Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 28.12.2009 г. №894 «Об утверждении Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства»;
Положением об архивном отделе Администрации Бийского района Алтайского края (утверждено распоряжением Администрации Бийского района от 01.06.2010 г. №98-л);
2.6.Перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги.
2.6.1. Для предоставления муниципальной услуги заявителю необходимо оформить письменный запрос на получение архивной справки, архивной выписки, архивной копии (Приложение № 2 настоящего Регламента).
2.6.2. В запросе заявителя на получение архивной справки, архивной выписки, архивной копии указываются фамилия (при изменении фамилии - все фамилии, имевшие место в запрашиваемый период), имя и отчество (последнее - при его наличии), год и место его рождения, адрес места жительства, по которому должны быть направлены ответы, гражданство, личная подпись заявителя, дата отправления, а также в зависимости от содержания запроса предоставляются иные сведения, необходимые для его исполнения:
о стаже работы (службы) - название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, структурное подразделение, должность, запрашиваемый период стажа работы, переводы по службе в запрашиваемый период, дата увольнения;
о заработной плате - название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, структурное подразделение, время работы, должность, запрашиваемый период работы, переводы по службе в запрашиваемый период, дата увольнения;
о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, наименование, дата и номер распорядительного документа о награждении, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность, структурное подразделение (производство, цех, отдел, участок), должность;
о нахождении в эвакуации, спецучете (факт проживания) – место и время проживания;
о несчастном случае - название, ведомственная подчиненность и адрес организации, структурное подразделение, время работы, должность, дата и место несчастного случая, вид происшествия, дата увольнения;
иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.
К запросу заявителем могут быть приложены документы, связанные с темой запроса либо их копии. К обращению, поступившему в форме электронного документа заявитель вправе приложить необходимые документы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.
2.6.3. Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
2.6.4. Для проставления апостиля на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях, подготовленных органами и организациями, действующими на территории Бийского района, вместе с архивными справками, архивными выписками, архивными копиями органы и организации представляют в Отдел образцы подписей должностных лиц и оттисков печатей с подтверждением полномочий должностных лиц на право подписи документов в соответствии с прилагаемой формой (Приложение №3 настоящего Регламента).
2.7.Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
2.7.1. Основанием для отказа в приеме документов необходимых для предоставления муниципальной услуги, является отсутствие в запросе фамилии заявителя, почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ.
2.8.Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
2.8.1. Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги, является:
отсутствие в запросе фамилии и имени, почтового адреса заявителя;
отсутствие в запросе сведений, необходимых для проведения поисковой работы;
отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, в случае которого заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;
наличие в запросе вопроса, на который заявителю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом отсутствие в запросе новых доводов или обстоятельств, в случае чего, начальник Отдела вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись одному и тому же заявителю, о чем уведомляется заявитель, направивший запрос;
невозможность прочтения запроса, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
наличие в запросе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, в случае чего должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом.
2.9.Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги, и способы ее взимания в случаях, предусмотренных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации.
2.9.1. Отдел исполняет поступившие из-за рубежа запросы по истребованию документов социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций, бесплатно.
2.10.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги.
2.10.1 При личном обращении заявителя в Отдел для подачи запроса максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 20 минут.
2.11.Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги.
2.11.1. Запросы заявителей, поступившие по почте (в том числе электронной), регистрируются в течение 3 рабочих дней с момента поступления в Отдел в установленном порядке, при личном обращении - в день подачи.
2.12.Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к местам для составления запросов при предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
2.12.1. Прием заявителей осуществляется в рабочем кабинете Отдела. Отдел оборудован информационными табличками (вывесками) с указанием фамилии, имени, отчества и должности лица, осуществляющего предоставление муниципальной услуг, часов приема и времени перерыва на обед.
В помещениях обеспечены возможность и удобство оформления заявителем письменного обращения, телефонная связь, возможность копирования документов, доступ к основным нормативным правовым актам, регламентирующим полномочия и сферу компетенции Отдела, доступ к нормативным правовым актам, регулирующим предоставление муниципальной услуги, наличие письменных принадлежностей и бумаги формата A4.
Места для ожидания оборудованы сиденьями.
2.13.Иные требования, характеризующие предоставление муниципальной услуги.
2.13. Российским, иностранным гражданам и лицам без гражданства, проживающим за рубежом, подлинные архивные документы не направляются.
2.13.1. Проставляется апостиль в Управление Алтайского края по культуре и архивному делу путем проставления специального оттиска штампа "Апостиль", форма которого определена Конвенцией, с его последующим заполнением.
Проставление апостиля методом ксерокопирования или иным отличным от проставления оттиска штампа "Апостиль" способом не допускается.
2.13.2. Не требуется проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях, предназначенных для направления в государства, заключившие с Российской Федерацией Договоры (Конвенции) о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве (Приложение №4 настоящего Регламента).
Не требуется проставление апостиля на ответах об отсутствии запрашиваемых сведений.
2.13.3. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, на которых не требуется проставление апостиля, предназначенные для направления в государства, заключившие с Российской Федерацией Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве, высылаются Отделом, органом, организацией по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей.
Ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, подготовленные по результатам рассмотрения запроса, полученного непосредственно от заявителя, также направляются в его адрес.
3.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения процедур в электронной форме
3.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
регистрация запросов;
анализ тематики запросов;
направление запросов на исполнение по принадлежности;
подготовка, оформление ответов заявителям;
оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;
направление, в соответствии с законодательством, архивных справок, архивных выписок и архивных копий в управление Алтайского края по культуре и архивному делу для проставления апостиля;
направление (выдача) заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
Порядок предоставления Отделом муниципальной услуги осуществляется в соответствии с блок-схемой (Приложение №6 настоящего Регламента).
3.2.Регистрация запросов и передача их на исполнение.
3.2.1. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги, осуществляется специалистом Отдела.
Регистрация включает в себя внесение сведений о запросе в регистрационный журнал, запись регистрационного номера на заявлении.
Срок исполнения данной административной процедуры 3 рабочих дня с момента поступления запроса в Отдел по почте, при личном обращении - в день подачи.
3.3.Анализ тематики запросов.
3.3.1. Анализ тематики поступивших запросов включает в себя определение ответственным исполнителем:
- правомочности получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений конфиденциального характера;
- степени полноты сведений, содержащихся в запросе заявителя, необходимых для проведения поисковой работы;
- местонахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса заявителя;
- адресов конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос заявителя.
Срок исполнения данной административной процедуры – дней со дня даты регистрации запроса.
3.3.2.Направление запросов на исполнение по принадлежности в органы и организации.
3.3.3. По итогам анализа поступивших запросов заявителей Отдел исполняет запросы, при отсутствии документов направляет запросы или их копии со своим письмом на исполнение по принадлежности в органы и организации, которые могут иметь на хранении документы, необходимые для исполнения запроса.
При направлении запросов на исполнение по принадлежности, Отдел, при необходимости дает рекомендации по исполнению, уведомляет соответствующие органы и организации о запросах, архивные справки, архивные выписки и архивные копии по которым требуют проставления апостиля и представления в Управление Федеральной регистрационной службы по Алтайскому краю образцов подписей должностных лиц и оттисков печатей, с подтверждением полномочий должностных лиц на право подписи документов в соответствии с установленной формой (приложение №3 настоящего Регламента).
3.3.4. В случае, если запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, Отдел направляет им копии запроса с указанием о направлении ответа в адрес Отдела или заявителя.
Срок исполнения данной административной процедуры – 2 дня.
3.4.Подготовка, оформление ответов заявителям.
3.4.1. По итогам анализа запроса заявителя Отдел:
- дает мотивированный отказ заявителю в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации;
- письменно уведомляет заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию;
- письменно уведомляет заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;
- направляет заявителю письма с иными сведениями;
- при отсутствии запрашиваемых сведений в муниципальном архиве информирует об этом заявителя и при возможности дает рекомендации по их дальнейшему поиску;
- информирует заявителя о невозможности прочтения запроса, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
Срок исполнения данной административной процедуры – 2 дня.
|
