Путевой лист – это документ, выдаваемый водителю, для учета маршрута транспортного средства, ГСМ, пробега. Благодаря ему, работники многих фирм могут рассчитывать на компенсацию за проделанную работу и средства, потраченные на обслуживание автомобиля.
Путевой лист обязателен для:
|
Путевой лист не нужно оформлять:
|
Водителей маршрутных такси, организующих перевозку пассажиров в районе или городе;
|
Физическому лицу, использующему собственный транспорт в своих целях;
|
Шоферов, занимающихся перевозкой какого-либо груза, предметов, товаров, багажа;
|
Физическому лицу, предоставляющему автомобиль другому лицу по доверенности;
|
Водителей транспортных компаний, совершающих рейсы междугороднего сообщения;
|
|
Шоферов другого наземного транспорта общественного назначения – трамвая, троллейбуса.
|
|
Юридическому лицу путевые листы нужны для того чтобы:
Знать, где же находился автомобиль компании, какую работу выполнял водитель;
Отчитаться перед налоговой службой;
Рассчитать средства, которые были потрачены на бензин и ГСМ, которые не подлежат налогообложению;
Уменьшить сумму налогов;
Вести нормативно-правовую базу данных в бухгалтерии.
Особенности выписки путевых листов
Что
|
Как
|
Сроки выдачи
|
Путевой лист выписывается на 1 день, либо на 1 поездку. Если водитель отправляется в командировку в другой город на транспорте компании, то он должен его получить перед выездом.
|
Если командировка затянулась на 1 месяц и даже больше, то, чтобы Вас привезли обратно, водитель должен будет выписать 2 такой же лист. Приказ №152 Минтранса РФ от 18 сентября 2008 г. «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». В нем указан срок выдачи – от 1 до 30 дней.
|
Оформление на водителя
|
Оформляется листок на каждого водителя, особенно в том случае, когда транспорт будет использоваться несколькими сотрудниками во время перевозки (п. 11 того же приказа).
|
Оформление на автомобиль
|
На каждый легковой или грузовой автомобиль компании также должен быть выписан свой, отдельный путевой лист (п. 9 того же приказа).
|
Регистрация и хранение
|
Документ должны регистрировать в журнале учета путевых листов по форме 0345008 в бухгалтерии, либо сами руководители организации. Заметьте, срок хранения документов – не менее 5 лет.
|
Правила заполнения путевого листа грузового и легкового автомобиля в 2016 году – порядок внесения изменений до выезда и на линии.
Шаги
|
Действия
|
1
|
Проставить сразу дату и код, по которому будут начислять компенсацию в бухгалтерии.
|
2
|
Указать марку авто, прицепа, гаражный номер, а также количество сотрудников-водителей, личные данные.
|
3
|
Определить количество рейсов, протяженность маршрута.
|
4
|
Записать, сколько литров топлива и других горюче-смазочных материалов требуется. Если в машине есть остаток, то его количество отмечают.
|
5
|
Сделать отметку о состоянии здоровья водителя у лица, который допускает шофера к своей деятельности.
|
6
|
Внести показания спидометра ТС.
|
7
|
Записать, во сколько вы выехали на машине из гаража, во сколько прибыли на место сбора пассажиров, либо груза, указать адрес этого места.
|
8
|
Описать объект перевозки.
|
9
|
Время прибытия на место отгрузки перевозимого товара следует также задокументировать.
|
10
|
Предъявление ТТН грузополучателю также отметьте в соответствующей графе.
|
11
|
Указать время отбытия с места отгрузки. Если случится простой на линии, то о нем следует также написать в документе, отметьте и причину.
|
12
|
Записать время прибытия в гараж (КПП) и сдать транспорт механику ОТК или КПП под подпись.
|
Основные формы путевых листов для легковых и грузовых автомобилей
Для кого
|
Описание путевого листа
|
Для легкового автомобиля.
|
Оформляется такой документ по форме №3. Эта бумага позволяет зафиксировать работу сотрудника. В налоговой это доказательство служит основанием для начисления зарплаты.
|
Для специального автомобиля.
|
Это разновидность предыдущего документа для легковой машины, поэтому выписывают его по форме №3, специальной. В таком листе записываются также данные о работе водителя.
|
Для таксиста на легковой машине.
|
Оформляется по форме №4. В нем также фиксируется работа шофера. По документу начисляют зарплату водителю.
|
Для грузового автомобиля, водитель которого работает сдельно.
|
выписывается документ по форме №4-с.
|
Для грузового транспорта, водитель которого выполняет работу повременно и ежедневно.
|
оформляется лист по форме №4-п.
|
Для автобуса.
|
бумага выписывается по форме №6. Обычно используется такой путевой лист для транспорта, действующего по пригородным или городским маршрутам.
|
Для автобусов необщего пользования.
|
Перевозя пассажиров в таком транспорте, водитель должен обладать документом по специальной форме №6.
|
Собственный шаблон можно разработать только тем организациям, у которых нет штатных водителей и транспортных средств. Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» (от 21.11.1996 N129) в документе вы должны указать все главные сведения:
Шапку – наименование организации, все важные данные;
Дату составления;
Перечень бригады сотрудников, их данные;
Наименование услуги, работы, проводимой водителями, их характеристика;
Оценка работы – денежные средства, идущие на зарплату шоферу, а также на организационные вопросы поездки;
Подпись руководства и сотрудников, указанных в листе.
Документ следует предоставлять в налоговый орган с определенной регулярностью, чтобы не возникало вопросов о необоснованных расходах компании.
Штрафы 2016 за отсутствие путевых листов.
Физическое лицо
|
Уголовно не наказуем, привлекается к административной ответственности с выплатой штрафа в размере 500 рублей (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ).
|
Юридическое лицо
|
Грозит больший штраф – 100 тысяч рублей (ч. 1 ст. 12.31.1 КоАП РФ). Такое же наказание ожидает компании, которые организуют перевозку электрическим, наземным транспортом.
|
Основные вопросы по путевым листам.
Вопрос
|
Ответ
|
Нужен ли путевой лист на арендованный автомобиль?
|
Оформлять путевые листы обязательно. Документ необходим для того, чтобы подтвердить расход денежных средств на бензин и ГСМ, только чеки не действуют в налоговой службе.
|
Какова периодичность путевых листов – можно ли его выписывать на несколько поездок вперед?
|
Путевые листы предназначаются для отчетности только по 1 поездке. Срок действия документа составляет – 1-30 дней.
|
Можно ли путевой лист заполнить частично, не указывая показания спидометра и расходы на бензин?
|
Все показатели, которые Вы отметите в документе, должны полностью отражать расход материалов, топлива. Только так Вы обоснованно сможете рассчитывать на компенсацию по затраченным средствам, либо выплатить заработную плату сотруднику за проделанную работу.
|
Когда и как при помощи данных ГИБДД налоговики могут подтвердить или опровергнуть данные путевых листов?
|
Специалисты налоговых органов вправе требовать информацию о поездке определенного транспортного средства. Если сведения ваших путевых листов будут различаться с информацией, которую предоставили в ГИБДД, то у руководителя компании могут возникнуть проблемы.
1. налоговики могут опровергнуть расходы на ГСМ, на оплату работы водителя.
2. могут отказать в компенсации. Причин расхождения много. Например, водитель следовал не по заявленному маршруту, в бригаде был один человек, а не несколько.
| |
