9ОБЪЕКТЫ АО ИКТ (аппаратное обеспечение информационно-коммуникационных технологий)
Задача предназначена для учета вычислительной техники (объектов АО ИКТ), находящимися на балансе и закрепления ее за сотрудниками учреждения.
Перед началом работы заполнить справочник «Аппаратное обеспечение ИКТ», который содержит информацию о типах оборудования, их наименованиях, комплектующих, технических характеристиках каждого наименования (комплектующего), о значениях технических характеристик; заполнить справочника «Адреса местонахождения объектов АО ИКТ».
Затем пользователем производится заполнение справочника Объекты АО ИКТ. Здесь каждому объекту ставится в соответствие: наименование объекта; адрес местонахождения объекта; по кнопке «КОНФИГУРАЦИЯ» - тип оборудования, его наименование, комплектующие, технические характеристики каждого наименования (комплектующего), значения технических характеристик из справочника «Аппаратное обеспечение ИКТ».
В режиме СВЯЗЬ ОБЪЕКТОВ АО ИКТ С КАРТОТЕКОЙ НЕФИНАНСОВЫХ АКТИВОВ каждому объекту АО ИКТ ставится в соответствие инвентарный номер объекта. Окно ввода содержит две табличные части: список объектов АО ИКТ (информация вводится на основании заполненного справочника «Объекты АО ИКТ) и связь с картотекой НФА (при заполнении выводятся объекты из группы актива 10104 «Машины и оборудование», находящимися на балансе учреждения)
В режиме ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ОБЪЕКТОВ АО ИКТ СОТРУДНИКАМИ УЧРЕЖДЕНИЯ указывается сотрудник, который использует объект, с указанием промежутка времени использования. Табличная часть списка объектов АО ИКТ заполняется автоматически на основании введенных справочных данных. Табличная часть «информация об использовании объектов АО ИКТ сотрудниками учреждения» заполняется по кнопке  (добавить), где на экран будет выведен список сотрудников учреждения. После выбора сотрудника на экран будет выведено сообщение «Дата начала использования объекта», проставить дату. По кнопке <ПРОДОЛЖИТЬ> табличная часть заполниться автоматически.
В режиме ОТЧЕТЫ имеется возможность получения отчетных форм в разрезе типов оборудования и признака использования объекта.
В режиме ВЫГРУЗКА в ПК «1-АИС» производится формирование текстового файла и выгрузка на магнитный носитель сведений об объектах АО ИКТ (раздел 1 отчета «1-АИС») с целью последующего обмена данными с ПК «1-АИС –Инспекция».
.
10ФИНАНСОВЫЕ АКТИВЫ УЧРЕЖДЕНИЯ
Для учета учреждением движения денежных средств, учета движения денежных документов, учета расчетов для отражения в бюджетном учете объемов поступлений налогов, сборов, иных обязательных платежей, администрирующим их органом, учета расчетов с подотчетными лицами, по выдаваемым авансам на оплату таких расходов, которые не могут быть проведены путем безналичных расчетов, предназначена задача - ФИНАНСОВЫЕ АКТИВЫ. Задача разделена на три подзадачи: ДЕНЕЖНЫЕ СРЕДСТВА, РАСЧЕТЫ ПО ДОХОДАМ и ПОДОТЧЕТНЫЕ ЛИЦА.
Учет денежных средств в кассе учреждения. Касса.
Задача КАССА предназначена для учета движения и наличия денежных средств в кассе учреждения. Учет операций по движению и наличию денежных средств в кассе ведется в Журнале операций по счету «Касса». Задача обеспечивает обработку приходных и расходных кассовых ордеров, отражение информации о наличии и движении средств в кассе по дате, расчет оборотов и сальдо по кассе, формирование листов кассовой книги.
Перед началом работы выполнить настройку субсчетов, относящихся к разделу плана счетов «Касса». В режиме УЧЕТ - ВВОД ПЕРВОНАЧАЛЬНЫХ ОСТАТКОВ ввести первоначальные остатки на начало периода, с которого начинается работа в данной задаче. Ввод остатков по задаче осуществляется по субсчетам, на которых остались денежные средства, на момент начала эксплуатации задачи «Касса», в разрезе назначенных аналитических признаков.
Поступление наличных денег в кассу
Исходя из процедуры получения наличных денежных средств, существует временной разрыв между подачей заявки и составлением денежного чека и непосредственным оприходованием денежных средств в кассе учреждения. Согласно Инструкции N 25н, в данном случае необходимо использовать счет 0210 03 000 "Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств". Через режим ПРОЧИЕ ОПЕРАЦИИ на основании заявки оформить операцию на получение наличных денежных средств в кассу учреждения и дать проводку по данному документу.
Для оформления поступлений денежных средств в кассу учреждения используется режим ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР, находящийся в папке «Касса». При входе в режим на экране появляется реестр, сформированных приходных кассовых ордеров. На панели управления выполнить настройки, в зависимости от которых будет выводиться печатная форма приходного ордера. Параметры на закладке Связи позволяют настроить ввод реквизитов документа таким образом, чтобы не повторять заполнение одних и тех же реквизитов, находящихся на разных закладках формы документа. На закладке Печать содержатся параметры, позволяющие настроить печатную форму документа. Поля «Показать бюджетную классификацию» и «Показать типовую операцию» предназначены для включения в реквизит платежного поручение «Основание» строки с названием типовой операции, по которой давалась проводка и строки с кодами бюджетной классификации. Селективные кнопки, расположенные ниже, используются для настройки кодов, выводимых в качестве реквизитов платежного поручения на полях «Код аналитического учета», «Код целевого назначения». Если поля должны остаться не заполненными – выбрать кнопку «Не заполнять». Другие варианты выбираются в зависимости от предъявляемых требований. Если необходимо, чтобы на поле «Код аналитического учета» выводился код ЭКР – включить соответствующую кнопку. Для заполнения кода целевого назначения выбрать кнопку «ЭКР» или «ВКР». Логическое поле «Только уникальные значения кодов» позволяет включать или отключать вывод в шапочной части документа дублирующих кодов аналитического учета. Флажок на поле «Показать код структурного подразделения» означает, что в печатную форму документа будет выведен код подразделения.
Окно ввода/редактирования приходного кассового ордера содержит две закладки. На закладке Реквизиты заполняются следующие поля: дата документа (текущая), дата проводки, номер документа, сумма (автоматически заполняется общей суммой по документу, при вводе данных на закладке Операции и проводки), наименование организации проставляется автоматически из справочника СОБСТВЕННЫЕ РЕКВИЗИТЫ, при необходимости указывается подразделение. В поле «Принято от» ввести табельный номер сотрудника или наименование организации-плательщика, предварительно включив необходимый параметр (Сотрудник или Плательщик). В поле «Основание» указывается содержание хозяйственной операции. В печатной форме документа помимо данных, введенных вручную, в строке «Основание» отражаются коды ВКР и ЭКР, взятые из аналитики. В поле «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные документы и другие документы с указанием их номеров и дат составления. Фамилии кассира и главного бухгалтера заполняются программой из режима СОБСТВЕННЫЕ РЕКВИЗИТЫ. На закладке Операции и проводки нажать кнопку  (новая операция) и указать корреспонденцию счетов, если операция вводится вручную. Если используется типовая операция – вызвать справочник по кнопке  (типовая операция) и выбрать необходимую запись. В поле «Сумма» указать сумму вносимых в кассу денежных средств. В табличной части окна заполнить все аналитические признаки. Для этого поставить курсор на графу «Код признака» и двойным щелчком мыши или клавишей вызвать справочник, из которого выбрать необходимый элемент. Перед печатью документа, данные необходимо сохранить по кнопке <Сохранить>. По кнопке <Печать> можно распечатать сформированный приходно-кассовый ордер.
Печать реестра приходных кассовых ордеров осуществляется непосредственно из окна с реестром документов по кнопке  (вывод в Excel).
При выдаче наличных денежных средств из кассы в подотчте нескольким лицам взамен индивидуальных Расходных кассовых ордеров применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф.0504501). Для оформления Ведомости предназначен режим ВЕДОМОСТЬ НА ВЫДАЧУ ДЕНЕГ. При входе в режим откроется реестр введенных документов. Документ оформляется аналогично приходному кассовому ордеру. По кнопке <Печать> формируется печатная форма документа «Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам».
Расходование наличных денежных средств
Для оформления операций, связанных с выбытием денежных средств из кассы учреждения предназначен режим РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР.
При входе в режим на экране появляется реестр, сформированных расходных кассовых ордеров. Настройка печатной формы расходного ордера и ввод нового документа выполняется аналогичным образом, что и приходный кассовый ордер. На закладке Реквизиты необходимо заполнить следующие поля: дата документа (текущая), дата проводки, номер документа, сумма (заполняется автоматически при вводе данных на закладке Операции и проводки), наименование организации проставляется автоматически из справочника СОБСТВЕННЫЕ РЕКВИЗИТЫ, указать код подразделения. В поле «Кому выдать» ввести табельный номер сотрудника или наименование организации-получателя, предварительно включив необходимый параметр (Сотрудник или Организация). Поле «Документ» заполнится автоматически при выборе табельного номера паспортными данными, введенными в задаче КАДРЫ. В поле «Основание» указывается содержание хозяйственной операции. В печатной форме документа помимо данных, введенных вручную, в строке «Основание» отражаются коды ВКР и ЭКР, взятые из аналитики. В поле «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные документы и другие документы с указанием их номеров и дат составления Фамилии руководителя, кассира и главного бухгалтера заполняются программой на основании данных режима СОБСТВЕННЫЕ РЕКВИЗИТЫ. На закладке Операции и проводки для формирования проводки ввести новую операцию или использовать типовую операцию по соответствующей кнопке. В поле «Сумма» указать сумму выдаваемых из кассы денежных средств. В табличной части окна заполнить все аналитические признаки. Для этого поставить курсор на графу «Код признака» и двойным щелчком мыши или клавишей вызвать справочник, из которого выбрать необходимый элемент. По кнопке <Печать> можно распечатать сформированный расходный кассовый ордер. Настройка печатной формы документа описана в пункте «Приходный кассовый ордер».Печать реестра расходных кассовых ордеров осуществляется непосредственно из окна с реестром документов по кнопке (вывод в Excel).
Чтобы внести наличные деньги на расчетный счет, бухгалтер должен оформить документ «Объявление на взнос наличными». Оформляется документ в режиме ОБЪЯВЛЕНИЕ НА ВЗНОС НАЛИЧНЫМИ. Заполнить дату и номер документа. Из справочника выбрать наименование организации. По умолчанию поле заполнено кодом своей организации. Если включить параметр «Собственные реквизиты» поле закроется для редактирования. Номер лицевого или расчетного счета заполнить с помощью справочника. Указать табельный номер работника, осуществляющего взнос. В поле «Источник взноса» указать коды ВКР, ЭКР. Ввести зачисляемую сумму. Документ сохранить и распечатать. Одновременно с объявлением должен быть оформлен расходный кассовый ордер, так как наличные деньги выбывают из кассы организации, в нем же дается соответствующая проводка.
Для восстановления кассовых расходов использовать режим БУХГАЛТЕРСКАЯ СПРАВКА. При заполнении закладки Операции и проводки выбрать проводку из типовой операции по кнопке  или заполнить вручную (кнопка  ). Для того чтобы при выводе на печать справки (ф.0504833) графа «Наименование и основание проводимой операции» была заполнена, необходимо заполнить комментарий к проводке.
Кассовая книга
Перед формированием листа кассовой книги необходимо выполнить настройку деления субсчетов …20104 счету на бюджетные и внебюджетные, а также выбрать способ группировки данных – по документам или по плательщикам/получателям. Настройка осуществляется в окне, вызываемом по кнопке  (настройка). При входе в режим на экране появляется реестр листов кассовой книги. Каждую строку с записью можно скорректировать, нажав кнопку  (открыть). При нажатии кнопки  (добавить) формируется лист кассовой книги, в котором необходимо проверить рассчитанные суммы на начало и конец дня. Листы кассовой книги нумеруются автоматически, в поле «Период» указать период, за который составляется отчет (по умолчанию проставляется расчетная дата). Данные по приходу и расходу в режиме подразделены по бюджетным и внебюджетным источникам. Кнопка «В том числе на зарплату» позволяет обновить сумму оборотов по заработной плате в разрезе бюджетных и внебюджетных средств. Сумма, отражающая общий остаток на конец дня, для корректировки закрыта. По кнопке <Печать> формируется два документа «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира». По кнопке <Печать титульного листа> выводится на печать титульный лист кассовой книги.
Инвентаризация денежных наличных средств
Режим предназначен для инвентаризации наличных денежных средств в кассе учреждения и получения Инвентаризационной описи наличных денежных средств.
При входе в режим на экране появляется реестр, сформированных документов. Заполняется новый документ по кнопке  (добавить). При оформлении нового документа дата и номер документа заполняются автоматически. Дата проводки устанавливается после проведения документа в бухгалтерские регистры. На поле «ФИО» указать табельный номер материально ответственного лица (кассира). Данный реквизит является основным условием при формировании списка аналитических остатков на счете 020104 счета «Касса», подлежащих инвентаризации. Далее, указать период проведения инвентаризации. Указать номер сличительной ведомости.
Табличная часть документа заполняется с помощью кнопки <Заполнить список>. В момент формирования списка происходит отбор аналитических остатков на счете «Касса», условием для отбора записей является табельный номер ответственного лица, указанный в шапочной части экранной формы. Если по данному табельному номеру есть остатки на 020105 счетах «Денежные документы», то они тоже попадут в таблицу. Сформированный список можно отредактировать с помощью кнопки  (удалить). Табличная часть документа представлена из следующих колонок: номер счета, наименование счета, сумма (бухучет), сумма (факт). «Сумма (бухучет)» заполняется данными из оперативных остатков на текущую дату. В колонку «Сумма (факт)» пользователь заносит фактические данные о наличие денежных средств в кассе учреждения. Если сумма по факту равна сумме по бухгалтерскому учету, то с помощью кнопки  (автозаполнение) можно суммы продублировать, предварительно пометив флажком строку, по которой выполняется автозаполнение. Если сумма по факту отличается от суммы на бухгалтерских счетах, то строка будет выделена инверсным цветом.
На закладке Комиссия указать состав комиссии, проводившей инвентаризацию.
Если необходимо на сумму расхождения оформить проводки, можно воспользоваться режимом ПРОЧИЕ ОПЕРАЦИИ. Если по документу проводки не оформлены, то сумма по документу будет равна общей сумме фактических данных. Кнопка <Печать> предназначена для создания печатной формы документа «Инвентаризационная опись наличных денежных средств» (ф.0504088).
Из реестра сформированных документов, используя кнопку  (печать Ведомости расхождений по результатам инвентаризации) можно вывести на печать ф. 0504092
Учет денежных документов
Подзадача ДЕНЕЖНЫЕ ДОКУМЕНТЫ позволяет вести учет денежных документов, таких как оплаченные талоны на бензин и масла, на питание и т.п., оплаченные путевки в дома отдыха, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки, и т.д. Прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляется кассовыми ордерами, на которых ставится отметка «фондовый».
В режиме НАСТРОЙКАПЛАН СЧЕТОВ выполнить настройку аналитических счетов счета 020105. Счета должны иметь следующую настройку: в поле «Раздел плана счетов» – «Денежные документы», в поле «Тип сальдо учета» – «Активный», флажки на полях «Количественно-суммовой учет», «Учет даты выдачи/даты возникновения задолженности». Обязательными аналитическими признаками для учета денежных документов являются: «Учреждение», «МОЛ», «Денежные документы».
В режиме НАСТРОЙКИ - ТИПОВЫЕ ОПЕРАЦИИ ввести типовые операции, связанные с учетом денежных документов.
Справочник ГРУППЫ ДЕНЕЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ заполнен разработчиками, корректировать имеющиеся записи не рекомендуется, так как коды данного справочника используются при формировании отчетов. Дополнять справочник новыми записями можно.
Справочник ДЕНЕЖНЫЕ ДОКУМЕНТЫ заполняет пользователь, используя элементы вышеуказанных справочников. На каждую обязательную комбинацию реквизитов необходимо завести отдельную запись. Это означает, что для разных серий документов или для каждого материально-ответственного лица следует заводить новую запись с отдельным кодом. Данный код будет впоследствии использоваться при заполнении аналитических признаков. Если учет денежных документов будет вестись без учета диапазонов, то проставить галочку в соответствующем поле.
Порядок ввода первоначальных остатков по денежным документам отличается от общепринятого в комплексе. Рассмотрим данный режим подробнее.
В режиме УЧЕТ - ВВОД ПЕРВОНАЧАЛЬНЫХ ОСТАТКОВ ввести аналитические остатки по счетам, настроенным на задачу «Денежные документы», в разрезе видов денежных документов по состоянию на начало месяца, с которого начинается эксплуатация режима. В режиме ПЕРВОНАЧАЛЬНЫЕ ОСТАТКИ (фондовые) ввести информацию конкретизирующую введенные остатки. При входе в режим ПЕРВОНАЧАЛЬНЫЕ ОСТАТКИ (фондовые) откроется окно стандартного списка, содержащее реестр введенных записей. Окно ввода остатков, вызываемое по кнопке (добавить). В представленном окне обязательно заполнить реквизит «Дата документа». Указанная дата станет датой начала для оформления по данным денежным документам хозяйственных операций. «Номер документа» - порядковый номер вводимых документов. Поле «Организация» заполняется программой. В верхней правой части окна расположена табличная форма, содержащая перечень видов денежных документов, введенных в режиме ВВОД ПЕРВОНАЧАЛЬНЫХ ОСТАТКОВ. Форма носит информативный характер и позволяет сверять вводимые данные. Согласно представленному в ней списку, пользователь начинает вводить данные в таблицу по кнопке  (добавить). Номенклатурный номер заполняется с помощью справочника ДЕНЕЖНЫЕ ДОКУМЕНТЫ. Цена подставляется из справочника ДЕНЕЖНЫЕ ДОКУМЕНТЫ. Стоимость рассчитает программа.
Поступление и выбытие из кассы денежных документов оформляется Приходными кассовыми ордерами (фондовыми) и Расходными кассовыми ордерами (фондовыми), используя соответствующие режимы, по аналогии их ведения в задаче КАССА.
Кассовая книга (фондовая)
В режиме КАССОВАЯ КНИГА (фондовая) ведется формирование листов фондовой кассовой книги. Перед формированием листа кассовой книги необходимо выполнить настройку деления 020105 счета на бюджетные и внебюджетные субсчета, а также выбрать способ группировки данных – по документам или по плательщикам/получателям. Настройка осуществляется при нажатии кнопки (настройка) в реестре документов. По просьбам пользователей была реализована возможность ограничения вывода некоторых кодов аналитического учета в кассовой книге. Для этого на закладке окна КАУ пользователь может указать коды аналитического учета, данные по которым они хотят увидеть в кассовой книге. Данные по остальным кодам в документ не попадут. Параметр «Использовать ограничение по КАУ» должен быть включен.
Журналы учета денежных документов формируются в группе режимов ОТЧЕТЫ.
Инвентаризация денежных документов
Назначение режима – сверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других по видам бланков, с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по материально ответственным лицам, с данными бухгалтерского учета, взятыми на основе аналитических остатков на счетах по состоянию на рабочую дату. При входе в режим открывается реестр, сформированных в процессе работы документов. Кнопка  Настройка на панели инструментов реестра предназначена для предварительной настройки состава инвентаризационной комиссии.
Данные таблицы, расположенной в правой части окна, позволяют проводить инвентаризацию денежных документов в разрезе диапазона номеров. Заполнение таблицы выполняется по кнопке (добавить), в созданной строке ввести начальные и конечные номера видов бланков по бухгалтерским и фактическим данным.
Выявленные в процессе инвентаризации излишки и недостачи отразятся в соответствующих графах инвентаризационной описи. Сформированную «Инвентаризационную описью (сличительную ведомость) бланков документов строгой отчетности и денежных документов ф.0504086» можно вывести на печать с помощью командной кнопки <Печать>.
|
