Отчёт Казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа-Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа-Югры» о реализации основных направлений деятельности по развитию архивного дела за 2013 год
Скачать 0.91 Mb.
|
| тематический список фондов, взамен предыдущего, подготовленного в 2001 году. При подготовке тематического списка велась работа по уточнению крайних дат документов, вошедших в тематический список, уточнению закрепленных мест хранения дел и дополнению списка новыми фондами. Сверка проводилась по описям дел. В тематический список фондов, подготовленный в 2001 году, были включены архивные фонды с № 1 по № 570 – в обновленный список 2013 года внесены архивные фонды с № 1 по № 608, включая выбывшие фонды и информацию об их выбытии. Одновременно с подготовкой тематического списка фондов составлялся список закрытых и открытых фондов. Для составления данного списка была сделана полная выверка описей. Список выполнен в формате Excel, включает информацию о закрытых и открытых фондах, хранящихся в КУ «Государственный архив Югры», информацию о несданных делах в закрытых фондах. В список включены фонды с № 1 по № 608, кроме 46 выбывших фондов, 18 коллекций, 15 фондов личного происхождения. По итогам выверки описей в данный список включено 529 фондов, из них 406 закрытых, 123 открытых фондов. В закрытых фондах не сдано 729 дел. В рамках обеспечения сохранности и государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на хранении в КУ «Государственный архив Югры» был подготовлен и утвержден приказом от 29.08.2013г. № 67 «Порядок и схема учета архивных документов». Архивисты отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов, к должностным обязанностям которых относится учет и прием документов на постоянное хранение, ознакомлены с данным Порядком под роспись. По рекомендации Службы по делам архивов автономного округа Порядок и схема учета архивных документов дополнена новой Схемой организации учета документов, с учетом их прикладного характера, отражающей все основные содержательные и формальные особенности заполнения учетных документов. Все сотрудники отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов КУ «Государственный архив Югры» ознакомлены с Порядком под роспись. В основных учетных документах имеются памятки по их заполнению (прикреплены к форзацу обложки). В 4 квартале 2013 года проведена работа по рассекречиванию документов, имеющих гриф «Секретно», поступивших в Ханты-Мансийский окружной архив из Тобольского областного архива более 20 лет назад. Был изучен механизм рассекречивания документов, создана экспертная группа из числа работников Управления специальных мероприятий Аппарата Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа-Югры, заместителя руководителя Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа-Югры и директора Казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа-Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа-Югры» для подготовки заключений по вопросам рассекречивания архивных документов. Рассекречиванию подверглись документы трех фондов: № 58 «Ханты-Мансийский леспромхоз» - 3 дел, № 118 «Ханты-Мансийский госрыбтрест» -5 дел, № 469 «Мало-Атлымский рыбзавод Ханты-Мансийского госрыбтреста» - 3 дела, всего 21 дело, 369 документов. Архивистами отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов КУ «Государственный архив Югры» был подготовлен Перечень документов, предоставленных на рассмотрение экспертной группы на предмет их рассекречивания. Всего на рассмотрение экспертной группы по рассекречиванию было предоставлено 369 комплексов документов на 490 листах. Членами экспертной группы были подготовлены заключения, на основании которых было рекомендовано рассекретить в полном объеме архивные документы, находящиеся в архивных делах КУ «Государственный архив Югры» согласно Перечню. Также рекомендовано рассекретить, но ограничить доступ к архивным документам фонда № 58 «Ханты-Мансийский леспромхоз», опись 4:
На основании распоряжения Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа-Югры от 04.12.2013 № 782-рг «Об утверждении акта о рассекречивании архивных секретных документов (дел) Казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» архивистами отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов внесены изменения в учетные документы путем проставления штампа «Рассекречено» на каждом рассекреченном документе и в описях дел, в которых находились данные документы. Составлены и подшиты в дела фондов справки о рассекречивании дел. На основании приказа Росархива от 26.11.2013г. №76 «О передаче страхового фонда копий особо ценных документов в ЦХСФ», приказа Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа–Югры от 10.12.2013г. № 123 «О передаче страхового фонда копий особо ценных документов в Центр хранения страхового фонда города Ялуторовска» 13 декабря 2013 года страховой фонд копий особо ценных документов в количестве 39 единиц хранения отправлен в г. Ялуторовск в ЦХСФ. Подготовлен пакет документов: опись страхового фонда, опись ОЦ дел, на которые изготовлен страховой фонд, список микрофильмированного фонда, перечень номеров ОЦД, акты приема-передачи, сопроводительный документ к транспортной таре. В результате уже 26 декабря 2013 года от ЦХСФД города Ялуторовска получен Акт о приеме документов на специальное хранение, Справка по результатам приема микрофильмов страхового фонда КУ «Государственный архив Югры» и Справка по результатам проверки технического состояния страховых копий КУ «Государственный архив Югры». В 2013 году велась работа по внесению информации в БД «Архивный фонд». В базу данных было введено 15 фондов, 20 описей, 59 единиц хранения. На протяжении всего 2013 года специалистами отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов проводились экскурсии по Архивохранилищу № 1 и Лаборатории реставрации документов для участников мероприятий проводимых в КУ «Государственный архив Югры: коллегии Службы по делам архивов автономного округа, НМС УрФО, практических семинаров по использованию архивных документов для студентов, учителей истории, для участников методических семинаров по делопроизводству, индивидуальные посещения по заявкам. Учитывая вышеизложенное, необходимо обратить внимание на то, что на протяжении 2013 года КУ «Государственный архив Югры» смог сформировать необходимую качественную и эффективную систему государственного учета и сохранности архивных документов, которая в настоящее время обеспечена материальными и кадровыми ресурсами. III. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организация документов в делопроизводстве. В 2013 году в КУ «Государственный архив Югры» проводилась работа по качественному комплектованию Архивного фонда Российской Федерации, совершенствованию делопроизводства на этапе ведомственного хранения документов, обеспечению их сохранности в организациях - источниках комплектования. По состоянию на 01 января 2013 года количество источников комплектования КУ «Государственный архив Югры» составляет 103 учреждения, организации и предприятия. Утвержден Список учреждений, организаций-источников комплектования Ку «Государственный архив Югры» на 2013 2017 годы. Проведена паспортизация архивов организаций – источников комплектования КУ «Государственный архив Югры», по состоянию на 01.12.2013 года. Объём Архивного фонда Югры на 01.01.2013 год составил 66132 единиц хранения, в том числе:
Составлен график согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов от организаций источников - комплектования на 2014 год. Составлен график оказания консультационно-методической помощи организациям-источникам комплектования на 2014 год. На хранение в Архивный фонд Российской Федерации за отчетный период принято - 4008 единиц хранения (план - 2500 ед. хр.), из них:
В 2013 году образовано 16 новых фондов. Прием документов осуществлялся с отражением данных в соответствующей учетной документации: три экземпляра описи, в топографическом и постеллажном указателях. В целях обеспечения контроля над соблюдением ведомственными архивами сроков исполнения делопроизводственных мероприятий и оперативным информированием руководителей организаций-источников комплектования о несоблюдении графика согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов в КУ «Государственный архив Югры», за 2013 год подготовлены и направлены в адреса руководителей учреждений и организаций - источников комплектования 164 писем по вопросам организации делопроизводства и упорядочения дел. Функция КУ «Государственный архив Югры» по контролю организации сохранности документов, находящихся на ведомственном хранении, реализовывалась в ходе описания дел организаций и согласования их с ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа-Югры. Так в 2013 году было направлено на согласование 38 номенклатур дел (план – 13 номенклатур дел) на 17491 ед. хр., из них 2495 дел постоянного срока хранения. Увеличение показателей обусловлено проведением реорганизаций и изменений в структурах организаций-источников комплектования. Также, согласовано 12 положений об Экспертной комиссии, 11 положений об Архиве, 3 Инструкции по делопроизводству. Количество дел постоянного срока хранения подлежащих упорядочению в 2013 году – 3289 ед. хр., фактически упорядочено 5046 ед. хр. от 68 организаций-источников комплектования. Упорядочение дел по личному составу произведено от 79 организаций-источников комплектования на 2533 ед. хр. (план 1458 ед. хр.). Упорядочение НТД/спецдокументации от 7 организаций-источников комплектования произведено на 1292 ед. хр. (план 683ед. хр.). Упорядочение печатной продукции в количестве 27 ед. хр. (план 23 ед. хр.) Упорядочивание документов личного происхождения - 198 ед. хр., из них: фотопозитивы – 167 ед. хр., документы на бумажной основе – 24 ед. хр., предметы – 7 ед. хр. Все вышеперечисленные документы предоставлены на согласование с ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа-Югры. В отчётном году специалистами по комплектованию было принято архивных документов по 59 актам от 42 организаций-источников комплектования 2316 ед. хр. (план 2301 ед. хр.), что составляет 100,6 % выполнения годового плана по данному показателю. Состав принятых документов: 2260 ед. хр. управленческой документации (58 актов), 56 ед. хр. личного состава ликвидированной организации (1 акт). В конце 2013 года, работа отдела комплектования подверглась тщательному анализу, в результате график приёма-передачи дел от организаций-источников комплектования на 2014 год выстроен грамотно и логично, с учетом занятости специалистов по делопроизводству в ведомственных архивах организаций-источников комплектования и территориальных особенностей. Специалистами по комплектованию оказывалась методическая и практическая помощь источникам комплектования в организации документационного обеспечения управления. С этой целью, предоставлено - 2909 консультаций учреждениям и организациям по вопросам организации делопроизводства, упорядочения документов, составления номенклатур дел, исторических справок, положений об экспертной комиссии, положений об архивах. Консультации оказывались: по телефону – 2439 консультации, в КУ «Государственный архив Югры» – 426 консультаций и с выходом в организации - 44 консультаций. В связи с изменениями названий, структур, штатного расписания организаций-источников комплектования кураторами ведомственных архивов были составлены - 21 исторических справок и дополнений к ним, 20 - предисловий к описям и дополнений к ним, 1 пояснительная записка. В целях повышения квалификации специалистов организаций – источников комплектования, ответственных за ведение делопроизводства и архива в 2013 году специалистами по комплектованию КУ «Государственный архив Югры» проведено пять консультационно-методических семинаров по программе «Делопроизводство ведомственного архива. Учет и сохранность документов»: для работников Департамента Экологии ХМАО-Югры (11 человек), Департамента соцзащиты ХМАО-Югры (22 человека), Управления Судебного департамента ХМАО-Югры (25 человек), БУ ХМАО-Югры «Окружная клиническая больница» (100 человек), ФКУ «ГБ МСЭ по Ханты-Мансийскому автономному округу-Югре» Минтруда России», являющейся для КУ «Государственный архив Югры» организацией – потенциальным источником комплектования список №2 (15 человек). На семинарах рассматривались вопросы организации делопроизводства, вопросы внедрения в практику с документами «Основных правил работы архивов организаций», ГОСТа Р.30-2003, и методических рекомендаций Росархива. В рамках подготовки к проведению семинаров подготовлен исчерпывающий раздаточный материал, содержащий нормативно правовую и методическую базу по делопроизводственным мероприятиям. Совместно с работниками Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа-Югры специалисты по комплектованию КУ «Государственный архив Югры» приняли участие в комплексных проверках по организации делопроизводства и обеспечении сохранности документов в организациях – источников комплектования КУ «Государственного архива – Югры»:
Подготовлен пакет документов на ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа-Югры о снятии дел с государственного учета: «Федеральная антимонопольная служба Югры», «Служба жилищного контроля и строительного надзора ХМАО-Югры», БУ ХМАО-Югры Объединенная редакция газет «Ханты ясанг и Луима сэрипос», «Управление Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по ХМАО-Югре». В плановом порядке проходили заседания Экспертной комиссии КУ «Государственный архив Югры». Результаты заседаний оформлялись протоколом, за отчетный период проведено 12 заседаний. В рамках инициативного документирования специалистами по комплектованию собраны материалы (афиши, буклеты, фотоматериалы, DVD-диски): о БУ ХМАО-Югры «Музей Природы и Человека», посвященные юбилейной дате - 80 лет Музея; о БУ ХМАО-Югры «Музей геологии, нефти и газа» - 20 лет Музею; мероприятий проводимых Администрацией города Ханты-Мансийска и Правительством Ханты-Мансийского автономного округа-Югры. Сотрудники КУ «Государственный архив Югры» поддерживают тесные взаимоотношения с людьми, некогда участвовавшими в мероприятиях архива - исследователями, краеведами, ветеранами. Многие из них приходят в архив не только поработать, но и рассказать о новых планах, публикациях, поделиться новостями и проблемами. Так, в феврале 2013 года в учреждение пришла Ольга Николаевна Гаврилова, автор недавно вышедшей в свет книги «Детство, опаленное войной». Благодаря кропотливой работе в архивах и переписке с военными комиссариатами страны, Ольгой Николаевной и ребятами из поискового отряда «Росток доброты» (г. Урай), были найдены 60 захоронений наших земляков, - солдат, погибших в годы Великой Отечественной войны. Она рассказала сотрудникам нашего архива, что в военном комиссариате по городу Ханты-Мансийску и Ханты-Мансийскому району по истечении 75-ти лет хранения готовятся к уничтожению дела «Проходные свидетельства демобилизованных» за 1945-1948 годы. После переговоров руководителей военного комиссариата и КУ «Государственный архив Югры» и оформления надлежащих документов (акта приема-передачи дел на хранение), 13 февраля 2013 года дела в количестве 14 шт. на 3503 листах были приняты в КУ «Государственный архив Югры» на постоянное хранение. Еще одно событие, позволившее получить положительные результаты по комплектованию документами личного происхождения. В ходе встречи ветеранов Администрации округа в декабре 2012 года было им предложено пополнить фонды КУ «Государственный архив Югры» документами личного происхождения. На данное предложение, откликнулся Маркелов Михаила Николаевич (управляющий делами Администрации округа с 1992 года). В результате были собраны документы, фото, медали и т.д. из личного архива, произведена фото и видео съемка интервью с Маркеловым Михаилом Николаевичем и Маркеловой Людмилой Васильевной. В результате индивидуальных встреч жителями г. Ханты-Мансийска в фонд архива переданы документы: Кайгородовой В.Е. (председатель городского общества «Жителей блокадного Ленинграда») – 110 фотографии по истории Ханты-Мансийского рыбоконсервного комбината; 17 документов и 2 фото, принадлежавшие Токареву Александру Петровичу, участнику ВОВ; Берендеевой С.П. (библиотекарь Окружной библиотеки) – 17 фотографий по истории речного флота; Калистратовой Т.Н (житель блокадного Ленинграда) - фотографии и документы, Переходящее красное знамя «Победитель социалистического соревнования»; Плехановым Б.Н. (ветеран рыбоконсервного комбината) -1 фотография; Шмидт Е.И. (житель блокадного Ленинграда) - 28 документов, в т. ч. удостоверения к медалям и 3 памятных знака. Проведены переговоры с интересными людми: Кипрюшиной А.С., уроженкой г. Ханты-Мансийска, проживающей ныне в г. Тюмени, на предмет предоставления воспоминаний и фотографий о г. Ханты-Мансийске в 1950-60-е гг.; Самариной Л.П., бывшей жительницей и ветераном педагогического дела г. Нижневартовска, ныне проживающей в г. Тюмени, занимающейся активной деятельностью в землячестве «Югра», на предмет предоставления очерков об учителях ХМАО, опубликованных ею в газете «Тюменские известия», а также печатной продукции (газета землячества «Земляки», сборник «Земляки» и т.д.), выпускаемой землячеством. Брылиной Н.П., бывшей жительницей г. Ханты-Мансийска, выпускницей средней школы № 2 (ныне жительница г. Тюмени) предоставлено 17 фото в электронном варианте по истории г. Ханты-Мансийска; Мухиной Н.Ю., краеведом, документы о династии семьи Кузнецовых – дореволюционные фото и фото советской эпохи Самарово в количестве 38 ед. хранения (70 ч/б фотопозитивов); Старковой (Коневой) М.П., заслуженным работник рыбоконсервного комбината, переданы 2 удостоверения, 2 фотографии, 2 медали, 1 орден, всего 7 ед. хранения; Струсем В. Ф., краеведом, писателем, журналистом, кинооператором сданы 13 документов, 56 фотопозитивов, всего 69 ед. хр; Ромбандеевой Е.И., исследователем языка и культуры народа манси, заслуженным деятелем науки РФ, заслуженным работником образования ХМАО-Югры, доктором филологических наук предоставлено 46 фотопозитивов; Белобородовым В. К., краеведом, писателем, журналистом, предоставлено 4 авторские книги с подписью фондообразователя; Сопочиной А.С., педагогом, исследователем культуры сургутских ханты, предоставлены 23 видеокассеты с уникальными фильмами об этнокультурной деятельности народа ханты; Волдиной М.К., заслуженным учителем, поэтессой, журналистом сдано более 2 000 условных единиц хранения во вновь образуемый фонд; Нёмысовой Е.А., профессором педагогики, заслуженным учителем России, исследователем хантыйского языка, сдано более 1 000 условных единиц хранения; Молдановой Т.А., заслуженным учителем, фино-угроведом, сдано в архив 118 фотопозитивов; Тарлиной Л. К., заслуженным педагогом-нац., сданы 3 фотопозитива; Щербаковым Б. Г., заслуженным педагог-националом., сданы в архив 9 фотопозитивов, 69 документов; Червинской Н. Г., заслуженным учителем округа, сданы 6 фотопозитивов, 15 документов о профессиональной деятельности; Тебетевой Н.А., заслуженным учителем округа, сданы 31 фотопозитив, 13 удостоверений, 13 наградных документов; Айпиным Е.Д., заслуженным учителем, писателем, депутатом, общественным деятелем сданы в архив 6 фотопозитивов, 16 удостоверений, 2 биографические справки. В ходе командировок сотрудников КУ «Государственный архив Югры» также происходит сбор информации, фото документирование. Так в ходе командировки в п. Бобровка в феврале 2013 года была произведена фото фиксация мероприятия к 70-летию Сталинградской битвы в сельской библиотеке и фото фиксация интерьера музея «Свет малой Родины»; Также, с целью комплектования фондов библиотеки КУ «Государственный архив Югры» составлены и направлены письма: в Государственную библиотеку Югры о предоставлении сборника «Человек уникальный, а руководитель особенный»; в Технолого-педагогический колледж города Ханты-Мансийска о предоставлении книги «История Технолого-педагогического колледжа в лицах». Комплектование Архивного фонда Российской Федерации КУ «Государственный архив Югры» в 2013 году осуществлялось в рамках и в соответствии с действующим законодательством, достигнув объемов и показателей, необходимых для планомерного и эффективного комплектования архивными документами Архивного Фонда РФ. |
Похожие:
 | Федерации, руководствуясь постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа Югры от 12 июля 2013 года n 247-п «О... | | Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 9 октября 2013 года №408-п «О государственной программе Ханты-Мансийского... |
| Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 9 октября 2013 года №419-п «О государственной программе Ханты-Мансийского... | | Федерации, руководствуясь постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа Югры от 12 июля 2013 года n 247-п "О... |
| Ханты-Мансийского автономного округа Югры", распоряжением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа Югры от 24 июня 2013... | | Югры "Социальная поддержка жителей Ханты-Мансийского автономного округа Югры на 2014 2020 годы", утвержденной постановлением Правительства... |
| Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее так же Служба, Архивная служба Югры) осуществляется на основе архивного законодательства... | | Федерации, руководствуясь постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа Югры от 12 июля 2013 года n 247-п "О... |
 | Ханты-Мансийского автономного округа-Югры1 (далее органы службы занятости) при реализации Программы Ханты-Мансийского автономного... | | Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, сформированных Губернатором Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, исполнительных... |