приказом по основной деятельности «О внесении изменений в штатное расписание», который подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Кроме случаев переименования структурных подразделений или должностей, изменения оклада, штатное расписание может изменяться во время реорганизации предприятия, при сокращении численности или штата работников. При сокращении численности исключаются отдельные единицы, а при сокращении штата — отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности или работающие по сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям Трудового кодекса РФ. Работников, которых затронули изменения штатного расписания, необходимо ознакомить с приказом под подпись. Правила оформления Штатного расписания. В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам: - наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документами. Если существует сокращенное наименование, то оно указывается в скобках ниже полного или за ним; - код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия или организации. Данные о нем можно уточнить у главного бухгалтера или из информационного письма органа государственной статистики; - "Номер документа". При первичном составлении штатному расписанию присваивается N 1, а в последующем применяется сквозная нумерация; - дата составления указывается текущая. Следует учитывать, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться; - в строке "На период" указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие; - в гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже указывается общее количество штатных единиц организации или предприятия. Далее необходимо внести сведения о конкретных подразделениях и должностях, а также о предусмотренной заработной плате. Это происходит в следующем порядке: - графа 1 "Наименование структурного подразделения". В п. 16 Постановления Пленума ВС РФ "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации" от 17.03.2004 N 2 дано определение структурных подразделений, к которым отнесены филиалы, представительства, отделы, цеха и др. Правила, определяющие порядок внесения наименований структурных подразделений в штатное расписание, не установлены. Заполнение этой графы обычно начинается с указания подразделений, включающих руководство (например, "Дирекция" или "Администрация"), и далее в порядке подчинения. В некоторых случаях наименование подразделения влияет на предоставление льгот (дополнительный отпуск, выход на пенсию), поэтому, если на предприятии существуют вредные факторы или штатное расписание составляется в учреждениях здравоохранения, при разработке наименования необходимо руководствоваться отраслевыми классификаторами вредных производств; - графа 2 "Код" предполагает указание номеров подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации. Например, подразделению "Правовой департамент" присвоен код "02", в его состав входят "Юридическое управление" и "Управление по оформлению договоров", которым соответственно присваиваются коды "02.1" и "02.2". Если в состав управления входят отделы, то коды будут "02.1.1", "02.1.2" и т.д.; - графа 3 "Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации". Если работа в организации не связана с тяжелыми условиями труда или предоставлением дополнительных льгот (например, дополнительного отпуска), то наименование должности, профессии присваивает сам работодатель. Как правило, здесь применяется разделение по виду трудовой деятельности, т.е. должность предусматривается для персонала, который занимается в первую очередь умственным трудом (управление, сбор, анализ, обработка информации), а понятие "профессия" относится к работникам, занятым преимущественно производственным процессом, физическим трудом (монтажники, строители). Должности указываются в именительном падеже без сокращений (например, заместитель начальника отдела, заведующий кафедрой). Если законом установлены льготы и (или) ограничения в отношении работы в определенной должности (осуществления определенного вида работ), то при разработке наименований должностей организации нужно использовать следующие документы: - Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 367); - Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ - 08), утвержденный Приказом Росстандарта от 12.12.2014 N 2020-ст; - Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37); - единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям; - профессиональные стандарты (абз. 3. ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ). - в графе 4 "Количество штатных единиц" указывается предусмотренное в данной организации количество штатных единиц, в том числе неполных (абз. 2 раздела "Штатное расписание" Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Например, при необходимости приема на работу по совместительству сотрудника на должность юрисконсульта в графе 4 штатного расписания можно указать не "1", а "0,5". Работодатель также вправе заранее предусмотреть вакантные должности, которые не будут заняты сразу после утверждения штатного расписания. Это позволит в дальнейшем принимать работников, не внося в расписание изменений. Однако в таком случае работодатель должен ежемесячно представлять в органы службы занятости информацию о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей (абз. 3 п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации"); - в графу 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр., руб." в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, необходимо внести либо фиксированный размер оплаты труда работников в рублях (например, 25 000), либо проценты или коэффициенты (абз. 3 раздела "Штатное расписание" Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Данные о тарифной ставке или окладе не включают компенсационные, стимулирующие и социальные выплаты, так как для них предусмотрены иные графы. Отражение сведений в этой графе имеет свои особенности. Так, у некоторых работников, работающих по сдельной системе оплаты труда, невозможно определить точный размер оклада, поскольку он у них зависит от итогов выполненной работы. В этом случае в графе 10 "Примечание" целесообразно указать следующее: "Сдельная оплата труда/Сдельно-премиальная оплата труда". Далее желательно привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. - графы 6, 7 и 8 "Надбавки, руб." работодатель может заполнить, исходя из принятой в организации системы оплаты труда, а также из особенностей организации труда или режима рабочего времени. Одни надбавки установлены на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера), а другие - самим работодателем, с установлением порядка их выплат в локальном нормативном акте (например, за знание иностранного языка). Если в организации предусмотрены различные системы оплаты труда, то работодатель может отразить это в штатном расписании, дополнив его форму недостающими графами; - графу 9 "Всего в месяц" возможно заполнить, если оклад и надбавки указаны только в рублях, без указания процентов и коэффициентов. При установлении оклада в рублях, а надбавок в процентах от заработной платы высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В этом случае в данной графе ставится прочерк, а в примечании указывается ссылка на документы, их устанавливающие; - графа 10 предусматривает внесение любой информации, относящейся к штатному расписанию, например ссылки на локальные нормативные акты организации, устанавливающие виды надбавок и их размеры. Положение - нормативный акт, имеющий сводный характер и определяющий структуру, функции, компетенцию органа или системы органов (Положение об отделе главного конструктора, Положение о гимназии), либо порядок их действий в определённых случаях (Положение о порядке созыва и проведения общего собрания акционеров закрытого акционерного общества), либо регулирующий совокупность организационных, имущественных, трудовых отношений по конкретному вопросу (Положение о порядке заключения и исполнения договоров, Положение о порядке аккредитации журналистов). Инструкция: 1. Акт управления, содержащий нормы и правила, регулирующие порядок и условия осуществления какой-либо деятельности, а также нормы, определяющие порядок и условия реализации нормативных актов, изданных данным или вышестоящим органом. 2. Нормативный акт, определяющий порядок и способы осуществления какой-либо деятельности (например, Должностная инструкция заведующего складом). Правила оформления положения и инструкции. Текст проекта положения или инструкции печатается на общем бланке. Общая структура документа: 1. Наименование органа, организации, учреждения, выпустившего данный документ. 2. Гриф утверждения. 3. Заголовок. 4. Констатирующая часть. 5. Основной текст. 6. Подпись лица, подготовившего проект документа, дата. Обязательными являются пункты 2 - 5. В ряде документов наименование организации включается в пункт 2 и не дублируется в пункте 1. Пункт 6 обычно используется, если документ готовится и подписывается руководителем подразделения, а утверждается вышестоящей организацией. Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "о чем?", например: Положение о порядке заключения и исполнения договоров; Положение о персонале; Инструкция о порядке подготовки проектов приказа. Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "кого?, чья?", например: Должностная инструкция главного специалиста; Должностная инструкция заведующего складом. В констатирующей части положения, инструкции указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий и т. п. Констатирующая часть оформляется либо в виде отдельного абзаца перед основным текстом документа, либо как раздел "Общие положения" документа. Основной текст положения, инструкции имеет следующие языковые особенности:
2.1 Технологии работы с документами. Под документооборотом принято понимать упорядоченное перемещение документов в процессе работы с ними должностных лиц. Документооборот формируется из трех самостоятельных документационных потоков: внутренние документы; входящие документы; исходящие документы. К внутренним документам принято относить все документы, которые разрабатываются должностными лицами организации, исходя из задач и потребностей самой организации (ее структурных подразделений), а также в соответствии с внутренними правилами разработки документов. Входящие документы - это те документы, которые поступают в организацию извне по различным каналам связи (по почте и через курьерские службы, так и получаемые по факсу, электронной почте.). Исходящие документы - документы, разработанные внутри организации и отправленные за ее пределы для руководства нижестоящим органам управления (подчиненным должностным лицам, учреждениям и предприятиям) либо во исполнение письменных указаний (руководящих документов) вышестоящей инстанции (старших начальников). При движении документов следует руководствоваться принци пом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя. Все поступающие в организацию документы независимо от способа поступления (почта, спецсвязь, факс, электронная почта) передаются конкретному должностному лицу организации. Документы, отправляемые организацией, проходят несколько этапов: составление проекта документа, его изготовление, согласование, визирование (в необходимых случаях), подписание (утверждение), регистрацию и отправку. Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем порядкового номера (начиная с начала календарного года) и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в реги страционной форме. Контроль исполнения документов. Целью контроля является обеспечение своевременного и каче ственного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы. Контроль исполнения документа возлагается на контрольную службу ДОУ. Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с момента подписания (утверждения) документа или с даты поступления. Дата исполнения указывается в тексте документа или в резо люции руководителя. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в месячный срок. Изменение срока исполнения устанавливается руководителем. Изменения вносятся в регистрационную карточку. Документ считается исполненным и снимается с контроля по сле выполнения заданий, проработки вопросов, подготовки сооб щений. На документе проставляется отметка об исполнении, под пись лица, подтверждающего исполнение, дата. Контроль исполнения документа строится на базе регистраци онных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения, по исполнителям и по группам документов. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения срока исполнения (пред варительный контроль) в следующем порядке: по заданиям последующих лет - не реже одного раза в год; по заданиям последую щих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; по зада ниям текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до ис течения срока. 2.2 Общие правила регистрации документовРегистрация документов Регистрация документов – фиксирование факта создания или поступления документа в организацию путем указания на документе номера и индекса с последующей записью в регистрационных журналах: входящей, исходящей либо внутренней корреспонденции. Регистрации подлежат все документы (распорядитель ные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), требующие специаль ного учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения. Документы, полученные только для сведения и не требую щие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть разрабатываемый службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых до кументов. Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться и как самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует обновлять. К нерегистрируемым документам обычно относят: все рек ламные письма; поздравительные письма и телеграммы; при глашения, программы семинаров, совещаний и конференций; печатные издания (книги, брошюры, журналы); пакеты с по метой «лично»; копии нормативных документов, постановле ний и распоряжений государственных органов; информаци онные материалы. Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получа ет свой регистрационный номер в день поступления в организацию (29 реквизит). Исходящие документы и внутренние регистрируются в день подписания. Документы должны регистрироваться один раз. Однократ ность регистрации — одно из основных правил рациональной постановки делопроизводства. Регистрация придает документу юридическую силу. В крупном учреждении регист рацию документов централизованно ведет группа регистрации документов в канцелярии. В небольшом учреждении (фирме) все документы регистрирует централизованно секретарь. В уч реждении, имеющем отделы, регистрация документов, в пер вую очередь внутренних, может проводиться децентрализован но по группам в тех отделах, где они создаются и оформляют ся: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внут ренние документы должны регистрироваться в день подписа ния или утверждения, входящие — в день поступления, исхо дящие — в день отправки. Принимаются и регистрируются документы, как поступаю щие в организацию по почте и через курьерские службы, так и получаемые по факсу, электронной почте. Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными реги страционными номерами. Регистрация документов может производится с помощью компьютерных программ и контрольно-регистрационной картотеки. Отдельно регистрируются: постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, служебная переписка, решения коллегий и др. Из входящего документа в процессе регистрации в регистраци онную форму выписываются, как правило, следующие сведения: • дата получения; • входящий регистрационный номер, присваиваемый доку менту учреждением-получателем; • дата документа; • регистрационный номер документа, присвоенный ему уч реждением-отправителем ; • автор (корреспондент) - тот, чей это документ; • заголовок (о чем документ); • резолюция; • срок исполнения; • исполнитель (кто с ним работает); •ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения); • номер дела (куда документ помещен после исполнения). Регистрационную форму на документ заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотре ния документа руководителем регистрационная форма дозаполняется — в нее вносятся эти сведения. Такие сведения, как ход исполнения документа и номер дела, в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа. При регистрации отдельных видов документов, например внутренних, обращений граждан и исходящих документов, све дения, вписываемые в регистрационные формы, частично изме няются и дополняются. При регистрации внутренних докумен тов нет даты получения, а есть только дата регистрации, совпа дающая с днем подписания. У внутреннего документа, в отли чие от входящего, имеется один регистрационный номер. При регистрации обращений граждан записывается их адрес. Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, допол нять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д.
ПОЛОЖЕНИЕ О СЛУЖБЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ АО «Ампер» г. Санкт-Петербург 22.11.12 №32/04-20 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения и подчиняется непосредственно руководителю организации (первому заместителю руководителя). 1.2. Служба осуществляет документационное обеспечение управления организации и в своей деятельности руководствуется законами РФ, законодательными актами по архивному делу РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, нормативными материалами, касающимися автоматизации информационных процессов; Уставом организации, приказами и распоряжениями руководителя организации. 2. Основные задачи и функции Основными задачами службы являются установление единого порядка работы с документами в организации с ГОСТами и другими действующими нормативами. Служба в соответствии с основными задачами и в пределах предоставленных полномочий осуществляет следующие функции: - Формирует и совершенствует автоматизированную систему документационного обеспечения в деятельности организации. - Разрабатывает, внедряет и совершенствует единую нормативно-методическую базу, регулирующую деятельность службы, работников организации по документационному обеспечению управления. 3. ОБЯЗАННОСТИ Служба для осуществления своих функций выполняет следующие обязанности: 3.1. Разрабатывает инструкции и стандарты по документационному обеспечению для структурных подразделений организации. 3.2. Разрабатывает, внедряет и ведет табель и альбомы унифицированных форм документов, согласовывает изменения, дополнения и вновь разработанные формы и бланки документов и представляет их на утверждение руководителю организации. Периодически оповещает абонентов табеля об изменениях и проводит консультации по запросам абонентов. 4. ПРАВА Служба имеет право: 4.1. В соответствии с соглашениями и договорами запрашивать и получать информацию из внешних источников. 4.2. Запрашивать и получать от всех структурных подразделений организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности. Начальник службы ДОУ ________________ Федорова А.С. Юрист _______________ Сергеев М.В. В дело №03-31 ____________23.12.13 Список литературы
Приложение 1  |
Похожие:
 | Значение организационных документов стр | | Медицинский осмотр работника в предусмотренном законом случаях стр |
| Раскройте значение документов по личному составу. Виды документов по личному составу | | Раскройте значение документов по личному составу. Виды документов по личному составу. Правила оформления трудовой книжки |
 | «Документационное обеспечение управления» студентами заочного отделения специальности 030503 «Правоведение» | | Содержание аннотации методические указания к выполнению домашней контрольной работы по дисциплине «Документационное обеспечение управления»... |
| Методическое пособие предназначено для студентов учреждений среднего профессионального образования для специальностей социально-экономического,... | | «Документационное обеспечение управления» предназначены для реализации Федерального государственного образовательного стандарта по... |
| «Организация и документационное обеспечение управления персоналом» для студентов очной и заочной форм обучения специальности 350800... | | Методические рекомендации по выполнению практических работ по учебной дисциплине «Документационное обеспечение управления» предназначены... |