III. Административные процедуры
19. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги.
Предоставление муниципальной услуги включает в себя выполнение следующих административных процедур:
-
1.
|
Прием и регистрация заявления от заявителя о выдаче архивных документов во временное пользование.
|
2.
|
Рассмотрение заявления о предоставлении муниципальной услуги и уведомление заявителя о предоставлении либо отказе в предоставлении услуги.
|
3.
|
Подготовка архивных документов к выдаче во временное пользование.
|
4.
|
Выдача архивных документов во временное пользование.
|
5.
|
Прием архивных документов от получателя муниципальной услуги и возвращение их в архивохранилище.
|
Блок – схема последовательности административных процедур приведена в приложении № 1 к настоящему Административному регламенту.
19.1. Административная процедура «Прием и регистрация заявления от заявителя о выдаче архивных документов во временное пользование».
Юридическим фактом – основанием для начала административного действия по приему и регистрации заявления для предоставления муниципальной услуги является личное обращение заявителя к должностному лицу, ответственному за прием и регистрацию документов, либо получение указанным должностным лицом документов по почте (электронной почте).
Ответственным за исполнение данного административного действия является должностное лицо, ответственное за предоставление муниципальной услуги.
Должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию заявлений, принимает заявление, выполняя при этом следующие действия:
- устанавливает личность заявителя (в случае личного обращения заявителя);
- принимает заявление;
- на втором экземпляре обращения ставит отметку и дату приема документов от заявителя (при личном обращении);
- регистрирует заявление;
- направляет документы на визирование руководству архива.
Результатом исполнения административного действия является:
- при личном обращении заявителя является отметка о принятии документов,
-при направлении документов по почте, в том числе электронной – регистрация заявления в журнале входящих документов.
19.2. Административная процедура «Рассмотрение заявления о предоставлении муниципальной услуги и уведомление заявителя о предоставлении либо отказе в предоставлении услуги».
Юридическим фактом - основанием для начала административного действия служит получение заявления руководством архива.
Ответственным за исполнение данного административного действия является должностное лицо, ответственное за предоставление муниципальной услуги.
Должностное лицо, ответственное за предоставление муниципальной услуги:
-проверяет наличие документов, предусмотренных пунктом 11 административного регламента;
-проверяет соответствие сведений, содержащихся в заявлении требованиям, установленным в подпункте 12.1.пункта 12 настоящего Административного регламента.
В случае наличия оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги, установленных пунктом 16 Административного регламента, должностное лицо, ответственное за предоставление муниципальной услуги в течение одного дня:
- готовит документы об отказе в предоставлении муниципальной услуги с указанием причин отказа.
Результатом исполнения административного действия является информирование заявителя о выдаче (невыдаче) документов во временное пользование.
19.3. Административная процедура «Подготовка архивных документов к выдаче во временное пользование».
Юридическим фактом - снованием для начала административного действия служит решение о выдаче архивных документов во временное пользование и соответствующая регистрация заявления в Книге учета выдачи архивных документов из архивохранилищ архива.
Должностное лицо, ответственное за исполнение административного действия:
- проводит сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) дел с описью (книгой учета и описания) дел, документов;
- заменяет при наличии многочисленных исправлений обложку и титульный лист дела с сохранением при необходимости старой обложки.
- проводит полистную проверку архивных дел.
- составляет лист использования документов (приложение № 5 к административному регламенту) и оформляет акт о выдаче архивных документов во временное пользование (приложение № 4 к административному регламенту).
Результатом исполнения административного действия является составление акта о выдаче архивных документов во временное пользование.
19.4. «Административная процедура «Выдача архивных документов во временное пользование».
Юридическим фактом - основанием для начала административного действия служит выверка книг выдачи архивных документов и истечение срока выдачи документов во временное пользование.
Должностное лицо, ответственное за исполнение административного действия:
- сверяет архивный шифр и заголовки выдаваемых дел с описью дел;
- регистрирует выдачу архивных документов из архивохранилища в книгах выдачи архивных документов из хранилища;
- направляет исполненный заказ (требование) пользователя в читальный зал вместе с выданными архивными документами;
- осуществляет фактическую передачу документов получателю муниципальной услуги.
- уведомляет пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Результатом исполнения административной процедуры является выдача архивных документов и регистрация данного факта в книге выдачи архивных документов из хранилища во временное пользование.
19.5. Административная процедура «Прием архивных документов от получателя муниципальной услуги и возвращение их в архивохранилище».
Юридическим фактом – основанием для начала административного действия служит решение о выдаче архивных документов во временное пользование, завершение работ по подбору и подготовке требуемых документов к выдаче.
Должностное лицо, ответственное за исполнение административного действия:
- не реже одного раза в квартал или в полугодие проводит выверку книг выдачи архивных документов;
- переоформляет выдачу, если невозвращение архивных документов в срок в архивохранилище вызвано необходимостью их дальнейшего использования;
- в установленном порядке осуществляет сверку возвращаемых документов с учетными документами архива, их полистную проверку, проверку физического состояния архивных документов при их возвращении в архивохранилище;
- дела ставит отметку о проведенной полистной проверке в листе-заверителе дела;
- делает отметку о возвращении архивных документов в книге выдачи архивных документов в присутствии возвративших их работников или фондообразователя;
- возвращают архивные документы в архивохранилище;
- при выявлении повреждения возвращаемых архивных документов, составляет акт в произвольной форме, который подписывает работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы, и представляет акт на рассмотрение руководства архива;
- в случаях хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений (если это может быть квалифицировано как повреждение архивного документа), должностные лица, отвечающие за предоставление муниципальной услуги, обращаются с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту расположения архива, в трехдневный срок информируют Комитет государственной архивной службы Республики Саха (Якутия), принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Результатом исполнения административной процедуры является заполнение соответствующих разделов в книге выдачи архивных документов из хранилища во временное пользование и др. установленных формах и возвращение их на место в архивохранилище.
IV. Порядок и форма контроля за предоставлением муниципальной услуги
20. Текущий оперативный контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений должностными лицами, осуществляет заведующий архивом.
21. Должностные лица архива, осуществляющие деятельность по предоставлению муниципальной услуги, несут персональную ответственность за сроки и порядок исполнения каждой административной процедуры, указанной в настоящем Административном регламенте. Персональная ответственность должностных лиц архива закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями действующего законодательства.
22. Контроль за предоставлением муниципальной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций осуществляется в порядке и формах, установленных законодательством Российской Федерации.
V. Обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги
23. Действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной слуги на основании настоящего Административного регламента, должностными лицами архива, могут быть обжалованы в досудебном и судебном порядке.
24. Досудебное обжалование.
24.1. Заявители могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Административного регламента, лично (устно) или направить письменное обращение, заявление или жалобу главе МР «Нюрбинский район» РС(Я) или уполномоченному на то лицу.
24.2. В письменном обращении указываются:
наименование архива;
фамилия, имя, отчество заявителя (последнее - при наличии) или фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя, в случае письменного обращения представителя;
полное наименование юридического лица, в случае обращения от имени юридического лица;
почтовый адрес, по которому должен быть написан ответ или уведомление о переадресации обращения;
суть письменного обращения;
личная подпись заявителя или его уполномоченного представителя и дата.
25. Предметом досудебного обжалования могут являться действия (бездействие) должностного лица архива, а также принимаемые им решения при предоставлении муниципальной услуги.
26. Основанием для отказа в рассмотрении жалобы либо приостановления ее рассмотрения являются:
отсутствие в жалобе почтового адреса заявителя, по которому должен быть направлен ответ;
содержание в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью, имуществу должностных лиц архива, а также членов их семей (при этом заявителю, направившему обращение, может быть сообщено о недопустимости злоупотребления правом);
не поддающийся прочтению текст жалобы, фамилия или почтовый адрес заявителя.
Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, заведующий архивом, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу.
О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.
27. Права заявителя на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.
Должностные лица архива:
обязаны предоставить заявителю по его просьбе ознакомление с документами и материалами, необходимыми ему для обоснования и рассмотрения жалобы, т.е. обеспечить его информацией, непосредственно затрагивающей его права, если иное не предусмотрено законом;
обязаны обеспечить объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;
вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
обязаны по результатам рассмотрения жалобы принимать меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, давать письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
28. Ответ на жалобу подписывается главой МР «Нюрбинский район» РС(Я) или заведующим архивом, или уполномоченным на то лицом.
Жалоба, поступившая в архив, подлежит обязательной регистрации в течение одного дня с момента поступления.
Письменная жалоба, поступившая в архив, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации.
В исключительных случаях заведующий архивом или уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока ее рассмотрения заявителя, направившего жалобу.
29. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение об осуществлении действий по предоставлению сведений заинтересованному лицу и применении мер ответственности к должностному лицу, допустившему нарушения в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Административного регламента, которые повлекли за собой жалобу заявителя. Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.
30. Обращения заявителей считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в обращениях вопросов.
31. Судебное обжалование.
31.1. В случае, когда заявитель считает, что его обращение в архив не разрешено и письменные ответы на запросы его не удовлетворяют, т.е. по мнению заявителя, его права нарушены, он вправе обратиться с жалобой на действия (бездействие) архива в суд.
31.2. Жалобы на действия (бездействие) должностных лиц архива в ходе предоставления муниципальной услуги рассматриваются судами общей юрисдикции в порядке гражданского судопроизводства.
Начальник организационного отдела: А.А.Иванов
Приложение № 1
к Административному регламенту
Блок – схема последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги «Выдача архивных документов во временное пользование»
-
Начало предоставления муниципальной услуги: в архив поступило заявление
|
Прием заявления о выдаче архивных документов во временное пользование
|
Согласование заявления с руководством архива
|
Рассмотрение заявления о предоставлении муниципальной услуги и уведомление заявителя о предоставлении либо отказе в предоставлении услуги
|
Подготовка архивных документов к выдаче во временное пользование (выемка архивных документов, полистная проверка наличия и состояния архивных дел)
|
Оформление акта о выдаче архивных документов во временное пользование
|
Выдача архивных документов во временное пользование (сверка архивного шифра и заголовков с описью дел, передача получателю муниципальной услуги) и регистрация выдачи в Книге учета выдачи архивных документов из архивохранилищ архива
|
Прием архивных документов от получателя муниципальной услуги (сверка с учетными документами, полистная проверка физического состояния документов, отметка о возвращении архивных документов в Книге выдачи архивных документов во временное пользование)
|
Возвращение архивных документов в архивохранилище
|
Предоставление муниципальной услуги завершено
|
Приложение № 2
к Административному регламенту
______________________
______________________
(заведующему архивом)
______________________
от ______________________
(наименование организации,
юридический адрес, конт.тел.)
|
