Тема: Расчеты с подотчетными лицами.
ПЛАН
1.Сущность расчетов с подотчетными лицами
2.Расчеты по командировочным расходам
3.Расчеты по хозяйственным расходам
Вопрос 1.
Подотчетное лицо- это работники предприятия , получившие денежные средства из кассы для осуществления предстоящих расходов.
Наличные деньги могут выдаваться под отчет на следующие виды расходов:
на хозяйственно-операционные расходы (на приобретение ГСМ, представительские расходы),
на командировочные расходы;
на расходы экспедиций;
на расходы отдельных подразделений, не состоящих на самостоятельном балансе.
Основанием для выдачи денег в подотчет является заявление подотчетного лица, которое составляется в произвольной форме. На заявлении руководитель организации собственноручно делает надпись о сумме наличных денег подлежащих выдаче в подотчет и сроке, на который выдаются наличные деньги, ставит свою подпись и дату.
Передача выданных денег одним лицом другому запрещается.
Деньги можно использовать только на те цели, которые указаны в заявлении.
Сумма денежных средств, предназначенная для расчетов с юридическими лицами не должна превышать по одной сделке 100 000 руб. (Указание Банка России от 20.06.2007г. №1843-У).
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который были выданы наличные деньги в под отчет, или со дня выхода на работу, представить авансовый отчет об израсходованных суммах и приложить к нему подтверждающие платежные документы(счета, счета- фактуры, чеки, накладные, билеты и др.).
Выдача наличных денег в под отчет производится при условии полного отчета данного лица по ранее выданному ему авансу.
На основании данных, отраженных в авансовом отчете, утвержденном руководителем организации, бухгалтерия погашает аванс, а в случае необходимости выплачивает разницу между фактическими затратами и суммой аванса(перерасход). Выданные, но не израсходованные подотчетным лицом суммы подлежат возврату в кассу организации.
Выдача денег под отчет или в порядке возмещения перерасхода по авансовому отчету из кассы производится по РКО. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителеми гл. бухгалтером. Если деньги выдаются НПО заявлению с разрешающей подписью руководителя, то его подпись на РКО не обязательна.
Вопрос 2.
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст.166 ТК РФ). Документ, регламентирующий вопросы, связанные со служебными командировками, это Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10. 2008г. № 749.
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
Организации должны разработать и утвердить Документ регулирующий порядок и размеры возмещения расходов по командировке (Инструкция, либо Положение, либо раздел коллективного договора и т.д.)
Для направления работника в командировку руководитель подразделения представляет в отдел кадров служебное задание, на основании которого издается приказ о направлении работника в командировку (Т-9) и командировочное удостоверение (Т-10)., которое выдается на руки за день до срока командировки.
Выбытие в командировку и возвращение из командировки регистрируется ОК в специальном журнале. В командировочном удостоверении ставиться дата выбытия и дата прибытия из командировки заверяется печатью организации. Если работник командируется в несколько пунктов, отметки о прибытии и убытии проставляются в каждом пункте командировки.
Перед выездом в командировку работнику выдается денежный аванс, основанием для выдачи его служит командировочное удостоверение или приказ руководителя организации. Размер аванса включаются следующие расходы:
Стоимость проезда к месту командировки и обратно
Размер расходов на проживание
Установленный размер суточных
Иные возможные расходы.
Определение размера командировочных расходов оформляется в виде специального расчета (сметы).
Выдача аванса на командировочные оформляется РКО.
По строке «Основание» указывается – на командировочные расходы;
По строке «Приложение» - Командировочное удостоверение № ___(либо Приказ № __от____, либо Смета командировочных расходов) .
По возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему авансу. К авансовому отчету он должен приложить следующие документы:
Командировочное удостоверение, либо ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы;
Документы о найме жилого помещения
Документы о фактических расходах по проезду, включая страховые взносы, оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставлению постельных принадлежностей
Документы об иных расходах, связанных с командировкой
После заполнения авансового отчета работник сдает его в бухгалтерию и получает расписку от бухгалтера о полученных документах. Бухгалтер, прежде чем выдать расписку, проверяет представленные документы с документами, указанными в авансовом отчете, целесообразность произведенных расходов, правильность подсчетов. Затем делает отметку в разделе «Отчет проверен. К утверждению» сумма подтвержденных расходов, ставит свою подпись, дату, проводки на обратной и лицевой сторонах отчета. Если в платежных документах выделен НДС, то его сумма указывается в авансовом отчете отдельной строкой. Затем отчет подписывает гл. бухгалтер и передает на подпись руководителю.
В случае, если выявлен остаток неиспользованных денежных средств, этот остаток подотчетное лицо должен внести в кассу и оформлен ПКО, если выявлен перерасход, то сумма его должна быть возмещена подотчетному лицу (оформляется РКО). В авансовом отчете указываются суммы и реквизиты кассового ордера под подписью бухгалтера.
Вопрос 3.
Хозяйственные расходы - наличные денежные средства выданные на хозяйственные нужды для приобретения МЦ и оплаты др. расходов, связанных с осуществлением текущей деятельности, в т. ч. для закупок ТМЦ у др. юридических лиц, у населения, на рынках. Выдача денег под отчет на хозяйственные нужды осуществляется на основании заявления с указанием цели. Руководитель на заявлении указывает сумму и срок, на который выдаются деньги., ставит подпись и дату.
После отметки руководителя подотчетному лицу выписывается РКО.
В РКО при выдаче денег под отчет на хозяйственные нужды по строке «Основание» может быть указано:
На хозяйственные расходы
На приобретение материалов
На приобретение специальной литературы
На приобретение канцелярских товаров
На оплату счетов за электроэнергию
За услуги связи и т.д.
По строке «Приложение» может быть указано: Заявление на выдачу денег
В течение 3-х дней после указанного срока подотчетное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и прикладывает к нему оправдательные документы, подтверждающие произведенные затраты (накладные, товарные и кассовые чеки, счета, квитанции, акты на закупку ТМЦ у населения или на рынке).
Документы, приложенные к авансовому отчету , нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
При расчете наличными с юридическими лицами сумма одной сделки не должна превышать 100000 руб.
Если у подотчетного лица на руках осталась неиспользованная сумма, повторная выдача другой подотчетной суммы не допускается. Запрещается передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому.
Возмещение работнику произведенных им расходов считается обоснованным только при одновременном выполнении двух условий:
Наличие документов, подтверждающих факт приобретения МЦ и размер оплаченной суммы
Оприходование приобретенных МЦ на склад (использование прибретенных и оплаченных услуг и работ для нужд организации)
Поэтому к авансовому отчету необходимо приложить и копии документов, подтверждающих оприходование МЦ на склад(приходный ордер, приходная накладная, если МЦ не приходуются на склад, а отпускаются непосредственно в подразделения, то копии требований с распиской получателя МЦ и др. документы, подтверждающие расход.
В случае, если выявлен остаток неиспользованных денежных средств, этот остаток подотчетное лицо должен внести в кассу и оформлен ПКО, если выявлен перерасход, то сумма его должна быть возмещена подотчетному лицу (оформляется РКО).
Если подотчетное лицо своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованных средств, то работодатель может удержать эту задолженность из заработной платы данного лица. Данное решение работодатель в праве принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возмещения аванса и при условии, если работник не оспаривает основания и размеры удержания. Согласие должно быть получено в письменной форме. Размер всех удержаний при каждой выплате з/п не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными Законами – 50%(исполнительные документы)
Лекция №6
Тема: Расчеты наличными с применением контрольно-кассовой техники.
ПЛАН
1.Порядок применения контрольно-кассовой техники при денежных расчетах
2.Права и обязанности организаций, применяющих ККТ
3.Регистрация и учет ККТ
Общие определения некоторых основных понятий, принятых законодателем в статье 1 Закона №54-ФЗ:
«контрольно-кассовая техника, используемая при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт (далее - контрольно-кассовая техника), - контрольно-кассовые машины, оснащенные фискальной памятью, электронно-вычислительные машины, в том числе персональные, программно-технические комплексы;
наличные денежные расчеты - произведенные с использованием средств наличного платежа расчеты за приобретенные товары, выполненные работы, оказанные услуги;
фискальная память - комплекс программно-аппаратных средств в составе контрольно-кассовой техники, обеспечивающих некорректируемую ежесуточную (ежесменную) регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение итоговой информации, необходимой для полного учета наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт, осуществляемых с применением контрольно-кассовой техники, в целях правильного исчисления налогов;
фискальный режим - режим функционирования контрольно-кассовой техники, обеспечивающий регистрацию фискальных данных в фискальной памяти;
фискальные данные - фиксируемая на контрольной ленте и в фискальной памяти информация о наличных денежных расчетах и (или) расчетах с использованием платежных карт;
Государственный реестр контрольно-кассовой техники - перечень сведений о моделях контрольно-кассовой техники, применяемой на территории Российской Федерации».
Вопрос 1
Федеральный закон от 22 мая 2003 года №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» регулирует порядок применения ККТ при осуществлении наличных денежных расчетов, независимо от того, кто и в каких целях совершает покупки (заказывает услуги), предписывая организациям и индивидуальным предпринимателям при получении оплаты за проданный товар, выполнененные работы или оказанные услуги, применять контрольно-кассовую технику и выдавать покупателям (клиентам) кассовые чеки.
Контрольно-кассовую технику в обязательном порядке должны использовать:
- организации,
- филиалы,
- обособленные подразделения,
- индивидуальные предприниматели.
Выдаваемые покупателям (клиентам) счета, квитанции, товарные чеки и другие документы не освобождают от применения ККТ. Применение ККТ при осуществлении денежных расчетов, обязательно, независимо от целей приобретения товара или назначения результатов выполненных работ (услуг). Таким образом, обязанность применять ККТ распространяется и на случаи, когда денежные расчеты осуществляются с покупателями (клиентами), приобретающими товары для последующей перепродажи или заказывающими услуги в коммерческих целях.
При реализации товаров, работ (услуг) покупателям (клиентам) выдается чек или вкладной (подкладной) документ, напечатанный ККТ, в которых должны содержаться следующие реквизиты:
- наименование организации;
- идентификационный номер организации-налогоплательщика (ИНН);
- заводской номер ККТ;
- порядковый номер чека;
- дата и время покупки (оказания услуги);
- стоимость покупки (услуги);
- признак фискального режима.
На чеке или вкладном (подкладном) документе, контрольных лентах могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к ККТ, с учетом особенностей сфер их применения.
Чеки, контрольные ленты и другие документы, предусмотренные техническими требованиями и печатаемые с помощью ККТ в фискальном режиме, должны иметь отличительный признак, указанный в технических требованиях к фискальной (контрольной) памяти.
Чеки подлежат гашению одновременно с выдачей товара (оказанием услуг) с помощью штампов или путем надрыва в установленных местах.
На всех ККТ в обязательном порядке применяется контрольная лента, и по каждой ККТ ведется книга кассира-операциониста, заверенная в налоговом органе.
Контрольные ленты, книга кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями (клиентами), хранятся в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее 5 лет. Ответственность, в смысле кометенции по организации хранния и обеспечению сохранности указанных документов, несет руководитель организации (работодатель).
ККТ применяется в обязательном порядке организациями и индивидуальными предпринимателями (которые продают товар, выполняют по договору работы или оказывают услуги) при осуществлении наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт.
Без применения ККТ денежные расчеты с населением допускаются, но лишь для организаций отдельных категорий, специальный перечень которых утвержден законодательно.
Вопрос 2.
При применение ККТ в обязанности продавца товара (услуг) - обеспечить наличие единообразно и четко оформленных в установленном порядке ценников на реализуемые товары, прейскурантов на выполняемые работы и оказываемые услуги.
Согласно статье 5 Закона о ККТ предприятия и организации, осуществляющие наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт, при использовании ККТ обязаны:
1) осуществлять регистрацию ККТ в налоговых органах;
2) применять при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт исправную ККТ, опломбированную в установленном порядке, зарегистрированную в налоговых органах и обеспечивающую надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов (фиксацию расчетных операций на контрольной ленте и в фискальной памяти);
3) выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные ККТ кассовые чеки;
4) обеспечивать ведение и хранение в установленном порядке документации, связанной с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением ККТ, а также обеспечивать должностным лицам налоговых органов, осуществляющих проверку, беспрепятственный доступ к соответствующей ККТ, предоставлять им указанную документацию;
5) производить при первичной регистрации и перерегистрации ККТ введение в фискальную память ККТ информации и замену накопителей фискальной памяти с участием представителей налоговых органов.
6) содержать ККТ в исправном состоянии и применять ККТ (при наличии пломбы, установленной в надлежащем порядке), обеспечивающую надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов (фиксацию расчетных операций на контрольной ленте и в фискальной памяти);
Вопрос 3.
Порядок регистрации ККТ в налоговых органах определен Порядком регистрации ККТ в налоговых органах, утвержденным Приказом этого Порядка процесс регистрации ККТ можно представить несколькими взаимосвязанными этапами:
1) подача заявления установленной формы с паспортом ККТ и договором о техническом обслуживании и ремонте ККТ с центром технического обслуживания или непосредственно с предприятием — изготовителем ККТ из числа зарегистрированных органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации;
2) в течение 5 дней с момента подачи заявления и других вышеуказанных документов налоговый орган ставит на учет ККТ и выдает заявителю карточку регистрации ККТ, а также возвращает паспорт на регистрируемую ККТ и договор об ее техническом обслуживании и ремонте.
Во всех случаях, когда кассовый аппарат выбывает из обращения на предприятии и в организациях, он подлежит снятию с учета. Для этого предприятие или организация подает заявление в налоговый орган о снятии с учета ККТ. Налоговый орган, получив заявление организации, производит снятие с учета ККТ, о чем делает отметку в карточке регистрации ККТ, которая заверяется подписью должностного лица налогового органа, ответственного за регистрацию, и скрепляется печатью.
Требования к контрольно-кассовой технике, порядок и условия ее регистрации и применения определяются Правительством РФ. Вместе с тем, на основании пункта 1 статьи 4 Закона о ККТ контрольно-кассовая техника, применяемая предприятиями и организациями, должна:
быть зарегистрирована в налоговых органах по месту учета организации или индивидуального предпринимателя в качестве налогоплательщика;
быть исправна, опломбирована в установленном порядке;
иметь фискальную память и эксплуатироваться в фискальном режиме.
Кроме того, технические требования использования ККТ на предприятиях и организациях при осуществлении денежных расчетов с населением установлены в Типовых правилах.
Согласно пункту 1 статьи 3 Закона о ККТ допускаемые к использованию на территории РФ модели ККТ определяются Государственным реестром ККТ. Государственный реестр ККТ — это перечень сведений о моделях ККТ, применяемой на территории Российской Федерации.
На основании пункта 4 статьи 3 Закона о ККТ Государственный реестр ККТ подлежит официальному опубликованию в установленном порядке, а изменения и дополнения, вносимые в него, подлежат официальному опубликованию в 10-дневный срок со дня принятия таких изменений и дополнений.
Лекция № 7
|
