4Требования к Работам 4.1Требования к развитию хранилища электронных документов СЭД
Исполнитель должен разработать правила перемещения устаревших данных и документов в технологический архив и предоставить пользователю СЭД инструменты, позволяющие ему управлять количеством записей, выводимых в журналы/результаты поиска с целью увеличения быстродействия СЭД.
Технологический архив – архитектурное решение, позволяющие разделить данные как на уровне хранилища данных, так и на уровне пользовательского интерфейса на оперативные данные и архивные данные.
Требования к структуре СЭД В СЭД должен быть разработан функциональный блок (далее – ФБ) «Архивация данных». Для адаптации СЭД к новым функциональным возможностям, предоставляемым ФБ «Архивация данных», должны быть изменены следующие функциональные блоки (далее – ФБ) СЭД:
ФБ «Создание и согласование проекта документа»;
ФБ «Контроль исполнения поручений»;
ФБ «Поиск информации и формирование отчетов»;
ФБ «Архив»;
ФБ «Администрирование»;
ФБ «Рассылка уведомлений и нотификаций».
Требования к ФБ «Архивация данных» ФБ «Архивация данных» должен обеспечить архивацию и хранение:
Электронных документов (вложений и информации в РК) (далее – ЭД) типов:
Входящий документ;
Нерегистрируемый входящий документ;
Исходящий документ;
Информационно-справочный документ;
Распорядительный документ;
Протокол;
Заявка на доверенность;
Доверенность.
Записей журнала аудита.
При помещении в технологический архив ЭД вместе с ЭД должны помещаться в технологический архив все зависящие от него связанные с ним объекты (поручения, свободные поручения, отчеты по поручениям/свободным поручениям). В СЭД должны быть добавлены следующие архивные статусы
Таблица - Архивные статусы
Архивный статус | Статус электронного документа в СЭД до помещения в технологический архив (предархивный статус) | Объект, использующий архивный статус |
|
| Входящий документ | Исходящий документ | Информационно-справочный документ | Распорядительный документ | Протокол | Доверенность | Нерегистрируемый входящий документ | Свободное поручение | Заявка на получение доверенности | Закрыт (в архиве) | «Закрыт» | + | + | + | + | + | + | + | - | + | Аннулирован (в архиве) | «Аннулирован» | – | + | + | + | + | + | - | - | + | Прекращен (в архиве) | «Прекращен» | – | – | – | – | – | + | – | - | - | Отозван (в архиве) | «Отозван» | – | – | – | – | – | + | – | - | - | Передан в архив (в архиве) | «Передан в архив» | + | + | + | + | + | + | + | - | + | Исполнение завершено (в архиве) | Исполнение завершено | - | - | - | - | - | - | - | + | - | Отозвано (в архиве) | Отозвано | - | - | - | - | - | - | - | + | - | Отклонен (в архиве) | Отклонен |
|
|
|
|
|
|
|
| + | Архивный статус должен являться конечным состоянием (записи журнала аудита). Процесс архивации должен запускаться СЭД автоматически, в соответствии с настройками архивации. В технологический архив должны передаваться:
ЭД:
находящиеся в СЭД в предархивном статусе, не предусматривающем текущего согласования, подписания или исполнения ЭД дольше интервала времени, задаваемого в настройках архивации;
не имеющие в качестве отчетов отчетные документы, статус которых отличается от предархивных.
Записи журнала аудита, срок хранения которых в СЭД больше временного интервала указанного в настройках архивации.
Все ЭД, а также связанные с ними объекты, помещаемые в технологический архив, должны храниться в отдельных таблицах СУБД и не пересекаться на уровне СУБД с оперативными данными и объектами. Процесс архивации ЭД в репозитории должен предусматривать:
Выявление в репозитории ЭД, подлежащих архивации, и присвоение им архивного статуса. Если таких документов нет, сеанс архивации должен завершиться.
Выполнение процедуры архивации в репозитории. В случае сбоя архивации какого-либо ЭД процесс архивации не должен аварийно завершаться, архивация данного ЭД должна быть выполнена в следующий сеанс архивации.
Рассылку нотификаций с результатами архивации и фиксацию результатов архивации в списке «История» РК архивных документов.
После архивации для архивных ЭД должно быть обеспечено сохранение для пользователей прав доступа к функциональным возможностям изменения и просмотра информации об архивных ЭД:
Поиск и просмотр через журналы, результаты поиска, РК ЭД;
Использование контекстного меню, вызываемого в журналах и результатах поиска;
Вывод и сохранение печатных форм;
Предоставление прав доступа на ЭД;
Прикрепление архивных ЭД в качестве связанных документов.
Требования к составу, структуре и способам организации данных в Системе СЭД должна визуально выделять значения полей, отображаемые в заголовке РК ЭД, имеющих архивный статус. В список «Связанные документы» РК электронных документов должна быть добавлена колонка «Статус». В данную колонку должно выводиться текущее значение статуса объекта, атрибуты которого отображаются в строке таблицы списка. В перечень событий, фиксируемых в списке «История» РК, должны быть добавлены события в соответствии с таблицей
Таблица - События, фиксируемые в списке «История»»
Наименование события, отображаемого в поле фильтрации | Наименование события, отображаемого в таблице списка событий | Дата события | Инициатор | Помещен в эл. архив | Помещен в эл. архив | Дата и время присвоения электронному документу архивного статуса в формате дд.мм.гггг чч:мм:сс | СЭД | Требования к ФБ «Создание и согласование проекта документа» СЭД должна позволять прикреплять в списке «Связанные документы» ЭД, которым присвоен архивный статус. Требования к ФБ «Контроль исполнения поручений» По архивным ЭД типов документов «Распорядительный документ» и «Протокол» Система должна предоставлять возможность дорассылать документ (создавать новые записи рассылки документа). В рамках ознакомления с архивным ЭД пользователи должны иметь возможность ознакомиться с архивным ЭД. Факт ознакомления должен отражаться на карточке архивного ЭД в компоненте «Рассылка». В Системе не должно быть возможности создавать поручений по документу в рамках ознакомления с архивным ЭД. Создание новых записей рассылки архивного ЭД и ознакомление с архивным ЭД не должно изменять статус ЖЦ архивного ЭД. По архивным ЭД СЭД должна предоставлять возможность создания свободных поручений, которые могут участвовать в сквозных процессах исполнения. Требования к ФБ «Поиск информации и формирование отчетов» В состав общих критериев поиска, отображаемых на форме «Поиск» для объектов «Документ», «Поручение», должен быть добавлен критерий «Показывать архивные документы». Результат поиска по новому критерию должен соответствовать описанию в таблице
Таблица - Результат применения добавляемых критериев
Критерий поиска | Формат вводимых значений | Описание и результат поиска по критерию | Значение по умолчанию/Примечание | Показывать архивные документы | Флаг | Заполненный критерий (фильтр) добавляет в результаты поиска (фильтрации) архивные объекты. Если критерий не заполнен, то в результаты поиска выводятся все объекты, кроме архивных | Не установлен | Должен быть добавлен отчет «Ошибки архивации». Доступ к отчету «Ошибки архивации» должен быть предоставлен пользователю с ролью «Администратор». Отчет должен формироваться по данным организации, к которой относится пользователь формирующий отчет. Вследствие возникновения сбоя архивации, один и тот же объект (ЭД или запись журнала аудита) может проходить через процедуру архивации несколько раз. В СЭД должны храниться данные об ошибках архивации до тех пор, пока объект не будет успешно помещен в технологический архив. После успешной архивации объекта записи об ошибках должны удаляться из СЭД. Отчет «Ошибки архивации» должен содержать информацию о хранящихся в СЭД на момент формирования отчета ошибках архивации. Строки отчета, должны относиться к:
электронным документам по умолчанию должны сортироваться по столбцу «Дата регистрации (создания проекта) документа»;
записям журнала аудита по умолчанию должны сортироваться по столбцу «Дата архивации».
Наверху таблицы должны выводиться самые ранние даты.
Перед формированием отчета пользователю должна предоставляться возможность установки параметров формирования отчета
Таблица - Параметры формирования отчета
Параметр
|
Тип
|
Значение по умолчанию
|
Обязательность
|
Дата архивации: с
|
Поле типа «Дата». Формат: дд.мм.гггг. Выбор из календаря. Возможно стереть дату, установив значение «Пусто»
|
Пусто
|
Да
|
(Дата архивации) по
|
Поле типа «Дата». Формат: дд.мм.гггг. Выбор из календаря
|
Ближайшая дата архивации ЭД
|
Нет
|
Тип объекта
|
Выбор из списка единственного значения. В списке должны содержаться:
Все
Электронные документы
Записи журнала аудита
|
Все
|
Нет
|
Рег. номер (номер проекта) документа
|
Текст
|
Пусто
|
Нет
|
Дата регистрации (создания проекта) документа: с
|
Поле типа «Дата». Формат: дд.мм.гггг. Выбор из календаря
|
Пусто
|
Нет
|
(Дата регистрации (создания проекта) документа) по
|
Поле типа «Дата». Формат: дд.мм.гггг. Выбор из календаря
|
Пусто
|
Нет
|
Наименование события
|
Выбор из списка единственного значения. Перечень значений должен быть идентичен значениям, которые содержатся в уже реализованном в СЭД фильтре «Наименование события» журнала «Журнал аудита»
|
Пусто
|
Нет
|
Id
|
Текст
|
Пусто
|
Нет
|
Требования к шаблону отчета Отчет «Ошибки архивации» Дата построения отчета: <Дата построения отчета> Пользователь, построивший отчет: <Фамилия И.О.>, <Организация> Дата архивации: с <дд.мм.гггг> по <дд.мм.гггг> Тип объекта: < Тип объекта>
Всего объектов: <Количество РК электронных документов, при архивации которых был сбой архивации>+<Количество записей журнала аудита, при архивации которых был сбой архивации> из них: электронных документов: <Количество РК электронных документов, при архивации которых был сбой архивации> записей журнала аудита: <Количество записей журнала аудита, при архивации которых был сбой архивации>
| Id | Рег. номер (номер проекта) документа | Дата регистрации (создания проекта) документа
| Наименование события | Cтатус | Дата архивации | Текст ошибки |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Требования к описанию выводимых в отчет результатов
Таблица - Описание выводимых в отчет результатов
Название столбца отчета
|
Описание выводимых в отчет данных
|
Заголовок отчета
|
Дата построения отчета
|
Отображается дата формирования отчета. Формат дд.мм.гггг
|
Пользователь, построивший отчет
|
Отображается через запятую и пробел Фамилия И.О. и организация, в которой работает пользователь, сформировавший отчет
|
Дата архивации: с
|
Отображается значение параметра «Дата архивации: с», указанное пользователем при формировании отчета
|
(Дата архивации) по
|
Отображается значение параметра «(Дата архивации) по», указанное пользователем при формировании отчета
|
Тип объекта
|
Отображается значение параметра «Тип объекта», указанное пользователем при формировании отчета
|
Всего объектов
|
<Количество РК электронных документов, при архивации которых был сбой архивации>+<Количество записей журнала аудита, при архивации которых был сбой архивации>
|
(из них:) электронных документов
|
<Количество РК электронных документов, при архивации которых был сбой архивации>
|
(из них:) записей журнала аудита
|
<Количество записей журнала аудита, при архивации которых был сбой архивации>
|
Конец заголовка отчета
|
Id
|
Отображается Id объекта.
|
Рег. номер (номер проекта) документа
|
Если электронный документ:
был зарегистрирован, то отображается регистрационный номер электронного документа, помещенного в технологический архив;
не был зарегистрирован, то отображается номер проекта электронного документа, помещенного в технологический архив.
Если в отчет выводится информация о записи журнала аудита, помещенного в технологический архив, то столбец отчета не заполняется
|
Дата регистрации (создания проекта) документа
|
Если электронный документ:
был зарегистрирован, то отображается дата регистрации электронного документа, помещенного в технологический архив. Формат даты: дд.мм.гггг;
не был зарегистрирован, то отображается дата создания проекта электронного документа, помещенного в технологический архив. Формат даты: дд.мм.гггг
Если в отчет выводится информация о записи журнала аудита, помещенного в технологический архив, то столбец отчета не заполняется.
Если значение поля не умещается в одну строку, то при переносе на другую, символы, описывающие один и тот же тип временного интервала и разделительная точка (день, месяц, год) должны размещаться на одной строке
|
Наименование события
|
Отображается наименование события. Если в отчет выводится информация об электронном документе, помещенном в технологический архив, то столбец отчета не заполняется
|
Статус
|
Отображается статус объекта
|
Дата архивации
|
Отображается дата и время сессии архивации, в которой возник сбой. Формат: дд.мм.гггг чч:мм:сс
Если значение поля не умещается в одну строку, то при переносе на другую, символы, описывающие один и тот же тип временного интервала и разделительная точка (день, месяц, год) должны размещаться на одной строке
|
Текст ошибки
|
Отображается текст ошибки
| Если отчет содержит данные по ошибкам архивации и ЭД, и записей журнала аудита, то в таблице отчета сначала должны идти все строки по ошибкам архивации электронных документов. Если при формировании отчета отсутствуют данные, удовлетворяющие заданным параметрам, то после нажатия на кнопку «Показать отчет» должно выводиться сообщение «Нет данных для отчета». Требования к ФБ «Архив» Доступность для редактирования полей карточки документа оперативного архива со сведениями об архивном ЭД или ЭД, не помещенном в технологический архив, не должна отличаться, однако визуально данные карточки должны различаться. Визуальное отличие должно обеспечиваться за счет использования другого (менее яркого) цвета символов, отображаемых в заголовке карточки оперативного архива. В карточку документа оперативного архива архивного ЭД должно быть добавлено поле «Статус документа», в которое должно выводиться текущее значение статуса ЭД. В состав фильтров папки «Оперативный архив» должны быть добавлен фильтр «Показывать архивные документы». В состав таблиц, папки «Оперативный архив», отображаемых при выборе пользователем элементов «Номенклатурное дело» и «Том», должна быть добавлена колонка «Статус документа». Колонка «Статус документа» необязательна к отображению, если пользователь не указал иного. При отображении по умолчанию, колонка должна разместиться справа от колонки «Содержание», если пользователь не указал иной порядок. Требования к ФБ «Администрирование» Переход пользователя между основным хранилищем данных и документов в СЭД и технологическим архивом должен осуществляться в рамках одной авторизации без дополнительного ввода логина и пароля. Настройки архивации должны храниться в:
конфигурационном файле формата .xml. Данный файл должен входить в состав ФБ «Архивация данных»;
Documentum Administrator. Задание настроек архивации в Documentum Administrator должно быть доступно суперпользователю.
В конфигурационном файле с настройками архивации должны содержаться следующие настройки:
Типы/подтип архивируемого ЭД;
Статусы ЭД, в которых возможна архивация;
Давность хранения ЭД в СЭД в статусе, предшествующем архивации;
Давность хранения записи журнала аудита в СЭД до архивации.
В Documentum Administrator должны содержаться следующие настройки:
Периодичность автоматического запуска архивации электронных документов;
Периодичность автоматического запуска архивации записей журнала аудита.
Требования к ФБ «Рассылка уведомлений и нотификаций» СЭД должна автоматически рассылать нотификации о результатах архивации электронных документов и записей журнала аудита, выполненных за сессию архивации, пользователю с ролью «Администратор». Перечень и формат нотификаций должен соответствовать таблице
Таблица - Перечень и формат нотификаций по процессу архивации
№ пп.
|
Название нотификации
|
Формат
|
Значение колонки «Получать», указанное по умолчанию
|
|
Сбой архивации событий аудита
|
Внимание!
При архивации <количество записей журнала аудита, при архивации которых произошел сбой> из <количество записей журнала аудита участвовавших в архивации> записей журнала аудита за период с <самая ранняя дата и время (дд.мм.гггг чч:мм:сс) создания записи журнала аудита из числа архивируемых> по <самая поздняя дата и время (дд.мм.гггг чч:мм:сс) создания записи журнала аудита из числа архивируемых> произошел сбой.
Репозиторий: <Логическое имя репозитория>
Дата выполнения архивации: <ДД.ММ.ГГГГ> <ЧЧ:ММ:СС>
|
Нет
|
|
Сбой архивации документов
|
Внимание!
При архивации <Количество РК электронных документов при архивации которых произошел сбой> (из <Количество РК электронных документов, участвовавших в архивации>) находившихся в предархивном статусе в период с <самая ранняя дата и время присвоения предархивного статуса документу из числа архивируемых, при архивации которых произошел сбой. Формат дд.мм.гггг чч:мм:сс> по < самая поздняя дата и время присвоения предархивного статуса документу из числа архивируемых, при архивации которых произошел сбой. Формат дд.мм.гггг чч:мм:сс> произошел сбой.
Репозиторий: <Логическое имя репозитория>
Дата выполнения архивации: <ДД.ММ.ГГГГ> <ЧЧ:ММ:СС>
|
Нет
| Нотификации должны быть добавлены на закладку «Управление нотификациями» РК пользователя СЭД. При рассылке нотификаций о результатах архивации должны учитываться следующие требования:
нотификации о результатах архивации должны рассылаться СЭД после каждого сеанса архивации;
нотификации о результатах архивации должны получать только те пользователи с ролью «Администратор», у которых напротив соответствующей нотификации на закладке «Управление нотификациями» РК пользователя в колонке «Получать» установлено «Да».
Требования к правам доступа Доступ к архивным документам должен предоставляться пользователям, обладающим ролью
Таблица - Описание роли в СЭД
№ п/п | Наименование роли | Описание полномочий и действий, определяемых ролью | Область действия ролевых полномочий | 1 | Редактирование архивных документов:<Тип документа/подтип документа> | Позволяет пользователю редактировать электронный документ и его вложения | Организация | 2 | Просмотр архивных документов:<Тип документа/подтип документа> | Открывает на просмотр архивный электронный документ и его вложения пользователям, не имевшим доступа к данному документу и его вложениям до его помещения в архив | Организация | Указанные роли должны быть добавлены в списки ролей в РК пользователя СЭД справочника «Сотрудники» |
