Проверка деятельности организации
Скачать 0.57 Mb.
|
3.1. Предоставление работодателем документов при документарной проверке Документарная проверка проводится в порядке, установленном ст. 14 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" (далее - Закон N 294-ФЗ). Обязательным условием ее проведения является наличие соответствующего распоряжения (приказа). Согласно ч. 2 ст. 11 Закона N 294-ФЗ документарная проверка проводится по месту нахождения органа государственного или муниципального контроля. Это отличает такую проверку от выездной, которая проводится по месту нахождения юридического лица и (или) по месту фактического осуществления ее деятельности (ч. 2 ст. 12 Закона N 294-ФЗ). Если контролирующий орган сочтет, что имеющихся документов недостаточно для проведения проверки, то в адрес работодателя может быть направлен мотивированный запрос о предоставлении дополнительной информации. Причем в соответствии с ч. 4 ст. 11 Закона N 294-ФЗ к такому запросу должна быть приложена заверенная печатью копия распоряжения (приказа) руководителя (заместителя) органа государственного или муниципального контроля либо его заместителя о проведении документарной проверки. В соответствии с полученным запросом работодатель обязан в течение десяти рабочих дней направить указанные в нем документы (ч. 5 ст. 11 Закона N 294-ФЗ). Работодатель вправе представить запрашиваемые документы в виде копий либо в электронной форме (ч. 6 ст. 11 Закона N 294-ФЗ). Порядок предоставления документов в электронном виде определяется Правительством РФ. Если документы предоставляются в виде копий, то они заверяются в соответствии с п. 3.26 ГОСТа Р 6.30-2003 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст). Надпись, которой заверяется копия документа, включает в себя следующие реквизиты: - надпись "Верно"; - должность, подпись, расшифровку (инициалы, фамилию) лица, заверившего копию; - дату заверения. Если документ состоит из двух и более листов, то целесообразно заверять не каждую страницу, а все сразу. Для этого нужно пронумеровать каждый лист и прошить весь документ. На обороте последнего листа можно сделать следующую запись, например: "Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью 7 листов". После этого данную запись необходимо заверить по установленным правилам. В отношении разных видов документов различными нормативными актами установлены свои правила. Например, при предоставлении документов для совершения нотариальных действий документ необходимо прошить, пронумеровать и скрепить печатью (ст. 45 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1)). В случае предоставления бумажной копии электронного документа, выдаваемого организацией по запросам граждан и организаций (п. 2.10.2 Порядка работы органов исполнительной власти города Москвы (утв. Постановлением Правительства Москвы от 10.04.2007 N 249-ПП), допускается брошюрование листов многостраничных документов и заверение первой и последней страниц. Пунктом 3.33 Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанциях) предусмотрен порядок оформления копии судебных актов. Копия многостраничного судебного акта должна быть прошита прочной ниткой, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа, заклеиваются бумажной наклейкой и опечатываются печатью канцелярии суда (частично накладывается на бумажную наклейку). Данное правило организация может применять и в своей работе при необходимости заверения многостраничного документа. Важно! Потребовать от работодателя нотариально удостоверить копию документа проверяющий орган может только в случае, предусмотренном законодательством РФ (ч. 7 ст. 11 Закона N 294-ФЗ). Если в представленных для проверки документах выявлены несоответствия, ошибки и пр., то работодатель обязан предоставить в течение десяти рабочих дней пояснения в письменном виде в проверяющий орган (ч. 8 ст. 11 Закона N 294-ФЗ). В целях подтверждения достоверности ранее представленной информации к пояснениям могут прилагаться дополнительные документы (ч. 9, 10 ст. 11 Закона N 294-ФЗ). Для подтверждения своевременного и полного предоставления информации рекомендуется обязательно регистрировать исходящую корреспонденцию с указанием дат и номеров. 4. Оформление результатов проверки По окончании проверки должностное лицо, проводящее проверку, должно оформить акт по установленной форме (ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" (далее - Закон N 294-ФЗ)). Типовая форма акта утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 N 141. В ней предусмотрена графа, в которой руководитель (уполномоченное лицо) организации проставляет дату и подпись. Согласно п. 3 ст. 21 Закона N 294-ФЗ руководитель (уполномоченное лицо) организации может отразить в акте свое несогласие с результатами проверки или с отдельными действиями должностных лиц. Обратите внимание, что в соответствии с ч. 4 ст. 16 Закона N 294-ФЗ акт должен составляться непосредственно после завершения проверки в двух экземплярах. Один из них вручается руководителю (другому уполномоченному лицу) организации под роспись. Если руководитель отказывается поставить свою подпись, на акте делается соответствующая запись. Важно! Если проверочные мероприятия предполагают проведение исследований (экспертиз, и т.д.), то акт проверки должен быть составлен не позднее трех рабочих дней после завершения мероприятий по контролю. Такой акт может быть вручен руководителю организации под роспись или направлен заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении (ч. 5 ст. 16 Закона N 294-ФЗ). Сведения о проводимых в организации проверках вносятся в журнал учета проверок. Обязанность организации по ведению такого журнала установлена ч. 8 ст. 16 Закона N 294-ФЗ. Типовая форма журнала учета проверок утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 N 141. Записи в журнал учета проверок заносит должностное лицо, проводящее проверку (ч. 9 ст. 16 Закона N 294-ФЗ). Внесение записи работниками организации противоречит положениям Закона N 294-ФЗ. Пунктом 13 ст. 18 Закона N 294-ФЗ установлена обязанность должностных лиц при проведении проверки осуществлять запись о ней в соответствующем журнале. Согласно ч. 9 ст. 16 Закона N 294-ФЗ в журнал вносится запись о проведенной проверке, в которой отражаются следующие сведения: - наименование органа государственного контроля (надзора); - наименование органа муниципального контроля; - даты начала и окончания проведения проверки; - время ее проведения; - правовые основания проверки; - цели, задачи, предмет проверки; - выявленные нарушения и выданные предписания; - фамилия, имя, отчество и должность должностного лица, проводящего проверку, а также его подпись. Порядок оформления журнала учета проверок установлен ч. 10 ст. 16 Закона N 294-ФЗ: он должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица. Государственные инспекторы труда при проведении проверок и выявлении нарушений имеют право предъявлять работодателям (их представителям) предписания об устранении нарушений трудового законодательства. Такие предписания обязательны для исполнения (ст. 357 ТК РФ). В настоящее время форма этого документа не утверждена. Приказ от 24.12.2009 N 331, которым была утверждена форма предписания, отменен Приказом Роструда от 07.09.2010 N 251. Обратите внимание, что государственные инспекторы труда при обнаружении нарушений не вправе выдавать предписание, если работник обратился в суд по аналогичному вопросу или по нему уже имеется решение суда (ч. 2 ст. 357 ТК РФ). В случае проведения проверки по обращению работника в органы Роструда (если работодатель осведомлен о том, что работник подал исковое заявление в суд) следует уведомить об этом инспектора труда в письменной форме. Если работодатель уведомил инспектора, а тот все равно вынес предписание об устранении нарушений, работодатель может подать жалобу. В ней необходимо указать, что проверяющему было известно о проведении проверки по факту, по которому есть решение суда либо заявлено исковое требование. Важно! Если проверка была проведена с грубым нарушением установленных Законом N 294-ФЗ требований к организации и проведению проверок, то согласно ч. 1 ст. 20 указанного Закона ее результаты не могут являться доказательствами нарушения работодателем обязательных требований и требований, предусмотренных муниципальными правовыми актами. Такие результаты подлежат отмене вышестоящим органом государственного контроля (надзора) или судом на основании заявления работодателя. В соответствии с ч. 2 ст. 20 Закона N 294-ФЗ к грубым нарушениям относятся: - несоблюдение сроков проведения плановых проверок (ч. 2 ст. 9 Закона); - отсутствие оснований для проведения плановой проверки (ч. 3 ст. 9 Закона); - несоблюдение сроков уведомления о проведении проверки (ч. 12 ст. 9, ч. 16 ст. 10 Закона); - привлечение к проведению мероприятий по контролю не аккредитованных в установленном порядке граждан и организаций (п. 7 ст. 2 Закона); - отсутствие оснований для проведения внеплановой выездной проверки (п. 2 ч. 2, ч. 3 ст. 10 Закона); - несогласование с органами прокуратуры внеплановой выездной проверки в отношении юридического лица, индивидуального предпринимателя (ч. 5 ст. 10 Закона); - нарушение сроков и времени проведения плановых выездных проверок в отношении субъектов малого предпринимательства (ч. 2 ст. 13 Закона); - проведение проверки без распоряжения или приказа руководителя (заместителя) органа государственного или муниципального контроля (ч. 1 ст. 14 Закона); - затребование документов, не относящихся к предмету проверки (п. 3 ст. 15 Закона); - превышение установленных сроков проведения проверки (п. 6 ст. 15 Закона); - непредставление акта проверки (ч. 4 ст. 16 Закона); - проведение плановой проверки, не включенной в ежегодный план (ч. 3 ст. 9 Закона); - проведение выездной проверки с участием экспертов и экспертных организаций, состоящих в гражданско-правовых и трудовых отношениях с юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, в отношении которых проводится проверка (ч. 3 ст. 12 Закона).
1. Обязательные документы, сроки их хранения. 2. Рекомендуемые документы. 3. Основания для издания документов. 4. Журналы и книги учета. 5. Документы, устанавливающие сроки хранения. Законодательством не определен единый перечень документов, которые должна иметь в наличии каждая организация. Различные нормативные правовые акты содержат упоминания о необходимости формирования отдельных локальных нормативных актов, ведения тех или иных журналов, издания приказов и других документов, а также соблюдения сроков их хранения в организации. Организация на основании нормативных правовых актов, в том числе и отраслевого уровня, вправе составить перечень документов, которые должны быть именно в этой организации. В перечне целесообразно указать не только наименования документов, но и основания их ведения, а также журналы учета документов. При разработке локальных нормативных актов, журналов и других документов, для которых не предусмотрена типовая форма, следует руководствоваться "Государственной системой документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 N 33), а также нормами "Унифицированной системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003" (утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст). 1. Обязательные документы, сроки их хранения Сроки хранения архивных документов определены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558; далее - Перечень типовых управленческих архивных документов). Соблюдать указанные в Перечне сроки должны все организации, не зависимо от формы собственности (п. 1.2 Перечня типовых управленческих архивных документов, решение ВАС РФ от 21.02.2012 N 14589/11). К обязательным документам для всех юридических лиц независимо от их организационно-правовой формы относятся следующие. 1. Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним. Обязательность договора предусмотрена ст. ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ. Статьей 16 ТК РФ установлено, что трудовые отношения возникают на основании трудового договора. Изменение условий трудового договора происходит только по соглашению сторон, которое заключается в письменной форме (ст. 72 ТК РФ). Унифицированной формы трудового договора, дополнительного соглашения нет, поэтому работодатель разрабатывает ее самостоятельно. Трудовые договоры (служебные контракты), соглашения, не вошедшие в состав личных дел, должны храниться в организации 75 лет согласно ст. 657 Перечня типовых управленческих архивных документов. Личные дела работников хранятся 75 лет, а руководителей организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания, - постоянно (ст. 656 Перечня типовых управленческих архивных документов). Документы, входящие в состав личных дел определенных категорий работников, указаны в соответствующих нормативных актах, например в Положении о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела (утв. Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609). 2. Договоры о полной индивидуальной материальной ответственности и договоры о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности. Согласно ст. 244 ТК РФ работодатель имеет право заключать такие договоры с определенными категориями работников с целью возмещения последними вероятного ущерба в полном размере. Договоры о полной материальной ответственности должны быть в организации, если работодатель принял решение заключать такие договоры с работниками, занимающими должности или выполняющие работы, указанные в перечнях, утвержденных Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85 "Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности". Согласно ст. 457 Перечня типовых управленческих архивных документов срок хранения договоров о материальной ответственности составляет пять лет после увольнения материально ответственного лица. 3. Ученический договор. Если в организации существует положение (иной документ) о профессиональной подготовке или переподготовке кадров, то с работниками или лицом, которое ищет работу, может быть заключен ученический договор. Этот документ обязателен только при условии прохождения работниками или указанным лицом профессиональной подготовки, переподготовки или повышения квалификации в данной организации или по ее направлению. 4. График отпусков. Наличие графика отпусков, его обязательность для работодателя и работника предусмотрены ст. 123 ТК РФ. Для составления графика отпусков предусмотрена унифицированная форма N Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"). Согласно ст. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов срок хранения графика предоставления отпусков в организации - один год. 5. Трудовые книжки и книги по их учету. Статья 66 ТК РФ прямо предусматривает обязанность работодателя вести трудовые книжки на каждого работника, для которого эта работа является основной. Последняя из утвержденных и действующая в настоящее время форма трудовой книжки и вкладыша в нее утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках". Трудовая книжка каждого работника хранится в организации до момента прекращения с ним трудового договора и выдается в день увольнения в соответствии с п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек). Если в день увольнения работник не получил трудовую книжку, то работодатель вправе с его согласия переслать ее по почте (п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек). До момента пересылки трудовая книжка хранится у работодателя. Работодатель также обязан хранить трудовую книжку в случае смерти работника. Она выдается под роспись на руки одному из родственников или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников (п. 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Трудовая книжка подлежит хранению у работодателя до востребования, если она не была получена работником или в случае смерти работника его родственниками (п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 75 лет (ст. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов). Помимо трудовых книжек работодатель обязан вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек"). Причем ведение указанных книг разграничено между подразделениями организации (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Первая книга ведется бухгалтерией, а вторая - кадровой службой или другим подразделением, оформляющим прием и увольнение работников. При оформлении указанных книг необходимо пронумеровать листы, прошнуровать их, заверить подписью руководителя организации и скрепить сургучной печатью или опломбировать. Согласно ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним подлежат хранению в течение 75 лет. 6. Табель учета рабочего времени. Обязанность работодателя по ведению учета рабочего времени закреплена ст. 91 ТК РФ. Формы N Т-12 и N Т-13, применяемые для учета времени, фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником организации, утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Унифицированные формы, утвержденные данным Постановлением, распространяются на все организации, за исключением форм по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, которые не применяют в своей работе бюджетные учреждения (п. 2 Постановления Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Подробнее об этом см. "Путеводитель по кадровым вопросам. Рабочее время". Согласно ст. 586 Перечня типовых управленческих архивных документов табели учета рабочего времени хранятся в организации в течение пяти лет, а при наличии тяжелых, вредных и опасных условий труда - 75 лет. 7. Личная карточка работника (формы N Т-2 и N Т-2ГС(МС)). Обязательность данного документа предусмотрена п. п. 12, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Помимо личной карточки работника, в научных, научно-исследовательских, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников применяется учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма N Т-4). Унифицированные формы карточек утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Перечнем типовых управленческих архивных документов установлен срок хранения личных карточек работников 75 лет (ст. 658). 8. Штатное расписание. Обязательность наличия данного документа законодательно не установлена. Однако Трудовым кодексом РФ определено обязательное условие в трудовом договоре с работником, как трудовая функция. Последняя включает в себя работу по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности и конкретный вид поручаемой работнику работы (ст. 15, ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Поэтому, если работник принимается на должность, ее наименование, размер оклада и другие условия должны содержаться в штатном расписании работодателя. Следует учитывать, что штатное расписание, а также приказы о внесении в него изменений при проведении мероприятий по сокращению штата или численности работников организации - основное доказательство того, что сокращение действительно произошло. Штатные расписания организации (унифицированная форма Т-3) и изменения к ним по месту разработки и утверждения имеют постоянный срок хранения (ст. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов). 9. Локальные акты работодателя. К обязательным актам относятся: а) правила внутреннего трудового распорядка (далее - ПВТР) согласно ст. 189 ТК РФ. Допускается наличие только ПВТР, если в них включены нормы об охране труда, о защите персональных данных, оплате труда и премировании и другие положения, с которыми работники данной организации должны быть ознакомлены под роспись. ПВТР должны храниться в организации в течение одного года после замены новыми (ст. 773 Перечня типовых управленческих архивных документов). Если в отношении работников организации действуют уставы и положения, то ПВТР должны содержать аналогичные нормы для обязательного ознакомления с ними работников перед подписанием трудовых договоров. Ведь уставы и положения непосредственно связаны с трудовой деятельностью работников. б) документ, регламентирующий порядок хранения и использования персональных данных работников, например положение о персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ). Согласно п. 8 ст. 86 ТК РФ работники должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, и об их правах и обязанностях в этой области. Статьей 655 Перечня типовых управленческих архивных документов установлено, что локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников хранятся постоянно по месту их разработки и утверждения. в) положение об оплате труда и премировании, если соответствующих условий нет в ПВТР (ст. 135 ТК РФ). Такой локальный нормативный акт будет являться подтверждением обоснованности выплаты (или невыплаты) премий (доплат, надбавок) стимулирующего характера при условии, что в нем содержатся положения о порядке, условиях, размерах начисления и выплаты премии. Так, например, Определением Санкт-Петербургского городского суда от 15.04.2010 N 4755 подтверждено, что работодатель вправе был не выплачивать премию в определенном размере ежемесячно, поскольку условие об обязательном начислении премии фиксированного размера не содержалось ни в трудовом договоре работника, ни в положении об оплате труда и премирования работников, действующем у работодателя. В данном локальном нормативном акте работодатель вправе прописать условия и порядок начисления различных доплат, если в ПВТР такие положения отсутствуют (например, доплата за работу в вечернюю смену). Помимо указанного положение об оплате труда (при отсутствии аналогичных норм в ПВТР) должно содержать порядок и условия выплаты дополнительного вознаграждения работникам, которым в силу ч. 3 ст. 112 ТК РФ оно должно быть начислено. Если в организации нет отдельного положения о командировках, но работники направляются в них и соответствующие нормы не содержатся в ПВТР (ином локальном нормативном акте), то на основании ч. 2 ст. 168 ТК РФ работодатель определяет порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками самостоятельно (например, в положении об оплате труда и премировании). Данным локальным нормативным актом также могут устанавливаться нормы труда. Согласно ст. 162 ТК РФ введение, замена и пересмотр норм труда могут предусматриваться локальными нормативными актам. Поэтому, если в организации принимаются решения, касающиеся норм труда, работодатель обязан иметь документ, которым регулируются соответствующие правила и условия. На основании ст. 411 Перечня типовых управленческих архивных документов положения об оплате труда и премировании работников подлежат постоянному хранению по месту их разработки и утверждения. г) локальный нормативный акт, содержащий перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (например, положение о ненормированном рабочем дне), если работникам организации трудовым договором установлен такой режим (ст. ст. 57, 101 ТК РФ). Помимо отдельного положения данный перечень может содержаться в коллективном договоре, соглашениях, ПВТР. Статьей 570 Перечня типовых управленческих архивных документов установлено, что перечни профессий по месту разработки и утверждения имеют постоянный срок хранения. д) локальный акт, предусматривающий разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ). Таким документом может быть отдельное положение о режимах рабочего времени. Нормы, регулирующие количество частей рабочего дня, их продолжительность, также могут быть включены в ПВТР. е) локальный акт, предусматривающий порядок и условия прохождения работниками профессиональной подготовки или переподготовки (ч. 2 ст. 196 ТК РФ). Документ должен быть в организации только в том случае, если работодатель принимает решение о необходимости направления работников на обучение, переобучение или повышение квалификации. Условия и порядок прохождения профессиональной подготовки или переподготовки могут устанавливаться также в трудовом договоре. Сроки хранения документов, относящихся к повышению квалификации работников, указаны в разд. 8.3 Перечня типовых управленческих архивных документов. 10. Приказ об утверждении расчетного листка. Работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника при выплате заработной платы (ч. 1 ст. 136 ТК РФ): 1) о составных частях заработной платы за соответствующий период; 2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат; 3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний; 4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Если заработная плата перечисляется на банковские карты, то работодателю рекомендуется определить в локальном акте порядок выдачи работникам расчетного листка (письмо Роструда от 18.03.2010 N 739-6-1). Форма расчетного листка утверждается работодателем (ч. 2 ст. 136 ТК РФ). При утверждении расчетного листка рекомендуется издать приказ (распоряжение), поскольку в нем можно разграничить полномочия работников организации (например, указать ответственного за извещение работников, дни, в которые оно должно производиться, и др.). Следует помнить, что утверждение расчетного листка проводится с учетом мнения представительного органа работников (ст. 136 ТК РФ). Приказ об утверждении расчетного листка подлежит хранению 75 лет (ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов). 11. Документы, подтверждающие полномочия должностных лиц организации на подписание тех или иных документов. Согласно ст. 20 ТК РФ сторонами трудовых отношений являются работник и работодатель. Права и обязанности работодателя осуществляются органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, нормативными правовыми актами РФ, учредительными документами и локальными нормативными актами. Например, согласно ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее - Закон N 14-ФЗ) единоличный исполнительный орган общества (генеральный директор, президент) после избрания на должность действует от имени общества без доверенности. Подтверждением полномочий руководителя общества для сторонних организаций (например, для финансовых организаций, банков) может выступать приказ о вступлении в должность. Чтобы иное лицо (например, заместитель генерального директора, директор филиала) могло подписывать кадровые документы (трудовые договоры, приказы, др.), если это предусмотрено уставом, ему необходимо выдать доверенность с указанием соответствующих полномочий. В Определении Ленинградского областного суда от 04.02.2010 N 33-438/2010 указано, что вопреки нормам устава общества приказы в отношении работника были подписаны неуполномоченным на это лицом, что наряду с другими нарушениями повлекло принятие судом решения, повлекшего восстановление работника на работе. Сроки хранения доверенностей (5 лет и постоянно) установлены в ст. ст. 60, 61 Перечня типовых управленческих архивных документов. 12. Положение о филиале, представительстве. Например, согласно п. 4 ст. 5 Закона N 14-ФЗ, п. 4 ст. 5 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах", п. 4 ст. 5 Федерального закона от 14.11.2002 N 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях" филиалы и представительства действуют на основании утвержденных положений. Соответственно, если в организации созданы филиалы или открыты представительства, то положения о них являются обязательными документами, которые работодатель должен иметь в наличии и в случае проверки контролирующими органами представить должностному лицу для ознакомления. Согласно ст. 55 Перечня типовых управленческих архивных документов положения о филиалах, представительствах хранятся постоянно по месту их разработки и утверждения. 13. Положение об аттестации. Законодательством РФ обязательность прохождения аттестации установлена только в отношении отдельных категорий работников (например, авиационного персонала). Порядок, условия проведения аттестации не упомянутых в законах работников в настоящее время не урегулированы. Следовательно, утверждать об обязательности положения об аттестации нельзя. Однако уволить работника по п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ можно только после подтверждения его несоответствия занимаемой должности или выполняемой работе результатами аттестации. Поэтому если в организации предполагается проведение аттестации, то рекомендуется утвердить положение об аттестации. В нем следует указать порядок и условия действий работодателя и работника в случае необходимости аттестации персонала. Положения организации (типовые и индивидуальные) хранятся в организации постоянно (ст. 50 Перечня типовых управленческих архивных документов). 14. Положение об охране коммерческой тайны. Этот документ в силу положений Трудового кодекса РФ не является обязательным. Однако если в трудовой договор работника включены условия о работе с информацией, составляющей коммерческую тайну, он должен быть ознакомлен с порядком и условиями ее обработки, получения, передачи. В противном случае работодателю будет сложно доказать, что работник разгласил охраняемую законом тайну, и уволить его по соответствующему основанию пп. "в" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Утверждение данного положения не является обязательным, если перечень информации, составляющей тайну, и порядок ее охраны устанавливаются ПВТР. Документы (перечень сведений, положения и др.) по установлению режима коммерческой тайны в организации имеют постоянный срок хранения (ст. 62 Перечня типовых управленческих архивных документов). 15. Документы по охране труда: - правила и инструкции по охране труда (п. 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ); - листы ознакомления работников с локальными нормативными актами, содержащими требования охраны труда; - нормативные правовые акты, содержащие требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности организации; - журналы вводного, повторного, внепланового и целевого инструктажей по охране труда, первичного инструктажа на рабочем месте (п. 2.1.3 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденного Постановлением Минтруда России N 1, Минобразования России N 29 от 13.01.2003); - перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте, если работодателем принято решение не проводить такой инструктаж в отношении работников, не связанных с эксплуатацией, обслуживанием, испытанием, наладкой и ремонтом оборудования, использованием электрифицированного или иного инструмента, хранением и применением сырья и материалов; - удостоверения, подтверждающие прохождение работником обучения по охране труда; - приказ о возложении обязанностей, если работодатель передает функции службы охраны труда или штатного специалиста по охране труда иному работнику; - инструкция о мерах пожарной безопасности (п. 2 Правил противопожарного режима в Российской Федерации, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 25.04.2012 N 390). Кроме того, при наступлении несчастного случая, подлежащего расследованию и учету, работодатель в соответствии со ст. ст. 227 - 231 ТК РФ обязан составить и хранить документы, формы которых утверждены Постановлением Минтруда России от 24.10.2002 N 73 "Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях", а именно: - извещение о наступлении несчастного случая - форма 1. Работодателю рекомендуется иметь подтверждение получения извещения соответствующим органом; - приказ о назначении комиссии для расследования несчастного случая; - документы, относящиеся к материалам расследования несчастного случая (схемы, фотографии, видеосъемка, протокол осмотра места несчастного случая - форма 7, протокол опроса пострадавшего при несчастном случае, очевидца несчастного случая и должностного лица - форма 6, экспертные заключения специалистов, результаты исследований и испытаний, медицинское заключение о характере и степени тяжести повреждения, причиненного здоровью пострадавшего, иные документы, необходимость которых определяется комиссией); - акты о несчастном случае на производстве (форма Н-1 или Н-1ПС); - акт о расследовании группового несчастного случая (тяжелого несчастного случая, несчастного случая со смертельным исходом) - форма 4; - заключение государственного инспектора труда - форма 5; - сообщение о последствиях несчастного случая на производстве и принятых мерах - форма 8. Работодателю рекомендуется иметь подтверждение получения сообщения соответствующим органом; - журнал регистрации несчастных случаев на производстве - форма 9. Сроки хранения документов, относящихся к охране труда в организации, установлены в разделе 7.3 Перечня типовых управленческих архивных документов. 16. График сменности. Статьей 103 ТК РФ установлено, что если в организации применяется сменная работа, то работа производится в соответствии с графиком сменности. Соответственно, данный документ является обязательным только в указанном случае. Согласно ст. 586 Перечня типовых управленческих архивных документов табели (графики), журналы учета рабочего времени хранятся пять лет. Если условия труда работников являются тяжелыми, вредными и опасными, то срок хранения таких документов составляет 75 лет. 17. Документы, относящиеся к воинскому учету граждан. Согласно п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе" (далее - Закон N 53-ФЗ) на организации обязаны вести воинский учет граждан. Положением о воинском учете (утв. Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719) установлен порядок осуществления воинского учета в организациях, которым предусмотрено направление сведений о гражданах, подлежащих воинскому учету, представление списков в военные комиссариаты и др. Переписка по воинскому учету работников должна храниться в организации в течение трех лет (ст. 690 Перечня типовых управленческих архивных документов). См. образец заполнения сведений о гражданине, подлежащем воинскому учету. 18. Приказы (распоряжения). Они издаются руководителем организации (уполномоченным лицом) для надлежащего оформления управленческих решений, принимаемых в процессе деятельности организации. Обязательность издания работодателем приказов (распоряжений) установлена Трудовым кодексом РФ (ст. ст. 62, 68, 84.1, ч. 6 ст. 193, ст. ст. 229, 402) и вытекает из функций, осуществляемых единоличным исполнительным органом общества: генеральным директором, директором. Например, в пп. 3 п. 3 ст. 40 Закона N 14-ФЗ указано, что такой орган издает приказы о назначении на должности работников общества, об их переводе и увольнении, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Они распространяются на все организации независимо от форм собственности. Исключением являются формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, которые не применяются бюджетными учреждениями. Следует учитывать, что унифицированные формы могут быть изменены путем добавления реквизитов (Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации"). Общего списка распорядительных документов, которые должны быть в каждой организации, нет. Их наличие или отсутствие определяется в зависимости от способа организации труда у работодателя. Например, если руководитель самостоятельно ведет трудовые книжки, в организации не издается приказ о назначении ответственного за такую работу; если нет сменной работы, отсутствует приказ об утверждении графика смен и т.д. Можно привести только примерный список приказов (распоряжений), который формируется на протяжении всей деятельности отдельного работодателя с учетом его специфики: - приказ (распоряжение) о приеме работника(ов) на работу (формы N Т-1, N Т-1а). - приказ (распоряжение) о переводе работника(ов) на другую работу (формы N Т-5, N Т-5а). - приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику(ам) (формы N Т-6, N Т-6а). - приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении) (формы N Т-8, N Т-8а). - приказ (распоряжение) о направлении работника(ов) в командировку (формы N Т-9, N Т-9а). Не относятся к приказам, но издаются также на основании унифицированной формы следующие документы: - командировочное удостоверение (форма N Т-10); - служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а). - приказ (распоряжение) о поощрении работника(ов) (форма N Т-11, N Т-11а). Для некоторых приказов форма не утверждена, поэтому работодатель разрабатывает ее самостоятельно. К таким приказам относятся: - приказ о применении дисциплинарного взыскания. - приказ о снятии дисциплинарного взыскания. - приказ об изменении штатного расписания. - приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек. - приказ о назначении лица, ответственного за охрану труда (в случае его наличия). - приказ об ответственном за ведение журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки и прибывших в организацию, а также за осуществление отметок в командировочных удостоверениях. - приказ о привлечении работника к сверхурочной работе. - приказ об оплате сверхурочной работы. - приказ о предоставлении дополнительного времени отдыха за сверхурочную работу. - приказ о привлечении работника к работе в выходной или праздничный день. - приказ о предоставлении другого дня отдыха за работу в праздничный день. - приказ о выполнении дополнительной работы в течение установленной продолжительности рабочего дня. - приказ об утверждении формы расчетного листка. Подробнее об этом см. п. 1 настоящего материала. - приказы об утверждении локальных нормативных актов. Такие акты могут утверждаться двумя способами: изданием приказа (распоряжения) или проставлением грифа "УТВЕРЖДАЮ" уполномоченным лицом (п. 3.16 "Унифицированной системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003", утвержденной Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст). Издание приказа представляется целесообразнее, поскольку в нем могут содержаться указания отдельным работникам организации, разграничиваться их полномочия по реализации норм, содержащихся в локальном нормативном акте, устанавливаться сроки исполнения поручений и др. - приказ об удержании из заработной платы работника. - приказ об оплате труда при изготовлении продукции, оказавшейся браком. - приказ об оплате времени простоя. - приказ о создании комиссии по различным вопросам (определение ущерба, расследование несчастного случая, наложение дисциплинарного взыскания и т.д.). - приказ о направлении на профессиональную подготовку или переподготовку. - приказ о возмещении ущерба работнику. - приказ о компенсации работнику морального вреда. - приказ о предоставлении компенсации за переработку в предпраздничный день. - приказ об установлении неполного рабочего времени в организации. - приказ об отзыве работника из отпуска. - приказ о выплате материальной помощи. Приказы, распоряжения по основной (профильной) деятельности подлежат постоянному хранению, а по личному составу - 75 лет (ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов). Согласно этой же статье приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков, дежурствах, дисциплинарных взысканиях и краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках хранятся в организации пять лет. Ситуация из практики. |
Похожие:
 | «Выборочная проверка финансово-хозяйственной деятельности муниципального учреждения мо «Гиагинский район» «Гиагинская центральная... |  | Форма разработана для Путеводителя по кадровым вопросам. "Проверка деятельности организации. Обязательные документы" |
| Целью настоящего Стандарта является установление об щи Х принципов, правил и процедур проведения проверки финансово-хозяйственной... | | Председателя Ревизионной комиссии города Льгова от 20. 03. 2013 №1 Ревизионной комиссией города Льгова проведено контрольно-ревизионное... |
| Ревизионной комиссии Чулымского района №26 от 06. 08. 2012г председателем Ревизионной комиссии Чулымского района О. В. Поляковой,... | | «Проверка финансово-хозяйственной деятельности Муниципального казенного учреждения муниципального образования городской округ «Смирныховский»... |
| Комиссией проведена проверка деятельности органов местного самоуправления муниципального образования «Бакчарский район» при осуществлении... | | Комиссией проведена проверка деятельности органов местного самоуправления муниципального образования «Зырянский район» при осуществлении... |
| Государственной инспекцией труда в Новосибирской области в апреле 2015 года проведено 5 проверок в бюджетных учреждениях, из них... | | Вятскополянского района №84 от 25. 12. 2012 г консультантом Одинцевой С. Э. и старшим экспертом Соловьевой И. Г. проведена проверка... |