Процедура проведения вселения и продления проживания в общежитии на учебный год

Проведение вселения и продления проживания. 5.1. Вселение и продление проживания обучающихся в общежитие производится в установленном порядке заведующим общежитием (или замещающим его работником) в соответствии с приказом «О проведении вселения и продлении проживания на учебный год» и на основании Представлений на вселение и/или Представлений на продление проживания и Договоров найма. 5.2. Заведующий общежитием обеспечивает в общежитии условия, необходимые для успешного проведения вселения и продления проживания (наличие персонала, доступа к документации и др.). Если необходимо, перед проведением вселения и продления проживания проводится вводное совещание. На этом совещании: - уточняются и разъясняются полномочия и ответственность сотрудников общежития, привлекаемых к вселению и продлению проживания; - проверяется наличие всей необходимой документации; - проверяется наличие журналов инструктажей и ознакомлений. 5.3. Вселение и продление проживания обучающихся в общежитии производится после обязательного прохождения ими медицинского осмотра и только при наличии у них всех документов, необходимых для вселения и/или продления проживания. 5.4. Вселение и продление проживания производится поэтапно: 5.4.1. – первый этап - с 15 августа по 17 августа текущего года - вселяются строго в соответствии с утвержденным графиком вселения обучающиеся, поступившие на 1 курс и/или вновь зачисленные, которым предоставлено место в общежитии по Представлениям на вселение ДФ, ДИ и УМС, направленным заведующему общежитием до 13 августа текущего года. 5.4.2. – второй этап – с 18 августа по 26 августа текущего года – проводится продление проживания, строго в соответствии с утвержденным графиком продления проживания, обучающихся, проживающих в общежитии до конца текущего учебного года (до 31 августа текущего года), которым предоставлено место в общежитии по Представлениям на продление проживания ДФ, ДИ и УМС, направленным заведующему общежитием до 25 июня текущего года. 5.4.3. – третий этап – 29 августа текущего года - ДФ, ДИ и УМС уточняют списки обучающихся, прошедших вселение (вселенных) и продливших проживание в общежитии (явившихся на регистрацию продления проживания); исключают из Представлений на вселение и Представлений на продление проживания обучающихся, не прошедших вселения и/или продления проживания в срок до 26 августа текущего года по неуважительной причине и/или отказавшихся от места в общежитии; освободившиеся места распределяют между обучающимися из списка очередников; 5.4.4. – четвертый этап – с 2 сентября по 5 сентября текущего года – вселяются обучающиеся, из списка очередников, которым предоставлено место в общежитии по Представлениям на вселение ДФ, ДИ и УМС, направленным заведующему общежитием до 31 августа текущего года; 5.4.5. – пятый этап – с 7 сентября текущего года – функции предоставления и распределения мест в общежитии переходят к заведующему общежитием по согласованию с проректором по АХРБ и проректором по УВР; 5.4.6. – шестой этап - с 4 по 7 октября текущего года – вселяются иногородние аспиранты, поступившие на 1 курс, которым предоставлено место в общежитии по Представлениям на вселение ДФ, ДИ и УМС, направленным заведующему общежитием до 4 октября текущего года; 5.4.7. – седьмой этап – до 30 апреля следующего года – вселяются обучающиеся из списка очередников, направленных заведующему общежитием до 7 сентября текущего года ДФ, ДИ и/или УМС, на места обучающихся, выселившихся из общежития в течение учебного года, по Представлениям на вселение ДФ, ДИ и УМС. 5.5. Обучающиеся обязаны пройти вселение в течение трех дней со дня утверждения Представления на вселение. 5.6. При не вселении в общежитие, не продлении проживания в общежитии, отказе от места в общежитии, выселении из общежития в течение учебного года, в том числе в период летних каникул, (а также не продление проживания и/или выселение из общежития на период летних каникул) повторное предоставление места и вселение в общежитие обучающегося производится только в следующем учебном году при условии отсутствия обучающихся, стоящих на очереди (очередников) на общежитие и наличии свободных мест. 5.7. При проведении вселения и продления проживания: 5.7.1. Бухгалтер выдает квитанцию об оплате за проживание и за оказание дополнительных услуг в общежитии, кассир принимает денежные средства в счет оплаты за проживание и за дополнительные услуги по установленным тарифам, в соответствии с приказом «Об оплате за проживание» и «Об оплате за оказание дополнительных услуг». Оригиналы квитанций хранятся в бухгалтерии, копии квитанций хранятся у проживающего, ксерокопии квитанций хранятся у заведующего общежитием в течение всего периода проживания в общежитии. 5.7.2. Врач-терапевт здравпункта проводит профилактический медицинский осмотр обучающихся, вселяемых в общежитие и/или продляющих проживание в общежитии, и выдает медицинские справки о том, что они могут проживать в общежитии. Справка хранится у коменданта общежития в течение 1 года. 5.7.3. Обучающийся, вселяемый или продляющий проживание в общежитии предоставляет необходимые для вселения или продления проживания документы заведующему общежитием (или замещающему его работнику). 5.7.4. Заведующий общежитием (или замещающий его работник) проверяет наличие документов, необходимых для вселения или продления проживания. При наличии всех документов проводит вводные инструктажи (под роспись) обучающихся и регистрирует договора найма и договора на оказание дополнительных услуг. Договора подписываются представителем администрации университета (проректором по АХРБ или другим уполномоченным лицом). На подпись проректора в общем отделе университета ставится гербовая печать. Один экземпляр договора находится у заведующего общежитием и хранится в течение 5 лет, второй экземпляр находится у проживающего в общежитии. 5.7.5. Документовед общежития проверяет данные по обучающимся, указанные в электронной базе данных общежития. 5.7.6. Комендант общежития: - при вселении обучающегося в общежитие - передает под роспись комнату для проживания обучающемуся по паспорту комнаты, выдает направления паспортисту общежития (для сдачи документов на прописку) и кастелянше общежития (для получения постельных принадлежностей). По направлению, полученному от паспортиста общежития, выдает под роспись пропуск на право входа (и выхода) в общежитии и ключи от предоставленного жилого помещения (комнаты и блока).; - при продлении проживания обучающегося в общежитии - передает под роспись комнату для проживания обучающемуся по паспорту комнаты, выдает направления паспортисту общежития (для сдачи документов на прописку) и кастелянше общежития (для получения постельных принадлежностей). Приложения 17, 18. Направления хранятся в течение 1 месяца у заведующего общежитием. 5.7.7. Паспортист общежития проводит по направлению коменданта общежития сбор и обработку документов, необходимых для прописки, вселяемого или продляющего проживание в общежитии. После сдачи обучающимся документов на прописку, паспортист выдает направление коменданту. Приложение 18. Заполнив все необходимые для прописки документы паспортист общежития регистрирует их в паспортно-визовой службе и выдает проживающему под роспись документ, подтверждающую регистрацию по месту пребывания (свидетельство). 5.7.8. Кастелянша общежития по направлению коменданта общежития выдает обучающемуся, вселенному или продлившему проживание в общежитии, имеющиеся в наличии постельные принадлежности под роспись в карте учета выдачи материальных ценностей в личное пользование. Приложение 19. 5.7.9. Инженер по эксплуатации общежития обеспечивает выполнение заявок установленного образца обучающихся, вселенных или продливших проживание, по устранению неполадок и неисправностей, выявленных при вселении или продлении проживания, и контролирует выполнение заявок техническим персоналом. Приложение 20. 5.7.10. Члены ССО и ДСД общежития оказывают помощь администрации общежития в проведении вселения и/или продления проживания, в обеспечении соблюдения обучающимися и их близкими родственниками общественного порядка и правил проживания и в контроле за действиями охраны общежития. 5.8. Выявленные при вселении и/или продлении проживания несоответствия в Представлениях на вселение и/или Представлениях на продление проживания, в документах, выданных обучающимся для вселения или продления проживания в общежитии, фиксируются, доводятся до сведения ДФ, ДИ, УМС, проректора по АХРБ и/или проректора по УВР посредством служебных и/или докладных записок и оперативно и своевременно устраняются ответственными лицами. При невозможности оперативного и своевременного устранения выявленного несоответствия разрабатываются и выполняются корректирующие и предупреждающие действия. 5.9. Советы, рекомендации, возможные корректирующие и предупреждающие действия, которые выявляются в процессе проведения вселения и/или продления проживания, могут фиксироваться для включения их в отчет. 5.10. По завершении массового вселения и продления проживания, то есть после 7 сентября текущего года, заведующий общежитием уточняет списки обучающихся, вселенных и продливших проживание в общежитии и готовит приказы «О вселении в общежитие» и/или «О продлении проживания в общежитии» с учетом ранее поданных ДФ, ДИ и УМС Представлений на вселение и/или Представлений на продление проживания и всех произошедших изменений. Приказы согласовываются с начальником юридического отдела и подписываются проректором по УВР или другим уполномоченным лицом. Приказы регистрируется ответственным лицом Учебно-методического управления и по системе электронного документооборота 1С: «Управление делами» направляются заведующему общежитием. Оригиналы приказов хранятся в учебно-методическом управлении, копии приказов хранятся у заведующего общежитием в течение учебного года. 5.11. Последующие приказы «О вселении в общежитие на учебный год » готовятся заведующим общежитием на основании поданных ДФ, ДИ и УМС Представлений на вселение и Договор найма в конце каждого месяца. 5.12. Результатом данного этапа являются подписанные приказы «О вселении в общежитие на учебный год», зарегистрированные и подписанные Договора найма и Договора на оказание дополнительных услуг, журналы инструктажей (ознакомлений), рабочие записи, докладные и служебные записки, представления. Окончание вселения и продления проживания. О результатах массового вселения и продления проживания заведующий общежитием сообщает проректору по АХРБ и проректору по УВР. Отчет составляется заведующим общежитием. Отчет по вселению и продлению проживания в общежитии составляется в произвольной форме в течение 3-х рабочих дней и включает в себя списки вселенных по алфавиту и по комнатам. Отчет хранится в общежитии в течение 1 года. Отчеты по вселению и продлению проживания в общежитии предоставляются проректору по АХРБ и проректору по УВР для анализа со стороны руководства. Заведующий общежитием Н.С. Юргалова «___»______________ 201__ г. СОГЛАСОВАНО: Первый проректор В.В. Тараканов «___»______________ 201__ г. Проректор по учебно-воспитательной работе Т.В. Юдина «___»______________ 201__ г. Проректор по административно-хозяйственной работе и безопасности В.Л. Остапенко «___»______________ 201__ г. Директор Центра менеджмента качества И.В. Манаенков «___»______________ 201__ г. Начальник юридического отдела С.А. Сафронова «___»______________ 201__ г. Начальник общего отдела Г.И. Балибардина «___»______________ 201__ г. Приложение 1 к Процедуре МАТРИЦА ответственности № п/п Название этапа работ Ответственный Участник Информируемые Документ 1 Планирование вселения и продления проживания Заведующий общежитием Заведующий общежитием, ССО, Председатель профкома, Деканы факультетов, Директора институтов, начальник УМС, начальник управления экономики, проректор по АХРБ, проректор по УВР Обучающиеся Приказы «О проведении вселения на учебный год», «О продлении проживания на учебный год», «О закреплении мест на учебный год; График проведения вселения, график продления проживания 2 Подготовка вселения и продления проживания Деканы факультетов, Директора институтов, начальник УМС, заведующий общежитием Деканы факультетов, Директора институтов, начальник УМС, бухгалтерия, здравпункт, сотрудники общежития Обучающиеся Представления на продление проживания в общежитии на учебный год, представления на вселение в общежитие на учебный год, заявления обучающихся, Договора 3 Проведение вселения и продления проживания Заведующий общежитием Обучающиеся, которым предоставлено место для проживания в общежитии на учебный год бухгалтерия, здравпункт, сотрудники общежития, ССО и ДСД общежития Деканы факультетов, Директора институтов, начальник УМС, Проректор по АХРБ, Проректор по УВР Журналы учета, приказы «О продлении проживания» и «О вселении в общежитие», рабочие записи, докладные и служебные записки 4 Окончание вселения Заведующий общежитием Сотрудники общежития Проректор по АХРБ, Проректор по УВР Отчет Приложение 2 к Процедуре Карта процесса Обозначения: Начало, окончание и переход к другому процессу. Процесс, действие Анализ Принятие решения Коррекция Документ

Похожие:

	Образец заявления для студентов ...		Правила проживания в студенческом общежитии Пермского национального... Правила проживания в студенческом общежитии разработаны на основании действующего жилищного законодательства и нормативных актов...
	Порядок предоставления мест в общежитии При распределении мест в общежитии на 2012-2013 учебный год в связи с ограниченным количеством мест соблюдается следующая очередность...		Образец заявления на общежитие Прошу предоставить место в общежитии на 20 -20 учебный год, т к я являюсь иногородним
	Правила проживания и внутреннего распорядка в общежитии гбоу спо... Расселение обучающихся в студенческом общежитии колледжа осуществляется преимущественно по отделениям, специализациям и курсовому...		Администрация гостиничного комплекса выделила некоторое количество... Стоимость проживания в общежитии колеблется от 320 рублей до 1000 рублей за сутки
	В связи с окончанием срока договора пользования жилой площадью в... В связи с окончанием срока договора пользования жилой площадью в общежитии, студентам мэси, проживающим в общежитии по адресу: г....		Образец заявления Прошу Вас предоставить мне койко-место в общежитии на 2015/16 учебный год, в связи с тем, что являюсь иногородним
	И. о ректора Федорову О. А Прошу Вас предоставить место в общежитии на 2018- 2019 учебный год. С условиями договора на заселение ознакомлен(на), обязуюсь их...		Проректору -директору энин ...