УЧАСТИЕ СЕКРЕТАРЯ СУДЕБНОГО ЗАСЕДАНИЯ В ПОДГОТОВКЕ И РАССМОТРЕНИИ ГРАЖДАНСКИХ ДЕЛ
Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации (далее – ГПК РФ) отводит секретарю судебного заседания самостоятельное процессуальное положение в гражданском процессе. Объективность секретаря, его незаинтересованность в исходе дела - важное условие надлежащего отражения в протоколе судебного заседания всего хода судебного разбирательства. Вот почему на него, как и на судей, распространяются правила, позволяющие лицам, участвующим в деле, заявлять отвод, если имеются обстоятельства, вызывающие сомнения в беспристрастности секретаря судебного заседания (ст.17-20 ГПК). При наличии указанных обстоятельств, секретарь судебного заседания обязан заявить самоотвод.
На секретаря судебного заседания возлагается выполнение необходимой работы при приеме судьей граждан.
В случае задержки приема судьей посетителей, секретарь должен в вежливой форме извиниться перед гражданами и объяснить причину такой задержки. В подобных ситуациях секретарю судебного заседания неплохо проявить инициативу, выяснить причины обращения пришедших в суд и, если это возможно, без судьи помочь с участием других лиц суда разрешить некоторые вопросы.
Желательно до начала приема посетителей судьей проинформировать последнего о вопросах, с которыми явились в суд граждане, доложить об ожидающих приема должностных лицах, сообщив при этом их фамилию, имя, отчество, занимаемую должность.
Исковые заявления, заявления о выдаче судебного приказа, жалобы и другие материалы, принятые судьей на личном приеме, в тот же день передаются секретарю судебного заседания, который подшивает принятый судьей материал по гражданскому делу в обложку (форма №19). На внутренней стороне обложки дела заводится справочный лист (форма №20), в котором отмечаются все действия суда, производимые по делу (направление повесток, копий искового заявления, высылка лицам, участвующим в деле, копий решения, определения, истребование документов и др. со ссылкой на исходящий номер журнала регистрации исходящей корреспонденции).
После этого подшитый материал незамедлительно сдается в канцелярию суда для регистрации и оформления.
По делам, назначенным к рассмотрению, секретарь судебного заседания обеспечивает составление и направление повесток участникам процесса. Необходимо помнить, что ни одно гражданское дело не может быть рассмотрено и разрешено судом без обязательного извещения об этом лиц, участвующих в деле (сторон, третьих лиц, прокурора, органов государственного управления и т.д. - см. ст.155 ГПК РФ), и их представителей. Неизвещение указанных субъектов о времени и месте судебного заседания является основанием для отмены решения в кассационном либо надзорном порядке (ст.387 ГПК РФ).
Каждому вызываемому в суд лицу должно быть послано отдельное извещение (повестка), даже если оно проживает с другими вызываемыми в суд лицами. Сторона, третьи лица должны извещаться о дне судебного заседания и в том случае, если они просили рассмотреть дело в их отсутствии.
Гражданский процессуальный закон не устанавливает точных сроков для вручения повесток, ограничиваясь лишь указанием, что последние должны вручаться с таким расчетом, чтобы вызываемые в суд лица имели достаточный срок для своевременной явки в суд и подготовки к делу (п.3 ст. 113 ГПК РФ). В этой связи следует иметь в виду, что повестка должна быть вручена с таким расчетом, чтобы второй экземпляр с распиской адресата заблаговременно мог вернуться в суд. В судебной практике неоднократно отменялись решения судов вследствие того, что стороны из за несвоевременного вручения повесток не могли подготовиться к рассмотрению дела.
Хотя п.3 ст.113 ГПК РФ говорит лишь о своевременном извещении заинтересованных в деле лиц, это правило должно применяться и в отношении свидетелей, экспертов, переводчиков, так как внезапный, накануне судебного заседания, отрыв от повседневной работы таких лиц затруднит их явку в суд.
Учитывая указанные обстоятельства, секретарь судебного заседания обязан составить повестки и отослать их адресатам не позднее следующего дня после назначения дела к разбирательству в судебном заседании независимо от того, на какой день дело назначено к слушанию.
Повестки сторонам составляются по форме №30, другим лицам - по форме №31.
Для вызова на беседу к судье в период подготовки дела к судебному разбирательству лицам, участвующим в деле, направляются не повестки, а соответствующие извещения (форма №32).
В необходимых случаях, лица, участвующие в деле, представители, а также свидетели, эксперты и переводчики могут быть извещены или вызваны телефонограммой, телеграммой, по факсимильной связи либо использованием иных средств связи и доставки, обеспечивающих фиксирование судебного извещения или вызова и его вручение адресату (п1. ст.113 ГПК РФ).
В тех случаях, когда посланная повестка окажется неврученной адресату, секретарь судебного заседания обязан немедленно по возвращении ее почтой или с рассыльным выяснить причины невручения, доложить об этом судье и по указанию последнего принять меры, обеспечивающие извещение адресата.
Расписки в получении повестки лицам, которые по каким-либо причинам не явились в судебное заседание, подшиваются секретарем судебного заседания к делу.
Одновременно с повесткой ответчикам по гражданским делам рассылаются копии искового заявления с приложенными к нему документами.
Если вопрос о назначении дела к судебному разбирательству судья решил в присутствии истца (при приеме искового заявления, во время беседы в период подготовки гражданского дела), то истцу целесообразно сразу же объявить о месте и времени судебного разбирательства и предложить ему расписаться на исковом заявлении в подтверждение того, что он извещен. По просьбе истца секретарь судебного заседания должен вручить ему судебную повестку, а также может передать (с согласия истца) повестки, копии искового заявления и приложенных к нему документов для вручения ответчику.
Лицо, которому судья поручил доставить повестку, обязано возвратить в суд расписку адресата в получении повестки (секретарь должен разъяснить ему эту обязанность и проконтролировать ее выполнение).
Судебные повестки и другие документы, адресованные гражданам России, проживающим за границей и работающим в загранучреждениях, должны направляться через те центральные ведомства и учреждения, которые командировали этих граждан на работу за границу.
О вызове в суд иностранного гражданина, проживающего за границей, направляется извещение. По сложившейся международной практике, судебные документы должны быть вручены не позднее, чем за 30 дней до дня судебного разбирательства и направляться компетентным органам не менее чем за 6 месяцев до дня рассмотрения дела в суде.
Накануне дня судебного заседания секретарь составляет список дел, назначенных к разбирательству и в день судебного заседания вывешивает его при входе в зал суда или в другом удобном для обозрения месте.
До начала процесса по гражданскому делу секретарь судебного заседания проверяет явку вызванных в суд лиц, выясняет, какие имеются сведения о причинах неявки отсутствующих.
В момент, когда судья входит в зал судебного заседания, секретарь громко и отчетливо произносит: "Встать, суд идет!". При этом, подавая пример присутствующим, секретарь судебного заседания сам встает и садится лишь после соответствующего предложения сесть, сделанного для всех судьей по делу.
Указанная ритуальная процедура должна повторяться каждый раз, когда в зал заседаний входит или из него выходит судья. Именно секретарь судебного заседания обязан следить за этим.
После открытия судебного заседания секретарь, стоя, докладывает судье выясненные сведения, сообщает вручены ли повестки неявившимся и какие имеются сведения о причинах неявки отдельных лиц. (ст. 161 ГПК РФ).
Особо важный участок работы секретаря судебного заседания - составление протокола судебного заседания. Протокол составляется секретарем, как при рассмотрении любого гражданского дела, так и при совершении судьей отдельных процессуальных действий: при выполнении судебных поручений, осмотра на месте (в том числе осмотр производится единолично судьей в период подготовки гражданского дела к судебному разбирательству (ст. 58, ст.228, п.1 ст.230 ГПК РФ), при обеспечении доказательств, при решении отдельных вопросов в исполнительном производстве и т.п. (ст. 66, ст.430, 433, 440, 444 ГПК РФ).
Чем подробнее протокол, тем вернее излагается в нем все, что происходило во время судебного разбирательства, тем легче вышестоящему суду проверить законность и обоснованность вынесенного по делу решения. Отсутствие в деле протокола судебного заседания влечет безусловную отмену судебного решения (п.7 ст.364 ГПК РФ).
Если между протоколом судебного заседания и решением по соответствующему гражданскому делу имеются расхождения относительно содержания тех или иных доказательств, исследовавшихся в судебном заседании, характере происходящих в заседании процессуальных действий, состава суда, рассматривающего дело, иных участников процесса, то предпочтение вышестоящие суды отдают не судебному решению, а протоколу.
Протокол является специальным процессуальным документом, отражающим все действия суда при рассмотрении гражданских дел выполнение им процессуальных требований (содержание протокола перечислены в п.2 ст.229 ГПК РФ). В нем, в частности, фиксируются порядок проведения заседания, выполнение судом таких обязательных процессуальных действий, как разъяснение лицам, участвующим в деле, их процессуальных прав и обязанностей, объявление состава суда предоставление сторонам возможности выступать, задавать вопросы заявлять ходатайства, в том числе о занесении в протокол обстоятельств которые лица, участвующие в деле, считают существенными для дела разъяснение решения, срока и порядка его обжалования и т.п. Если секретарем судебного заседания при ведении протокола судебного заседания используются средства аудиозаписи и (или) иные технические средства для фиксирования хода судебного процесса то в протоколе об этом делается отметка.
В протоколе фиксируются и те процессуальные действия, которые являются обязательным условием использования доказательств, предупреждение свидетелей, экспертов и переводчиков об ответственности, выяснение их анкетных данных, выяснение отношения свидетелей со сторонами по делу.
Записи в протоколе судебного заседания должны быть сделаны в той последовательности, в какой совершались процессуальные действия с момента начала судебного разбирательства до вынесения решения.
Заявление об отказе от иска, о признании иска, а также о заключении мирового соглашения должны быть занесены в протокол судебного заседания и подписаны соответственно истцом, ответчиком или обеими сторонами, а если такие заявления представлены в письменной форме, они приобщаются к делу, о чем указывается в протоколе судебного заседания.
Объяснения, показания и заключения, занесенные в протокол судебного заседания, могут быть подписаны участниками процесса (сторонами, свидетелями, экспертами), если суд признает это необходимым.
Именно протокол дает возможность судам кассационной и надзорной инстанций оценивать, насколько правильно было проведено разбирательство дела, соблюдены ли гарантии прав участников гражданского процесса.
Ведение протокола, как в судебном заседании, так и при совершении отдельного процессуального действия возложено законом только на секретаря судебного заседания. Он должен изготовить и подписать протокол не позднее чем через 3 дня после окончания судебного заседания, протокол отдельного процессуального действия – не позднее чем на следующий день после дня его совершения (п.3 ст.230 ГПК РФ), обеспечивая лицам, участвующим в деле, возможность своевременного обжалования решения и подачу замечаний на протокол.
Из указанного правила закон не делает каких-либо исключений, даже если вынесение мотивированного решения судом откладывается.
Учитывая значение судебного протокола при осуществлении правосудия, закон предоставляет право первой подписи судье, который осуществляет контроль за своевременностью и качеством составления протокола.
Естественно, что прежде чем передать текст протокола на подпись мировому судье, секретарь судебного заседания должен его отредактировать и представить на проверку мировому судье уже выверенный документ без исправлений и помарок. Поэтому на практике многие секретари судебного заседания используют протокол, составленный в ходе судебного заседания лишь как основу для дальнейшей обработки указанного процессуального документа.
При редактировании протокола рекомендуется определить необходимость внесения в него изменений, уточнений, дополнений.
Затем проверяется фактический материал (цифры, даты и т.п.). Правка заключается также в устранении пропусков слов, букв, исправлений орфографических, синтаксических и стилистических ошибок. Чаще других в протоколах встречаются ошибки в цифрах, единицах измерения, хронологических датах. Часто встречаются ошибки и окончания слов, неправильности употребления падежей.
Помощь в редактировании протокола секретарю судебного заседания может оказать "Орфографический словарь" или "Справочник по орфографии и пунктуации".
Любые изменения, исправления, добавления в протоколе должны быть оговорены и заверены подписью секретаря судебного заседания и судьи.
В ходе рассмотрения гражданского дела секретарь судебного заседания отбирает у свидетелей, экспертов, переводчиков подписки о предупреждении их, об ответственности: за отказ свидетеля или уклонения от дачи показаний и за дачу заведомо ложных показаний (ст.176 ГПК РФ); за отказ или уклонение эксперта от дачи заключения или за дачу заведомо ложного заключения (ст. 171 ГПК РФ); за заведомо неправильный перевод (п.4 ст. 162 ГПК РФ). Указанные подписки приобщаются к протоколу судебного заседания.
Лица, участвующие в деле, их представители вправе знакомиться с протоколом и в течение 5-ти дней после его подписания могут подать письменные замечания на протокол с указанием на допущенные в нем неправильности и неполноту (ст.231 ГПК РФ)
Протокол судебного заседания или отдельного процессуального действия может быть выдан для ознакомления только с разрешения мирового судьи. Ознакомление с ним происходит в помещении суда, в месте, указанном секретарем судебного заседания. Секретарь должен предупредить лиц, знакомящихся с протоколом, о недопустимости внесения ими каких-либо изменений (дополнений) в него, а также следить за исполнением данного указания.
Судебное гражданское дело выдается лицам, участвующим в деле (ст.35 ГПК РФ), по предъявлении документов, удостоверяющих личность (паспорт, свидетельство о рождении, служебное удостоверение). Представителям - по предъявлению ордера юридической консультации либо доверенности и удостоверения личности. Другим должностным лицам - по предъявлению служебного удостоверения.
После рассмотрения дела или отложения его на другое время, секретарь судебного заседания в обеспечение контроля за своевременным возвращением на работу лиц, вызванных в суд, отмечает на повестках время их явки и ухода, заверяет эту отметку своей подписью с приложением штампа суда.
Если разбирательство дела было отложено и назначено на другой день, то вызванным и присутствующим в судебном заседании лицам вручаются повестки о вызове в суд либо объявляется об этом под расписку на отдельном листе, приобщенном к протоколу, с разъяснением последствий неявки.
Лицам, не присутствующим в судебном заседании, вызов которых суд признал необходимым, посылаются повестки о вызове в суд по общим правилам.
После рассмотрения дела с вынесением решения или определения о прекращении производства по делу (по основаниям ст.220 ГПК РФ) либо определения об оставлении заявления без рассмотрения (ст.223 ГПК РФ), секретарь судебного заседания выполняет следующие действия:
Подшивает в дело документы в хронологическом порядке -определение судьи о принятии заявления (жалобы) к производству, определение о подготовке дела к судебному разбирательству и о назначении дела к разбирательству; заявление (жалобу), послужившее основанием возбуждения дела; документы и переписка, предшествовавшие судебному разбирательству; затем подшивается протокол судебного заседания; документы, приобщенные к делу в ходе судебного заседания, в порядке их поступления; затем - решение (определение) суда.
Пронумеровывает листы и составляет за своей подписью опись находящихся в деле бумаг.
Делает отметку в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, о результатах их рассмотрения.
Выписывает исполнительные листы по делам, по которым решения подлежат немедленному исполнению (ст.ст.210, 211 ГПК РФ).
По поручению мирового судьи, заведующего канцелярией секретарь судебного заседания может привлекаться к выполнению другой канцелярской работы. Например, снятию копии с решения или определения, вынесенных по делу и т.п.
По засвидетельствованию названных копий подписью мирового судьи с приложением гербовой печати мирового судьи, указанные копии направляются по принадлежности. В частности, сторонам и другим лицам, участвующим в деле, но не явившимся в судебное заседание, копии решения мирового судьи определения о приостановлении или прекращении производства по делу либо об оставлении иска без рассмотрения высылаются не позднее чем через пять дней после вынесения решения или определения (ст.214 ГПК РФ).
В остальных случаях перечисленные копии выдаются лицам, участвующим в деле, по их просьбе (за повторную выдачу копии решения, определения и постановления суда взыскивается государственная пошлина в размере 2 рублей за 1 страницу документа, но не менее 20 рублей).
После совершения всех действий по оформлению гражданского дела, но не позднее трех дней после его рассмотрения, секретарь судебного заседания передает дело заведующему канцелярией, который расписывается за его получение в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании.
|
