Переход к работе с документами из процесса предоставления услуги
В процессе предоставления услуги на этапе формирования результирующего документа предусмотрена возможность связывания результирующего документа по услуге и регистрационной карты документа
На этапе формирования результата по услуге на форме «Результат предоставления услуги» пользователю следует перейти по ссылке «Зарегистрировать документ» (см. Рисунок ).
Рисунок . Переход к регистрации в Системе документа-результата предоставления услуги
На странице отобразится модальное окно, где пользователю требуется выбрать группу и тип документа, после чего нажать на кнопку «Создать» для перехода к карточке документа. Нажатие на кнопку «Отмена» приведет к отмене создания документа. Дальнейшая работа с документом зависит от выбранного типа. Работа с входящими документами описана в п. . Работа с исходящими документами описана в п. .
Работа с входящими/внутренними документами
Регистрация входящих/внутренней документации
Для создания проекта документа и последующей работы с ним следует выбрать действие «Создание документа» на панели быстрого доступа пользователя либо перейти к регистрации документа из процесса предоставления услуги (шаг формирования результата). На странице отобразится модальное окно, где пользователю требуется выбрать группу документа (входящий либо внутренний документ) и тип документа (см. Рисунок ). После выбора значений следует нажать на кнопку «Создать» для перехода к карточке документа. Нажатие на кнопку «Отмена» приведет к отмене создания документа,
Рисунок . Выбор группы и вида документа
На этапе создания в регистрационной карточке документа отображается единственная вкладка – информация о документе. На вкладке представлены следующие параметры (поля, отмеченные красной звездочкой, обязательны для заполнения) (см. Рисунок ):
Тип документа. Значение, указанное в поле «Группа документов» при создании документа;
Регистрационный номер документа. Формирование регистрационного номера зависит от типа документа, шаблон нумерации задается в настройках Системы. Регистрационный номер документа может быть изменен, для чего следует нажать на элемент ( ), в появившемся модальном окне изменить значение и нажать на кнопку «Изменить»;
Дата создания. Указана текущая дата создания документа;
Гриф. Выбрать одно из представленных значений из раскрывающегося списка (поле доступно для редактирования);
Состояние документа. Значение зависит от этапа работы с документом.
Ответственное лицо. ФИО пользователя, создавшего документ;
Вид документа. Вид документа;
Наименование. Наименование документа (данное поле требуется заполнить пользователю самостоятельно);
Описание. Описание документа (данное поле требуется заполнить пользователю самостоятельно).
Рисунок . Информация о входящем документе
В блоке «Информация о корреспонденте» следует указать сведения об отправителе документа. В данном блоке представлены следующие поля:
Наименование корреспондента. Наименование отправителя документа;
Исходящий номер. Номер документа при отправлении;
Дата. Дата отправления документа;
Примечания. Комментарии отправителя.
В блоке «Информация об адресате» следует указать сведения о получателе документа. В данном блоке представлены следующие поля:
Адресат (кому). Следует нажать на кнопку ( ), выбрать подразделение и, далее, сотрудника и нажать на кнопку «Добавить».
Примечание. Комментарии отправителя.
В разделе «Текущая версия документа» пользователю следует добавить электронную копию документа выбрав один из вариантов загрузки документа (см. Рисунок ):
Приложить электронный файл – загрузка файл с компьютера пользователя;
Сканировать документ – на странице отобразится апплет сканирования с выбором доступного формата файла: «На сервер (jpeg)» и «На сервер (pdf)».
Рисунок . Работа с электронной копией документа
В случае если файл добавлен ошибочно, следует нажать на ссылку «Удалить файл». Для сохранения электронной копии документа на свой компьютер, пользователю следует нажать на ссылку «Сохранить файл». Для подписи документа следует нажать на ссылку «Подписать документ», заполнить поля на отобразившемся Java-апплете и нажать на кнопку «Подписать».
В случае наличия документов, связанных с текущим, следует в разделе «Связанные документы» нажать на ссылку «Добавить документ». На экране отобразится модальное окно «Добавление связи с документом», где требуется выбрать одно из представленных значений: Зарегистрированный документ либо незарегистрированный документ.
Зарегистрированный документ
В случае выбора данного значения, пользователю требуется выбрать один из зарегистрированных в Системе документов, после чего нажать на кнопку «Добавить» (см. Рисунок ).
Рисунок . Добавление связанного документа из зарегистрированных в Системе
В случае добавления документа из зарегистрированных в Системе, рядом с наименованием документа отобразится ссылка «Просмотр», позволяющая перейти к регистрационной карте выбранного зарегистрированного документа.
Незарегистрированный документ
В случае выбора данного значения, пользователю требуется указать номер и наименование связанного документа, после чего нажать на кнопку «Добавить» (см. Рисунок ).
Рисунок . Добавление связанного документа из незарегистрированных в Системе
После заполнения регистрационной карты документа следует нажать на кнопку «Завершить создание документа» (см. Рисунок 42).
Рисунок 42. Создание документа
Поле «Состояние документа» примет значение «Создан». После создания документа редактирование его параметров становится недоступным. Далее следует нажать на кнопку «Регистрация документа», после чего документ зарегистрирован в Системе. После регистрации в регистрационной карте документа добавятся вкладки «Управление документом» (создание маршрутов для работы с документами) и «Журнал приема-передачи».
Формирование маршрута входящего/внутреннего документа
После того, как документ создан и зарегистрирован, в его регистрационной карточке добавится вкладка «Управление документом», предназначенная для создания процедур.
Создание нового маршрута для работы с документом начинается с перехода по ссылке «Добавление процедуры», после чего на странице отображается окно «Добавление процедуры». Пользователю представлены следующие поля для заполнения (поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения):
Процедура. Выбрать одно из представленных значений из раскрывающегося списка;
Плановая дата. Выбрать значение из календаря. В случае проставления отметки в поле «срочно», при поступлении задачи к исполнителю, данный критерий будет выделен красным цветом;
Наименование. Название процедуры;
Описание. Описание процедуры;
Исполнитель. Для добавления сотрудника следует выбрать значение из раскрывающегося списка (реализован поиск сотрудников по указанному значению – не менее трех символов, см. Рисунок ) либо нажать на элемент ( ), сформировать список в отобразившемся модальном окне и добавить сотрудника;
Рисунок . Выбор сотрудника из представленного перечня
Контролер. В случае необходимости, пользователь может добавить сотрудника, в полномочия которого будет входит контроль выполнения создаваемой задачи. Для этого следует развернуть вкладку «Контроль» и выбрать сотрудника(ов) из представленного списка (см. Рисунок ). Снять сотрудников с контроля пользователь может из таблицы процедур в регистрационной карточке документа;
Рисунок . Назначение контролеров по задаче
Автор. Инициатор процедуры, поле недоступно для редактирования.
После заполнения информации по процедуре следует нажать на кнопку «Добавить» (см. Рисунок ).
Рисунок . Добавление процедуры рассмотрения документа
Созданный маршрут отобразится в таблице на вкладке «Управление документом». В столбце «Действие» пользователь может просмотреть сведения по каждой процедуре и задаче каждого пользователя (ссылка «Просмотреть»), а также отменить добавленную процедуру (ссылка «Отменить») (см. Рисунок ). В случае отмены, процедура отображаться в таблице не будет. При отмене процедуры будут удалены и все последующие процедуры, добавленные пользователем при формировании маршрута документа.
Рисунок . Доступные действия над задачами пользователей
История всех действий над документом отобразится в таблице «История действий». На данном этапе пользователь может добавить несколько процедур по рассмотрению документа.
Если маршрут документа сформирован корректно, требуется нажать на кнопку «Запустить процедуры» (см. Рисунок ).
Рисунок . Сформированный маршрут документа (рассмотрение документа)
Формирование резолюций при регистрации входящей и внутренней документации
После запуска процедуры задача станет доступна сотрудникам, ответственным за исполнение. Для просмотра перечня задач пользователя следует перейти по ссылке «Мои Задачи» на панели быстрого доступа (см. Рисунок ).
Рисунок . Переход к странице с перечнем задач пользователя
Вновь поступившая задача будет выделена жирным шрифтом. Для перехода к выполнению задачи следует нажать на ссылку «Выполнить» в столбце «Действие» (см. Рисунок ).
Рисунок . Задачи пользователя
На странице отобразятся две формы: Рассмотрение и Регистрационная карточка документа. В регистрационной карточке документа пользователь может просмотреть всю информацию по документу (параметры недоступны для редактирования), просмотреть полный маршрут документа и сведения по задаче каждого назначенного исполнителя, а также просмотреть записи журнала приема-передачи.
На форме рассмотрения представлены сведения по задаче сотрудника (см. Рисунок ). Какие-либо примечания пользователь может указать в поле «Комментарий», а также приложить файл с дополнительным документом по задаче в случае необходимости.
Рисунок . Согласование документа
После ввода текста резолюции следует нажать на кнопку «Рассмотрено». Задача пропадет из перечня доступных задач пользователя. Задача отобразится на странице «Мои задачи» пользователя-инициатора процедуры. После этого пользователю-инициатору процедуры придет задача с решением исполнителя о рассмотрении документа (см. Рисунок ).
Рисунок . Ознакомление инициатора процедуры с решением исполнителя по регистрации документа
Инициатору следует нажать на кнопку «Ознакомился». Задача с результатом процедуры отобразится в задачах инициатора.
Назначение поручений в соответствии со сформированными резолюциями
В процессе рассмотрения документа либо на этапе ознакомления пользователя-инициатора процедуры с результатами рассмотрения документа доступно формирование дополнительных поручений сотрудникам. Для этого на форме рассмотрения документа предусмотрена ссылка «Добавить поручение». Добавление поручения осуществляется аналогично добавлению процедуры рассмотрения документа. Пользователю представлены следующие поля для заполнения (поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения):
Процедура. Значение «Исполнение»;
Плановая дата. Выбрать значение из календаря. В случае проставления отметки в поле «срочно», при поступлении задачи к исполнителю, данный критерий будет выделен красным цветом;
Наименование. Название процедуры;
Описание. Описание процедуры;
Тип исполнения. В случае выбора значения «всем сразу», задание поступит одновременно всем указанным сотрудникам. При выборе значения «по очереди», задание будет поочередно поступать сотрудникам, следующий по списку сотрудник будет получать задание только после его выполнения предыдущим;
Перечень сотрудников, ответственных за выполнение задачи. Для добавления сотрудника в таблицу следует выбрать значение из раскрывающегося списка (реализован поиск сотрудников по указанному значению – не менее трех символов, см. Рисунок ) либо нажать на элемент (), сформировать список в отобразившемся модальном окне и добавить в таблицу. Для редактирования порядка исполнителей предусмотрены соответствующие стрелки в столбце «Позиция»;
Рисунок . Выбор сотрудника из представленного перечня
Контролер. В случае необходимости, пользователь может добавить сотрудника, в полномочия которого будет входит контроль выполнения создаваемой задачи. Для этого следует развернуть вкладку «Контроль» и выбрать сотрудника(ов) из представленного списка (см. Рисунок ). Снять сотрудников с контроля пользователь может из таблицы процедур в регистрационной карточке документа;
Автор. Инициатор процедуры, поле недоступно для редактирования.
Рисунок . Назначение контролеров по задаче
После заполнения информации по процедуре следует нажать на кнопку « |
