Практическое занятие №2 Тема: Ввод формулы. Вставка столбцов. Создание электронной книги. Относительная и абсолютная адресации в MS EXCEL
Цель занятия. Применение относительной и абсолютной адресаций для финансовых расчетов. Сортировка, условное форматирование и копирование созданных таблиц. Работа с листами электронной книги.
Краткие теоретические сведения.
В EXCEL использование формул позволяет не только рассчитывать значение параметра, но и обновлять результат вычисления после каждой корректировки табличных данных. Формулы всегда начинаются со знака равенства(=) и могут включать числовые и буквенные величины (константы), знаки арифметических операций, операций сравнения, операций с текстом, функции, скобки, данные ячеек и имена (адреса). Электронные таблицы хранятся в Рабочих книгах. Рабочая книга представляет собой файл с расширением XLS,
При вводе данных в ячейке одной строки рекомендуется использовать клавиши управления курсором и клавишу Tab, при этом следующая ячейка строки становится активной. Для отмены ввода следует нажать клавишу Esc или кнопку "с крестиком " в строке формул. Для завершения ввода данных можно нажать клавишу Enter или кнопку с изображением в строке формул. Для быстрого определения количества записей в таблице необходимо пронумеровать её строки. Excel позволяет автоматически заполнять последовательность чисел, кроме того, вводить ряды последовательных дат, создавать поквартальные и датированные заголовки. Наиболее удобным способом создания списков является использование маркера автозаполнения, который представляет собой маленький квадратик в правом нижнем углу выделения. Для создания пользовательских списков можно использовать команду Сервис- Параметры- Списки.. Перед выводом созданной таблицы на принтер необходимо оформить границы таблицы, т.к. сетка электронной таблицы не выводится на печать. Обрамления на экране более заметны в отсутствии сетки. Отключить сетку можно с помощью команды Сервис- Параметры- Вид- Сетка.
При необходимости в середину таблицы можно вставить строку или столбец. Вставленная в середину таблицы строка автоматически будет отформатирована аналогично формату строки сверху. Вставленный в середину таблицы столбец автоматически будет отформатирован аналогично формату столбца слева.
Задание 1. Создать таблицы ведомости начисления заработной платы за два месяца на разных листах электронной книги, произвести расчеты, форматирование, сортировку и защиту данных.
Исходные данные представлены на рис. 2.1, результаты работы — на рис. 2.6.
Порядок работы
1. Запустите редактор электронных таблиц Microsoft Excel и создайте новую электронную книгу.
2. Создайте таблицу расчета заработной платы по образцу (см. рис. 2.1). Введите исходные данные — Табельный номер, ФИО и Оклад, % Премии = 27 %, % Удержания = 13 %.
Примечание. Выделите отдельные ячейки для значений % Премии (D4) и % Удержания (F4).
Рис. 2.1. Исходные данные для задания 2.1.
Произведите расчеты во всех столбцах таблицы.
При расчете Премии используется формула Премия = Оклад х % Премии, в ячейке D5 наберите формулу = $D$4 * С5 (ячейка D4 используется в виде абсолютной адресации) и скопируйте автозаполнением.
Рекомендации. Для удобства работы и формирования навыков работы с абсолютным видом адресации рекомендуется при оформлении констант окрашивать ячейку цветом, отличным от цвета расчетной таблицы. Тогда при вводе формул в расчетную окрашенная ячейка (т.е. ячейка с константой) будет вам напоминанием, что следует установить абсолютную адресацию (набором символов $ с клавиатуры или нажатием клавиши [F4]).
Формула для расчета «Всего начислено»:
Всего начислено = Оклад + Премия.
При расчете Удержания используется формула
Удержание = Всего начислено х % Удержания,
для этого в ячейке F5 наберите формулу = $F$4 * Е5. Формула для расчета столбца «К выдаче»:
К выдаче = Всего начислено - Удержания.
3. Рассчитайте итоги по столбцам, а также максимальный, минимальный и средний доходы по данным колонки «К выдаче» (Вставка/Функция/Категетория — Статистические функции).
4. Переименуйте ярлычок Листа 1, присвоив ему имя «Зарплата октябрь». Для этого дважды щелкните мышью по ярлычку и наберите новое имя. Можно воспользоваться командой Переименовать контекстного меню ярлычка, вызываемого правой кнопкой мыши. Результаты работы представлены на рис. 2.2.
Краткая справка. Каждая рабочая книга Excel может содержать до 255 рабочих листов. Это позволяет, используя несколько листов, создавать понятные и четко структурированные документы, вместо того, чтобы хранить большие последовательные наборы данных на одном листе.
5. Скопируйте содержимое листа «Зарплата октябрь» на новый лист (Правка/Переместить/Скопировать лист). Можно воспользоваться командой Переместить/Скопировать контекстного меню ярлычка. Не забудьте для копирования поставить галочку в окошке Создавать копию (рис. 2.3).
Рис. 2.2. Исходный вид таблицы расчета заработной платы за октябрь
Краткая справка. Перемещать и копировать листы можно, перетаскивая их корешки (для копирования удерживайте нажатой клавишу [Ctrl]).
6. Присвойте скопированному листу название «Зарплата ноябрь». Исправьте название месяца в названии таблицы. Измените значение Премии на 32 %. Убедитесь, что программа произвела пересчет формул.
7. Между колонками «Премия» и «Всего начислено» вставьте новую колонку «Доплата» (Вставка/Столбец) и рассчитайте значение доплаты по формуле
Доплата = Оклад х % Доплаты.
Значение доплаты примите равным 5 %.
8. Измените формулу для расчета значений колонки «Всего начислено»:
Всего начислено = Оклад + Премия + Доплата.
9. Проведите условное форматирование значений колонки «К выдаче». Установите формат вывода значений между 7000 и 10000 — зеленым цветом шрифта; меньше 7000 — красным; больше или равно 10000 — синим цветом шрифта (Формат/Условное форматирование) (рис. 2.4).
10. Проведите сортировку по фамилиям в алфавитном порядке по возрастанию (выделите фрагмент с 5 по 18 строки таблицы — без итогов, выберите меню Данные/Сортировка, сортировать по — Столбец B) (рис. 2.5).
Рис. 2.4. Условное форматирование данных.
Рис. 2.5. Сортировка данных
11. Поставьте к ячейке D3 комментарии «Премия пропорциональна окладу» (Вставка/Примечание), при этом в правом верхнем углу ячейки появится красная точка, которая свидетельствует о наличии примечания. Конечный вид расчета заработной платы за ноябрь приведен на рис. 2.6.
Рис. 2.6. Конечный вид зарплаты за ноябрь.
12. Защитите лист «Зарплата ноябрь» от изменений (Сервис/Защита/Защитить лист). Задайте пароль на лист (рис. 2.7), сделайте подтверждение пароля (рис. 2.8).
Рис. 2.7. Защита листа электронной книги.
Рис. 2.8. Подтверждение пароля.
Убедитесь, что лист защищен и невозможно удаление данных. Снимите защиту листа (Сервис/Защита/Снять защиту листа).
13. Сохраните созданную электронную книгу под именем «Зарплата» в своей папке.
ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ
Задание 2. Сделать примечания к двум-трем ячейкам.
Задание 3. Выполнить условное форматирование оклада и премии за ноябрь месяц:
до 2000 р. — желтым цветом заливки;
от 2000 до 10000 р. — зеленым цветом шрифта;
свыше 10000 р. — малиновым цветом заливки, белым цветом шрифта.
Задание 4. Защитить лист зарплаты за октябрь от изменений.
Проверьте защиту. Убедитесь в неизменяемости данных. Снимите защиту со всех листов электронной книги «Зарплата».
Задание 5. Построить круговую диаграмму начисленной суммы к выдаче всех сотрудников за ноябрь месяц.
Содержание отчета
Номер практического занятия, тема.
Цель занятия.
Краткие теоретические сведения.
Ответы на контрольные вопросы.
Контрольные вопросы.
Как заполнить строку или столбец повторяющимися значениями?
Как выполнить автозаполнение арифметической прогрессией?
Как автоматически заполнить несколько ячеек подряд в строке или столбце последовательными датами?
|
