В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 возможны два варианта расположения реквизитов на бланке документа:
1). Угловое
2). Продольное
Схема углового расположения реквизитов приведена в Приложении 1
Схема продольного расположения реквизитов приведена в Приложении 2
Практические задания и методические указания по их выполнениюЗадание 1 (для всех вариантов)
Привести пример правильного оформления следующих реквизитов:
- дата (два способа);
- наименование организации;
- гриф утверждения документа;
- отметка о наличии приложения.
Методические указания: в ответе не нужно описывать правила оформления данных реквизитов, а необходимо привести пример их оформления. Например, для грифа утверждения:
УТВЕРЖДАЮ
Директор ЗАО «Рассвет»
А.П. Егоров
Задание 2. (по вариантам СОГЛАСНО НУМЕРАЦИИ ПО ЖУРНАЛУ)
Найдите в предложенном документе и охарактеризуйте следующие реквизиты:
Вариант 1: 08, 18, 17
Вариант 2: 09, 12, 28
Вариант 3: 03, 15, 29
Вариант 4: 06, 11, 27
Вариант 5: 05,, 19, 22
Методические указания:Ответ необходимо оформить в виде таблицы, форма которой и образец заполнения приведены ниже (не для документа из Приложения 3!)
Номер реквизита
| Наименование реквизита
| Описание реквизита
|
03
| Эмблема
| Стилизованный куб синего цвета с красной буквой «Л» на передней грани.
|
…
|
|
|
САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА 3«ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ»Цель работы: формировать умения оформления основных видов распорядительных документов.
Теоретические сведенияВ соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации группа распорядительных документов включает:
постановления;
решения;
приказы;
распоряжения.
Постановление – правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными
органами коллегиального управления в целях разрешения
наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения.
Решение – правовой акт
коллегиального или совещательного органа министерств, ведомств, комитетов, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также cоветов директоров предприятий в целях разрешения
наиболее важных вопросов их деятельности.Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим
на основе единоначалия, в целях разрешения
основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый
единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения
оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.
Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по
вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.
Каждый вид распорядительного документа предназначен для документирования деятельности учреждений и организаций разных уровней управления или власти, предприятий, организаций негосударственных организационно-правовых форм.
Выбор конкретного вида для документирования распорядительной деятельности
зависит от статуса и компетенции должностного лица, от порядка принятия управленческого решения (единоначально или коллегиально).
Первый руководитель издает приказы и дает указания.
Заместители директора, руководители крупных структурных подразделений издают распоряжения, указания.
Порядок рассмотрения вопроса на основе принципа коллегиальности предусматривает издание таких документов, как постановления и решения.
Подготовка распорядительных документов может быть поручена одному или нескольким исполнителям (должностным лицам, структурным подразделениям). Для разработки сложных и ответственных распорядительных документов практикуется создание рабочих групп, комиссий, привлечение широкого круга специалистов из числа практиков и ученых. Основное требование к исполнителям — достаточная компетентность, высокий профессионализм, глубокие знания по управленческой проблеме.
Практические задания и методические указания по их выполнениюЗадание 1 (для всех вариантов)
Составить проект приказа по основной деятельности. Все реквизиты выбрать самостоятельно. Образец приказа по основной деятельности приведен в Приложении 4.
Задание 2 (по вариантам СОГЛАСНО НУМЕРАЦИИ ПО ЖУРНАЛУ)
Используя унифицированные формы документов (предпочтительно в формате Microsoft Office Excel) оформить следующие приказы по личному составу:
Вариант 1: Приказ о приеме на работу;
Вариант 2: Приказ об увольнении;
Вариант 3: Приказ о поощрении работника;
Вариант 4: Приказ об отправке работника в командировку;
Вариант 5: Приказ об отпуске.
Все необходимые реквизиты выбрать самостоятельно.
Методические указания.В типовой формуляр приказа по основной деятельности входят следующие реквизиты:
Название вида документа оформляется прописными буквами в разрядку через 2 интервала ниже наименования организации – автора, от границы левого поля или впечатывается в общий бланк центрованным способом, а на бланке приказа напечатанного заранее типографским способом, как правило, центровано.
Дата оформляется центрованным способом (12.06.13) и располагается через 2 интервала ниже названия вида документа или под специальной ограничительной линией в бланке. Дата составления приказа является одновременно датой его подписания и вступления в силу (если время вступления в силу специально не оговаривается в тексте). Руководитель в день подписания приказа должен проставить дату своей рукой. Допускается буквенно-цифровой способ ее оформления (12 июня 2013 г.) при котором месяц и год могут быть напечатаны заранее (без кавычек).
Регистрационный номер приказа по основной деятельности оформляется на той же строке, что и дата, под специальной ограничительной линией на бланке или в пределах площади, отведенной для даты и номера в заголовочной части документа.
Место составления и издания приказа оформляется через 2 интервала ниже даты от границы левого поля, при угловом расположении реквизитов, а при продольном, в центре строки. В общем бланке приказа этот реквизит изготавливается заранее типографским способом, как правило центровано и содержит название населенного пункта, где предприятие имеет зарегистрированный юридический адрес.
Заголовок к тексту оформляется в левом верхнем углу через 2-3 интервала ниже реквизита «место составления» от границы левого поля или печатается на бланке в пределах площади, обозначенной ограничительными уголками. Заголовок должен кратко отражать содержание документа, быть максимально точным и емким.
Текст приказа по основной деятельности обычно состоит из 2 частей – констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части содержится обоснование причин, целей и задач издания приказа, необходимости совершения распорядительных действий.
В инициативном приказе констатирующая часть текста обычно начинается с предлога «Для», «С целью», которые облегчают формулирование текста и являются типовой его частью.
В приказе, изданном «во исполнение», констатирующая часть начинается с предлогов «В соответствии», «На основании» и содержит название вида документа, наименование организации, дату, регистрационный номер, полный заголовок к тексту документа, во исполнение которого издается данный приказ.
Завершается констатирующая часть словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое оформляется на отдельной строке от границы левого поля, прописными буквами и заканчивается двоеточием (без разрядки).
Распорядительная часть текста составляется по пунктам, каждый из которых нумеруется арабскими цифрами и начинается с красной строки.
Если в приказе устанавливаются правовые нормы, регулирующие основную деятельность предприятия и рассчитанные на применение в течении длительного времени, то они формируются по примерной речевой модели: что делать – с какого срока или на какой срок.
Если в приказе даются поручения исполнителям, то в каждом пункте необходимо указать их фамилии или наименования, четко сформулировать предписываемое действие и указать срок исполнения. Такие поручительские пункты формулируются по модели: кому – что делать – когда.
Подпись оформляется через 3 – 4 интервала ниже текста от границы левого поля и включает наименование должности лица, подписавшего приказ, личную подпись и ее расшифровку. Инициалы располагаются перед фамилией, пробелы между инициалами и фамилией не делаются. Личная подпись руководителя проставляется на первом экземпляре приказа.
САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА № 4«ОФОРМЛЕНИЕ СПРАВОЧНО-АНАЛИТИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ»Цель работы: формировать умения оформления основных видов справочно-аналитических документов.
Теоретические сведенияПроцесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация может содержаться в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают информационно-справочные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.
Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.
Они не содержат поручений, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.
К информационно-справочным документам относятся Протокол, Акт,
1). Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах. Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).
Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа – «ПРОТОКОЛ» или на специальном бланке протокола.
Обязательные реквизиты протокола: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи. Иногда указывается реквизит «место составления документа» (например, при протоколировании выездного заседания).
Протокол заседания подписывается председателем и секретарем. В особо важных случаях выступавший может завизировать протокол, виза проставляется на левом поле документа, на уровне записи выступления.
2). Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя.
Докладная записка может быть внешней и внутренней.
Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации.
Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.
Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги.
Обязательные реквизиты: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата, место составления (для внешней докладной записки), заголовок к тексту, подпись.
Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю структурного подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации.
3). Объяснительная запискаЭто документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы:
- записки, сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа. Они оформляются на общем бланке учреждения;
- записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.
1). Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий
факты, события, действия.
Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта, который может содержать и унифицированную форму текста (для актов с постоянно повторяющейся информацией).
Обязательные реквизиты акта: название вида документа (АКТ), дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части акта указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ с указанием его номера, даты), а также, кем составлен акт (председатель, члены комиссии).
В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.
При необходимости допускается включать в акт заключительную часть, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей его.
В конце акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение.
2). Справки - документы, содержащие текстовую и (или) табличную информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.
Справки делят обычно на две группы - с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт.
Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть
внешними и
внутренними.
Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, справки
внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.
Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние справки - на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.
Основные реквизиты справки: название организации или структурного подразделения (для внутренней справки), название вида документа, дата и номер документа, заголовок к тексту, адресат, отметка о наличии приложений, подпись.
Практические задания и методические указания по их выполнениюЗадание 1 (для всех вариантов)
Составить по имеющемуся образцу (Приложение 5) справку с места работы. Все необходимые реквизиты выбрать самостоятельно.
Методические указания: справка должна быть выдана юридическим лицом. Наименование автора документа указывается полностью. Содержание справки- произвольное.
Задание 2 (по вариантам СОГЛАСНО НУМЕРАЦИИ ПО ЖУРНАЛУ)
Составить один из видов актов:
Вариант 1: Акт о невыходе работника на работу
Вариант 2: Акт приемки выполненных работ
Вариант 3: Акт уничтожения печати
Вариант 4: Акт уничтожения бланков строгой отчетности
Вариант 5: Акт о несчастном случае на производстве.
Методические указания: типовые формуляры данных видов документов можно найти в Интернете. При использовании Интернет-ресурсов проверьте соответствие оформления реквизитов в формулярах ГОСТу Р6.30-2003. Все необходимые реквизиты акта выберите самостоятельно.
САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА № 5«СОСТАВЛЕНИЕ АЛФАВИТНОГО ГЛОССАРИЯ»Цель работы: обобщить и систематизировать знания, полученные в результате изучения дисциплины
Теоретические сведенияГлоссарий - это словарь определенных понятий или терминов, объединенных общей специфической тематикой.Данный термин происходит от греческого слова «глосса», что означает язык, речь. В Древней Греции глоссами называли непонятные слова в текстах, толкование которых давалось рядом на полях. Собрание глоссов в последствии стали называть глоссарием.Глоссарий необходим для того, что любой человек, читающий какой-либо текст смог без труда для себя найти объяснение специальных терминов, используемых в нем. Глоссарий может являться частью курсовой или дипломной работ.Практические задания и методические указания по их выполнениюВам необходимо составить глоссарий по следующим темам:
Вариант 1: «Сущность ДОУ, унификация и стандартизация делопроизводства»
Вариант 2: «Общие требования к оформлению документов»
Вариант 3: «Характеристика основных видов документов»
Вариант 4: «Организация документооборота на предприятии. Служба ДОУ»
Вариант 5: «Экспертиза ценности документов и их архивное хранение»
Методические указания.После того, как Вы определили наиболее часто встречающиеся термины, вы должны составить из них список. Слова в этом списке должны быть расположены в строго алфавитном порядке, так как глоссарий представляет собой не что иное, как словарь специализированных терминов.После этого начинается работа по составлению статей глоссария. Статья глоссария - это определение термина. Она состоит из двух частей:1. точная формулировка термина в именительном падеже;2. содержательная часть, объемно раскрывающая смысл данного термина.При составлении глоссария важно придерживаться следующих правил:- стремитесь к максимальной точности и достоверности информации;- старайтесь указывать корректные научные термины и избегать всякого рода жаргонизмов;- излагая несколько точек зрения в статье по поводу спорного вопроса, не принимайте ни одну из указанных позиций. Глоссария - это всего лишь констатация имеющихся фактов;- также не забывайте приводить в пример контекст, в котором может употреблять данный термин;- при желании в глоссарий можно включить не только отдельные слова и термины, но и целые фразы.СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ И ИНТЕРНЕТ-РЕСУРСОВЛИТЕРАТУРАОсновная литература