КОНСПЕКТЫ ЛЕКЦИЙ
по дисциплине «БУХГАЛТЕРСКИЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ»
080109.65 Бухгалтерский учет, анализ и аудит
г. Арсеньев
2012
1 Основы построения информационных систем бухгалтерского учета.
1.1. Экономическая информация. Структура, свойства, классификация.
1.2. Понятие бухгалтерской информационной системы (БУИС), ее роль и место в системе управления предприятием. Структура БУИС.
1.3. Классификация БУИС.
1.4.Современные требования к построению БУИС и тенденции их развития.
1.1. Экономическая информация. Структура, свойства, классификация.
Информация охватывает все стороны жизни общества- от материального производства до социальной сферы.
Понятие «информация» произошло от лат. «Informatio», что означает разъяснение, осведомление, изложение.
В 60-70 гг. прошлого века в ходе дискуссии о природе и сущности информации сформировалось два основных подхода к пониманию этого феномена.
Атрибутивный (философский), рассматривающий информацию как фундаментальное свойство материи, существующее объективно, вне зависимости от ее познания и использования. В этом смысле Информация – есть отражение реального мира. Это сведения, которые один реальный объект содержит о другом реальном объекте.
Функциональный подход считает информацию не свойством материи, а лишь функциональным свойством систем любого типа, связью управляющих систем с управляемыми.
Информация сама по себе не материальна, материальны носители информации, например, звуковые сигналы, радиоволны, бумажные и магнитные носители. Они обладают массой, энергией, размерами и т.п. Информация не имеет этих свойств. О материальности информации свидетельствует то, что ее можно получить, передать, записать преобразовать.
С позиций информационных технологий понятие Информация можно рассматривать как сведения, которые являются объектом сбора, передачи, обработки, преобразования.
Для информации характерны такие атрибуты как количество и качество. Единицами измерения количества информации могут служить символы, биты, байты и др.
С точки зрения теории вероятности термин Информация – означает сведения, которые должны снять у ее потребителя некую неопределенность, имевшую место до их появления. По определению математика К. Шеннона информация – это снятая неопределенность. Он вывел формулу, по которой можно измерить количество информации:
 где,
I – количество информации
n- количество состояний системы
m – заданное число состояний системы
Критериями оценки качества информации могут служить следующие свойства информации:
Релевантность- способность информации соответствовать потребностям пользователей.
Полнота- свойство давать полное, исчерпывающее представление об объекте, соответствующее запросам потребителя.
Своевременность- способность информации соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.
Достоверность- свойство информации не иметь скрытых ошибок.
Доступность- возможность получения информации данным потребителем.
Защищенность- невозможность несанкционированного использования, изменения или уничтожения информации.
Эргономичность- удобство, наглядность информации с точки зрения ее формы, объема для потребителя.
Адекватность- свойство, характеризующее точность и соответствие данных состоянию объекта или явления. Для информационных систем это свойство играет очень важную роль.
Информация, которая возникает в сфере производства и обмена, отражает внутреннее и внешнее состояние объекта и используется для управления, называется экономической.
Для экономической информации характерны следующие особенности:
Основная форма представления в виде показателей и реквизитов на бумажных и машинных носителях в виде документов и файлов;
Большие объемы и сложная структура информации;
Много источников и потребителей информации требует многократной обработки и перегруппировки;
Циклический характер обработки.
Экономическая информация имеет следующую классификацию:
По месту возникновения
Входная
Выходная
Внутренняя
Внешняя
2. По стабильности
Условно- постоянная (коэффициент стабильности равный 0,75)
Переменная
3. По стадии обработки
Первичная
Промежуточная
Результатная
4. По способу отображения
5. По функциям управления
Плановая
Учетная
Оперативная
Нормативно-справочная.
Экономическая информация имеет сложную структуру и состоит из взаимосвязанных информационных структурных единиц (ИСЕ) различного содержания и уровней. Под ИСЕ понимается группа данных, имеющих общее смысловое значение, характеризующих объект, процесс, операцию. По структурному составу можно выделить следующие уровни ,бухгалтерской ИС:
Бухгалтерская информационная система
Объекты учета
Массивы документов
Отдельный документ
Показатели документа
Реквизиты
Элементарными неделимыми единицами экономической информации являются реквизиты, отражающие определенные свойства объекта. Реквизиты можно подразделить на реквизиты – основания и реквизиты – признаки.
Реквизиты признаки характеризуют качественную сторону хозяйственных процессов и явлений ( место, исполнители и т.п.). Над ними чаще выполняются логические операции- сравнение, выборка, группировка.
Реквизиты основания отражают количественную сторону процессов и явлений. Они выражаются в натуральных и стоимостных измерителях и над ними выполняются в основном арифметические операции.
Совокупность логически связанных реквизитов оснований и признаков образуют показатель.
2. Понятие бухгалтерской информационной системы (БУИС), ее роль и место в системе управления предприятием. Структура БУИС.
Рациональная система управления обеспечивает:
получение стабильной и максимальной прибыли;
писк и выбор стратегических направлений деятельности, обеспечивающих конкурентоспособность предприятия;
стабильность функционирования всех служб предприятия.
Качество принимаемых управленческих решений во многом зависит от адекватности информации в БУИС
БУИС – это система, обеспечивающая сбор, регистрацию и обработку информации о хозяйственной деятельности объекта с целью обеспечения аппарата управления необходимой информацией для принятия обоснованных управленческих решений.
БУИС занимает центральное место в экономической информационной системе и обеспечивает взаимодействие всех подсистем управления.
Планирование
БУИС
Анализ
Контроль и Регулирование
Объект управления (производство)
Орган управления (аппарат управления)
Воздействие внешней среды
Рис. 1 Место БУИС в информационной системе предприятия
Главная цель- обеспечить внутренних и внешних пользователей информацией для выполнения всех функций управления: планирования, анализа, регулирования, при выборе альтернативных вариантов решения использования ограниченных ресурсов.
Для подсистемы планирования:
данные предшествующих периодов о наличии и потребности в материальных и финансовых ресурсах;
информацию о составе затрат на производство и себестоимости;
информацию о имеющихся финансовых альтернативах при выработке стратегии инвестиций.
Для подсистемы контроля (регулирования):
информацию об отклонениях от планов, нормативов, лимитов, смет;
информацию о выполнении договоров, заказов смет,
нарушениях законодательных актов и других регламентирующих документов.
Для подсистемы анализа:
на основе сопоставления плановой и бухгалтерской информации выясняется была ли достигнута поставленная цель, если нет, то по каким причинам;
Специалисты планового отдела
устанавливаются причины отклонений;
дается оценка обоснованности принимаемых решений.
Состав внутренних пользователей представлен на рис. 2
Специалисты
кадровой
службы
Менеджеры
службы снабжения
Руководители
Высшего
звена
Служба внутреннего аудита
Менеджеры финансового
отдела
Специалисты
Маркетинговой
службы
БУИС
Менеджеры производственных и вспомогательных подразделений
Рис. 2 Информационная взаимосвязь БУИС с внутренними пользователями.
Пенсионный фонд
Страховые компании
Налоговые органы
Банки
Таможенный службы
БУИС
Учредители, акционеры
Инвестиционные компании
Федеральные казначейства
Органы статистики
Аудиторские фирмы
Рис.3 Взаимосвязь БУИС с внешними пользователями.
Различия БУИС и неавтоматизированных систем учета:
Однократная регистрация первичной информации
Унифицированный способ обобщения учетной информации
Неограниченная аналитичность учета
Встроенные бухгалтерские знания
Автоматизация регламентных процедур
Возможность ведения учета в нескольких стандартах и сочетания систем налогообложения
7. Повышение оперативности и достоверности учетных данных
Этапы развития БУИС
Середина и конец 80-х Частичная автоматизация наиболее трудоемких участков учета. («Лоскутная автоматизация»)
Начало 90-х Мини бухгалтерия, ориентированная на упрощенную модель учета на малых предприятиях.
Середина 90-х гг. Переход на профессиональные системы автоматизированного учета на основе интегрированного подхода.
Начало 2000 г. по н.в. Развитие корпоративных информационных систем.
Поскольку БУИС является одним из важнейших компонентов экономической информационной системы, то для нее характерно наличие трех взаимосвязанных подсистем (рис.3)
Обеспечивающая подсистема
Организационная подсистема
Функциональная подсистема
Электронный документооборот
Бухгалтерские комплексы (ЗП, ОС, МЦ и др.)
Информационная база
АРМ гл.
Бухгалтера, фин. Директора, аудитора
Сетевая ОС
MS Office
Бух ПО,
СПС
АРМы
Бухгалтеров
Учетные задачи
Программная
платформа
АРМ
Вспомогательного персонала
Компьютерная сеть,
Периферийное оборудование
Аппаратная платформа
АРМ системного
Администратора прикладного прораммиста
Рис. 3 Структура БУИС
3.Классификация БУИС
В современной практике существуют разные подходы к построению БУИС предприятий. Они определяются размерами и видами деятельности предприятий, уровнем технического обеспечения и степенью охвата автоматизацией задач управления. В этой связи можно рассмотреть следующие подходы к классификации БУИС.
По размерам организации:
БУИС малого предприятия;
БУИС среднего предприятия;
БУИС крупного предприятия
По уровню автоматизации учетных и управленческих задач:
Мини-бухгалтерия;
Интегрированная бухгалтерская система;
Комплексная бухгалтерская система;
Подсистема БУИС в корпоративной информационной системе
Мини
бухгалтерия
|
Интегрированные системы
|
Комплексные
системы
|
Корпоративные
системы
|
БухКомплекс (Атлант-Информ)
КомТех (Комп. Технологии)
1С-Бухгалтерия 7.7
Экфин ( Макро-Башкирии)
|
Финэко (Авэр)
Комтех
Парус
Инфо-Бухгалтер (Информатик)
1С:Предприятие 7.7 (8)
СБИС++ (Пролог)
|
БОСС-бухгалтер (АйТи)
БЭСТ(Интеллект-Сервис)
ИС-Про
Интегратор (Инфософт)
ABACUS FINANCIAL (Омега)
|
Галактика
БОСС- Корпорация
(АйТи)
Флагман (Инфософт)
1С:УПП 8
|
По степени взаимодействия пользователей:
Локальные БУИС;
Сетевые БУИС
4. По открытости программного обеспечения:
Недоступные для настроек;
Частично настраиваемые;
Программы конструкторы.
4. Современные требования к построению БУИС и тенденции их развития.
Новые требования к построению БУИС
В связи с появлением новых объектов и видов учета возникла необходимость создания БУИС, обеспечивающей интегрированный подход к комплексному решению задач финансового, управленческого, налогового учета;
Наличие возможности ведения многовалютного учета, формирования бухгалтерской отчетности по российским и международным стандартам;
Расширение функционального наполнения БУИС, поддержка пользователей, осуществляющих решение задач оперативного управления, анализа, планирования;
Сокращение бумажного документооборота и переход на электронный документооборот.
Тенденции развития БУИС:
Расширение функциональности на основе механизмов взаимодействия с другими программными приложениями (система клиент-банк. Система управления электронным документооборотом и т.п.)
Спрос и интерес к корпоративным ИС не только у крупных организаций, но и предприятий средних и малых размеров
Монополизация рынка БУИС, новые технологии продвижения и сопровождения бухгалтерских программных продуктов (пример фирма 1С «желтая чума»)
Активизация зарубежных фирм производителей БУИС. Западные разработчики стали активнее вкладывать деньги в свои российские подразделения.
2. Методология построения информационных систем бухгалтерского учета
1. Подходы к созданию и внедрению БУИС.
2. Критерии выбора программного обеспечения БУИС.
3. Критерии оценки эффективности функционирования БУИС.
1. Подходы к созданию и внедрению БУИС.
Подходы к созданию БУИС зависят от размеров предприятия, целей и задач учета, уровня технической оснащенности и профессиональной квалификации бухгалтеров. Бухгалтерский учет на малом предприятии имеет следующую специфику и особенности:
Наличие небольшой номенклатуры объектов аналитического учета.
Интеграция всех функций бухгалтерского учета на рабочем месте 1-2 бухгалтеров( контроль, первичный и бухгалтерский учет, анализ).
Интеграция всех видов учета (оперативный, бухгалтерский, статистический).
Не требуется ведение управленческого учета как отдельной подсистемы, больше внимания уделяется финансовому учету.
Существует несколько подходов к созданию БУИС малого предприятия:
Создается система, автоматизирующая только финансовый учет. Такую БУИС относят к классу мини-бухгалтерия. Как правило, бухгалтерский учет в этой системе ведется одним бухгалтером.
При втором подходе кроме финансового учета частично автоматизируется управленческий учет. В этом случае бухгалтерский учет ведут два человека (бухгалтер и его помощник ), либо на одном рабочем месте путем разграничения доступа, либо на двух рабочих местах.
Автоматизация финансового и управленческого учета. В такой системе при значительных объемах обрабатываемой информации используется многопользовательский режим. Несколько компьютеров объединяются в локальную сеть, а каждый из компьютеров рассматривается как отдельное рабочее место бухгалтера.
Современные БУИС крупных предприятий могут быть реализованы с помощью программных комплексов 2-х классов:
интегрированные БУИС;
комплексные БУИС.
Интегрированные БУИС являются развитием программ класса мини-бухгалтерия, бухгалтерские конструкторы. В их основе лежит программный модуль сводный учет, который тесно связан с модулями других учетных задач.
АРМ учета затрат на производство
АРМ сводного системного учета
АРМ учета денег, финансовый расчет операций
АРМ учета ОС, МА
АРМ учета МЦ, ГП, МБП
АРМ учета труда и з/платы
АРМ кладовщик
АРМ табельщик
Наибольшую популярность среди программ данного класса получили программы: Парус, Фин Эко, Инфо-Бухгалтер, Турбо-Бухгалтер, 1С:Предприятие и др.
Возможности этих программ позволяют конфигурировать программный комплекс, компоновать различные сочетания модулей. Каждый модуль может работать автономно. Программные комплексы включают не только бухгалтерские модули, но и модули оперативного управления. Отличительными особенностями построения БУИС на средних и крупных предприятиях являются:
Основные потребители информации внутренние пользователи- управленческий персонал различных уровней.
Высокая степень регламентированности учета, ( соответствия нормативным документам и инструкциям).
На ряду с регламентированными отчетами наличие большого множества произвольных форм отчетов с оперативной информацией для управления, с этой целью в программных продуктах имеются средства генерации отчетов.
Высокие требования к достоверности и объективности, необходимость независимого аудиторного контроля.
2. Критерии выбора программного обеспечения БУИС.
Организация автоматизированного бухгалтерского учета на предприятии, как правило, проходит четыре стадии:
Исследование действующей практики учета, выявление узких мест и определение основных критериев выбора программы.
Анализ рынка программных продуктов и выбор программы, отвечающей требованиям предприятия.
Настройка и подготовка программы к эксплуатации.
Ведение текущей работы.
Исследование бухгалтерского учета на предприятии включает изучение следующих вопросов:
Определение участков учета, подлежащих автоматизации в первую очередь. Далеко не все работы целесообразно автоматизировать как экономической, так и с практической точки зрения. В ряде случаев эта задача напрямую связана с кадровой проблемой. Решение об автоматизации должно приниматься с учетом объема документооборота на данном участке.
Определение формы и степени взаимосвязи отдельных участков учетной и аналитической работы.
Определение ответственных исполнителей и их задач. На каждом участке целесообразно выделить одного ответственного по внедрению.
Определение оптимального количества учетных регистров.
Найти систему, одинаково точно отвечающую потребностям и возможностям конкретного предприятия, достаточно сложно. Наиболее важными критериями при выборе компьютерной программы являются следующие:
соответствие законодательству и учетной политике организации;
возможность поэтапного ввода в эксплуатацию;
надежность хранения информации;
простота объединения с имеющимися программными комплексами;
соответствие уровню персонала;
возможность развития системы;
масштабируемость (в том числе переносимость на различные компьютерные аппаратные и программные платформы).
качество методического обеспечения;
надежная репутация фирмы разработчика;
стоимость программного продукта.
5.Экономическая эффективность БУИС
Под эффективность БУИС понимают экономическую целесообразность применения современных средств в сборе, передачи, обработки информации.
Расчет эффективности БУИС выполняется на различных этапах проектирования. При разработке технического проекта определяется расчетная эффективность. По результатам внедрения проекта исчисляют фактическую эффективность.
Экономический эффект от внедрения БУИС подразделяют на прямой и косвенный.
Под прямой эффективностью понимают экономию материально-трудовых и денежных затрат, полученную в результате сокращения численности управленческого персонала, фонда заработной платы, расхода основных и вспомогательных материалов. При этом сопоставляются фактические затраты до и после проведения работ по автоматизации управленческих работ. Показатели прямой эффективности могут быть выражены как в натуральных так и стоимостных измерителях.
Например. На предприятии на ручную обработку количества счетов фактур следует затратить 200 час. на ПК – 50 час.
Абсолютная экономия труда
Тэк = То – Т1 (200-50,0) = 150 час.
Т0 - затраты труда до внедрения БУИС;
Т1 - затраты труда после внедрения БУИС.
Iт = Т1 : Т0 = 50 : 200 = 0,25 , экономия составила 75%.
В стоимостном выражении:
Сэк = С0 – С1
С0 - затраты на обработку информации до внедрения БУИС;
С1 - затраты на обработку информации после внедрения БУИС.
Iс = С1 : С0
В структуре затрат в условиях традиционных технологий наибольший удельный вес составляет заработная плата. Что касается затрат овеществленного труда (бумага, услуги, амортизация), то они составляют как правило не > 2% от общей суммы затрат.
В условиях БУИС в состав затрат включаются :
1. З/плата с начислением нового персонала.
2. Затраты на содержание основных средств, включая амортизацию по приобретенным компьютерам.
3. Затраты на проектирование.
4. Затраты на приобретение и эксплуатацию нематериальных активов ( программные продукты).
5. Расходные материалы (бумага, дискеты, печатная лента, порошок и др.).
6. Накладные расходы ( 30% от суммы заработной платы).
Этот расчет может быть сделан как в целом, так и по отдельным участкам и операциям.
Экономическая эффективность АИТ называется косвенной , если она косвенно влияет на результаты производственной деятельности и не всегда может быть выражена в натурально-стоимостных показателях.
Ее критериями могут быть:
- сокращение сроков составления отчетности;
- сокращение документооборота;
- повышение аналитичности и качества результатной информации;
- повышение контрольных функций б/у и управления;
- повышение качества управления.
Оба вида экономической эффективности взаимоувязаны. Однако как правило косвенный эффект значительно превосходит прямой, именно он и является целью построения автоматизированной ИС.
Факторами проявления косвенного эффекта от внедрения АИС являются:
- сокращение сверхнормативных запасов оборотных средств и повышения оборачиваемости запасов;
- сокращение краткосрочных кредитов и % на приобретения производственных запасов;
- сокращение издержек по приобретению ресурсов производства;
- сокращение издержек по хранению запасов;
- сокращение непроизводительных расходов (штрафы, пени);
- сокращение транспортных расходов.
Лекция 3. Технология обработки бухгалтерской информации в компьютерной системе 1С:Бухгалтерия 8
Вопросы:
1.Возможности и общие принципы построения бухгалтерской программы 1С: Бухгалтерия 8
2.Подготовка бухгалтерской программы 1С: Бухгалтерия 8 к эксплуатации.
3.Создание и работа со справочниками условно-постоянной информации в программе 1С: Бухгалтерия 8
4.Организация первичного учета на основе электронного документооборота в программе 1С Бухгалтерия 8
5.Формирование результатной информации и завершение отчетного периода в программе 1С: Бухгалтерия 8
1.Возможности и общие принципы построения бухгалтерской программы 1С: Бухгалтерия 8
Бухгалтерская программа 1С:Бухгалтерия 8 может работать самостоятельно и в комплексе с модулями 1С:Зарплата и Управление персоналом 8 + 1С: Управление торговлей 8, образуя комплексную систему 1С:Предприятие 8.
Фирма 1С является лидером по объему продаж, на ее долю приходится более 60%. Одной из причин популярности – много вариантность наполнения оболочки 1С:Предприятие метаданными. Фирма предлагает пользователям более 100 конфигураций.
На сегодня программа 1С:Бухгалтерия 8 является программой нового поколения и имеет существенные отличия от предыдущих версий:
Реализована возможность ведения учета нескольких организаций в единой информационной базе
За счет ведения отдельного плана счетов налогового учета упрощена сопоставимость данных бухгалтерского и налогового учета.
Появление возможности ведения партионного учета материалов .
Реализованы методы списания МПЗ ФИФО и ЛИФО.
Расширены возможности настройки типовых операций
Современный эргономический интерфейс делает доступным сервисные возможности даже для небольших организаций.
Программа 1С:Бухгалтерия 8 работает в двух режимах:
Режим 1С:Бухгалтерия 8- осуществляет ведение учета, накопление и обработку данных отчетного периода;
Режим Конфигуратор- производятся настройки, вводятся изменения в свойства объектов программы, создаются новые объекты программы.
Главное меню программы выглядит следующим образом и содержит следующие основные пункты:
|
