Общее положения
Настоящая инструкция устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников Муниципального бюджетного дошкольного образовательного учреждения «Детский сад № 120 комбинированного вида» Советского района г.Казани.
Инструкция разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом № 152 – ФЗ «О персональных данных».
Работодатель в лице руководителя учреждения обеспечивает защиту персональных данных работников, содержащихся в личных делах, от неправомерного их использования или утраты.
Работодатель в лице руководителя учреждения определяет лиц, уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных работников, содержащихся в личных делах.
Личное дело работника
Личное дело работника – это совокупность документов, содержащих сведения о работнике и периоде работы в учреждении.
Личное дело работника оформляется после назначения его га должность.
Личное дело работника ведется ответственным за кадровое делопроизводство работником учреждения образования.
Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу работника не установленные федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.
Сведения, содержащиеся в личном деле работника, являются конфиденциальными.
Состав документов, включаемых в личное дело работника
Состав документов, включаемых в личное дело работника, зависит от должности, которую он замещает, и специфики его служебной деятельности.
Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии – все основные документы, отражающие процесс работы в учреждении.
При первоначальном оформлении личного дела работника в него включаются следующие документы:
анкета установленной формы, согласно Приложению 1;
автобиография;
личное заявление лица, претендующего на должность в учреждении образования;
трудовой договор;
личная карточка (Т-2);
копия приказа о приеме на работу;
копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания (если таковые или копии документов, подтверждающих эти факты);
справка об отсутствии судимости;
копия паспорта;
копия страхового свидетельства пенсионного страхования;
копия идентификационного номера налогоплательщика;
копии документов воинского учета (для военнообязанных лиц);
копия свидетельства о браке;
копия свидетельства о рождении детей;
копии решений о награждении государственными и ведомственными наградами, присвоении почетных и специальных званий, присуждении государственных премий и т.д. (если таковые имеются);
справка с основного места работы (для совместителей)
В процессе работы к личному делу приобщаются:
дополнение к анкете установленной формы, согласно Приложению 2;
документы о прохождении испытания, если таковое устанавливалось;
документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных, характеризующие профессиональные, деловые и личностные качества;
аттестационные листы;
копии решений о поощрении и награждении;
копии дипломов и свидетельств о дополнительно полученном образовании, прохождения повышения квалификации (переподготовки), присуждений ученой степени и присвоении ученого звания;
копии документов о переводе на другую должность и увольнении.
4. Порядок заполнения анкеты, автобиографии, дополнения к анкете, включаемых в личное дело работника
Анкета заполняется работников собственноручно. В анкете не допускаются сокращения, прочерки, исправления.
При заполнении анкеты используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании (диплом, свидетельство, аттестат, удостоверение), документы, подтверждающие ученую степень (ученое звание), и другие документы.
Ответственный за кадровое делопроизводство учреждения образования обязан проверить полноту и правильность заполнения анкеты в соответствии с предъявленными документами. Анкета заверяется подписью ответственного за кадровое делопроизводство, печатью и датой.
Автобиография составляется в произвольной форме собственноручно гражданином. В содержании автобиографии отражаются: фамилия, имя, отчество гражданина, число, месяц, год и место рождения, полученное образование (где, когда, какая специальность и в каких учебных заведениях), трудовая деятельность, получение дополнительного образования, окончание курсов повышения квалификации, переподготовка, изменения в биографии и другие сведения, которые желает осветить в своей автобиографии поступающий на работу.
Дополнение к анкете заполняется ответственным за кадровое делопроизводство в процессе работы при необходимости внесения в личное дело сведения об изменениях в профессиональной деятельности работника.
В первом разделе фиксируются сведения о переводах на другие должности (перемещения с указанием дат вступления в должность и ухода с нее) со ссылкой на документы о назначении, переводе, увольнении.
Во втором разделе отражаются данные о профессиональной деятельности работника (подготовка, переподготовка и повышение квалификации, награждение орденами и медалями, присвоение ученой степени, ученого и почетного звания, пребывание за границей, наложение и снятие взысканий, изменения в других учетных данных работника).
Все вносимые изменения должны быть подтверждены соответствующими документами.
Обязательным реквизитом дополнения к анкете являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел. Отметка должна быть следующего содержания: «личное дело проверено», дата, подпись проверяемого помещаются на обратной стороне листа после занесенных сведений.
Все документы личного дела помещаются в папку, на которой проставляется присвоенный ей порядковый номер (код).
Под этим номером личное дело регистрируется в Журнале учета личных дел, в котором предусматриваются следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество, дата постановки дела на учет, дата снятия с учета.
После увольнения работника его личное дело извлекается из данной папки, а в освободившуюся папку под тем же номером помещается личное дело вновь принятого работника.
5. Внутренняя опись документов, содержащихся в личном деле
Документы, приобщенные к личному делу работника, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается внутренняя опись.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, согласно Приложению 3.
Внутренняя опись документов состоит из сведений о порядковых номерах, наименованиях документов дела, количестве листов, датах включения документов в личное дело и изъятия из дела, а также данных о том, кем изъят документ и по какой причине.
При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.
При подготовке личных дел к передаче на хранение в архив проводится их научно-техническая обработка, в процессе которой из дела изымаются документы временного срока хранения. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов дела.
Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления последней описи.
В конце дела подшивается лист – заверитель, в котором указывается цифрами и прописью количество листов в деле и количество листов внутренней описи.
6. Порядок выдачи личных дел во временное пользование
1. Личное дело работника может быть выдано во временное использование должностным лицам, круг которых определяется руководителем учреждения с установлением срока временного пользования.
При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления, вносить новые записи, извлекать документы, разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.
2. Работник имеет право на ознакомление со всеми материалами своего личного дела.
7. Обязанности ответственного за кадровое делопроизводство по ведению личных дел работников
1. В обязанности ответственного за кадровое делопроизводство, осуществляющего ведение личных дел, входит:
приобщение к личным делам документов, перечисленных в пунктах 2, 3 части 3 и в пунктах 1 и 2 части 5 настоящей Инструкции;
проверка полноты заполнения анкеты и соответствия указанных сведений предъявляемым при поступлении документам (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании (диплом, удостоверение, свидетельство, аттестат), документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и присвоении ученого звания (диплом, аттестат, и другие); заверение анкеты;
обеспечение сохранности и учета личных дел;
обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах;
ознакомление работников с документами их личных дел.
2. Личные дела работников хранятся у руководителя или ответственного за кадровое делопроизводство как документы строгой отчетности.
Ежегодно проводится проверка наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к анкете.
3. Ответственные за кадровое делопроизводство, уполномоченные на ведение и хранение личных дел, несут дисциплинарную и иную ответственность за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, и за иные нарушения порядка ведения личных дел.
4. Срок хранения личных дел – 75 лет.
5. Для хранения личных дел работников используются сейфы или надежно запираемые и опечатываемые шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров.
Приложение 1
Место
для
фото
АНКЕТА
(заполняется собственноручно)
1. Фамилия __________________________________________
Имя ______________________________________________
Отчество __________________________________________
2.
|
Если изменяли фамилию, имя, и отчество, укажите, когда и по какой причине
|
|
3.
|
Число, месяц, год и место рождения (село, деревня, город, район, область, республика)
|
|
4.
|
Гражданство (если изменяли, то укажите, когда и по какой причине)
|
|
5.
|
Образование (высшее, незаконченное высшее, среднее, среднее специальное, неполное среднее) Когда и какое учебное заведение окончили, № диплома. Специальность по диплому. Квалификация по диплому
|
|
6.
|
Ученая степень, ученое звание, когда присвоены, номера дипломов
|
|
7.
|
Какими иностранными языками и языками народов Российской Федерации владеете и в какой степени (читаете и можете объясниться, владеете свободно)
|
|
8.
|
Были ли Вы и Ваши близкие родственники судимы, когда и за что
|
|
9.
|
Были ли за границей, где, когда и с какой целью
|
|
10. Трудовая деятельность (включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу, работу по совместительству и др.)
При заполнении данного пункта необходимо предприятия и учреждения именовать так, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности.
Месяц и год
|
Должность с указанием наименования органа, организации, предприятия, учреждения, министерства, ведомства
|
Местонахождение предприятия, учреждения
|
поступления
|
ухода
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
11. Ваши ближайшие родственники (жена (муж), отец, мать, братья, сестры и дети)
Степень родства
|
Фамилия, имя, отчество*
|
Год и место рождения
|
Место работы, должность
|
Адрес местожительства
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
* Если жена имеет фамилию мужа, необходимо указать также ее девичью фамилию.
12. Имеются ли у Вас или жены (мужа) родственники, постоянно проживающие за границей (укажите их фамилию, имя, отчество, год рождения, степень родства, место жительства, с какого времени они проживают за границей)
___________________________________________________________________________
13. Имеете ли Вы заграничный паспорт __________________________________
____________________________________________________________________
14. Отношение к воинской обязанности и воинское звание __________________
_______________________________________________________________________________________________________________________________________
15. Домашний адрес и телефон _________________________________________
16. Паспорт или документ, его заменяющий ______________________________
____________________________________________________________________
(номер, серия, кем и когда выдан)
17. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования
№ ___________________________
Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН): _________________
18. Дополнительный сведения государственные награды, участие в выборных представительных и других органах, а также другая информация, которую оформляемый желает сообщить о себе)
____________________________________________________________________
"____" ______________ 20 г. Личная подпись _________________
(Работник, заполнивший анкету, о всех последующих изменениях в своих учетных данных сообщает по месту работы для внесения этих изменений в личное дело)
Фотография и данные о трудовой деятельности, учебе оформляемого соответствуют документам, удостоверяющим личность, записям в трудовой книжке, документам об образовании, воинской службе.
М.П. ___________________________________________
(личная подпись, фамилия специалиста по кадрам)
"____" ______________ 20 г.
Приложение 2
Дополнение к анкете
1. данные о работе после заполнения анкеты
ДОЛЖНОСТЬ
С указанием наименования органа, организации министерства или ведомства
|
Местонахождение органа, организации (город, район, область, край, республика)
|
Число, м-ц, год вступления в должность
|
Решение об утверждении работника
|
Число, м-ц, год ухода с должности
|
Решение об утверждении работника
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3. Образование и присвоение ученой степени, ученого звания
|
Дата
|
ХАРАКТЕР ИЗМЕНЕНИЯ
|
Основание записи
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4. Прохождение аттестации
Дата
|
РЕЗУЛЬТАТЫ АТТЕСТАЦИИ
|
Основание записи
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5. Данные о наложении и снятии взысканий
|
Дата
|
Кем наложено
|
За что
|
Какое наложено взыскание
|
Основание записи
|
Когда взыскание снято
|
Основание записи
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6. Изменения в других учетных данных работника
Дата
|
ХАРАКТЕР ИЗМЕНЕНИЯ
|
Основание записи
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| |
