Внутренняя бюджетная процедура - составление и представление в Департамент финансов города Москвы документов, необходимых для составления и рассмотрения проекта бюджета города Москвы.
Процесс исполнения - составление и представление обоснования бюджетных ассигнований на социальные выплаты по социальному обеспечению и иным выплатам населению в части публичных нормативных (публичных) обязательств.
Показатели результативности – утверждение документов, необходимых для составления и рассмотрения проекта бюджета города Москвы, их соответствие требованиям бюджетного законодательства и своевременное представление в Департамент финансов города Москвы.
Риски – несоблюдение сроков представления исходной информации для выполнения процедуры, недостаточная квалификация работников, несоответствие форм документов, ошибки в расчетах, сбой техники, ошибки ввода информации.
Операции внутреннего финансового контроля:
- получение от структурных подразделений, подведомственных казенных учреждений и (или) иных органов исполнительной власти города Москвы (органов местного самоуправления) сведений, необходимых для формирования показателей данного обоснования бюджетных ассигнований, и их анализ;
- заполнение информации в указанном документе и его представление в Департамент финансов города Москвы.
Должностное лицо, ответственное за выполнение операции – советник Финансово-планового управления ФИО.
Должностное лицо, осуществляющее внутренний финансовый контроль – начальник Финансово-планового управления ФИО.
Методы - проверка оформления документов, пересчет, автоматизированное выполнение.
Форма, способ контроля и порядок оформления его результатов:
- советник Финансово-планового управления ФИО при проверке достоверности, полноты и обоснованности полученных сведений и информации осуществляет сплошной контроль по уровню подотчетности, в случае установления нарушений оформляет заключение с указанием необходимости внесения исправлений и (или) устранения недостатков (нарушений); при составлении обоснования бюджетных ассигнований – сплошной самоконтроль;
- начальник Финансово-планового управления ФИО при проверке заключения осуществляет сплошной контроль по уровню подчиненности, при отсутствии замечаний визирует или подписывает документ; при проверке обоснования бюджетных ассигнований - сплошной контроль по уровню подчиненности, при отсутствии замечаний визирует или подписывает документ, в случае установления нарушений делает запись в регистре (журнале) внутреннего финансового контроля.
Срок контроля:
– проверка достоверности, полноты и обоснованности полученных сведений и информации (работник структурного подразделения) - не более 5 рабочих дней со дня получения сведений, необходимых для формирования показателей обоснования бюджетных ассигнований;
- проверка заключения (начальник) - 1 час;
- проверка обоснования бюджетных ассигнований (начальник) – 4 часа.
Периодичность осуществления контроля – для сплошного контроля –после проведения операции, для выборочного контроля – ежедневно, 1 раз в неделю, ежемесячно и т.п.
3.13. Информация о результатах внутреннего финансового контроля направляется руководителю (заместителю руководителя) главного администратора (администратора) бюджетных средств не реже одного раза в квартал и включается в состав отчетности о результатах осуществления внутреннего финансового аудита, представляемой в Главное контрольное управление города Москвы.
Указанная информация представляется незамедлительно в случае выявления нарушений бюджетного законодательства Российской Федерации, за которые применяются меры ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
(пункт 3.12 включен приказом Главконтроля от 19.10.2016 № 54)
4. Порядок организации внутреннего финансового аудита
4.1. Предметом внутреннего финансового аудита, осуществляемого главными администраторами (администраторами) бюджетных средств является:
совокупность финансовых и хозяйственных операций, совершенных структурными подразделениями главного администратора бюджетных средств, подведомственными администраторами и получателями бюджетных средств;
годовая бюджетная отчетность главного администратора (администратора) бюджетных средств, подведомственных получателей бюджетных средств;
система внутреннего финансового контроля главного администратора (администратора) бюджетных средств.
4.2. Функции по осуществлению внутреннего финансового аудита могут быть возложены на обособленные структурные подразделения или отдельных должностных лиц главного администратора (администратора) бюджетных средств (далее – служба внутреннего финансового аудита).
Правовым актом главного администратора (администратора) бюджетных средств полномочия по осуществлению внутреннего финансового аудита могут быть возложены на подведомственное государственное казенное учреждение города Москвы с учетом требований, установленных Порядком № 487-ПП. (абзац включен приказом Главконтроля от 19.10.2016 № 54)
4.3. Администраторы бюджетных средств, исходя из принципа экономической целесообразности, вправе не создавать обособленное подразделение внутреннего финансового аудита, например, при отсутствии или небольшом количестве подведомственных государственных учреждений, централизации функций по ведению бюджетного учета и формирования бюджетной отчетности главным администратором бюджетных средств. В подобных случаях администратор бюджетных средств наделяет полномочиями по внутреннему финансовому аудиту одно или несколько должностных лиц с закреплением соответствующих должностных обязанностей в их должностных регламентах.
4.4. Главный администратор бюджетных средств вправе определять перечень полномочий подведомственных ему администраторов бюджетных средств по осуществлению внутреннего финансового аудита. К примеру, полномочия по проведению аудиторских проверок с целью подтверждения достоверности бюджетной отчетности подведомственных администраторов и получателей бюджетных средств могут быть закреплены только за службой внутреннего финансового аудита главного администратора бюджетных средств.
4.5. В функционал структурного подразделения главного администратора (администратора) бюджетных средств, осуществляющего внутренний финансовый аудит, могут также входить обязанности по осуществлению:
контроля финансово-хозяйственной деятельности подведомственных государственных учреждений и государственных унитарных предприятий, предусмотренного гражданским и бюджетным законодательством Российской Федерации и города Москвы; (дефис в редакции приказа Главконтроля от 19.10.2016 № 54)
ведомственного контроля в сфере закупок, предусмотренного статьей 100 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»;
анализа нарушений (недостатков), выявляемых в ходе внутреннего финансового контроля, внутреннего финансового аудита, ведомственного контроля в сфере закупок;
идентификации и оценки бюджетных рисков, ведения реестра бюджетных рисков, анализа причин возникновения бюджетных рисков, формирования предложений по их устранению (минимизации) и др.
4.6. Главный администратор (администратор) бюджетных средств организует деятельность службы внутреннего финансового аудита на постоянной основе и обеспечивает соблюдение принципов законности, объективности (беспристрастности), эффективности, независимости, профессиональной компетентности.
Главный администратор (администратор) бюджетных средств определяет квалификационные требования к должностным лицам, входящим в службу внутреннего финансового аудита, исходя из задач, возложенных на нее.
Правовым актом главного администратора (администратора) бюджетных средств определяется порядок осуществления полномочий по внутреннему финансовому аудиту с учетом требований, установленных Порядком № 487-ПП. Правовым актом главного администратора (администратора) бюджетных средств о внутреннем финансовом аудите также целесообразно определить формы документов для оформления отдельных процедур внутреннего финансового аудита (например, план контрольных мероприятий на планируемый период, программу контрольного мероприятия, форму акта (заключения), составляемого по результатам контрольного мероприятия и др.) с учетом примерных форм, утвержденных Главным контрольным управлением города Москвы.
4.7. Функции, права, обязанности и ответственность структурного подразделения (должностных лиц), осуществляющего внутренний финансовый аудит закрепляются в положении о структурном подразделении, в служебных контрактах (должностных инструкциях, регламентах).
5. Порядок планирования внутреннего финансового аудита
5.1. Внутренний финансовый аудит осуществляется посредством проведения плановых и внеплановых аудиторских проверок.
5.2. Годовой план аудиторских проверок утверждается руководителем главного администратора бюджетных средств до начала очередного финансового года. При этом целесообразно учитывать предложения подведомственных администраторов бюджетных средств.
5.3. Подписанный руководителем главного администратора бюджетных средств план аудиторских проверок на очередной год подлежит размещению в автоматизированной информационной системе Главного контрольного управления города Москвы в срок до 15 октября года, предшествующего году проведения проверок. Корректировка плана аудиторских проверок может осуществляться в срок не позднее двух месяцев до установленного планом месяца начала проверки.
5.4. Внеплановые аудиторские проверки осуществляются в соответствии с поручениями руководителя главного администратора (администратора) бюджетных средств.
5.5. Внеплановые аудиторские проверки, в частности, могут назначаться в случае поступления жалоб, обращений, информации из иных источников о нарушениях финансовой дисциплины, требующих немедленной проверки, смены руководства, главного бухгалтера, выявления бюджетных рисков у объекта аудита.
5.6. Назначение плановой или внеплановой аудиторской проверки осуществляется путем выпуска правового акта главного администратора (администратора) бюджетных средств о ее проведении.
5.7. Для более эффективного осуществления внутреннего финансового аудита каждая аудиторская проверка подлежит планированию и подготовке. Данный процесс включает в себя:
формирование аудиторской группы. Состав аудиторской группы определяется с учетом требований, установленных Порядком № 487-ПП;
формирование программы аудиторской проверки. Программой, в частности, определяются тема, задачи, сроки проведения проверки и перечень вопросов, участков учета, бюджетных процедур, подлежащих проверке. Рекомендуемая форма программы проверки приведена в Приложении 6 к Методическим рекомендациям;
принятие решения о необходимости привлечения независимых экспертов (аудиторов), в том числе с целью подтверждения достоверности бюджетной отчетности;
направление письменных запросов (служебных писем) в адрес объекта аудита;
изучение материалов прошлых контрольных мероприятий, проводимых у данного объекта аудита;
анализ системы внутреннего контроля, бюджетных рисков, присущих объекту аудита;
планирование работы каждым членом аудиторской группы (составление рабочего плана аудиторской проверки).
5.8. Примерный перечень задач и основных вопросов аудиторской проверки приведен в Приложении 7 к Методическим рекомендациям.
6. Порядок осуществления и оформления результатов
аудиторских проверок
6.1. Аудиторские проверки подразделяются на камеральные, выездные и комбинированные.
6.2. Камеральная проверка проводится по месту нахождения службы внутреннего финансового аудита главного администратора (администратора) бюджетных средств и состоит в исследовании информации, документов и материалов, представленных по запросам службы.
6.3. Выездная аудиторская проверка, осуществляемая по месту нахождения объекта аудита, предполагает комплекс контрольных действий по документальной и фактической проверке фактов финансово-хозяйственной деятельности объекта аудита в соответствии с программой аудиторской проверки.
6.4. Комбинированные аудиторские проверки проводятся как по месту нахождения службы внутреннего финансового аудита главного администратора (администратора) бюджетных средств, так и по месту нахождения объекта аудита.
6.5. На подготовительном этапе к проведению аудиторской проверки целесообразно провести предварительное изучение предмета и объекта аудита, анализ его специфики, сбор необходимых данных и информации, по результатам которых подготавливается программа аудиторской проверки.
6.6. Изучение специфики предмета и объекта аудита необходимо для определения вопросов аудиторской проверки, методов ее проведения.
При проведении данной работы рекомендуется:
- сформировать перечень нормативных правовых актов с учетом специфики предмета и объекта аудита;
- определить источники информации для проведения аудиторской проверки, осуществить сбор и провести предварительный анализ необходимой информации;
- составить рабочий план, включающий перечень изучаемых направлений деятельности (участков), вопросы, источники получения информации, распределение членов аудиторской группы по конкретным вопросам и объектам изучения, сроки изучения вопросов и представления материалов;
- выявить и проанализировать существующие риски неправомерного и неэффективного использования бюджетных средств.
Результаты изучения специфики предмета и объекта аудита могут фиксироваться в рабочей документации и должны содержать соответствующие аналитические и иные материалы, служащие обоснованием для выбранных вопросов проверки, методов ее проведения, методов сбора фактических данных и информации.
6.7. При осуществлении проверок должностные лица, ответственные за их организацию и проведение, обязаны соблюдать сроки, установленные для проведения, оформления и реализации результатов аудиторских проверок.
6.8. При проведении контрольных мероприятий документальному изучению подлежат договоры (контракты, соглашения), банковские и первичные учетные документы, регистры бюджетного (бухгалтерского) учета, бюджетная (бухгалтерская) отчетность, отчетность о выполнении государственных программ, государственных заданий, прочие финансовые, бухгалтерские, отчетные документы и материалы объекта аудита.
6.9. При проведении аудиторских проверок члены аудиторской группы должны руководствоваться нормами бюджетного законодательства, иными законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации и города Москвы по предмету аудита.
6.10. Приемы проведения документальных и фактических проверок описаны в пункте 3.5 Методических рекомендаций.
6.11. Проверка того или иного вопроса (участка учета) может осуществляться сплошным или выборочным способом. При выборочной проверке определяется объем выборки данных из проверяемой совокупности, обеспечивающий надежную возможность сбора требуемых сведений и доказательств.
6.12. Проведение аудиторской проверки подлежит обязательному документированию на всех ее этапах.
6.13. Члены аудиторской группы должны документально оформлять все контрольные действия, которые важны с точки зрения предоставления доказательств, подтверждающих выявленные в ходе проверки нарушения и недостатки.
6.14. Под документами понимаются рабочие документы и материалы, подготавливаемые членами аудиторской группы, получаемые от объекта аудита, иных источников. Рабочие документы могут быть представлены в виде данных, зафиксированных на бумаге, фотопленке, в электронном виде или в другой форме.
6.15. Объем документации по каждой аудиторской проверке должен быть таков, чтобы в случае, если работа будет передана другому лицу, не имеющему опыта работы по данному контрольному мероприятию, это лицо смогло бы исключительно на основе имеющейся документации, не прибегая к истребованию дополнительных документов и получению пояснений (объяснений), понять проделанную работу, обоснованность решений и выводов предыдущего исполнителя.
Отражение в составе документации каждого рассмотренного в ходе проверки документа не является необходимым, за исключением случаев, когда документ подтверждает установленные нарушения и (или) недостатки.
6.16. Главному администратору (администратору) бюджетных средств целесообразно разработать типовые формы рабочей документации, формируемой аудиторской группой, например, структуру аудиторского файла (папки) рабочих документов, запросов информации и т.п.
6.17. Главному администратору (администратору) бюджетных средств необходимо установить надлежащие процедуры для обеспечения конфиденциальности, сохранности рабочих документов, а также для их хранения в течение достаточного периода времени, но не менее 5 лет.
6.18. Результаты аудиторской проверки оформляются актом, в котором отражается информация о проверенных в соответствии с программой аудиторской проверки вопросах деятельности объекта аудита, участках учета, выявленных нарушениях и недостатках.
6.19. Результаты аудиторской проверки достоверности бюджетной отчетности главного администратора (администратора) бюджетных средств, подведомственных казенных учреждений оформляются заключением.
6.20. В случае если аудиторская проверка проводится с привлечением независимых экспертов (аудиторов), в том числе с целью подтверждения достоверности бюджетной отчетности, по результатам ее проведения эксперты (аудиторы) представляют главному администратору (администратору) бюджетных средств – заказчику услуг – отчет, в котором отражается информация о проверенных в соответствии с программой аудиторской проверки вопросах, выявленных нарушениях и недостатках, возможных последствиях.
6.21. На основании анализа результатов аудита, отраженных в отчетах независимого эксперта (аудитора), служба внутреннего финансового аудита формирует акты (заключения) установленной формы.
6.22. Типовую форму актов (заключений) по результатам проверок службы внутреннего финансового аудита определяет главный администратор бюджетных средств с учетом примерных форм, утвержденных Главным контрольным управлением города Москвы.
6.23. Акт аудиторской проверки, заключение о достоверности бюджетной отчетности должны состоять, как правило, из вводной, описательной и заключительной частей.
6.24. Вводная часть итогового документа должна содержать следующую информацию:
наименование документа (акт, заключение);
дату и номер документа;
дату и номер правового акта главного администратора (администратора) бюджетных средств о назначении аудиторской проверки;
фамилии, инициалы, должности руководителя и членов аудиторской группы;
предмет аудиторской проверки;
проверяемый период;
сроки проведения проверки;
сведения об объекте аудита.
6.25. Описательная часть акта (заключения) должна состоять из разделов, подразделов в соответствии с утвержденной программой аудиторской проверки.
6.26. При изложении результатов контрольного мероприятия должна быть обеспечена объективность, обоснованность, системность, четкость, доступность и лаконичность (без ущерба для содержания). Объем акта (заключения) не ограничивается, но документ не должен быть перегружен излишней информацией.
6.27. В акте (заключении) отражаются все существенные обстоятельства, относящиеся к проведению аудиторской проверки, в том числе информация о не представленных объектом аудита документах (сведениях).
6.28. Выявленные в ходе проверки нарушения и недостатки, выводы, сделанные по результатам аудита достоверности бюджетной отчетности, должны подтверждаться первичными учетными документами, отчетами независимых экспертов (аудиторов), письменными пояснениями (объяснениями) руководства, должностных и материально-ответственных лиц объекта аудита, другими доказательствами.
6.29. Подписанный руководителем аудиторской группы (членами аудиторской группы, иными уполномоченными должностными лицами главного администратора (администратора) бюджетных средств) акт (заключение) по результатам аудиторской проверки вручается (направляется) руководителю объекта аудита (представителю объекта аудита, уполномоченному на получение акта).
6.30. Объект аудита вправе представить письменные возражения и (или) пояснения (объяснения) к акту и (или) заключению, а также информацию об устранении (исправлении) выявленных нарушений (недостатков) в установленный для рассмотрения акта (заключения) срок, которые приобщаются к делу аудиторской проверки.
6.31. Порядок рассмотрения возражений на акт (заключение) определяется правовым актом главного администратора (администратора) бюджетных средств о порядке осуществления внутреннего финансового аудита.
6.32. По результатам рассмотрения отчета, заключения руководитель главного администратора (администратора) бюджетных средств принимает соответствующие решения, предусмотренные Порядком № 487-ПП.
В ходе проверки могут составляться промежуточные акты, к которым прилагаются необходимые письменные объяснения соответствующих должностных, материально ответственных и иных лиц проверяемой организации:
когда выявленные нарушения могут быть скрыты либо необходимо принять срочные меры к их устранению или привлечению должностных и (или) материально ответственных лиц к ответственности;
при проверке отдельных вопросов, результаты которых руководитель ревизионной группы считает целесообразным или необходимым оформить промежуточным актом;
при проверке структурных подразделений проверяемой организации;
при установлении отдельных фактов нарушений, выявленных проверками с участием других лиц (сотрудников проверяемой организации, заказчика, подрядчика, других контрольных служб города, экспертов);
при оформлении актов по результатам инвентаризации материальных ценностей и ревизии наличных денежных средств.
Приложение 1
к Методическим рекомендациям по организации и осуществлению внутреннего финансового контроля и внутреннего финансового аудита |
