Инструкция по кадровому делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации Общие положения
Скачать 0.61 Mb.
|
УТВЕРЖДЕНА распоряжением Председателя Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 23 августа 2011 г. № 221-р Инструкция по кадровому делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации
1.1. Инструкция по кадровому делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее – Инструкция) устанавливает единые требования к документированию правоотношений, связанных с замещением государственных должностей Председателя, заместителя Председателя, секретаря и члена Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее – члены ЦИК России), поступлением на федеральную государственную гражданскую службу (далее – гражданская служба) в Аппарат ЦИК России, прохождением гражданской службы и увольнением с гражданской службы в Аппарате ЦИК России. 1.2. Основными задачами Инструкции являются формирование единых требований ведения, обеспечения контроля исполнения, порядка оформления, регистрации, учета и хранения кадровых документов. 1.3. Действие Инструкции распространяется на документы несекретного характера. 1.4. Инструкция разработана на основании требований Федерального закона от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Федерального закона от 12 июня 2002 года № 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», Федерального закона от 15 декабря 2001 года № 166-ФЗ «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации», Указа Президента Российской Федерации от 11 января 1995 года № 32 «О государственных должностях Российской Федерации», Указа Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела», постановления Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках», Регламента Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, иных нормативных правовых актов, регулирующих вопросы федеральной государственной гражданской службы, порядок подготовки, оформления, регистрации, учета и контроля исполнения документов. 1.5. Требования и правила работы с кадровыми документами, установленные Инструкцией, являются обязательными для членов ЦИК России и федеральных государственных гражданских служащих Аппарата ЦИК России (далее – гражданские служащие). 2. Организация работы по ведению кадрового делопроизводства 2.1. Ведению кадрового делопроизводства в ЦИК России осуществляют гражданские служащие Управления государственной службы и кадров Аппарата ЦИК России (далее – Управление государственной службы и кадров) в соответствии с должностными регламентами и распределением обязанностей. 2.2. В целях обеспечения кадрового делопроизводства гражданские служащие Управления государственной службы и кадров имеют простые (негербовые) круглые печати и штампы, изготовленные в установленном порядке. 2.3. Кадровое делопроизводство осуществляется с использованием программного изделия «Кадры» подсистемы автоматизации избирательных процессов Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы» (далее – Задача «Кадры»). Задача «Кадры» содержит информацию по структуре и штатной численности Аппарата ЦИК России, текущему учету и анкетным данным членов ЦИК России, гражданских служащих Аппарата ЦИК России, сведения о временно отсутствующих сотрудниках, наличии вакансий, командировании, отпусках, кадровом резерве, планировании обучения и другие сведения. 2.4. Формы документов, представляемых в Управление государственной службы и кадров (автобиография, анкета, заявление, справка о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера), и иная справочная информация содержатся в Информационно-справочной подсистеме Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы». 2.5. Для работы с кадровыми документами, а также обеспечения сохранности документов в условиях, исключающих доступ к ним неуполномоченных лиц либо утрату кадровых документов, используются: отдельные изолированные помещения с рабочими местами, оснащенными оргтехникой, средствами связи, техническими и иными средствами; запираемые металлические (несгораемые) шкафы или сейфы для хранения трудовых книжек и вкладышей в них, бланков строгой отчетности, личных дел; бланки и формы документов, книг и журналов в соответствии с требованиями законодательства и иными актами, регулирующими вопросы кадрового делопроизводства. 3.Система кадрового делопроизводства 3.1. Кадровое делопроизводство включает подготовку проектов, согласование и выпуск организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрацию, учет и хранение, а также ведение, учет и хранение предусмотренных законодательством и иными нормативными актами форм, книг и журналов. 3.2. Подготовка, оформление, выпуск и учет кадровых документов осуществляется в порядке, предусмотренном Инструкцией по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, с особенностями, установленными настоящей Инструкцией. 3.3. К организационным документам относятся документы, регламентирующие структуру, задачи и функции Аппарата ЦИК России, его управлений и отделов, организацию их работы, права, обязанности и ответственность руководителей и гражданских служащих Аппарата ЦИК России. К организационным кадровым документам относятся: положение об Аппарате ЦИК России; положения об управлениях Аппарата ЦИК России; структура Аппарата ЦИК России; штатное расписание Аппарата ЦИК России; служебный распорядок Аппарата ЦИК России; должностные регламенты гражданских служащих Аппарата ЦИК России и иные документы. 3.4. К распорядительным документам относятся распоряжения, в которых отражаются конкретные управленческие решения, связанные с деятельностью членов ЦИК России, приемом на гражданскую службу в Аппарат ЦИК России, прохождением гражданской службы и увольнением с гражданской службы в Аппарате ЦИК России. 3.4.1. Распоряжениями оформляются начало исполнения обязанностей по замещению государственной должности и прекращение полномочий членов ЦИК России, работающих в Комиссии на постоянной (штатной) основе, прием на гражданскую службу, заключение служебного контракта, исчисление стажа гражданской службы гражданским служащим Аппарата ЦИК России, присвоение классных чинов гражданской службы, установление новых условий оплаты труда, перевод (назначение) на иную должность гражданской службы, исполнение обязанностей начальника отдела (управления), изменение фамилии, имени, отчества, установление неполного рабочего дня, выплаты единовременного поощрения в связи с увольнением и выходом на пенсию за выслугу лет, выплаты единовременного поощрения в связи с государственным праздником и в связи с юбилеем, премирование по итогам работы за квартал, предоставление ежегодных, учебных, дополнительных отпусков, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения денежного содержания, выход из отпуска по уходу за ребенком, наложение взыскания, командирование, прекращение служебного контракта, освобождение от должности гражданской службы и увольнение с гражданской службы. Распоряжения по кадровым вопросам являются основанием для начисления денежного вознаграждения или содержания, осуществления выплат, доплат или удержаний. 3.4.2. Проекты распоряжений готовятся в отделе кадров Управления государственной службы и кадров (далее – отдел кадров) на основании поручений Председателя ЦИК России, личных заявлений членов ЦИК России и гражданских служащих, представлений начальников управлений Аппарата ЦИК России, служебных записок, иных документов. 3.4.3. В распоряжении о приеме на гражданскую службу указываются фамилия, имя, отчество принимаемого гражданина, наименование замещаемой должности и структурного подразделения Аппарата ЦИК России, дата начала исполнения обязанностей, условия оплаты труда (в том числе размер должностного оклада гражданского служащего, надбавки и другие выплаты), срок действия заключаемого служебного контракта, установленный срок испытания гражданского служащего в целях проверки соответствия его замещаемой должности гражданской службы, если это предусмотрено, основание выпуска распоряжения (поручение, заявление, представление). 3.4.4. В распоряжениях о продлении срока гражданской службы и заключении срочного служебного контракта, назначении на иную должность гражданской службы, увольнении с гражданской службы, отпуске и по другим кадровым вопросам указываются фамилия, имя, отчество гражданского служащего, наименование замещаемой должности гражданской службы и структурного подразделения Аппарата ЦИК России, содержание распорядительного решения (продлить срок гражданской службы, уволить с гражданской службы, предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск и другое), если требуется, дается ссылка на законодательный акт, на основании которого принимается распорядительное решение, устанавливаются сроки (календарные даты) действия распорядительного решения (действия срочного служебного контракта, предоставления отпуска, командировки, дата увольнения и другое). В распоряжении, как правило, указывается основание его оформления (представление, заявление, график отпусков, план командировок, служебная записка). 3.4.5. Проекты распоряжений по кадровой работе, в том числе по отпускам членов ЦИК России, гражданских служащих Аппарата ЦИК России, не соответствующим графику отпусков, визируются согласно приложению № 1. 3.4.6. Проекты распоряжений по ежегодным отпускам гражданских служащих Аппарата ЦИК России, соответствующим графику отпусков, визируются согласно приложению № 2. 3.4.7. Распоряжения по кадровым вопросам подписывает Председатель ЦИК России. По поручению Председателя ЦИК России распоряжения может подписывать заместитель Председателя ЦИК России. 3.4.8. Распоряжения регистрируются в отделе кадров с использованием Задачи «Кадры». 3.4.9. Распоряжениям присваиваются порядковые регистрационные номера в пределах календарного года: распоряжениям о приеме, переводе, увольнении, поощрении помимо номера присваивается индекс «лс»; распоряжениям о командировании присваивается индекс «лк»; распоряжениям о дисциплинарных взысканиях, учебных, других отпусках присваивается индекс «к». 3.4.10. Копии распоряжений по кадровым вопросам заверяются круглой печатью отдела кадров и передаются начальнику отдела бюджетного учета и отчетности – главному бухгалтеру Планово-финансового управления. 3.4.11. Для сведения и информирования членов ЦИК России и гражданских служащих Аппарата ЦИК России подписанные и зарегистрированные распоряжения по кадровым вопросам размещаются на сетевом диске по адресу: N:\CIK\ACIK\UGSK\Public. 3.4.12. Распоряжения по кадровым вопросам формируются согласно номенклатуре дел в соответствии со сроками хранения в следующие дела: по вопросам приема, перемещения, увольнения, премирования и др.; по вопросам предоставления отпусков, наложения взысканий и др.; по командированию в пределах Российской Федерации. 3.4.13. Распоряжения и материалы к ним в течение одного года хранятся в отделе кадров Управления государственной службы и кадров, а затем, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, передаются в Центральный архив ЦИК России (далее – Архив). 3.5. К информационно-справочным документам относятся: акты, справки, докладные и объяснительные записки и другие документы, содержащие информационно-справочные данные по вопросам работы с кадрами. 4. Документирование вступления в государственную должность члена ЦИК России, приема на гражданскую службу в Аппарат ЦИК России 4.1. Для оформления вступления в государственную должность члена ЦИК России лицо, назначенное на эту должность (за исключением государственных должностей Председателя, заместителя Председателя и секретаря ЦИК России), со дня первого заседания Комиссии подает в Управление государственной службы и кадров заявление (приложение № 3). Вступление в государственную должность члена ЦИК России оформляется распоряжением Председателя ЦИК России (приложения № 4). 4.2. В случае назначения членом ЦИК России лица, замещавшего эту государственную должность в Комиссии предыдущего состава, сначала издается распоряжение Председателя ЦИК России о прекращении полномочий этого члена Комиссии (приложение № 5), а затем – распоряжение о вступлении в государственную должность члена ЦИК России нового состава. 4.3. Для оформления поступления на гражданскую службу гражданин представляет в отдел кадров документы согласно Перечню документов, представляемых при приеме на гражданскую службу в Аппарат ЦИК России (приложение № 6). 4.4. С письменного согласия гражданина на обработку персональных данных (приложение № 7) гражданские служащие Управления государственной службы и кадров проводят проверку наличия всех документов, необходимых для оформления приема на гражданскую службу и формирования личного дела гражданского служащего, соответствия сведений, сообщенных о себе лицом, принимаемым на гражданскую службу, документам, представленным в подтверждение указанных сведений, наличия подписей гражданина на представленных документах. 4.5. При поступлении на гражданскую службу в Аппарат ЦИК России лица, подлежащие воинскому учету, обязаны представить лицу, ответственному за воинский учет в Управлении государственной службы и кадров, копию военного билета для получения предписания на постановку на воинский учет в военном комиссариате по месту регистрации. После постановки на учет гражданские служащие представляют лицу, ответственному за воинский учет, корешок предписания с отметкой военкомата о постановке на учет. 4.6. Поступающий на гражданскую службу гражданин подает заявление, при этом начальник управления Аппарата ЦИК России, в которое гражданин принимается на работу, предлагает установить ежемесячную надбавку к должностному окладу за особые условия гражданской службы и срок испытания, за исключением случаев, предусмотренных законом (приложение № 8). На основании заявления о приеме на гражданскую службу, завизированного у Руководителя Аппарата ЦИК России, отдел кадров готовит распоряжение о приеме на гражданскую службу (приложение № 9). 4.7. При приеме на гражданскую службу отдел кадров под подпись знакомит гражданина с Федеральным законом от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Федеральным законом от 25 декабря 2008 года № 273-ФЗ «О противодействии коррупции», Указом Президента Российской Федерации от 19 мая 2008 года № 815 «О мерах по противодействию коррупции», Регламентом Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, распоряжением ЦИК России от 7 июля 2005 года № 103-р «О Служебном распорядке Аппарата Центральной избирательной комиссии Российской Федерации», распоряжением ЦИК России от 18 марта 2011 года № 54-р «О Кодексе этики и служебного поведения федеральных государственных гражданских служащих Аппарата Центральной избирательной комиссии Российской Федерации», Коллективным договором между представителем нанимателя и федеральными государственными гражданскими служащими Аппарата ЦИК России, Инструкцией о мерах пожарной безопасности в комплексе зданий Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Инструкцией по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, другими нормативными правовыми и иными актами, имеющими отношение к исполнению назначаемым гражданским служащим должностных обязанностей. 4.8. На основании распоряжения о приеме на гражданскую службу с гражданином, поступающим на гражданскую службу, заключается срочный либо бессрочный служебный контракт по форме, утвержденной распоряжением Председателя ЦИК России от 18 апреля 2005 года № 57-р. Служебный контракт заключается в письменной форме в двух экземплярах. 4.8.1. Один экземпляр служебного контракта визируется начальником отдела кадров, заместителем Руководителя Аппарата ЦИК России – начальником Управления государственной службы и кадров, Руководителем Аппарата ЦИК России. 4.8.2. Оба экземпляра служебного контракта подписываются Председателем ЦИК России. Подпись Председателя ЦИК России на служебном контракте скрепляется гербовой печатью. Служебный контракт регистрируются в журнале регистрации служебных контрактов, при этом к порядковому номеру через дефис проставляется индекс «бс» для бессрочных контрактов либо индекс «ср» для срочных контрактов. 4.8.3. Служебный контракт подписывается гражданским служащим. Один экземпляр передается гражданскому служащему под подпись, второй экземпляр служебного контракта (с визами согласно пункту 4.8.1 Инструкции) приобщается к личному делу гражданского служащего. 4.9. При поступлении на гражданскую службу гражданский служащий знакомится с должностным регламентом и под подпись получает его копию. Подлинник должностного регламента с подписью гражданского служащего на последней странице регламента приобщается к личному делу гражданского служащего. Должностной регламент является приложением к служебному контракту. 4.10. Гражданскому служащему, принятому на гражданскую службу в Аппарат ЦИК России, выдается служебное удостоверение в соответствии с Положением об удостоверениях, выдаваемых Центральной избирательной комиссией Российской Федерации. |
Похожие:
 | Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее – члены цик россии), поступлением на федеральную государственную гражданскую... | | Республики Бурятия, поступлением на государственную гражданскую службу в Аппарат Избирательной комиссии Республики Бурятия, прохождением... |
| Инструкция по делопроизводству в участковой избирательной комиссии (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами,... |  | Заслушав и обсудив сообщение секретаря Центральной избирательной комиссии Российской Федерации Н. Е. Конкина, Центральная избирательная... |
| Центральной избирательной комиссии Российской Федерации Гришиной Майей Владимировной к выборам депутатов Государственной Думы Федерального... | | Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... |
| Разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области трудового права и нормативными актами в... | | Разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области трудового права и нормативными актами в... |
| Центральной избирательной комиссии Российской Федерации по повышению правовой культуры избирателей (участников референдума) и других... | | Российской Федерации» и «О выборах депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации» рекомендует выписка... |