Проверка деятельности организации
Скачать 0.57 Mb.
|
| Когда следует проставлять дату и номер в приказе: до или после его подписания руководителем? Каким документом это регулируется? Какую дату нужно ставить в приказе: издания (составления) или подписания? Нужно ли регистрировать кадровые приказы? Дату и номер логичнее ставить после подписания приказа руководителем. В настоящее время нормативного документа по этому вопросу нет. Датой приказа должна быть дата его подписания, однако в унифицированных формах присутствует такой реквизит, как "дата составления". Присвоение документу номера является его регистрацией. В Постановлении Министерства труда и социального развития Российской федерации от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек" определено, что в соответствующей графе трудовой книжки должны проставляться номер и дата приказа. Таким образом, можно сделать вывод о том, что, как минимум, все приказы о приеме, переводе и увольнении работника (или все документы, поименованные в указанных нормативных актах) подлежат регистрации. Для федеральных органов исполнительной власти обязательность регистрации документа установлена п. 14 Постановления Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (далее - Правила). Согласно п. 4 этих Правил под регистрацией документа подразумевается присвоение ему регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе. В п. 65 ГОСТ Р 51141-98 под регистрацией документа понимается запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Приказ по сути является документом (п. 38 ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28). В соответствии с п. 25 ГОСТ Р 51141-98 юридическую силу документу придает соблюдение норм действующего законодательства, компетенция издавшего его органа и установленный порядок оформления. Согласно указанному выше ГОСТу (п. 49) порядок оформления документа - это проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Правила документирования - это требования и нормы, определяющие порядок документирования (п. 33 ГОСТа). А реквизит - это обязательный элемент оформления документа (п. 39). Однако определение термина "порядок документирования" в ГОСТе отсутствует. Термин "документирование" подразумевает под собой запись информации на различных носителях по установленным правилам (п. 32). Иными словами, установленного законодательством порядка документирования как такового нет. Однако и при отсутствии четкого законодательного регламента того, каким образом происходят документирование и регистрация документа, работодатель может самостоятельно разработать и утвердить порядок и правила оформления документа. В качестве примера при разработке можно взять Правила. В разрабатываемом порядке документирования желательно учесть вопросы оформления документа и отразить обязательность следующих реквизитов: - наименование работодателя; - вид (наименование) документа; - место издания документа; - удостоверение документа (подпись, печать, гриф утверждения); - дата документа (дата подписания или составления - в зависимости от вида документа); - номер документа, присвоенный при регистрации. Также в порядке документирования нужно учесть очередность проставления этих реквизитов, обратив особое внимание на последовательность указания подписи, даты и номера документа. Определить очередность проставления реквизитов можно исходя из особенностей самого документа: составляется он в бумажном виде или в электронном. Если речь идет о документе на бумажном носителе, то логично предположить, что документ сначала должен быть подписан руководителем, а уж затем, при регистрации, ему может быть присвоен номер. Но здесь часто возникает вопрос: какая дата должна быть указана на приказе - издания (составления) или подписания? По этому вопросу есть две различные точки зрения. Первая точка зрения основана на анализе положений ГОСТа Р 6.30-2003, в п. 3.11 которого и установлено, что датой документа является дата его подписания или утверждения, датой протокола - дата заседания (принятия решения), акта - дата события. Исходя из этого положения дата документа не зависит от дня его издания (составления), она является датой его подписания. Таким образом, ставить дату прежде подписи нелогично. Согласно второй точке зрения датой документа является дата его составления. Это основано на детальном рассмотрении унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В формах приказов в соответствующей графе стоит реквизит "дата составления". Обращаем внимание, что ни ГОСТ Р 6.30-2003, ни Постановление N 1 по заключению Минюста России в государственной регистрации не нуждаются и являются рекомендованными документами (письма Минюста России от 04.04.2003 N 07/3276-ЮД, от 15.03.2004 N 07/2732-ЮД). До 2004 г. унифицированные формы разрабатывал и утверждал Госкомстат России (Постановление Правительства РФ от 02.02.2001 N 85). Однако решением Правительства РФ такая функция была признана избыточной (протокол от 18.12.2003 N 47). Поэтому Положением о Федеральной службе государственной статистики (в 2004 г. Госкомстат России был упразднен), утвержденным Постановлением Правительства РФ от 02.06.2008 N 420, осуществление указанной функции не было предусмотрено. Таким образом, ни у Минфина России, ни у Росстата нет полномочий разрабатывать и утверждать формы первичных учетных документов и давать разъяснения по их применению. Это подтверждается письмом Минфина России от 04.05.2009 N 07-02-10/24. Учитывая изложенное, перед изданием и регистрацией документов рекомендуем: 1. Разработать и утвердить Правила документооборота в организации. 2. Определить в Правилах все основные нюансы и порядок документирования, а также порядок проставления реквизитов. 3. Определить в Правилах, что датой документа является дата его подписания. 4. Установить в Правилах, что регистрации подлежат все кадровые приказы. 19. Иные документы. Они должны быть в наличии только в тех случаях, когда какие-либо действия работодателя зависят от волеизъявления работника или предусмотрены нормами законодательства РФ. К таким документам можно отнести: а) заявления работников, например: - о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику в возрасте до 18 лет (ч. 3 ст. 122 ТК РФ); - о выдаче работнику копий документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ); - об оформлении новой трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине (ч. 5 ст. 65 ТК РФ); - о расторжении трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию) (ст. 80 ТК РФ); - о дополнении персональных данных оценочного характера (ст. 89 ТК РФ); - о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска, в случае, предусмотренных ч. 2 ст. 124 ТК РФ; - об оплате труда в неденежной форме (ч. 2 ст. 131 ТК РФ); - о возмещении работодателем ущерба, причиненного имуществу работника (ч. 3 ст. 235 ТК РФ); - о предоставлении отпуска по беременности и родам и по уходу за ребенком (ст. ст. 255, 256 ТК РФ); - о проведении служебной проверки (п. 14 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", далее - Закон N 79-ФЗ); - о поступлении на гражданскую службу (п. 1 ч. 2 ст. 26 Закона N 79-ФЗ); - о снятии дисциплинарного взыскания (ч. 9 ст. 58 Закона N 79-ФЗ); - о несогласии с представленными материалами, предоставленными в аттестационную комиссию (п. 3.6 Положения о порядке аттестации научных работников организаций, подведомственных Российской академии наук, утвержденного Приказом Минобрнауки России N 144, Минздравсоцразвития России N 352, РАН N 33 от 23.05.2007); - о невозможности присутствия на заседании аттестационной комиссии (п. 18 Положения о порядке проведения аттестации сотрудников таможенных органов Российской Федерации, утвержденного Приказом ФТС России от 24.12.2008 N 1658). б) уведомления (извещения и т.п.), которые являются подтверждением обоснованности последующих действий работодателя или работника, например: - о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора (ч. 2 ст. 74 ТК РФ); - о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ); - о получении персональных данных от третьих лиц (п. 3 ст. 86 ТК РФ); - о готовности работодателя произвести выплату задержанной заработной платы (ч. 4 ст. 142 ТК РФ); - о времени начала отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ); - о введении новых норм труда (ст. 162 ТК РФ); - о групповом несчастном случае (ст. 228.1 ТК РФ); - о предоставлении справки, подтверждающей состояние беременности (ч. 2 ст. 261 ТК РФ) и др. в) справки, полученные от работников, например: - о подтверждении беременности (ч. 2 ст. 261 ТК РФ); - о снижении норм выработки, обслуживания (ч. 1 ст. 254 ТК РФ); - о характере и условиях труда (ст. 283 ТК РФ); - по форме N 25 (утв. Постановлением Правительства РФ от 31.10.1998 N 1274 "Об утверждении форм бланков заявлений о государственной регистрации актов гражданского состояния, справок и иных документов, подтверждающих государственную регистрацию актов гражданского состояния"). Она является основанием для признания работницы одинокой матерью и предоставления ей гарантий, предусмотренных ч. 4 ст. 261 ТК РФ; - о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера гражданина, претендующего на замещение государственной должности Российской Федерации (Указ Президента РФ от 18.05.2009 N 558); - о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям (ч. 1 ст. 65 ТК РФ); - о прохождении медицинского освидетельствования врачами-специалистами (ст. 5.1 Закона N 53-ФЗ); - справка-вызов (Приказ Минобразования России от 13.05.2003 N 2057 "Об утверждении форм справки-вызова, дающей право на предоставление по месту работы дополнительного отпуска и других льгот, связанных с обучением в высшем учебном заведении, которое имеет государственную аккредитацию"); - о работе по совместительству (ч. 5 ст. 66 ТК РФ); - о стаже работы (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69); - о периодах работы, включаемых в страховой стаж (п. 8 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденных Приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91) и др. Обратите внимание, что справки, представляемые работниками в последних двух случаях, не являются единственными документами, которыми подтверждается соответствующий стаж. Подтвердить стаж можно также заверенными копиями приказов и другими документами. г) акты (решения) комиссий или об отказе работника выполнить требования работодателя, например: - о непредоставлении объяснений работником (ч. 1 ст. 193 ТК РФ); - об отказе от ознакомления с приказом (ч. 6 ст. 193 ТК РФ); - о несчастном случае на производстве (ч. 1 ст. 230 ТК РФ); - о расследовании группового несчастного случая (тяжелого несчастного случая, несчастного случая со смертельным исходом) (ст. 230 ТК РФ); - об отказе или уклонении работника от предоставления объяснения о причинах возникновения ущерба (ч. 2 ст. 247 ТК РФ) и др. Сроки хранения указанных документов различны. Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов обращения граждан личного характера, в том числе заявления, а также справки, не вошедшие в состав личных дел, хранятся в организации пять лет (ст. ст. 183, 665). Обратите внимание, что согласно ст. 230 ТК РФ экземпляр утвержденного акта о несчастном случае на производстве работодатель должен хранить в течение 45 лет. Однако Перечнем типовых управленческих архивных документов срок хранения документов (актов, заключений, отчетов и др.) по месту происшествия несчастного случая определен в 75 лет, а в исключительных случаях - постоянно (ст. 632). 2. Рекомендуемые документы К документам, которые работодатель вправе, но не обязан издавать (утверждать) можно отнести следующие. 1. Личное дело. Обязательность ведения личных дел работников установлена только для отдельных категорий работодателей, например для государственных гражданских служащих (ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации"). 2. Коллективный договор. Данный документ предусмотрен Трудовым кодексом РФ (ст. ст. 5, 8, 15). Как правило, документ разрабатывается в организациях при наличии первичного профсоюзного органа. Согласно ст. 50 ТК РФ коллективный договор подлежит уведомительной регистрации. Такой договор хранится в организации постоянно (ст. 576 Перечня типовых управленческих архивных документов). 3. Должностная инструкция. В ней конкретизируется трудовая функция работника. Оформлять должностную инструкцию необходимо в виде приложения к трудовому договору, т.е. как его неотъемлемую часть. Трудовой кодекс РФ не содержит нормы, предписывающей обязательное наличие должностной инструкции, поэтому если трудовой договор содержит сведения о трудовой функции, то должностная инструкция необязательна. Индивидуальная должностная инструкция работника хранится в организации 75 лет (ст. 77 Перечня типовых управленческих архивных документов). 4. Положение о порядке прохождения испытания. Такой документ позволит установить, например, порядок составления документов, подтверждающих успешное (неуспешное) прохождение работником испытания при приеме на работу, или определить условия, при выполнении которых работник считается справившимся с испытанием. Положения организации по месту их разработки и утверждения хранятся постоянно (ст. 50 Перечня типовых управленческих архивных документов). 5. Положение о структурном подразделении. Этот документ не является обязательным, но его наличие в организации позволяет разграничить полномочия между подразделениями одного работодателя и определить задачи и функции, возложенные на работников данных подразделений. На основании ст. 55 Перечня типовых управленческих архивных документов положения о структурных подразделениях организации имеют постоянный срок хранения. 3. Основания для издания документов Как правило, перед утверждением, принятием в организации локального нормативного акта, соглашения, приказа (распоряжения) между подразделениями организации ведется переписка или направляются проекты документов для согласования тех или иных положений, которые являются основанием для принятия окончательного решения работодателем. В качестве оснований можно привести следующие: а) для положения - проекты, докладные записки, предложения, отзывы; б) для приказа о приеме на работу - трудовой договор; в) для приказа о применении дисциплинарного взыскания - докладная, акт о нарушении, требование предоставить объяснение причин, объяснения работника; г) для приказа об отпуске - график отпусков или заявление работника; д) для приказа о премировании - положение о премировании, трудовой договор, служебные записки, документы, отражающие производственные показатели, и др.; е) для приказа о расторжении трудового договора - заявление работника или соглашение сторон, приказ о сокращении штата (должности), уведомление работника, приказ о применении дисциплинарного взыскания в виде увольнения, медицинское заключение или иные документы; ж) для приказа о выплате материальной помощи - заявление работника, локальный нормативный акт, устанавливающий правила, условия, размер выплаты; з) для приказа о привлечении к сверхурочной работе - уведомление о привлечении к такой работе с подписью работника о согласии или, например, докладная записка руководителя подразделения о необходимости выполнения сверхурочной работы без согласия работника; и) для приказа о переводе работника - дополнительное соглашение к трудовому договору, справка, например, медицинской организации, решение суда и др.; к) для приказа о направлении работника в командировку - служебное задание и др. Сроки хранения документов, которые являются основанием для издания приказов, различны. Например, служебные задания о командировании работников хранятся 5 лет, а если работник командируется в долгосрочную зарубежную командировку - 10 лет. График предоставления отпусков, на основании которого издается соответствующий приказ, хранится один год. |
Похожие:
 | «Выборочная проверка финансово-хозяйственной деятельности муниципального учреждения мо «Гиагинский район» «Гиагинская центральная... |  | Форма разработана для Путеводителя по кадровым вопросам. "Проверка деятельности организации. Обязательные документы" |
| Целью настоящего Стандарта является установление об щи Х принципов, правил и процедур проведения проверки финансово-хозяйственной... | | Председателя Ревизионной комиссии города Льгова от 20. 03. 2013 №1 Ревизионной комиссией города Льгова проведено контрольно-ревизионное... |
| Ревизионной комиссии Чулымского района №26 от 06. 08. 2012г председателем Ревизионной комиссии Чулымского района О. В. Поляковой,... | | «Проверка финансово-хозяйственной деятельности Муниципального казенного учреждения муниципального образования городской округ «Смирныховский»... |
| Комиссией проведена проверка деятельности органов местного самоуправления муниципального образования «Бакчарский район» при осуществлении... | | Комиссией проведена проверка деятельности органов местного самоуправления муниципального образования «Зырянский район» при осуществлении... |
| Государственной инспекцией труда в Новосибирской области в апреле 2015 года проведено 5 проверок в бюджетных учреждениях, из них... | | Вятскополянского района №84 от 25. 12. 2012 г консультантом Одинцевой С. Э. и старшим экспертом Соловьевой И. Г. проведена проверка... |