(в ред. Приказа Управления Республики Коми по организационному обеспечению деятельности мировых судей от 30.05.2014 N 108)
Секретарь судебного участка обязан контролировать возврат дел и не реже одного раза в месяц докладывать мировому судье. В учетно-статистической карточке и журнале учета выдачи дел и материалов из судебного участка (форма N 16) отмечается, когда, кому и по какому запросу дело направлено, когда оно возвращено.
Учет и порядок выдачи (высылки) дел, находящихся в архиве судебного участка, производится в соответствии с действующими правилами по ведению архива.
11.4. Подлинные документы из судебных дел (иных материалов), представленные участниками судопроизводства, надлежащим образом заверенные копии документов, а также справки по делам выдаются с разрешения мирового судьи на основании письменного заявления, а судам общей юрисдикции, органам дознания и следствия - на основании мотивированного запроса и (или) иных необходимых документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
(п. 11.4 в ред. Приказа Управления Республики Коми по организационному обеспечению деятельности мировых судей от 30.05.2014 N 108)
11.5. На заявлении или запросе проставляется соответствующая резолюция мирового судьи.
При выдаче копии судебного акта на ней проставляется штамп "Копия верна". Копия заверяется гербовой печатью и подписью мирового судьи либо секретаря судебного участка (секретаря судебного заседания) с указанием наименования должности, расшифровки подписи. На выдаваемой копии судебного акта делается отметка о дате вступления его в законную силу или о том, что оно в законную силу не вступило. В случае, если вышестоящий суд изменил решение суда, на копии судебного акта (приговора, решения, определения, постановления) делается об этом отметка.
Если копия состоит из нескольких листов, они должны быть пронумерованы, прошиты прочной нитью (концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа) или скреплены скобой с использованием степлера; на оборотной стороне последнего листа копии в местах скрепления накладывается бумажная наклейка с заверительной надписью "пронумеровано и скреплено печатью _____ листов", которая скрепляется гербовой печатью, накладываемой частично на наклейку.
Копии запрашиваемых судебных актов изготавливаются в день поступления заявления, а при невозможности - в срок не более пяти рабочих дней со дня поступления.
Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, письменных справок передаются для отправки по почте.
(п. 11.5 в ред. Приказа Управления Республики Коми по организационному обеспечению деятельности мировых судей от 30.05.2014 N 108)
11.6. По письменному заявлению мировым судьей предоставляется право на снятие копий документов с материалов дела с использованием технических средств. Снятые с помощью технических средств копии с материалов судебного дела судом не заверяются.
(п. 11.6 в ред. Приказа Управления Республики Коми по организационному обеспечению деятельности мировых судей от 30.05.2014 N 108)
11.7. Сведения о выдаче подлинника, копии документа указываются в справочном листе. Лицо, получившее копию судебного акта, должно расписаться в справочном листе.
В случае направления копии документа почтой, а подлинника - заказной почтой в дело подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой.
Взамен выданного подлинника к делу приобщается его копия, заверенная судьей и гербовой печатью суда. При этом на заверенной копии: указываются фамилия, имя, отчество лица, получившего документ, его процессуальное положение по делу, данные документа, удостоверяющего личность; лицом, получившим документ, проставляется роспись в получении документа и дата его получения; указываются фамилия, должность лица, выдавшего документ, проставляется его подпись.
Документы, на основании которых из судебного дела выданы подлинники, а также их заверенные копии, подшиваются в дело. При предъявлении лицом, получившим документ, доверенности с нее снимается копия, которая подшивается в дело.
(п. 11.7 в ред. Приказа Управления Республики Коми по организационному обеспечению деятельности мировых судей от 30.05.2014 N 108)
11.8. Повторная выдача копий постановлений вышестоящей инстанции, копий других документов из дела, выдаваемых судом, а также дубликатов исполнительных документов осуществляется без оплаты государственной пошлины.
(п. 11.8 в ред. Приказа Управления Республики Коми по организационному обеспечению деятельности мировых судей от 21.01.2013 N 5)
11.9. Исключен. - Приказ Управления Республики Коми по организационному обеспечению деятельности мировых судей от 21.01.2013 N 5.
12. Ведение нарядов и журналов
12.1. Номенклатура дел и документов мирового судьи составляется не позднее октября предшествующего года и оформляется в соответствии с Примерной номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденной Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации.
Ответственность за разработку номенклатуры несет секретарь судебного участка.
(п. 12.1 в ред. Приказа Управления Республики Коми по организационному обеспечению деятельности мировых судей от 16.11.2011 N 170)
12.2. Все исполненные служебные документы подшиваются в наряды, которые заводятся в соответствии с номенклатурой.
Вся переписка по одному и тому же вопросу подшивается в одном наряде в хронологическом порядке поступления и исполнения документов по данному вопросу. Подшивка должна производиться систематически. Не допускается накапливание и длительное хранение неподшитых служебных документов.
Подлинные личные документы в наряды не подшиваются, а возвращаются их владельцам. При необходимости в наряд подшиваются только заверенные копии этих документов.
12.3. Документы в наряд подшиваются так, чтобы сохранилась полная возможность свободного чтения текста, а листы не выступали за края обложки. В случаях, когда текст на документах расположен близко к краю листа, к такому листу для подшивки его в наряд подклеивается полоска бумаги.
При подшивке документов металлические скрепления (булавки, скрепки и т.п.) удаляются. Подшивка в наряд черновиков, лишних экземпляров, копий документов на бумаге для факсимильных аппаратов не допускается.
Толщина нарядов не должна превышать 4 сантиметров. Каждый наряд может содержать не более 250 листов. Если документов больше, заводится очередной том наряда. Том второй может быть начат лишь после окончания тома первого, дата начала второго тома не должна быть более ранней, чем дата окончания тома первого.
12.4. На всех подшитых в наряд документах в правом верхнем углу простым грифельным карандашом проставляется порядковый номер.
Нумерация листов в каждом томе наряда начинается с первого номера.
Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Не допускается подшивка сложенных листов за середину.
Фотографии, чертежи и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в наряде, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Если фотографии вклеены на пронумерованный лист наряда, то отдельной нумерации фотографий не требуется.
Карты, схемы, чертежи, фотоснимки и другие материалы, которые невозможно или нецелесообразно подшивать в наряд, могут храниться при наряде в отдельных конвертах.
Журнал пронумеровывается по листам.
В случае обнаружения большого количества ошибок в нумерации листов наряда (журнала) листы (страницы) нумеруются заново, при этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа (страницы).
При пропусках в нумерации листов (страниц) на пропущенных листах (страницах) ставится номер предыдущего листа (страницы) с прибавлением букв "а", "б", "в" и т.д.
При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах (страницах) также прибавляются буквы "а", "б", "в" и т.д. соответственно к каждому номеру листа (страницы) начиная со второго.
12.5. Обложки нарядов и журналов должны заполняться четким почерком светостойкими чернилами.
На обложке наряда, журнала проставляются номер и наименование согласно номенклатуре, наименование судебного участка, даты начала и окончания ведения (даты могут не указываться на нарядах, содержащих годовые планы и отчеты, если период (год, годы) отражается в заголовке), срок хранения, статья по перечню документов. Если наряд, журнал состоят из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого наряда, журнала, а на последующих томах - номер очередного тома.
Наименование наряда (журнала) должно быть кратким, ясным, и в то же время полно отражать содержание подшитых документов (вносимой информации). Присваивать нарядам наименования, которые не определяют содержание подшитых документов ("Разная переписка", "По разным вопросам" и т.п.), запрещается. Если наряду нельзя дать одно общее наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов, подшитых в нем, или перечисления наиболее важных документов.
Если наряд состоит из нескольких томов, то на титульный лист каждого тома выносится общий заголовок и при необходимости подзаголовок тома.
12.6. Записи в журнал производятся ручкой в соответствии с установленными графами. Всякое исправление должно быть оговорено и заверено подписью исправляющего. Подчистки не допускаются.
12.7. В конце каждого наряда подшивается чистый лист для заверительной надписи (форма N 39). Заверительная надпись в журналах (форма N 40) делается на последней странице, которая подписывается секретарем судебного участка и скрепляется печатью.
12.8. Наряды, журналы учета, а также служебные документы, не подшитые в наряды, подлежат хранению в шкафах, сейфах или ящиках.
12.9. Ведение журналов судебного участка может осуществляться в виде электронного документа, в т.ч. в ПИ "АМИРС". В этом случае страницы журналов распечатываются на бумажном носителе по мере необходимости (в т.ч. для проставления подписи, расписок в получении и иных отметок, которые не могут быть проставлены в электронном виде).
При ведении журналов судебного участка в виде электронного документа, объем вносимых в них сведений может быть увеличен, но не должен быть меньше предусмотренного приложениями к настоящей Инструкции. При необходимости дополнительная информация в журнал вносится рукописным способом.
Распечатанные на бумажном носителе страницы журналов подшиваются в специальный наряд, который может вестись на скоросшивателе в течение календарного года. По его окончании журнал подшивается в обложку и оформляется в соответствии с пунктами 12.3 - 12.5, 12.7 настоящей Инструкции.
(п. 12.9 введен Приказом Управления Республики Коми по организационному обеспечению деятельности мировых судей от 30.05.2014 N 108)
Приложение
к Инструкции
по судебному делопроизводству
на судебном участке
(в ред. Приказа Управления Республики Коми
по организационному обеспечению деятельности
мировых судей от 30.05.2014 N 108)
Форма N 1
Журнал
учета входящей корреспонденции
N п/п (вх. номер)
|
Дата
|
От кого поступил документ
|
Краткое содержание документа
|
Передан мировому судье
|
Другие отметки (номер дела, дата и сущность определения, др.)
|
дата
|
роспись
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
Форма N 2
Журнал
учета исходящей корреспонденции
N п/п (исх. номер)
|
Наименование документа
|
Кому направлен
|
Дата направления
|
Другие отметки (заказной, простой почтой, разноской, др.)
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
Форма N 3
Разносная книга местной корреспонденции
N п/п
|
Наименование корреспонденции
|
Кому отправлена
|
Исходящий N и дата регистрации
|
Дата получения
|
Ф.И.О. лица, получившего корреспонденцию
|
Расписка в получении
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
Форма N 4
Журнал
учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании
N п/п
|
Дата принятия (поступления) дела
|
Номер и наименование дела
|
Дата и результат рассмотрения
|
Дата и подпись секретаря судебного заседания в получении дела от мирового судьи
|
Дата и подпись секретаря судебного участка в получении дела от секретаря судебного заседания
|
Причины нарушения срока сдачи дел
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
| |
