Порядок
выдачи наличных денежных средств под отчет
и оформления отчетов по их использованию
1.Общие положения
Настоящий порядок выдачи наличных денежных средств под отчет и оформления отчетов по их использованию (далее - Порядок) разработан на основе действующего законодательства в целях упорядочения выдачи наличных денежных средств работникам администрации поселения из кассы учреждения и является локальным внутренним актом, обязательным для исполнения.
2. Выдача наличных денежных средств из кассы
2.1. Выдача наличных денежных средств работникам из кассы Администрации поселения (за исключением расчетов по заработной плате) может производиться:
- под отчет на хозяйственные расходы;
- в порядке возмещения произведенных из личных средств работника расходов (включая перерасход по авансовым отчетам).
2.2. Выдача наличных денежных средств под отчет на хозяйственные
расходы производится по расходному кассовому ордеру на основании заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается, подписанного Главой администрации поселения и при условии полного отчета этого лица по предыдущему авансовому отчету. В заявлении указываются назначение аванса и срок, на который он выдается.
Выдача денежных средств под отчет Главе администрации поселения производится на основании письменного заявления, представленного в службу бухгалтерского учета и отчетности поселения, с указанием назначения аванса и срока.
2.3. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником службы бухгалтерского учета и отчетности поселения проставляется код бюджетной классификации расходов, на который должен быть отнесен расход.
2.4. Денежные средства, выданные под отчет, могут расходоваться только на цели, которые предусмотрены при выдаче данных средств.
В случае использования средств на иные цели, чем указанные в заявлении, подотчетное лицо обязано вернуть средства в кассу Администрации сельского поселения.
Работник службы бухгалтерского учета и отчетности Администрации поселения обязан восстановить кассовый расход путем перечисления средств на лицевой счет казначейства, затем произвести кассовый расход с лицевого счета Администрации поселения по тому коду бюджетной классификации (КБК) и классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ), по которому произведены расходы по авансовому отчету.
2.5. Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством.
3. Требования к первичным учетным документам
при покупке за наличный расчет
3.1. Предельный размер расчетов наличными денежными средствами, в рамках одного договора, между юридическими лицами - 100 000 (Сто тысяч) рублей.
3.2. При покупках за наличный расчет в организациях розничной торговли подотчетное лицо вправе потребовать у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную).
3.2.1. Кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:
- наименование организации;
- идентификационный номер организации-налогоплательщика (ИНН);
- заводской номер контрольно-кассовой машины (ККМ);
- порядковый номер чека;
- дату и время покупки (услуги);
- признак фискального режима.
На выдаваемом чеке могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к контрольно-кассовым машинам, с учетом особенностей сфер их применения.
Вместо кассового чека допускается выдача номерного бланка строгой отчетности по формам, утвержденным Минфином России, с указанием предусмотренных формой бланка реквизитов.
3.2.2. Товарный чек (накладная) должен содержать следующие реквизиты:
- наименование документа;
- порядковый номер документа, дату его выдачи;
-наименование для организации (фамилия, имя, отчество – для индивидуального предпринимателя);
-идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;
-наименование и количество оплачиваемых приобретенных товаров (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого вида товара, не допускаются);
- должность, фамилию и инициалы лица, выдавшего документ, и его личную подпись;
- сумму оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты, в рублях.
В случае отсутствия у продавца бланков товарных чеков допускается составление товарного чека (накладной) со всеми перечисленными реквизитами подотчетным лицом непосредственно по месту закупки при условии заверки этого документа ответственным лицом (продавцом) и штампом (печатью) продавца.
3.3. При покупках и осуществлении расчетов за товары, работы, услуги наличными денежными средствами в организациях, кроме розничной торговли, подотчетное лицо вправе потребовать у продавца три документа: квитанцию к приходному ордеру, накладную (или акт выполненных работ, оказанных услуг) и счет-фактуру.
3.3.1. Квитанция к приходному ордеру по унифицированной форме № КО-1 заверяется штампом (печатью) кассиром организации-продавца (исполнителя).
3.3.2. Накладная (акт выполненных работ, оказанных услуг) должна содержать следующие реквизиты:
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
-название и измерители приобретения товара в натуральном и денежном
выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок
по видам, количеству, цене и стоимости каждого вида товара не допускаются);
- должность и личную подпись ответственного лица (продавца);
- штамп (печать) продавца (исполнителя).
3.3.3. Счет-фактура должна отвечать требованиям положений пунктов 5 и 6 ст. 169Налогового Кодекса РФ и выписывается по форме, установленной постановлением
Правительства РФ от 02 декабря 2000г. № 914, с обязательным заполнением всех указанных в нем реквизитов (при отсутствии информации соответствующие строки, графы прочеркиваются).
Иные документы при покупках за наличный расчет у организаций (договоры
купли-продажи и т.п.) могут оформляться дополнительно к вышеперечисленным
документам, но не взамен их.
3.3.4. При покупках за наличный расчет у граждан-предпринимателей подотчетное лицо вправе потребовать у продавца следующие документы:
кассовый чек (или квитанцию к приходному кассовому ордеру), товарный чек (или накладную) со всеми перечисленными выше реквизитами.
3.4. Первичные документы, оформленные с нарушением требований данного раздела, не могут быть признаны оправдательными. Суммы, израсходованные работником на свой риск без учета требований настоящего Порядка, должны быть возмещены им
(внесены в кассу Администрации поселения).
4. Оформление авансовых отчетов
Работники, получившие денежные средства под отчет и (или) производившие
хозяйственные расходы за счет личных средств, составляют авансовые
отчеты по форме с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчет.
Нумерация авансовых отчетов производится не подотчетным лицом, а ответственным бухгалтером службы бухгалтерского учета и отчетности поселения.
Запрещается включение в авансовый отчет расходов по первичным документам, оформленным с нарушением требований раздела 3 настоящего Порядка.
4.4. Оформленные отчеты с прилагаемыми документами, утвержденные Главой Администрации поселения, передаются в службу бухгалтерского учета и отчетности поселения не позднее 3-х рабочих дней после окончания установленного срока, на который выдавались денежные средства под отчет (при командировках - не позднее 3 дней после возвращения из командировки).
В случаях неполного использования подотчетных сумм (наличия остатка по авансовому отчету), невнесения остатков в кассу, а также в случае непредставления авансового отчета в установленные сроки, подотчетные суммы подлежат удержанию из заработной платы работника, начиная с месяца возникновения задолженности.
Приложение9
к Положению об учетной политике
Администрации Назинского
сельского поселения
Положение о служебных командировках
1. Настоящий порядок осуществления контроля за расходованием средств, выделенных на командировочные расходы, разработан на основе законодательства РФ и является правовым актом, обязательным для исполнения.
2. При направлении работника учреждения, состоящего в штате, в служебную командировку как на территории РФ, так и за ее пределы возмещение расходов производится в соответствии с:
- Трудовым кодексом;
- Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета";
- Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки";
- Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".
3. Служебной командировкой работника является инициированная директором либо иным уполномоченным должностным лицом поездка работника на определенный срок в населенный пункт, расположенный на территории или за территорией РФ, для выполнения служебного поручения либо участия в мероприятии, соответствующем уставным целям и задачам учреждения.
4. За командированным работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок за время командировки, в том числе и за время пребывания в пути.
5. Средний заработок за время пребывания работника в командировке сохраняется на все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.
6. В зависимости от оснований для выезда служебные командировки подразделяются на:
- плановые, которые осуществляются согласно утвержденным в установленном порядке планам и соответствующим сметам;
- внеплановые - для решения внезапно возникших проблем, требующих немедленного рассмотрения, либо в иных случаях, предусмотреть которые заблаговременно не представляется возможным.
7. В случае командирования руководящего работника должностное лицо, принявшее решение о его направлении в командировку, обязано назначить временно исполняющего его обязанности с возложением на последнего на период командировки всех должностных обязанностей и прав командированного работника, включая права, предоставленные командированному работнику на основании доверенности.
8. Работник направляется в служебную командировку на основании приказа руководителя учреждения. Ему выдается командировочное удостоверение, оформленное в соответствии с унифицированной формой Т-10, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
9. В целях подтверждения факта убытия в служебную командировку и нахождения в пунктах командировки командируемый работник обязан получить заверенные печатями отметки:
- канцелярии (общего отдела) учреждения об убытии в служебную командировку и о возвращении из командировки к месту работы;
- соответствующего должностного лица либо органа принимающей стороны о прибытии на место служебной командировки и об убытии из него.
10. В случаях, когда работник командируется в несколько пунктов, отметки о прибытии и об убытии проставляются в каждом пункте служебной командировки, в котором находился работник.
11. Срок командировки работника учреждения не может превышать 30 рабочих дней.
12. Работнику, направленному в командировку как внутри РФ, так и за ее пределы, возмещаются следующие расходы:
- суточные в размере 400,00 рублей;
- по найму жилого помещения в размере 2500,00 рублей, при отсутствии подтверждающих документов в размере 30% от установленной нормы суточных за каждый день нахождения в служебной командировке;
- на проезд до места назначения и обратно по фактическим расходам ;
- сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы;
- на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;
- на провоз багажа;
- по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз.
13. При командировании за пределы РФ учреждение обеспечивает работника денежными средствами в национальной валюте страны пребывания работника.
14. Авансирование текущих расходов работника производится в размерах, установленных Постановлениями Правительства РФ N 729, N 812 и иными нормативными актами.
15. Расходы, понесенные в связи с командировкой, но не подтвержденные соответствующими документами, работнику не возмещаются.
16. Расходы в связи с возвращением командированным работником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство могут быть возмещены с разрешения руководителя учреждения только по уважительным причинам (решение об отмене командировки, отозвание из командировки, болезнь) при наличии документа, подтверждающего такие расходы.
17. Расходы на питание, стоимость которого включена в счета на оплату проживания в гостиницах или проездные документы, оплачиваются командированным работником за счет суточных.
18. Возмещение расходов на перевозку багажа весом свыше установленных транспортными предприятиями предельных норм не производится (или производится по решению руководителя).
19. Возмещение расходов на служебные телефонные переговоры производится в размерах, согласованных с лицом, принявшим решение о командировании работника.
20. В случае наступления в период командировки временной нетрудоспособности работник обязан незамедлительно уведомить о таких обстоятельствах должностное лицо учреждения, принявшее решение о его командировании.
21. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности.
22. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки. В случае временной нетрудоспособности командированного работника, ему на общих основаниях возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного жительства, но не свыше 100 руб. в сутки.
23. Руководствуясь п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П, работник обязан в срок, не превышающий трех рабочих дней с момента возвращения из служебной командировки, предъявить в бухгалтерию учреждения авансовый отчет с подтверждающими произведенные расходы документами:
24.1. Командировочное удостоверение с отметками об убытии и о прибытии из командировки, а также отметками принимающей стороны о датах приезда и отъезда.
25.2. Документы, подтверждающие:
а) расходы по найму жилого помещения;
б) уплату сборов за услуги аэропортов, иных комиссионных сборов;
в) расходы на проезд в аэропорт, на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;
г) стоимость служебных телефонных переговоров;
д) расходы на проезд до места назначения и обратно, если они производились работником лично;
е) расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, если указанные действия не производились учреждением;
ж) расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
26. Не позднее пяти рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки работник обязан подготовить и представить должностному лицу, принявшему решение о командировании работника, отчет о проделанной им работе либо об участии в мероприятии, для участия в котором он был командирован. |
