Конспект лекций по дисциплине системы обработки экономической информации информационные системы и технологии ( 4 курс оe,OM)
Скачать 2.4 Mb.
|
Классификаторы и коды экономической информацииОбработка экономических задач заканчивается составлением на ЭВМ различных сводок, таблиц, ведомостей, в которых информация сгруппирована по каким-либо реквизитам-признакам. Группировка информации осуществляется на основе систем классификации и кодирования, позволяющих представить технико-экономическую информацию в форме, удобной для ввода и обработки данных с помощью вычислительной техники. Экономическая информация фиксируется в документах в виде цифр и букв. Количественно-суммовые основания показателей имеют цифровое выражение, а признаки – буквенно-цифровое. К таким признакам можно отнести, например, название учреждения (подразделения), фамилию работающего, вид операции, которые не всегда удобны для автоматизированной обработки. Чтобы сделать эту информацию удобной для восприятия человеком и машиной, потребовалось создание специальных средств формализованного описания экономической информации. Эти средства включают целый ряд разработанных классификаторов, входящих в Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК). Систематизация экономической информации вызывает необходимость применения самых разнообразных классификаторов: Общегосударственных, разрабатываемых в централизованном порядке и являющихся едиными для всей страны. Отраслевых, единых для какой-то отрасли деятельности. Как правило, отраслевые классификаторы разрабатываются в типовых проектах автоматизированной обработки. Например, для бухгалтерского учета составлены коды планов счетов, видов оплат и удержаний из заработной платы, видов операций движения материальных ценностей и др. Локальных, которые составляются на номенклатуры, характерные для данного предприятия, организации, банка (коды табельных номеров, подразделений, клиентов и др.). Разработка локальных кодов ведется на местах. Условно Общегосударственные классификаторы делятся на 4 группы:
Классификаторы приобретают особое значение в компьютерных информационных системах, предусматривающих создание автоматизированных рабочих мест (АРМ). Кодированию в документах подлежат те признаки, по которым выполняется группировка информации в машине. Разработка кодов осуществляется при составлении технорабочего проекта. Наряду со специалистами по машинной обработке в этом процессе заметную роль играют экономисты-пользователи. Составление классификаторов выполняется в два этапа: первый этап – классификация информации, второй – кодирование. Классификация заключается в распределении элементов множества на подмножества на основании признаков и зависимости внутри признаков. После составления классификации выполняется следующий этап – кодирование – процесс присвоения условного обозначения различным позициям номенклатуры. Код – условное обозначение объекта знаком или группой знаков по определенным правилам, установленным системой кодирования. Коды могут быть цифровыми, буквенными, буквенно-цифровыми и состоять из одного или нескольких знаков. При машинной обработке предпочтение отдается информации, закодированной в цифровой форме, как наиболее удобной для автоматической группировки. Кодовое обозначение характеризуется длиной, структурой и степенью информативности. Длина – количество знаков в коде. Структура- порядок расположения знаков в коде. Степень информативности – отношение числа закодированных признаков к длине кода. После присвоения кодов создается классификатор – систематизированный свод однородных наименований и их кодовых обозначений. Классификаторы имеют двоякое применение. Первое – для ручного проставления кодов в документах. В этом случае классификаторы оформляются в виде справочников и используются экономистами для подготовки первичных и сводных документов к машинной обработке. Во втором случае применения кодов предусматривается хранение всех классификаторов в памяти машины, на машинных носителях в банке данных, в качестве словарного фонда или условно-постоянной информации. К кодам предъявляется ряд требований: они должны охватывать все номенклатуры, подлежащие кодированию; быть едиными для разных задач внутри одного экономического объекта (например, коды материалов, подразделений, готовой продукции, деталей, узлов, соединений должны быть едиными для задач бухгалтерского учета и материально-технического снабжения); отличаться стабильностью; иметь резерв свободных номеров (но не излишний, так как это может привести к увеличению значимости кода); длина кодового обозначения должна проектироваться минимальной. Назначение кодов заключается в обеспечении группировки информации в машине, подведении итогов по всем группировочным признакам и их печати в сводных таблицах. Они находят широкое применение при выполнении таких процедур обработки, как поиск, хранение, выборка информации; значительно сокращают время ее передачи по каналам связи. Кодирование информации производится по определенной системе – совокупности правил, определяющих построение кода. В настоящее время применяются несколько систем кодирования экономической информации, среди которых наибольшее распространение получили: порядковая, серийная, позиционная и комбинированная. При построении порядковой системы все позиции номенклатуры кодируются по младшему признаку, без учета старших признаков. Всем позициям присваиваются порядковые номера без пропуска номеров. Это код малозначный, простой по построению, однако в нем учтен только младший признак, что затрудняет автоматическое получение итогов по старшим признакам. Другой недостаток данной системы – отсутствие в номенклатуре резервных позиций. Поэтому порядковая система имеет ограниченное применение и используется при кодировании устойчивых однопризначных номенклатур. Серийная система напоминает порядковую, но ею можно закодировать двух- и более призначные номенклатуры, т.е. имеющие два и более признаков (серия и номер паспорта или лотерейного билета). Каждой группе старших признаков номенклатур присваивается серия номеров. В пределах этой серии каждая позиция младших признаков номенклатуры кодируется порядковым номером. Серийная система предусматривает резервные номера для старших признаков номенклатуры. При позиционной системе кодирования четко выделяется каждый признак и ему приводится один или несколько разрядов в зависимости от его значности. Затем каждый признак кодируется отдельно, начиная с 1, 01, 001 и т.д. в зависимости от значности признака. Этот код обеспечивает автоматическое формирование в ЭВМ всех необходимых итогов в соответствии с выделенными признаками. Например, идентификационный номер налогоплательщика – десятизначный. Первый и второй знак означают территорию, третий и четвертый – номер государственной налоговой инспекции, остальные – номер налогоплательщика и контрольный разряд. Комбинированная система так же, как и позиционная, предусматривает четкое выделение всех признаков номенклатуры. Но при этом каждый признак может кодироваться по любой схеме: порядковой, серийной или позиционной. Комбинированная система более гибкая и широко применяется при решении экономических задач, поскольку обеспечивает автоматическое получение всех необходимых итогов в соответствии с выделенными признаками. ОК отрасли – пятизначный. Он построен по комбинированной системе и включает 5 группировочных признаков: отрасль, подотрасль, вид, группа, подгруппа. ОК предприятий и организаций присваивается органами государственной статистики 1 – регистрационный номер (он строится по комбинированной системе и состоит из 7 знаков. Первые 2 знака –принадлежность к отрасли, последние- порядковый номер предприятия); 2 – наименование организации; 3- ведомственная, территориальная и отраслевая принадлежность предприятия, организации, фирмы. Этот код указывается в документах финансовой отчетности и используется органами государственной статистики. Кроме названных систем кодирования используется еще код повторения и шахматная система, имеющие ограниченное применение. Коды счетов бухгалтерского учета широко применяются как при ручной обработке, так и в условиях компьютеризации. При существующей системе учета код счетов бухгалтерского учета составляет четыре знака: первых два – балансовые счета, вторых два – субсчет, который устанавливается на предприятии, организации (фирме). Система балансовых счетов, используемых в международном учете, предусматривает для выделения субсчетов четыре разряда. В проектах компьютерной обработки бухгалтерского учета встречаются различные подходы к построению кода аналитического учета. Как правило, структура кода отличается различным уровнем аналитичности и значностью. Программы позволяют вести учет по разным вариантам, уровням аналитики (разным признакам), которые устанавливаются на конкретном предприятии, организации (фирме). Например, для счета 10 «Материалы» можно выделить 3 уровня аналитики: Первый - вид материальных ценностей (1 знак); Второй – склад (1 знак); Третий – номенклатурный номер материалов (2 знака). Предположим, на предприятии имеются 7 видов материалов и 99 их наименований, которые могут располагаться на 3 складах. Закодируем эти наименования: Признак кодовое обозначение А) виды материалов Сырьё и материалы 1 Полуфабрикаты 2 Топливо 3 Запасные части 4 Прочие материалы 5 Тара 6 Строительные материалы 7 Б) склады Сырьё и материалы 1 Топливо 2 Строительные материалы 3 В) материалы Краска масляная 01 Белила цинковые 02 Гвозди отбойные 03 И т.д. Приведем пример построения кода для материала Краска масляная с учетом всех выделенных признаков: Балансовый счет 10 Строительные материалы 7 Склад Строительные материалы 3 Номенклатурный номер масляной краски 01 Общий вид кода - 107301. Код многозначный , с выделением 4-х признаков, построен по позиционной системе. При оприходовании и отпуске материалов в первичном документе должны быть проставлены все эти коды. В этом случае при компьютерной обработке будет обеспечено получение различных сводок синтетического и аналитического учета в разрезе балансовых счетов, складов, номенклатурных номеров и их видов. Кроме цифровых кодов широкое распространение получили буквенные и буквенно-цифровые коды, которые представляют собой условное обозначение позиции номенклатуры и называются мнемокодом. С его помощью могут кодироваться организации, фамилии, названия первичных документов и т.д. Пример кодирования первичных документов
Штриховое кодирование – это один из типов автоматической идентификации, использующим метод оптического считывания информации. Существуют коды: Upc –универсальный товарный код (США и страны Америки) Ean – европейский товарный код Ucc|ean- единый стандартизированный код. Цель штрихового кодирования- отражение таких информационных свойств товара, которые обеспе-чивают реальную возможностьпроследить за их движением к потребителю, что связано с повышением эффективности управления производством. Необходимость в штриховом кодировании продиктована, в основном, следующими соображениями:
Информационный процесс управления Далее из книги Информационные системы и технологии в экономике (ИСиТЭ). ИСиТЭ стр. 32-34, 36-39, 175. Информационный процесс управления – совокупность управленческих операций, главным предметом которых является информация. Информационная процедура- совокупность однородных операций, связанных с воздействием на информацию. С эк. информацией осуществляется много операций, которые по признаку однородности и целевых функций объединяются в ин. процедуры. Стадия сбора. Включает первоначальное восприятие и прием информации, возникающие в результате действия источников информации. Примером таких источников служат подразделения производственно-хозяйственной деятельности, а также деятельность директивных органов управления. При первоначальном сборе ставится задача уловить объективно информацию, и соотв. образом ее представить. Поэтому первоначальный сбор сопровождается представлением. Эк. инф. при первоначальном сборе прежде всего регистрируется. Прием регистрир. данных. Он явл. разновидностью сбора информации. Эта процедура сопровождается обычно оформлением поступившей информации и определение ее дальнейшего использования. При сборе данных ставится гл. цель – получить точное, своевременное, достоверное и полное отображение явлений эк. жизни, директивных и иных заданий. Собранная или полученная информация включается в стадию преобразования. Информация изменяется в пространстве, времени, с формально содержательной стороны. В соответствии с этим выделяют три инф. поцедуры:
Передаваемая информация изменяется в пространстве. Различают несколько вариантов процедуры в зав. от вида передачи – физическое перемещение носителей и дистанционная передача данных по телеграфным каналам. При дистанционной передаче по каналам могут передаваться исходные данные задач, подлежащих автоматизированному решению и результаты решений. Такая разновидность инф. передачи называется двусторонней. Если передаются только исходные данные, то связь – односторонняя. Процедура хранения информации реализуется в нескольких вариантах, в зав. от формы представления информации. Например, хранение в запоминающем устройстве ЭВМ, длительное архивное хранение. Процедура хранения информации обычно завершается поиском ее соответствующих единиц для дальнейшего использования. Поиск органически связан с хранением. В процессе хранения информация может утрачивать свою ценность под влиянием фактора времени или в силу возникших обстоятельств. Иногда это влечет за собой изъятие единиц информации, их уничтожение, но знач. чаще единицам присваивают новое значение – актуализация данных. Посредством ее значения определенных единиц поддерживаются на заданном уровне. Обработка информации необходима для изменения ее единиц по форме и значению и закл. в получении результативной информации. Достигается это посредством использования значительного числа арифметических и логических операций. Обработке подлежит не только информация, но и ее структурное преобразование и инф. отношения. Выч. обработка занимает ведущее место как по объему, так и по значимости в АСОД и АСУ. Стадия потребления информации включает получение готового продукта (выходной информации) и ее использование. Оно выходит за рамки компетенции АСОД. Выходная информация предназначена для принятия управленческих решений, их формирования, а также для директив вышестоящих органов управления. Поскольку потребление информации состоит и в новом включении информации в процедуру сбора и преобразования, то уместно говорить о кругообороте эк. информации. Это следующие процедуры:
Рассмотрение стадий инф. процедур может конкретизироваться в процессе реализации разных управленческих работ на предприятии. Например, в бухгалтерской работе выделяют первичный учет и непосредственный учетный процесс, включающий стадии обработки данных и потребления информации. В АХД можно выделить формирование информации для эк. анализа и аналитические расчеты и далее выработку управленческих решений. Автоматизированные информационные системы (АИС) и их классификация Любой системе управления экономическим объектам соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой (ЭИС). ЭИС - это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений. ЭИС является системой информационного обслуживания работников управленческих служб различных уровней и выполняет различные функции по наполнению, хранению, передаче и обработке информации. Автоматизированная информационная система (АИС) – представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств, и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений. Технические средства АИС: компьютеры, средства связи (телекоммуникации), оргтехника (телефон, факс и т.д.). Чем вызвана необходимость создания АИС в экономике? Тем, что для принятия управленческих решений надо переработать огромное количество документов (информации). Автоматизация в общем виде представляет собой комплекс действий и мероприятий технологического, организационного и экономического характера, который позволяет уменьшить степень участия или полностью исключить непосредственное участие человека в осуществлении той или иной функции производственного процесса или процесса управления. Таким образом, АИС можно рассматривать как человеко-машинную систему с автоматизированной технологией получения результатной информации, необходимой для информационного обслуживания специалистов и оптимизации процесса управления в различных сферах человеческой деятельности. С помощью АИС обеспечивается многовариантность расчётов, принимаются рациональные решения, в том числе в режиме реального времени, организуется комплексный учёт и экономический анализ, достигаются оперативность, достоверность получаемой и используемой информации. Следовательно повышается качество управления экономическим объектом. С помощью АИС, к сожалению, может перерабатываться далеко не вся информация, используемая для управления объектом, поскольку на любом предприятии циркулируют огромные информационные потоки, играющие важную роль в принятии решений, но обработка которых с помощью компьютеров невозможна (рис.1.2.). Причина этого заключается в сложности структуризации информации и формализации процесса её переработки. Информация о внешней среде  Управленческий аппарат (формулируется цель)        П2 О2  О1 П1 О2 П2  Объект управления    Воздействие внешней среды Рис.2. Место ЭИС в контуре системы управления: П1, П2 – неформализуемая и формализуемая директивная информация (прямая связь); О1, О2 –неформализуемая и формализуемая часть информации обратной связи В АИС от объекта управления направляется только та часть информации (см. рис.2.) - О2, которую можно систематизировать и обрабатывать с помощью компьютера. Аналогично от управленческого аппарата передается в АИС лишь часть директивной информации - П2, которая может быть соответствующим образом переработана и передана объекту управления. Доля информации, обрабатываемая в АИС, для различных уровней управления колеблется по отношению к общему объему от 10 до 20 %. В процессе управления принимаются решения трех категорий: стратегические, тактические и оперативные. В соответствии с этой классификацией управленческий аппарат обычно имеет трехуровневую иерархию: высший, средний и оперативный уровни. Высший уровень (высшее руководство) определяет цели управления, внешнюю политику, материальные, финансовые и трудовые ресурсы, разрабатывает долгосрочные планы и стратегию их выполнения. В его компетенцию входят анализ рынка, конкуренции, конъюнктуры и поиск альтернативных стратегий развития предприятия на случай выявления угрожающих тенденций в сфере его интересов. На среднем уровне основное внимание сосредоточено на составлении тактических планов, контроле за их выполнением, слежением за ресурсами и разработке управляющих директив для выхода предприятия на требуемый планом уровень На оперативном уровне происходит реализация планов и составляются отчеты о ходе их выполнения. Руководство здесь состоит, как правило, из работников, обеспечивающих управление цехами, участками, сменами, отделами, службами. Основная задача оперативного управления заключается в согласовании всех элементов производственного процесса во времени и пространстве с необходимой степенью его детализации. На каждом из уровней выполняются работы, в комплексе обеспечивающие управление. Эти работы принято называть функциями. В зависимости от целей можно выделить функции различной степени общности. Типичными являются следующие Функции: планирование, учет, анализ и регулирование. Рассмотрим их содержание, ибо впоследствии все они должны быть трансформированы в компьютерные программы. Планирование - функция, посредством которой в идеальной форме реализуется цель управления. Планирование занимает значительное место в деятельности высшего руководства, меньше - на среднем и минимальное - на оперативном уровне. Планирование на высшем уровне управления касается будущих проблем и ориентировано на длительный срок. На среднем уровне планирование осуществляется на более короткий срок, при этом план высшего уровня управления детализируется. Показатели на этом уровне более точные. Оперативное управление предполагает самую детальную проработку плана. Учет – Функция, направленная на получение информации о ходе работы предприятия. Учет в основном осуществляется на оперативном и среднем уровнях управления. На высшем уровне управления учет отсутствует, однако на его основе в полной мере выполняются анализ результатов производства и регулирование его ходом. Анализ и регулирование - сопоставление фактических показателей с нормативными (директивными, плановыми), определение отклонений, выходящих за пределы допустимых параметров, установление причиной отклонений, выявление резервов, нахождение путей исправления создавшейся ситуации и принятие решения по выводу объекта управления на плановую траекторию. Действенным инструментом для выявления причин отклонений является факторный анализ, а для поиска путей выхода из создавшейся ситуации - экспертные системы. Взаимосвязь между уровнями управления и осуществляемыми ими функциями по объему выполняемых работ представлена в таблице. Взаимосвязь функций и уровней управления
Первоначально большинство АИС обеспечивали оперативный уровень управления: обработку счетов, учет товаров и материалов, расчет заработной платы, обработку заказов и др. В последствии стали разрабатываться системы, обеспечивающие выполнение расчетов на среднем уровне: расчеты квартальных, месячных и годовых планов выпуска продукции, составление планов сбыта продукции и т.д. Современные АИС способны предоставлять и обрабатывать информацию для всех уровней управления. Особенный интерес для высшего уровня управления представляют экспертные системы, способные обрабатывать ориентировочную информацию и на этой базе разрабатывать прогнозные планы. Процесс управления заключается в изменении состояния объекта системы, ведущем к достижению поставленной цели. Цели системы задаются при её создании и в процессе функционирования все время корректируются в соответствии с изменениями внешних условий. Стратегические и тактические цели управления могут носить директивный характер. Они возникают в результате деятельности управленческих сотрудников более высокого уровня и называются траекторными. Такое название объясняется тем, что заданные цели отражают желаемую траекторию изменения управляемой системы во времени. В экономике траектория задается в виде совокупности показателей. Для систем существует понятия динамического равновесия - это процесс, характеризуемый некоторой равновесной траектории. Для выделения её среди других должен быть задан критерий. Учитывая целенаправленный характер системы, траектория является равновесной тога, когда она кратчайшим путем ведет к поставленной цели. Если система стремится к равновесию, с одной стороны, и к достижению цели, с другой стороны, то непротиворечивым является случай тождественности равновесия и цели. К функции системы и к структуре относится понятие устойчивости. Система с устойчивой структурой может восстанавливать даже существенно нарушенные функции. Нарушение структуры почти неизбежно ведет к потере функциональной устойчивости системы, а часто к её гибели. Одним из факторов устойчивости структуры является структурная избыточность, что достигается дублирование. Если траекторная цель не структурирована и выражена неявно, она может быть сформулирована самим менеджером как творческая. Вся иерархия траекторных целей должна соответствовать структуре управления. Или, если быть более точным, структура управления должна соответствовать иерархии целей. Другими словами, каждый элемент структуры управления, представленный на графе управления вершиной, должен иметь набор траекторных (директивных) целей, которые должны соответствовать служебным обязанностям управленческого работника. Таким образом, управленческая структура должна быть упорядочена в соответствии с целевым определением каждого уровня. В процессе управления системой по директивным целям менеджер стремится погасить негативные влияния и добиться совпадения фактической траектории поведения системы с желаемой (директивной) траекторией. Если траекторные цели отражают иерархию управления, то управление на горизонтали осуществляется менеджером в соответствии с рабочими целями, которые носят творческий характер, поскольку вырабатываются самим менеджером. Эти цели подчинены траекторной цели и меняются в соответствии с возникновением той или иной фактической ситуации. Полученные с вышестоящего уровня траекторные цели должны быть реализованы через механизм формирования новых целей (в пределах траекторной, поскольку менеджер получает с вышестоящего уровня лишь цели, а не решения). Новые цели формируются менеджером самостоятельно, и этот процесс является творческим. Траекторные цели тоже считаются творческими в момент формирования их менеджером соответствующего уровня, и поэтому являются некоей директивой лишь для низшего уровня управления. Таким образом, творчество менеджера любого уровня определяется сложившейся ситуацией (условия и ограничения) и директивным направлением поддержания нужного состояния управляемой системы. ИсиТЭ стр.51-54. ИсиТЭ стр.55-56 АИС классифицируются по ряду признаков ( по сфере применения):
Автоматизированные информационные технологии (АИТ) и их эволюция Главная составная часть АИС – Автоматизированная информационная технология (АИТ). АИТ - системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения (ПО), используемых средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых информация предлагается (клиентам) потребителям. Развитие АИТ идёт параллельно с развитием вычислительной техники, средств передачи информации, средств коммуникации. АИТ иногда называют НИТ (новая информационная технология). |
Похожие:
 | Го впо «донецкий национальный университет экономики и торговли имени михаила туган-барановского» | | Учебная программа по дисциплине «Семейное право» составлена в соответствии с учебным планом специальности «Информационные системы... |
| Курс лекций по дисциплине «Технология обработки конструкционных материалов» составлен для студентов заочного отделения |  | Современные системы управления базируются на автоматизированных информационных технологиях. Информационные технологии – это процессы... |
| Методические указания предназначены для студентов экономических и других специальностей, изучающих дисциплины «Информационные системы»,... | | Содержание отчета о преддипломной практике для специальности 230201 «Информационные системы и технологии» 12 |
| Содержание отчета о преддипломной практике для специальности 230201 «Информационные системы и технологии» | | Автоматизированные системы бухгалтерского и управленческого учета. Часть 1: Конспект лекций / Владим гос ун-т; Сост.: Д. Н. Васильев... |
| Первый класс это недорогие тиражные бухгалтерские программы, ориентированные на малый и средний бизнес. Наиболее известные разработчики... | | Типовая информационная технология сбора, передачи, обработки и выдачи информации в централизованных системах обработки данных 17 |