Выписка из зачетной книжки №_______
(ФИО) ______________________________
Студента факультета __________, группы _________
____ курса, направление обучения/специальность
(формируется из базы данных «Университет»)
I семестр
№ п/п
|
Наименование дисциплины
|
Форма аттестационного испытания
|
Отметка
|
|
|
Экзамен
|
|
|
|
Дифференцированный зачет
|
|
|
|
Курсовая работа
|
|
|
|
…
|
|
II семестр
№ п/п
|
Наименование дисциплины
|
Форма аттестационного испытания
|
Отметка
|
|
|
Экзамен
|
|
|
|
Дифференцированный зачет
|
|
|
|
Курсовая работа
|
|
|
|
…
|
|
И т.д.
Семестры, подлежащие рассмотрению на Комиссии: ______
Подпись студента ____________
Подпись декана ______________
Дата
Приложение № 3
к Положению о порядке предоставления скидок
(уменьшения стоимости обучения) студентам
ФГБОУ ВО «Бурятский государственный университет»
Опись наград за участие в научно-исследовательской, спортивной, общественно-культурной деятельности в период обучения в университете (для обучающихся, претендующих на предоставление скидки по основанию «Успеваемость» и «Достижения в научно-исследовательской деятельности»)
№ п/п
|
Мероприятие
|
Уровень мероприятия
|
Результат участия в мероприятии (место)
|
Дата проведения
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
…
Подпись студента
Подпись декана
Дата
Приложение № 4
к Положению о порядке предоставления скидок
(уменьшения стоимости обучения) студентам
ФГБОУ ВО «Бурятский государственный университет»
Выписка из зачетной книжки №_______
(ФИО) ______________________________
Студента факультета __________, группы _________
____ курса, направление обучения/специальность
(формируется из базы данных «Университет»)
I семестр
№ п/п
|
Наименование дисциплины
|
Форма аттестационного испытания
|
Отметка
|
|
|
Экзамен
|
|
|
|
Дифференцированный зачет
|
|
|
|
Курсовая работа
|
|
|
|
…
|
|
II семестр
№ п/п
|
Наименование дисциплины
|
Форма аттестационного испытания
|
Отметка
|
|
|
Экзамен
|
|
|
|
Дифференцированный зачет
|
|
|
|
Курсовая работа
|
|
|
|
…
|
|
И т.д.
Средний балл за весь период обучения в университете: ______
Подпись студента ____________
Подпись декана ______________
Дата
Приложение № 5
к Положению о порядке предоставления скидок
(уменьшения стоимости обучения) студентам
ФГБОУ ВО «Бурятский государственный университет»
Опись документов, подтверждающих материальное положение семьи студента (для студентов, претендующих на получение скидки по основанию «Материальное положение»)
№ п/п
|
Наименование документа
|
Кем выдан
|
Дата выдачи
|
|
|
|
|
|
|
|
|
…
Подпись студента
Подпись декана
Дата
Приложение № 6
к Положению о порядке предоставления скидок
(уменьшения стоимости обучения) студентам
ФГБОУ ВО «Бурятский государственный университет»
Решение Ученого совета факультета
Ученый совет факультета _____________________________ просьбу студента(ов) (Ф.И.О.) ______________________________ о предоставлении скидки по оплате обучения поддерживает в связи с (основание) __________________________________________
Ученый совет факультета подтверждает соответствие студента(ов) Положению о порядке предоставления скидок по оплате обучения обучающимся ФГБОУ ВО «БГУ».
Выписка из ученого совета факультета ___________
1. Предоставление скидки по оплате обучения по основанию «Успеваемость» и «достижения в научно-исследовательской деятельности»
№ п/п
|
ФИО
|
Факультет / Институт
|
Успеваемость за рассматриваемый на Комиссии период
|
Краткое описание участия в научной, общественной, культурной, спортивной жизни факультета, университета
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Предоставление скидки по оплате обучения по основанию «материальное положение».
№ п/п
|
ФИО
|
Факультет / Институт
|
Краткое описание материального положения семьи студента, оказавшегося в трудной жизненной ситуации
|
Средний балл за весь период обучения
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Подпись декана
Дата
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФГБОУ ВО «БУРЯТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
|
|
УТВЕРЖДЕНО
Приказом ФГБОУ ВО «БГУ»
от «___»_________2016 г. №_____
|
№_____
ПОЛОЖЕНИЕ
«О порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов в ФГБОУ ВО «Бурятский государственный университет»
г. Улан-Удэ
2015 г.
I.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Настоящее Положение о порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов (далее – Положение) является локальным нормативным актом ФГБОУ ВО «Бурятский государственный университет» и устанавливает единые требования к формированию, ведению и хранению личных дел студентов, осваивающих образовательные программы высшего и среднего профессионального образования в ФГБОУ ВО «БГУ».
Положение разработано в соответствии с законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере образования и делопроизводства и локальными нормативными актами ФГБОУ ВО «БГУ»:
Федеральным законом «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.2012г. № 273-ФЗ;
Федеральным законом «О персональных данных» от 08.07.2006г. № 152-ФЗ;
Приказом Минобрнауки РФ от 24.02.1998г. № 501 «Об утверждении порядка перевода студента из одного высшего учебного заведения Российской Федерации в другое»;
Порядком заполнения, учета и выдачи документов о высшем образовании и о квалификации и их дубликатов, утвержденным приказом Министерства образования и науки российской Федерации от 13.02.2014 г. № 112;
Порядком заполнения, учета и выдачи документов о среднем профессиональном образовании, утвержденным приказом Министерством образования и науки Российской Федерации от 25.10.2013 №1186;
Уставом ФГБОУ ВО «БГУ»;
Правилами приема в ФГБОУ ВО «БГУ»;
Положение обязательно к применению во всех структурных подразделениях ФГБОУ ВО «БГУ», ответственных за формирование, ведение и хранение личных дел студентов (приемные комиссии институтов, факультетов, колледжа; управление довузовской подготовки, отдел статистики и учета контингента студентов, общий отдел).
Информация из личного дела студента относится к персональным данным и не может передаваться третьим лицам за исключением случаев, предусмотренных законодательством России.
ФОРМИРОВАНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
Личное дело абитуриента оформляется Приемной комиссией университета в соответствии с действующими Правилами приема.
Ответственность за формирование личных дел абитуриентов возлагается на ответственного секретаря Приемной комиссии и технических секретарей Приемных комиссий институтов/факультетов/колледжа, назначенных приказом ректора для проведения приема.
Сформированное личное дело абитуриента должно содержать следующие документы:
1) твердая обложка из картона личного дела абитуриента оформляется печатными буквами черной пастой и должно иметь содержание следующего характера:
- наименование вуза;
- наименование факультета/ института/колледжа;
- направление подготовки (специальность);
- форма обучения (очная, заочная, очно-заочная);
- фамилия, имя, отчество;
- дата заведения личного дела (соответствует дате в заявлении абитуриента);
- дата окончания личного дела;
- количество страниц.
2) титульный лист личного дела абитуриента с фотографией 3х4 в правом верхнем углу;
3) заполненная опись документов личного дела;
4) заявление по форме (при наличии другие заявления);
5) копия документа о предыдущем уровне образования;
6) копия паспорта;
7) копии свидетельств о заключении (расторжения) брака, смене фамилии, имени, отчества (при наличии);
8) копии документов, дающие право на льготный или иной порядок поступления (договор о целевом обучении, копия свидетельства о рождении студента, копия свидетельства о смерти родителей, копия решения суда о лишении родительских прав, постановления органов опеки и попечительств, копии удостоверений участников боевых действий, рекомендации воинских частей для уволенных с воинской службы, копии справок МСЭ, копии дипломов победителей олимпиад и т.д.)
9) экзаменационные работы (тесты, листы устного ответа, листы собеседования (при наличии));
10) заполненный экзаменационный лист с результатами вступительных испытаний, результатами ЕГЭ, заверенный подписью ответственного секретаря приемной комиссии и печатью приемной комиссии;
11) выписка из приказа о зачислении в число студентов;
12) подлинник документа об образовании (аттестат о среднем общем образовании или диплом о среднем профессиональном образовании, диплом о высшем профессиональном образовании) для студентов, обучающихся на бюджетной основе; подлинник документа об образовании или его копия для студентов, обучающихся по договору об оказании платных образовательных услуг;
13) заключение об эквивалентности документа об образовании и нотариально заверенный перевод документа на русский язык, справка из ФМС (при поступлении иностранных граждан).
Сформированные личные дела зачисленных абитуриентов старший технический секретарь Приемной комиссии университета передает на основании акта приема-передачи (Приложение 1) со списками в алфавитном порядке в отдел статистики и учета контингента студентов для дальнейшего их ведения. Личные дела сопровождаются приказами о зачислении в число студентов.
Ответственное должностное лицо (назначенное руководителем подразделения) отдела статистики и учета контингента студентов проверяет соответствие личных дел требованиям п.2.3. данного Положения с приказом о зачислении на 1 курс.
Личные дела, сформированные в нарушение настоящего положения, возвращаются в приемные комиссии факультетов/институтов/колледжа для доработки.
2.7. Личные дела студентов, переведенных из других вузов, формируются и передаются в отдел статистики и учета контингента студентов документоведами деканатов/дирекций в течение 2-х недель с момента издания приказа о зачислении студента на обучение в университет на основании акта приема-передачи дел (Приложение 2).
В личное дело входят следующие документы:
личное заявление о переводе студента;
ксерокопия зачетной книжки (при наличии);
справка об обучении (подлинник и копия);
подлинник документа об образовании (аттестат о среднем общем образовании или диплом о среднем профессиональном образовании, диплом о высшем профессиональном образовании) для студентов, обучающихся на бюджетной основе; подлинник документа об образовании или его копия для студентов, обучающихся по договору об оказании платных образовательных услуг;
копия приказа о зачислении в число студентов в порядке перевода;
титульный лист личного дела абитуриента с фотографией 3х4 в правом верхнем углу;
заполненная опись документов личного дела;
копия паспорта.
III. ВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ В ПЕРИОД ОБУЧЕНИЯ
Ответственность за ведение личных дел студентов возлагается на отдел статистики и учета контингента студентов. После передачи личных дел из управления довузовской подготовки в отдел статистики и учета контингента студентов должностными лицами отдела присваивается номер личному делу студента.
На основании приказа о зачислении студенту выдаются студенческий билет и зачетная книжка.
При переводе студента внутри вуза с одной образовательной программы (формы обучения) на другую, смене фамилии и/или других изменениях, студенту сохраняется студенческий билет и зачетная книжка, в которые вносятся соответствующие исправления, заверенные подписью декана/директора факультета/института/колледжа и печатью соответствующего структурного подразделения. При получении студенческого билета и зачетной книжки студент расписывается в журнале выдачи данных документов в деканате/дирекции.
В период обучения в университете в личное дело студента вкладываются следующие документы:
- копии приказов по данному студенту (об отчислении из университета, о восстановлении, о переводе с курса на курс, о переводе на другое направление, форму обучения, о предоставлении академического отпуска, о выходе из академического отпуска, о смене фамилии, имени, отчества) в двухнедельный срок с момента издания приказа с подлинниками личных заявлений, справок и др. документами, являющимися основание к приказу;
- копии выданных справок об обучении установленного образца;
- протокол переаттестации или перезачета для студентов, получающих образование в форме ускоренного обучения.
При восстановлении студента, прервавшего обучение в университете, продолжается ведение личного дела, сформированного ранее, которое хранится в течение пяти лет в отделе статистики и учета контингента студентов, так как в течение пяти лет студент имеет право восстановиться и продолжить свое обучение.
По истечении пяти лет личные дела отчисленных из университета студентов подшиваются, составляется опись и личные дела передаются в архив университета.
При отчислении студента в связи с окончанием обучения в ВУЗе (выпускника) из ФГБОУ ВО «БГУ» документоведы факультетов/институтов сдают в отдел статистики и учета контингента студентов зачетные книжки, студенческие билеты (при наличии), обходные листы выпускников (Приложение 3) на основании описи личных дел (Приложение 4) в течение 2-х недель после выдачи дипломов. Ведущими специалистами отдела статистики и учета контингента студентов окончательно формируется и прошивается личное дело. В дело вкладываются следующие документы:
- копия приказа об отчислении в связи с окончанием обучения в ВУЗе с заявлением или представлением деканата/дирекции;
- студенческий билет (при наличии);
- зачетная книжка;
- обходной лист;
- копия документа об образовании с приложением, выданных при окончании университета;
- доверенность или копия доверенности при получении документов доверенным лицом.
Студент-выпускник после вручения диплома расписывается в журнале выдачи документов об образовании в отделе статистики и учета контингента студентов.
В случае утраты/порчи личного дела по каким-либо причинам, сотрудником, ответственным за работу с личными делами, составляется акт об утере/порче личного дела и формируется новое личное дело.
ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ, ХРАНЯЩИХСЯ В ЛИЧНОМ ДЕЛЕ
Выдача документов из личных дел запрещается.
В исключительных случаях, на основании личного заявления с указанием сроков возврата документа (при предъявлении документа удостоверяющего личность), согласованного с начальником отдела статистики и учета контингента движения или проректором по учебной работе, студенту может быть выдан документ о предыдущем образовании.
К исключительным относятся случаи, когда заявителю необходим документ об образовании для реализации его прав и законных интересов, установленных федеральным законодательством России:
- необходимость предоставления документа в кадровую службу работодателя;
- необходимость предоставления документа в консульскую службу для выезда за рубеж.
Предоставление документов, копий осуществляется бесплатно.
ХРАНЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
С момента зачисления и весь период обучения личные дела студентов хранятся в отделе статистики и учета контингента студентов в шкафах. Доступ к личным делам имеют только ведущие сотрудники и начальник отдела статистики и учета контингента студентов, отвечающие за ведение и хранение личных дел обучающихся.
Оригинал документа об образовании хранится в металлических шкафах.
Право доступа к документам личного дела студента имеет также ректор, проректора, начальник учебно-методического управления.
Документы из личных дел обучающихся или их копии могут быть выданы по требованию уполномоченных органов, оформленному в установленном порядке, в том числе: органов прокуратуры, дознания, следствия и суда, адвокатуры, миграционной службы и других. Запрашиваемая информация предоставляется в объеме, не превышающем объем запрашиваемой информации. Запрашиваемая информация может быть предоставлена только после получения соответствующего разрешения ректора университета. Оригиналы документов из личного дела студентов выдаются по описи, при этом в дело прикладывается копия выдаваемого документа. Личное дело студента просматривается в присутствии начальника отдела или ведущих специалистов.
Сформированные личные дела отчисленных студентов(более пяти лет) и выпускников передаются отделом статистики и учета контингента студентов в архив университета на постоянное хранение в сроки, установленные законодательством.
Документы, составляющие личные дела, подшиваются в три прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа – заверителя (Приложение 5). Лист – заверитель дела подписывается его составителем.
Все листы личного дела (кроме листа – заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами порядковой нумерацией в правом верхнем углу листа.
Личные дела передаются на хранение в архив по описи, которая составляется в трех экземплярах.
Работники, в должностные обязанности которых входит формирование, ведение и хранение личных дел, должны быть ознакомлены с данным Положением под роспись в течение недели с момента его утверждения (Приложение 6).
VI. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
6.1. Настоящее Положение вступает в силу со дня его подписания ректором БГУ.
6.2. Настоящее Положение подлежит опубликованию на официальном сайте БГУ в сети «Интернет» (http://www.bsu.ru).
Приложение 1
|
