Раздел III. Административные процедуры
3.1. Описание последовательности действий при предоставлении
муниципальной услуги
3.1.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
-составление плана-графика приема архивных документов от юридических и физических лиц-источников комплектования архивного отдела;
-приём, регистрация и рассмотрение письменного обращения (от юридических лиц) или заявления (от физических лиц) на предоставление муниципальной услуги;
-анализ документов, предоставленных заявителем;
-прием архивных документов на хранение;
-оформление и выдача акта приёма-передачи архивных документов на хранение.
3.2. Составление плана-графика приема архивных документов от юридических и физических лиц - источников комплектования архивного отдела
Юридический факт, для начала административного действия - истечение срока временного хранения документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации;
- составляет план-график заведующий архивным отделом;
-план-график приема архивных документов от юридических и физических лиц – источников комплектования архивным отделом на очередной календарный год составляется до 1 декабря предшествующего года, согласовывается с источниками комплектования и утверждается главой администрации Киренского муниципального района.
План-график составляется на каждый последующий год.
Утверждение плана-графика Главой администрации Киренского муниципального района.
Проставление подписи Главы администрации Киренского муниципального района и источников комплектования, заверение подписей печатями.
3.3. Внеплановый прием архивных документов на хранение
3.3.1. Внеплановый приём архивных документов на хранение может осуществляться в случаях:
-ликвидации заявителя как юридического лица, не имеющего правопреемника;
-угрозы сохранности архивных документов юридических лиц-источников комплектования архивного отдела, находящихся на ведомственном хранении.
3.4. Приём, регистрация и рассмотрение письменного обращения (заявления) заявителя на предоставление муниципальной услуги.
3.4.1.Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является, поступившее в архивный отдел письменное обращение (заявление) от юридического и физического лица на предоставление муниципальной услуги с документами, необходимыми для приема документов на хранение, перечисленных в пп. 2.6.1.-2.6.5.
3.4.2.Заведующая отделом принимает заявление, за подписью физического лица или на бланке учреждения, предприятия, организации и подписанное руководителем. В присутствии заявителя проверяет правильность оформления указанных документов.
3.4.3. Наличие либо отсутствие документов, необходимых для оказания муниципальной услуги.
3.4.4. Административная процедура приёма, регистрации и рассмотрения письменного обращения (заявления) на предоставление муниципальной услуги осуществляется в срок не более 2 рабочих дней.
3.4.5 На основании представленных документов заведующая отделом принимает решение о предоставлении муниципальной услуги или об отказе в предоставлении муниципальной услуги.
3.5. Анализ документов, предоставленных заявителем
3.5.1 Основанием для начала административного действия является принятие решения о предоставлении муниципальной услуги
. 3.5.2.В ходе анализа документов, предоставленных заявителем, определяются:
-правомочность получения заявителем муниципальной услуги;
-комплектность предоставленных документов;
-правильность фондирования и внутрифондовой организации подлежащих приёму дел;
-объем архивных документов, подлежащих приему на хранение;
-конкретные сроки приема архивных документов на хранение.
3.5.3. Административная процедура, связанная с анализом документов, представленных заявителем муниципальной услуги, осуществляется в течение 3 рабочих дней с момента поступления документов, перечисленных в пп. 2.6. настоящего Регламента.
3.5.4.Анализу подлежат все представленные заявления;
3.6. Прием архивных документов на хранение
3.6.1. Прием архивных документов на хранение осуществляет архивный отдел в присутствии заявителя муниципальной услуги.
3.6.2 Архивные документы принимаются на хранении в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.
3.6.3. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов осуществляется по утвержденным и согласованным экспертно-проверочной комиссией архивного агентства Иркутской области описям дел.
3.6.4. Прием дел проводится поединично. При приеме архивных документов заявитель муниципальной услуги с обложки дела зачитывает шифр дела, название организации и структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, даты дела, количество листов в деле. Сотрудник архивного отдела сверяет указанные сведения со сведениями, отраженными в описи дел постоянного хранения.
3.6.5. Уникальные и особо ценные архивные документы принимаются на хранение с проведением полистной проверки дел и проверкой страховых копий архивных документов.
3.6.6. Аудиовизуальные документы принимаются на хранение с текстовой сопроводительной документацией (аннотацией) и в следующем комплекте:
-кинодокументы – негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки и пр.,
-фотодокументы – негатив, контрольный фотоотпечаток,
-фонодокументы и видеодокументы – оригинал и копия.
3.6.7. Сотрудник отдела, непосредственно осуществляющий прием архивных документов на хранение, проводит проверку физического, санитарно-гигиенического, технического состояния архивных документов.
3.6.8. Электронные документы принимаются на хранение с программными средствами, позволяющими их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации.
3.6.9.Административная процедура приёма архивных документов на муниципальное хранение осуществляется в срок не более 10 рабочих дней.
3.6.10. Приему подлежат все предоставленные документы
3.6.11.Результат административного действия оформление акта приема – передачи архивных документов на хранение
3.7. Оформление и выдача акта приёма-передачи архивных документов на хранение
3.7.1Прием архивных документов на хранение оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение (приложения №№ 3 и 4 настоящего Регламента), который заверяется со стороны архивного отдела подписью руководителя аппарата администрации и печатью, со стороны заявителя – подписью руководителя и печатью юридического лица или личной подписью физического лица.
3.7.2. Акт приёма-передачи архивных документов на хранение оформляется в трех экземплярах, один из которых остается в архивном отделе, второй – выдаётся заявителю, третий – направляется в Архивное агентство Иркутской области.
3.7.3. Административная процедура оформления и выдачи акта приёма-передачи архивных документов на хранение осуществляется в срок не более 3 рабочих дней с момента приёма документов.
3.7.4. Заверенные заявителем экземпляры акта возвращается в архивный отдел в течение 4 рабочих дней.
3.7.5.Оформление акта приема-передачи архивных документов производится в отношении всех передаваемых материалов
3.7.6. Результат административного действия поступления в пользование архива переданных материалов
Раздел IV. Порядок и формы контроля за совершением действий
и принятием решений
4.1. Порядок и формы осуществления контроля
4.1.1. Текущий контроль за соблюдением порядка предоставления муниципальной услуги, соблюдением требований настоящего Регламента и иных нормативно правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги осуществляет заведующий архивного отдела.
4.1.2. Контроль за организацией предоставления муниципальной услуги в архивном отделе, соблюдением требований настоящего Регламента и иных нормативно правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги осуществляет Руководитель аппарата администрации Киренского муниципального района.
4.1.3. Контроль за соблюдением порядка предоставления муниципальной услуги со стороны заявителей осуществляется путём получения своевременной и полной информации о приёме архивных документов на государственное хранение.
Контроль за предоставлением муниципальной услуги осуществляется в форме:
1) текущего контроля за исполнением муниципальными служащими, ответственными за предоставление муниципальной услуги, положений настоящего административного регламента и нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги, указанных в пункте 2.5 настоящего административного регламента, а также за принятием данными муниципальными служащими решений в процессе предоставления муниципальной услуги (далее - текущий контроль);
2) плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги;
3) общественного контроля.
4.2. Текущий контроль осуществляет заведующий архивного отдела.
Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе предоставления муниципальной услуги, начиная с момента обращения заявителя за получением муниципальной услуги и заканчивая получением заявителем результата предоставления муниципальной услуги.
Текущему контролю подлежат стандарт предоставления муниципальной услуги, состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, а также решения, принимаемые муниципальными служащими, ответственными за предоставление муниципальной услуги, на отдельных этапах ее предоставления.
4.3. Плановые проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги осуществляются не реже одного раза в год в ходе проведения мониторинга и оценки качества предоставления данной муниципальной услуги в порядке, установленном муниципальным правовым актом администрации Киренского муниципального района.
4.4. Внеплановые проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги проводятся руководителем аппарата администрации Киренского муниципального района при поступлении в администрацию Киренского муниципального района жалобы в соответствии с главой 5 настоящего административного регламента.
4.5. Общественный контроль за предоставлением муниципальной услуги осуществляется заявителем на основании информации о ходе предоставления муниципальной услуги.
Общественному контролю подлежат установленные административным регламентом стандарт предоставления муниципальной услуги, а также решения, принимаемые должностными лицами и муниципальными служащими, ответственными за предоставление муниципальной услуги, в ходе ее предоставления.
4.6. Должностные лица и муниципальные служащие несут ответственность за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления муниципальной услуги, в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Раздел V. Порядок обжалования действий или бездействия
должностных лиц и сотрудников.
5.1. Заявитель имеет право на досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия), принятых в ходе предоставления Услуги.
5.2. Решения, действия (бездействие) должностных лиц могут быть обжалованы:
-мэру Киренского муниципального района: 666703, Иркутская область г. Киренск ул. Красноармейская, 5 тел. (8-395-68) 4-38-87, E-mail:kirenskadm@yandex.ru ;
-руководителю архивного агентства Иркутской области : 664003 г. Иркутск, ул. Фурье 15, тел. 24-06-42, 20-37-26, E-mail:archivagent@mail.ru ;
5.3 Предметом досудебного (внесудебного) обжалования заявителем решения и действия (бездействия) органа, а также должностных лиц и муниципальных служащих ответственных за предоставление муниципальной услуги, является:
1) нарушение срока регистрации поданных заявителем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
3) требование у заявителя в целях предоставления муниципальной услуги документов, не предусмотренных пунктом 2.6 настоящего административного регламента;
4) отказ в приеме у заявителя документов, указанных в пункте 2.6 настоящего административного регламента;
5) отказ в предоставлении муниципальной услуги; (за исключением наличия оснований для отказа, указанных в пункте 2.9 настоящего административного регламента);
6) истребование с заявителя платы за предоставление муниципальной услуги;
отказ должностного лица и (или) муниципального служащего, ответственных за предоставление муниципальной услуги, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах.
5.4. В рассмотрении жалобы отказывается в случае:
- если в жалобе не указана фамилия заявителя, направившего жалобу и почтовый адрес по которому должен быть направлен ответ;
- если в жалобе обжалуется судебное решение (в течение 7 дней со дня регистрации жалоба возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения);
- если в жалобе содержатся нецензурные, либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (должностное лицо вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотреблением правом);
- если текст жалобы не поддается прочтению;
- если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства;
- если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений).
Если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить повторное обращение.
5.5. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является зарегистрированное обращение заявителя на обжалование решений, действий (бездействия) органа, предоставляющего Услугу, его должностных лиц.
5.6. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну и для которых установлен особый порядок предоставления.
Жалоба должна содержать:
1) наименование органа, должностного лица и (или) муниципального служащего, ответственных за предоставление муниципальной услуги, решения и (или) действия (бездействие) которых обжалуются;
2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и (или) действиях (бездействии) органа, должностного лица и (или) муниципального служащего, ответственных за предоставление муниципальной услуги;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и (или) действиями (бездействием) органа, должностного лица и (или) муниципального служащего, ответственных за предоставление муниципальной услуги. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие его доводы, либо их копии.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
5.7. Поступившая в администрацию Киренского муниципального района жалоба подлежит рассмотрению в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае если предмет жалобы соответствует подпунктам 4 и 7 пункта 5.3 административного регламента - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
5.8. По результатам рассмотрения жалобы может быть принято одно из следующих решений:
1) о признании жалобы обоснованной и подлежащей удовлетворению, в том числе в форме отмены решения должностного лица или муниципального служащего, принятого в ходе предоставления муниципальной услуги, исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю платы, истребованной за предоставление муниципальной услуги, приема у заявителя документов, указанных в пункте 2.6 настоящего административного регламента;
2) об отказе в удовлетворении жалобы.
5.9. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 5.8 настоящего раздела административного регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
МэрКиренского муниципального района П.Н. Неупокоев
Приложение № 1
к Административному регламенту
архивного отдела администрации Киренского
муниципального района по предоставлению
муниципальной услуги
«Приём архивных документов на хранение» |
