Памятка для Клиента по заполнению документов
Скачать 134.71 Kb.
|
Памятка для Клиента по заполнению документов. 1. Заполнение первичного комплекта документов для подключения к электронному документообороту. Клиент заполняет документы собственноручно печатными буквами или в электронном виде. Если Клиент подает ошибочные данные, то ответственность за это ложиться на Клиента. Исправление подобных ситуаций производиться путем внеплановой замены ключей электронно-цифровой подписи Клиента. 1.1. Заявление о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами с ЭЦП по телекоммуникационным каналам связи. Заявление заполняется в соответствии с регистрационными данными Клиента. Заявление заполняется после ознакомления с Регламентом обмена электронными документами с ЭЦП по телекоммуникационным каналам связи в унифицированной системе приема, хранения и первичной обработки налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности. Заявление подписывается руководителем организации (индивидуальным предпринимателем), заверяется печатью организации и, в соответствии с пунктом 6 Временного регламента обмена электронными документами с ЭЦП по телекоммуникационным каналам связи в унифицированной системе приема, хранения и первичной обработки налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности, подается в налоговый орган. 1.2. Заявка Пользователя (налогоплательщика) на подключение к Системе информационного обмена электронными документами с ЭЦП по телекоммуникационным каналам связи (далее Заявка пользователя). В левом верхнем углу заявки Клиент должен указать Код и краткое наименование инспекции, в которую будет представляться отчетность (например, 4024, МИФНС РФ №5 по КО). Следующие реквизиты Заявки пользователя заполняются в соответствии с регистрационными данными Клиента. В поле КПП указывается КПП организации, соответствующий указанной налоговой инспекции. Если Клиент будет представлять отчетность в несколько налоговых инспекций, не только по месту регистрации, но и в те инспекции, в которые он должен предоставлять некоторые виды отчетности (например, земельный налог), то для каждой инспекции заполняется отдельная Заявка пользователя, указывается соответствующее КПП. Если организация состоит на учете в налоговой инспекции по крупнейшим налогоплательщикам, т.е. представляет всю отчетность в одну налоговую инспекцию по месту регистрации головной организации, а затем отчетность передается в налоговые инспекции по месту нахождения филиалов, то в одной заявке допускается указание нескольких КПП. В указанных случаях, Клиент может заключить один договор и приобрести одну Лицензию на право использования программных продуктов Системы, но только в том случае, если отправка отчетности будет производиться из головного офиса организации. Если же организация имеет филиалы, и они самостоятельно представляют отчетность, то головная организация, и каждый филиал оформляют заявки отдельно. В этом случае отправка отчетности должна производиться из головной организации и каждого филиала отдельно, соответственно заключаются отдельные договоры, отдельно приобретаются Лицензии на право использования программных продуктов Системы и СКЗИ. В заявке указываются данные лиц, которым нужно изготовить ключи ЭЦП, при этом обязательно должен быть указан руководитель организации (индивидуальный предприниматель). Указание ФИО главного бухгалтера или других сотрудников в поле «Руководитель организации» не допускается. Данные главного бухгалтера и других сотрудников указываются по желанию Клиента при необходимости получения для них ЭЦП. При этом каждая дополнительная ЭЦП оплачивается отдельно. Заявка пользователя подписывается руководителем организации (индивидуальным предпринимателем), заверяется печатью организации. Каждую Заявку пользователя Клиент должен заверить печатью в налоговой инспекции по месту постановки на налоговый учет. В поле «Инспектор» - инспектор налоговой службы должен поставить свою подпись, расшифровать подпись и заверить заявку штампом или печатью налоговой инспекции. 1.3. Доверенность на право получения Сертификата ключа подписи (далее Доверенность). Доверенность заполняется в том случае, когда владелец сертификата ключа ЭЦП доверяет право получения своей ключевой информации другому сотруднику своей организации. Доверенность заполняется от имени каждого сотрудника организации, указанного в Заявке пользователя, если сертификат его ЭЦП будет получать другое лицо. Доверенность представляется доверенным лицом при получении сертификата ЭЦП, при этом обязательно должен быть предъявлен документ, удостоверяющий личность лица получающего сертификат ЭЦП. Каждая доверенность подписывается руководителем организации (индивидуальным предпринимателем), заверяется печатью организации. 1.4. Приложение к Заявке пользователя. Т.к. информации указанной в Заявке пользователя недостаточно для подключения Клиента к Системе, Клиент также должен заполнить Приложение к заявке пользователя, причем Заявок пользователя может быть несколько (в зависимости от количества налоговых инспекций, в которые будет передаваться отчетность), а Приложения к заявке пользователя достаточно одного. В Приложении к заявке пользователя указывается: - «Категория налогоплательщика». В заявке представлено три варианта категорий: юридическое лицо, индивидуальный предприниматель (работодатель), индивидуальный предприниматель (не работодатель). К юридическим лицам относятся также и обособленные подразделения, и филиалы организаций. Данное поле используется для выбора стоимости Лицензии, а также для формирования ПО. - «Полное название организации» - указывается полное название организации, допускаются только официально признанные сокращения, если Клиент является индивидуальным предпринимателем, в данном поле Клиент указывает свои Ф.И.О. - «Руководитель организации (индивидуальный предприниматель)» - указывается Ф.И.О. и должность руководителя организации. - «Подключение к обмену ЭД с ОПФР». В данном поле Клиент может поставить галочку в случае, если он желает предоставлять свою отчетность не только в налоговую инспекцию, но и в Пенсионный Фонд. Клиент должен указать наименование территориального органа ПФР, в котором он зарегистрирован и регистрационный номер в ПФР. - «Подключение к обмену ЭД с ФСС». В данном поле Клиент может поставить галочку в случае, если он желает предоставлять свою отчетность в Федеральную службу статистики, указать наименование территориального органа ФСС, ОГРН. Помимо желания Клиента для подключения к обмену ЭД с ПФР и ФСС в регионе должна быть достигнута договоренность с региональным Отделением Пенсионного фонда и соответственно с Региональным органом Федеральной службы государственной статистики о приеме отчетности по каналам связи с использованием услуг спецоператора связи ЗАО Калуга-Астрал, установлены соответствующие приемные места. Указанную информацию можно получить в офисе Центра регистрации, а также на сайте основного партнера ЗАО Калуга-Астрал в регионе. - В окне «Признак совпадения юридического и фактического адреса организации «ставится галочка в соответствующем окне. Если Клиент поставил галочку в окне «ДА», т.е. юридический и фактический адрес организации совпадают, и программное обеспечение будет установлено по юридическому адресу, то поле Адрес установки можно не заполнять. - «Налоговая отчетность предоставляется…» В этой части заявки Клиент должен поставить галочку в соответствующем окне по месту представления отчетности. - «Тарифный план и направления сдачи отчетности» – ставится отметка о выбранном тарифном плане. В случае затруднения Клиента поставить отметку самостоятельно, допускается указание данной отметки в офисе Центра регистрации после консультации со Специалистом Центра регистрации. - В окне «Периодичность отчетности» Клиент ставит отметку о периодичности своей отчетности, для оформления соответствующей Лицензии. В случае необходимости выезда специалиста Отдела технической поддержки и сопровождения на рабочее место Клиента для настройки ПО и обучения, Клиент ставит отметку в поле «Требуется выезд специалиста на рабочее место». Эта услуга не входит в стандартное подключение. - В разделе «Ответственный за систему назначен» указывается ФИО сотрудника, назначенного Клиентом ответственным за ПО, либо тот, кто будет заниматься отправкой деклараций. Также в этом поле необходимо указать телефон, факс и адрес электронной почты (если есть). -«Реквизиты» – указываются реквизиты организации, они должны соответствовать реквизитам, указанными в Лицензионном договоре. Приложение к заявке пользователя подписывается руководителем организации (индивидуальным предпринимателем), заверяется печатью организации. В случае обнаружения Специалистом Центра регистрации неточностей в Приложении к заявке пользователя в некоторых случаях может понадобиться повторное заполнение 1.5. Лицензионный договор, на поставку программных продуктов, продажу лицензий (срочных, неисключительных, имущественных прав) на использование программных продуктов, техническое и программное сопровождение, оказание услуг Удостоверяющего Центра. (Приложение 12). Приложение 1, приложение 5 к договору. На первой странице договора Клиент должен вписать наименование организации или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, в лице которого договор заключен (это должен быть руководитель организации, либо доверенное лицо, если это предусмотрено доверенностью), на основании чего действует этот человек (на основании Устава, доверенности и т.п.). Важно обратить внимание на некоторые пункты договора. Во-первых, на технические требования к рабочему месту, так как если рабочее место Клиента не удовлетворяет техническим требованиям к рабочему месту, указанным в Лицензионном договоре - установка ПО невозможна. Во-вторых, на финансовые условия договора. Важным является то, что в случае преждевременного расторжения договора оплата стоимости Лицензии не возвращается. В–третьих, если Клиент не согласен с условиями договора, он может составить протокол разногласий или дополнительное соглашение к договору, которое является неотъемлемой частью договора, но текст договора менять не допускается. На последней странице Клиент должен заполнить свои реквизиты и поставить подпись лица, уполномоченного для заключения данного договора, печать организации. К договору обязательно прилагается Приложение 1 – Перечень контролирующих органов с которыми предусмотрен обмен документами, Приложение 5 –Прейскурант исполнителя. Финансовые условия договора ссылаются на Приложение 5. При изменении Приложения 5 изменяется стоимость Лицензии. При заключении договора нужно также обратить внимание на то, что Оператор вправе повышать расценки в одностороннем порядке, известив Клиента за 30 дней до повышения, опубликовав изменения на сайте Оператора. В процессе эксплуатации ПО Клиент может вносить изменения в свои реквизиты. Для того, чтобы договор оставался в силе, Клиент может предоставить официальное письмо Оператору о правопреемственности отношений договора. Но это допустимо только в том случае, если таковое обстоятельство имеет место. В случае, если новая организация (сменилось название и ИНН) не является правопреемником своей бывшей организации, то необходимо расторжение договора и последующее заключении нового. 1.6. Приказ об организации электронного документооборота (далее Приказ). Приказ издается в случае, если передача отчетности организации по каналам связи доверяется руководителем другому сотруднику организации. Приказ издается в целях безопасности руководителя организации, так как вся ответственность лежит на владельце сертификата ключа подписи. Для Клиента форма приказа является образцом. Он может издать приказ на своем фирменном бланке, предоставив Оператору ксерокопию. Заверять ксерокопию не обязательно. Таких приказов может быть несколько в одной организации. Данные в Приказе должны соответствовать данным ответственного лица, указанного в Приложении к заявке пользователя. 1.7. Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи (далее Соглашение с ПФР), Соглашение на представление статистической отчетности в электронном виде (далее Соглашение со службой Статистики). Соглашение с ПФР и Соглашение со службой Статистики может быть заполнено для открытия дополнительного направления передачи отчетности, но при этом необходимо, чтобы в регионе была достигнута договоренность с региональным Отделением Пенсионного фонда и соответственно с Территориальным органом Федеральной службы государственной статистики о приеме отчетности по каналам связи с использованием услуг спецоператора связи ЗАО Калуга-Астрал, установлены соответствующие приемные места. Указанная информация должна быть получена в Центре регистрации, а также на сайте основного партнера ЗАО Калуга-Астрал в регионе. Соглашение с ПФР Клиент должен заключить с Управлением Пенсионного фонда РФ по месту своей регистрации и подписанный экземпляр соглашение представить в Центр регистрации для открытия дополнительного направления. Соглашение с ПФР клиент составляет в 2-х экземплярах – 1 остается в ПФР, 1 – у клиента. Соглашение со службой Статистики Клиент должен заключить с Территориальным органом Федеральной службы государственной статистики по месту своей регистрации и подписанный экземпляр соглашения представить в Центр регистрации для открытия дополнительного направления. Соглашение со службой Статистики Клиент составляет в 2-х экземплярах – 1 остается в Службе статистике, 1 – у Клиента. 2. Оформление штатной и внеплановой замены ключей ЭЦП. Штатная смена ключей ЭЦП - смена ключей, не вызванная компрометацией ключей, в соответствии с документацией на СКЗИ, производится через каждый год использования ПО. Срок, в который необходимо произвести штатную смену сертификата, указан в сертификате ЭЦП. При сеансе связи с оператором за 45 дней до окончания срока действия ключа программа оповещает Клиента об окончании срока действия сертификата. Клиент должен обратиться к сотруднику Центра регистрации с просьбой, произвести штатную смену ключа минимум за 2 недели до окончания срока действия сертификата. Клиент может это сделать устно по телефону. Стоимость штатной смены сертификата входит в стоимость Лицензии. Если произошли изменения, то штатная смена сертификата производится по аналогии с внеплановой сменой сертификата, но без дополнительной оплаты. Внеплановая замена ключей ЭЦП производиться в случае, если в период действия сертификата у Клиента произошли изменения в реквизитах. Такими изменениями могут быть: - наименование организации, - ИНН или КПП, - ФИО владельца сертификата или его должность (ФИО или должность сотрудника организации, которому ранее вырабатывалась ЭЦП (руководитель, главный бухгалтер или другой сотрудник)). Если меняется хотя бы один из вышеуказанных реквизитов, то Клиент должен обратиться за внеплановой заменой ключей. Внеплановая замена ключей производится также при потере ключа ЭЦП (компрометация ключа). В случае внеплановой замены ключа Клиент оформляет Заявление в произвольной форме, Заявку пользователя (в соответствии с пунктом 1.2), заверенную в Налоговой инспекции, Доверенность (в соответствии с пунктом 1.3), Приложение к заявке пользователя (в соответствии с пунктом 1.4). В заявлении Клиента конкретно должно быть указано, какие реквизиты меняются. Образец Заявления Клиента:
*указывается директор организации, с которой у Клиента заключен лицензионный договор. При внеплановой смене ключей ЭЦП Клиент должен составить Акт об уничтожении отозванных сертификатов и ключей ЭЦП (далее Акт) в соответствии с Приказом от 13 июня 2001 № 152 «Об утверждении инструкции об организации и обеспечении безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием СКЗИ с ограниченным доступом, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну». В Акте должен быть указан серийный номер сертификата ключа ЭЦП. Акт заверяется печатью организации. Одновременно с Актом Клиент должен предостави ть в Центр регистрации Сертификат ЭЦП, который подлежит замене на новый. Акт составляется также в том случае, если Сертификат ЭЦП просто прекращает свое существование (сотрудник организации – владелец ключа сертификата уволился, а на его место никто не будет принят), т.е. внеплановой замены ключа не требуется, требуется только уничтожение сертификата и ключа ЭЦП. 3. Оказание дополнительных услуг. При необходимости установки программного обеспечения Системы, а также для устранения неполадок в работе Системы, возникших по вине Клиента, Клиент может вызвать специалиста Отдела технической поддержки и сопровождения на свое рабочее место. Для этого необходимо оформить письмо в произвольной форме и направить его по факсу или нарочно. 4. Открытие дополнительных направлений, переход на другой тарифный план (другую периодичность отчетности). Каждое дополнительное направление для передачи отчетности – услуга дополнительная, платная. После подключения к Системе, в случае возникновения необходимости, Клиент может открыть дополнительное направление по передаче отчетности в налоговую инспекцию. Для оказания этой услуги Клиент предоставляет: - Заявку пользователя, заверенную в налоговой инспекции, куда дополнительно будет представляться отчетность Клиента Открытие дополнительного направления для сдачи отчетности в ПФР, ФСС – если при первичном подключении Клиента не были открыты указанные направления, Клиент может позднее заключить Соглашение с ПФР, ФСС (при наличии возможности передачи отчетности в указанные органы в регионе). Для оказания этой услуги Клиент предоставляет: - заявление в свободной форме с указанием регистрационного номера в ПФР – при открытии направления передачи отчетности в ПФР, ОГРН - при открытии направления передачи отчетности в ФСС. Образец Заявления Клиента:
*указывается директор организации, с которой у Клиента заключен лицензионный договор. - ксерокопию последнего листа Соглашения с ПФР (ФСС). При этом Клиент может направить указанные документы по факсу. Переход на другой тарифный план (на другую периодичность отчетности) может быть мотивирован переходом Клиента на другую систему налогообложения. Для осуществления на другую периодичность отчетности Клиент должен предоставить: - заявление в свободной форме, в котором Клиент обязательно должен указать с какой даты его необходимо перевести на другой тарифный план, так как от этого зависит стоимость Лицензии. Образец Заявления Клиента:
*указывается директор организации, с которой у Клиента заключен лицензионный договор. |
Похожие:
 | Заполнение первичного комплекта документов для подключения к электронному документообороту | | Заполнение первичного комплекта документов для подключения к электронному документообороту |
 | Банком России 15. 10. 2015 г. №499-п «Положение об идентификации кредитными организациями клиентов, представителей клиента, выгодоприобретателей... | | |
| Анкеты клиента (Депонента) все поля анкеты подлежат обязательному заполнению за исключением указанных случаев | | Полное, а также (если имеется) сокращенное наименование и наименование на иностранном языке |
| Памятка по заполнению расчетных документов на перечисление налогов и сборов в бюджетную систему российской федерации для налогоплательщиков,... | | Памятка предназначена для работников архивов организаций и иных лиц, ответственных за учет, хранение и использование документов,... |
| Памятка по заполнению платежных документов на перечисление страховых взносов на обязательное пенсионное и обязательное медицинское... | | Настоящая Памятка определяет порядок заполнения паспорта архива документа централизованного государственного учета документов Архивного... |